2024-04-19 Q en A renovatie gemeentekantoor

Q&A renovatie gemeentekantoor – april 2024 1. Wat betekent het ‘ja, mits’ uit het verslag van de intaketafel? Antwoord: Initiatieven worden door de ambtelijke deelnemers aan de intaketafel beoordeeld op hun wenselijkheid. Door de intaketafel wordt locatie van de tijdelijke huisvesting als wenselijk gezien, waarbij een aantal aspecten (waaronder parkeren) nader moeten worden uitgewerkt. Ja, mits betekent in het geval van deze tijdelijke huisvesting gemeentekantoor: • Dat het initiatief onder voorwaarden wenselijk is. Het heeft dus kans van slagen, maar verder overleg en onderzoek is nodig. • De voorwaarden (mitsen) die gezien worden, zijn: - er wordt voldaan aan de parkeernorm van de Gemeente Elburg (binnen een realistische loopafstand moeten voldoende parkeerplaatsen worden gerealiseerd, de exacte afstand wordt in het vervolg proces vastgesteld); - er in het vervolg proces goed gekeken wordt naar de ontsluiting en de extra belasting van het bedrijventerrein; - omliggende bedrijven niet worden belemmerd in hun bedrijfsvoering; • de mogelijke juridische moeilijkheden worden onderzocht in het vervolgtraject. 2. Hoe ziet het precies met het krediet en de aanbestedingplicht? Antwoord: Het krediet is bestemd voor: • Optievergoeding tot eind 2024: niet aanbestedingsplichtig, • Advieskosten ontwerpteam Schetsontwerpfase: totale advieskosten zijn Europees Aanbestedingsplichtig.

Om te voorkomen dat we na akkoord op het Schetsontwerp alsnog zouden moeten aanbesteden (en wellicht naar andere partijen zouden moeten overstappen) doen we dat nu meteen. Begeleiding van de Europese selectie van een integraal ontwerpteam is dus onderdeel van het krediet. Bij het opleveren van het schetsontwerp is er een nieuw go/no go moment voor de gemeenteraad en is er de mogelijkheid de opdracht te stoppen. • Projectmanagent: Huidige inzet Draaijer valt binnen de grens van Europese aanbestedingsdrempel. Hiervoor is een afwijkingsbesluit van het eigen aanbestedingsbeleid genomen, omdat de opdracht niet viel binnen de enkelvoudig onderhandse aanbestedingsregel. 3. Wat gaat het college doen met het pand voor tijdelijke huisvesting gedurende de optieperiode? Antwoord: Gedurende de optieperiode heeft het college niet de beschikking over het pand. De optie is bedoeld om zekerheid te hebben over de tijdelijke huisvesting op het moment dat dat nodig is. De raad heeft in haar beeldvormende en oordeelsvormende vergadering gevraagd wat het college doet ‘om de kosten te drukken’ gedurende de optieperiode. Ruim voor de ingebruikname van het tijdelijke pand door medewerkers van de gemeente, is tijd nodig om het pand gebruiksklaar te maken. Dat is niet mogelijk als het tegelijk wordt gebruikt door een andere partij. Uiteraard neemt het college in haar

Graag jullie aanvulling op het antwoord Commentaar [MB1]:

onderhandelingen voor het definitieve huurcontract de optieperiode en de kosten en omvang van noodzakelijke aanpassingen mee. 4. Waarom wordt gekozen voor traditionele aanbesteding? Het college verwijst graag naar de bijlage 3 ‘Advies te hanteren bouworganisatiemodel en hoe aan te besteden grootschalige renovatie gemeentehuis Elburg’. Deze bijlage is onderdeel van de stukken bij het agendapunt renovatie gemeentekantoor op 22 april 2024. 5. Hoe vindt op dit moment de uitwerking van het amendement plaats door de projectorganisatie? Het amendement is een vraag om een schetsontwerp te maken voor een gerenoveerd gemeentehuis op basis van de vastgestelde visie op huisvesting en daarbij te onderzoeken of het mogelijk is om tot een gefaseerde uitvoering te komen. Daarbij onderzoeken we dus wat minimaal in de eerste fase moet om tot een goede werkomgeving te komen (werkplekken en klimaat) en welke investeringen mogelijk naar achteren kunnen schuiven (dat zal vooral gaan over installatietechnische duurzaamheidsvoorzieningen). Daarbij maken we inzichtelijk: • hoeveel minder er dan in fase 1 wordt geïnvesteerd; • hoeveel er uiteindelijk aan meer-investering nodig is, omdat het project in twee delen wordt geknipt en • welke besparingen we tussen fase 1 en fase 2 in de exploitatie mislopen, omdat we minder duurzaam zijn.

We kijken hierbij niet persé naar het wettelijke minimum maar we kijken wat we in redelijkheid kunnen uitstellen. Bijvoorbeeld: als we uiteindelijk 20cm spouwmuurisolatie en triple glas nodig hebben om tot een paris-proof gebouw te komen gaan we niet in 2025 10cm spouwmuurisolatie en HR++-glas opnemen en dit er in 2045 er weer uitslopen. Het kan bijvoorbeeld wel zo zijn dat we nu nog geen bodemwarmtebron aanleggen en deze later alsnog moeten aanleggen. 6. Wat betekent ‘label C’ voor het gemeentehuis? Een label C gebouw is op sinds 1 januari 2023 het absolute minimum voor bestaande gebouwen. Om de doelstellingen ten aanzien van werkplekken en klimaat te behalen zoals in het PvE omschreven is echter een ingrijpende verbouwing nodig. Het ontwerpteam moet nog gaan onderzoeken wat hierin mogelijk is, maar in onze ramingen houden we rekening met sloop tot op casco en het integreren van bouwdeel De Koepel in het casco van het kantoorgebouw. Op het moment dat we zo ingrijpend gaan verbouwen, is het niet realistisch om terug te gaan naar de kwaliteit van label C (zie ook het antwoord op vraag 5 en de daarbij genoemde voorbeelden). Uitgangspunt zou dan kunnen zijn dat we uitgaan van handhaving van het bestaand gebouw en alleen die zaken aanpakken waarmee we zo effectief mogelijk het niveau van Label C bereiken.

Als de raad dit aan het college vraagt, dan vraagt u feitelijk om alle eisen uit het PvE los te laten en alleen een plan te maken voor de minimale verduurzaming van het gemeentehuis in combinatie met doorexploitatie van het gemeentehuis in haar huidige vorm (bijvoorbeeld door het waterdicht maken van de lekkende daken). Dat betekent onderzoeken waar de grootste technische en energetische mankementen zitten en deze corrigeren, daarbij rekening houdend met de MJOP (meerjarenonderhoudsplanning). Daarvoor hebben we geen ontwerpteam nodig zoals we nu willen selecteren maar kan worden volstaan met een incidenteel advies.

Dit scenario vraagt dus om een volledige herziening van de scope en organisatie van het project. Duidelijk moet zijn dat dit scenario geen oplossing biedt voor de geconstateerde gebreken ten aanzien van kwaliteit van werkplekken, klimaat en het niet behalen van vastgesteld duurzaamheidsbeleid. Echter, feit blijft dat in 2050 voldaan moet worden aan de energie-en klimaatneutraliteit. En dat dus nog forse investeringen in de toekomst noodzakelijk zijn. Tevens worden daarmee niet de randvoorwaarden gecreëerd voor de verdere voortgang van onze organisatieontwikkeling: integraal werken en hybride werken. Tot slot zijn ambities van de gemeente niet los te zien van een aantrekkelijk werkgeverschap. Er zijn forse ambities, die vragen om een functioneel gemeentekantoor waarin onze medewerkers kunnen werken aan deze ambities.