210216 Bestuurlijke reactie rekenkamerrapport subsidiebeleid - Elburg.pdf

Rekenkamercommissie gemeente Elburg t.a.v. mw. M.C. Luiting Postbus 70 8080 AB Elburg

Uw brief van:

13 januari 2021

Uw kenmerk:

Inlichtingen:

P.W. Wanrooij

Ons kenmerk:

Doorkiesnr: Bijlagen:

-

Email:

piet.wanrooij@elburg.nl

Onderwerp:

bestuurlijke reactie RKC rapport “Evaluatie subsidiebeleid”

Datum: 16 februari 2021

Geachte leden van de Rekenkamercommissie, Op 13 januari 2021 heeft het college van B&W per e-mail het rapport “Evaluatie subsidiebeleid gemeente Elburg” ontvangen. In de mail wordt ons college uitgenodigd om te reageren op de conclusies en aanbevelingen in het rapport. Wij maken graag gebruik van deze gelegenheid. In deze brief treft u onze reactie aan. Voordat wij ingaan op het rapport willen wij u eerst hartelijk danken voor het uitgebreide onderzoek dat de Rekenkamercommissie heeft laten uitvoeren naar de doeltreffendheid, doelmatigheid en transparantie van het subsidiebeleid in onze gemeente. Het verlenen van subsidie is voor gemeenten een belangrijk instrument. De gemeente ondersteunt via het verlenen van subsidies organisaties en instellingen zodat zij met elkaar zorgen voor een gevarieerd aanbod van activiteiten voor (de inwoners van) Elburg. Subsidiebeleid onderzocht Het is de tweede keer dat de Rekenkamercommissie het subsidiebeleid in onze gemeente onder de loep neemt. Positief is dat er ten tijde van dit onderzoek in tegenstelling tot in 2007, heldere afspraken zijn vastgelegd ten aanzien van de rolverdeling tussen raad, college en instellingen. Opvallend is dat in alle vier gemeenten op verschillende beleidsterreinen beleidsnota’s ontbreken die zich goed laten doorvertalen in heldere subsidieafspraken.

Dit wordt naar onze mening enerzijds veroorzaakt door de schaalgrootte van de gemeenten en daarmee de soms beperkte omvang van beleidsterreinen en de daaraan gekoppelde personele capaciteit. Anderzijds wordt dit veroorzaakt omdat het instrument subsidie niet in alle gevallen primair wordt gebruikt als sturingsinstrument. Veel ‘kleinere’ subsidies worden verstrekt aan verenigingen en instellingen als blijk van waardering voor de activiteiten die zij ontplooien en financiële ondersteuning in de kosten die zij daarvoor maken. Overigens is ons college van mening dat ook zonder beleidsnota’s deze instellingen en verenigingen middels hun activiteiten bijdragen aan meer abstractere doelen zoals een gezonde jeugd, het reduceren van eenzaamheid en een energieke vesting. Wij zijn verheugd over het hoge aantal respondenten dat heeft meegewerkt aan dit onderzoek! Hieruit blijkt een grote betrokkenheid van verenigingen en instellingen bij onder andere de uitvoering van het subsidiebeleid.

1

Conclusies en aanbevelingen Hieronder gaan wij in op de in het rapport opgenomen conclusies en aanbevelingen 1 . Hiermee beperken wij ons tot die aanbevelingen die zijn gericht aan ons college (aanbeveling twee tot en met acht). Subsidies zijn zoals ook uit het onderzoekrapport blijkt een belangrijk sturingsinstrument. Dat maakt ook dat subsidiebeleid continu in beweging moet zijn om de doeltreffendheid van dit sturingsinstrument optimaal te laten zijn. Het college onderschrijft het grote belang van de doeltreffendheid van het subsidie-instrument. Daarom is dat ook expliciet opgenomen in het collegeprogramma 2018-2022. In het collegeprogramma staat opgenomen dat er een evaluatie en herijking van de subsidies moet plaatsvinden. We willen met deze evaluatie en herijking bereiken dat het 'instrument subsidie' beter aansluit bij de vastgestelde beleidsdoelen. Ook willen we dat flexibeler kan worden omgegaan met een deel van beschikbare subsidiegelden, zodat beter kan worden ingespeeld op ontwikkelingen in en initiatieven vanuit de samenleving. Door de subsidieregelingen, -verleningen en -systematiek te evalueren kan deze worden aangepast waar nodig en gewenst. 2 De aanbevelingen twee, drie, zeven en acht sluiten goed aan bij onze ambitie zoals hierboven verwoord.

Het college neemt deze aanbevelingen dan ook over en neemt de uitvoering hiervan mee bij de evaluatie en herijking van de subsidies en in de gesprekken die wij hierover met de raad en organisatie moeten voeren. De aanbevelingen vier en zes hebben betrekking op de inhoudelijke en financiële verantwoording. Bij vaststelling van de Algemene Subsidieverordening is ervoor gekozen om meer nadruk te leggen op de eigen verantwoordelijkheid van de subsidieontvanger. Zo rust op de subsidieontvanger een meld- en informatieplicht, worden subsidies onder de € 10.000,- verantwoordingsvrij vertrekt en wordt middels steekproeven gecontroleerd of gesubsidieerde activiteiten zijn uitgevoerd. Hiermee is een afname van de administratieve lastendruk gerealiseerd. Ons college vindt het belangrijk dat de lastendruk voor bedrijven en instellingen minimaal is. De keerzijde van het minimaliseren van de administratieve lastendruk in het proces van subsidieverlening is dat de ‘inhoudelijke verantwoording’ lastiger is vorm te geven. De aanbeveling om de inhoudelijke verantwoordelijkheid te versterken staat op gespannen voet met onze wensen van ‘een minimale lastendruk’ en ‘de nadruk leggen op de eigen verantwoordelijkheid van de subsidieontvanger’. Aanbeveling vier nemen we gelet op voorgaande dan ook niet direct over.

Wij willen eerst inzichtelijk maken welke gevolgen dit heeft voor subsidieontvangers van subsidies tot € 10.000,-. Aanbeveling zes nemen wij over door in de verleningsbeschikkingen van subsidies vanaf € 10.000,expliciet op te nemen dat in de verantwoording over de subsidieafspraken per afspraak verantwoording afgelegd moet worden. Met subsidieontvangers die regionaal via één algemeen verslag verantwoording afleggen is in de dagelijkse praktijk met regelmaat contact. In de aanloop naar de subsidieverlening vinden met deze subsidierelaties gesprekken plaats en worden afspraken gemaakt met betrekking tot de te verlenen subsidie. In de gesprekken en in de verleningsbeschikkingen zullen wij aandacht vragen voor de ‘gemeente specifieke verantwoording’ in de algemene verantwoordingsverslagen. Tot slot reageren wij hierbij op aanbeveling vijf. In deze aanbeveling wordt de kwetsbaarheid van een ‘kleinere’ gemeente blootgelegd. Graag verwijzen wij hiervoor ook naar het rapport “Samen voor de Kop van de Veluwe een pleidooi voor actie”. In dit rapport staat ook dat de gemeenten op de Kop van de Veluwe in toenemende mate worden uitgedaagd en zelf ambities hebben, terwijl de ambtelijke capaciteit (kwaliteit en kwantiteit) beperkt is. Er zijn geen acute problemen, maar in wisselende mate wel zorgen over het kwaliteitsniveau, de kosten en de kwetsbaarheid.

Dat speelt in Elburg in elk het geval op het terrein van het subsidiebeleid. Door personele wijzingen (vertrek van kennis) en het ontbreken van duidelijke afspraken over wie waarvoor verantwoordelijk is, erkennen wij dat verbetering gewenst en noodzakelijk is. Voor een optimale uitvoering van het subsidiebeleid is een goed samenspel tussen iemand met kennis van het beleidsterrein waarop subsidie als instrument word ingezet, iemand met kennis over het subsidierecht (de juridische mogelijk- en onmogelijkheden) en iemand met financiële kennis van de organisatie van belang. Wij nemen de aanbeveling graag over maar zijn ons tevens bewust van de beperkte ambtelijke capaciteit op dit gebied.

1 Zie bijlage 1 voor een overzicht van de aanbevelingen. 2

Collegeprogramma 2018-2022, Speerpunten p. 2. 2

Voor wat betreft de beperkte ondersteunde werking van ons zaaksysteem is nieuws te melden. Elburg heeft namelijk samen met de gemeente Nunspeet een nieuw zaaksysteem aangeschaft dat momenteel geïmplementeerd wordt. Het nieuwe zaaksysteem biedt goede mogelijkheden om het subsidieproces organisatiebreed te ondersteunen. Daarnaast gaan wij ook informeren naar de interessante voorbeelden bij Nunspeet. Aanbevelingen gemeenteraad De aanbevelingen één en negen zijn specifiek gericht aan de raad en om die reden wordt daarop door ons college niet inhoudelijk gereageerd. Wel adviseren wij de raad om deze aanbevelingen ter harte te nemen en in het vervolgproces om de doelmatigheid en doeltreffendheid van subsidie-instrument te verbeteren hieraan samen met ons college invulling te geven. Wij wensen u en de gemeenteraad succes toe met de beraadslaging over het rapport.

Met vriendelijke groet, Het college van burgemeester en wethouders, De burgemeester,

de secretaris,

Ir. J.N. Rozendaal

P.W. Wanrooij

3

Bijlage 1

Aanbevelingen

Aanbeveling 1 (raad) Zorg ervoor dat op alle terreinen waarop subsidies worden verstrekt, actuele en inhoudelijke beleidskaders voor specifieke beleidsdomeinen zijn vastgesteld met duidelijke doelen. Aanbeveling 2 (raad en college) Laat de subsidiekaders (ASV + nadere regels) logischer voortvloeien uit de actuele beleidskaders waarin de beleidsdoelen van de gemeente Elburg zijn vastgesteld. Aanbeveling 3 (college en organisatie) Vertaal voor een doelgerichte inzet van subsidies de subsidiekaders door naar heldere subsidieafspraken over de te bereiken doelen. Leg in de gesprekken met alle gesubsidieerde organisaties meer nadruk op de doelrealisatie en betrek daarbij wat er naar de toekomst toe verbeterd kan worden. Reflecteer hierbij kritisch op de subsidieafspraken die historisch gegroeid zijn. Aanbeveling 4 (college en raad) Versterk de inhoudelijke en financiële verantwoording ten aanzien van subsidies zodat er meer inzicht wordt geboden in hetgeen wordt bereikt met de inzet van subsidies. Overweeg hierbij om de (inhoudelijke) verantwoording expliciet te koppelen aan de inhoud van de beleidsprogramma’s en meer in te zetten op een systematiek van “tellen en vertellen”.

Hierbij maak je de koppeling tussen kwantitatieve informatie (financiële inzet middelen) en kwalitatieve informatie (welke impact is er gerealiseerd met de inzet van middelen?) Aanbeveling 5 (college en organisatie) Zorg ervoor dat in de ambtelijke organisatie duidelijk is wie (vanuit welke afdeling) regie voert op het subsidiebeleid als geheel. Draag daarnaast zorg voor een zaaksysteem dat de organisatie adequaat ondersteunt bij het doorlopen van de subsidie-processen. Andere gemeenten, bijvoorbeeld Nunspeet, laten hiervan interessante voorbeelden zien. Aanbeveling 6 (college en organisatie) (voortbordurend op aanbeveling 3)) Vraag alle subsidie-relaties die verantwoording moeten afleggen (>€ 10.000) om expliciet te verantwoorden over de gemaakte subsidieafspraken. Wees hierbij scherp op met name subsidierelaties die regionaal via één algemeen verslag aan verschillende (gemeentelijke) organisaties tegelijkertijd verantwoording afleggen. Aanbeveling 7 (raad en college) Ga met elkaar na op welke wijze het maatschappelijk netwerk van gesubsidieerde organisaties meer en beter strategisch benut kan worden ten behoeve van de gemeentelijke opgaven. De gemeente zou het netwerk tussen haar en de subsidierelaties kunnen versterken door actief verbinding te leggen met de partners.

Vanuit deze rol het gesprek voeren over de impact die subsidiegebruikers kunnen leveren met de door Elburg verstrekte middelen, versterkt het doelgericht inzetten van het instrument subsidie Aanbeveling 8 (raad en college) Subsidies vormen een van de belangrijkste instrumenten die een gemeente heeft om gericht met maatschappelijke partners gezamenlijk doelen te realiseren. Verstevig daarom als raad je rol ten aanzien van de inhoudelijke kaderstelling van subsidies en de inhoudelijke controle op de bijdrage van subsidies aan de realisatie van de gemeentelijke doelen (parallel aan aanbeveling 1). Aanbeveling 9 (raad) Verleg de focus bij het volgen van het subsidiebeleid van afzonderlijke subsidies naar het subsidiebeleid in zijn geheel.

4