2024-04-04 Raadsvoorstel vrijgeven krediet renovatie gemeentekantoor - aangepast

Raadsvoorstel

Onderwerp

Vrijgeven voorbereidingsbudget renovatie gemeentehuis

Behandelaar:

Directiesecretaris

Datum Portefeuillehouder

12 maart 2024 Dhr. B. Jeensma

Zaaknummer: Bijlagen

376464 Raadsvoorstel vrijgeven voorbereidingsbudget renovatie gemeentehuis -

Financiële onderbouwing aanvraag voorbereidingsbudget

Korte beschrijving voorstel: In 2023 heeft de gemeenteraad aan de burgemeester en de wethouders gevraagd om een plan te maken voor de verbouwing van het gemeentehuis. De gemeenteraad heeft toen ook een reserve gemaakt waar zij geld voor dit doel in heeft gestopt. Een architect maakt bijvoorbeeld zo’n plan. Maar er zijn ook mensen nodig die moeilijke rekensommen kunnen maken over het gebouw. Bijvoorbeeld hoe zwaar alles mag zijn. De gemeente huurt mensen in die daar verstand van hebben. Om deze mensen te kunnen betalen, vragen de burgemeester en de wethouders nu geld aan de gemeenteraad. Ook is geld nodig om tijdelijke huisvesting te huren als het gemeentehuis verbouwd wordt. In het najaar van 2024 besluit de gemeenteraad over de volgende fase van het plan. Dat noemen wij het schetsontwerp.

Te nemen besluit: 1.

€ 500.000,- uit de reserve huisvesting gemeentehuis als voorbereidingsbudget beschikbaar te stellen als aanvulling op het eerder vrijgegeven voorbereidingskrediet van €150.000,-.

Inleiding Eind 2023 heeft de gemeenteraad gesproken over de keuze voor renovatie of nieuwbouw van het gemeentehuis. De gemeenteraad heeft tijdens de raadsvergadering in november 2023 aan het college de opdracht gegeven om een renovatiescenario uit te werken. Ook heeft de gemeenteraad toen door middel van een amendement een reserve huisvesting ingesteld van €500.000,- voor de realisatie van dit traject. De opdracht van de raad aan het college was om met een renovatiescenario terug naar de gemeenteraad te komen, inclusief de financiële onderbouwing en inclusief een nadere onderbouwing van de fasering van de renovatie. Om aan deze opdracht van de gemeenteraad te kunnen voldoen, heeft het college op 12 maart 2024 het Programma van Eisen (PvE) vastgesteld. Op basis van dit PvE kan een ontwerpgroep aan de slag om tot een Schetsontwerp te komen. Het Schetsontwerp is de basis waarop de gemeenteraad de volgende keuze kan maken: go of no go. Ook is dit het moment waarop de financiële onderbouwing aangeleverd kan worden en de fasering aangegeven kan worden. Daarmee is het schetsontwerp een eerstvolgend belangrijk keuzemoment voor de gemeenteraad. Echter, om dit Schetsontwerp op te kunnen leveren, is voorbereidingsbudget nodig. Ook is tijdens de renovatie vervangende, tijdelijke huisvesting nodig. Om de optie op een huurcontract hiervoor aan te gaan, is budget nodig.

Daarover gaat dit raadsvoorstel.

2

Beoogd effect Uitwerking te geven aan de Visie op de vernieuwing van de huisvesting van de gemeentelijke organisatie. Argumenten 1.1 Met het voorbereidingsbudget kan de projectorganisatie aan de slag om te komen tot een Schetsontwerp De raad heeft eerder €150.000,- voorbereidingsbudget beschikbaar gesteld. Dit budget is op. Eind 2023 heeft de gemeenteraad een reserve huisvesting gemeentehuis ingesteld van € 500.000,- Voor het vrijgeven van de middelen is een apart raadsbesluit nodig. Via dit raadsbesluit doet het college een beroep op het totale beschikbare budget van €500.000,-. De kosten voor het realiseren van het Schetsontwerp kunnen hieruit worden betaald. Zonder het vrijgeven van dit budget, is het niet mogelijk om het Schetsontwerp op te leveren. In de bijlage bij dit raadsvoorstel is een overzicht van de te verwachten kosten tot en met het Schetsontwerp opgenomen. 1.2 Met het voorbereidingsbudget kan de optie voor de huurovereenkomst voor vervangende huisvesting worden aangegaan. Om de vervangende huisvesting veilig te stellen, is nu een optie op het huurcontract nodig. Vanuit de reserve huisvesting gemeentehuis kan de optie voor de huur voor een tijdelijke, vervangende huisvesting worden betaald. Om dit budget vrij te geven, is een raadsbesluit nodig. 1.3 Tijdens de verbouwing is vervangende huisvesting nodig.

Het is niet mogelijk om gedurende de verbouwing te werken in het gemeentehuis. Wel blijven de Koepel en het Voorhuis zo lang mogelijk in gebruik. Daarom is tijdelijk vervangende huisvesting nodig. Binnen de gemeente Elburg is gekeken welke leegstaande panden hiervoor geschikt zouden zijn. Uit deze verkenning komt één geschikt pand naar voren. De verhuurder van het pand heeft een reëel aanbod gedaan. Het advies van de extern deskundige is om de optie voor een huurcontract aan te gaan. Deze optie is tot en met oktober 2024 en is tussentijds opzegbaar per maand. In de bijlage bij dit raadsvoorstel zijn de te verwachten kosten opgenomen. Kanttekeningen 1.1 Specifiek project vraagt specifieke deskundigheid. Een renovatie van een gemeentehuis vindt maar eens in de tientallen jaren plaats. De organisatie van de gemeente Elburg is dan ook niet uitgerust op het uitvoeren een groot project als het renoveren van het gemeentehuis. Daarom bestaat de projectgroep uit intern deskundigen en een externe projectleider. Ook wordt gebruik gemaakt van de deskundigheid van andere adviseurs, zoals een architect, een constructeur, bouwfysicus en een bouwkostencalculator. 1.2 Een plan loopt nooit volgens plan. Alle plannen die gemaakt worden kennen een voorbehoud. Bij een groot en ingewikkeld proces als de renovatie van het gemeentehuis zullen er ongetwijfeld onvoorziene omstandigheden optreden.

Bij het vaststellen van deze documenten is het goed om dat in het achterhoofd te houden. Besluiten worden genomen op de kennis van het moment. Financiën In de bijlage bij dit raadsvoorstel is een financiële onderbouwing van de geraamde kosten opgenomen. Voor de fase tot en met het Schetsontwerp is circa € 500.000,- nodig. Aan de gemeenteraad wordt daarom gevraagd de gehele reserve huisvesting vrij te geven. Communicatie/burgerparticipatie Het volgende besluitmoment voor college en gemeenteraad is de vaststelling van het schetsontwerp. In het proces om te komen tot een schetsontwerp zal inwonerparticipatie plaatsvinden. Inwoners worden bevraagd op hun ideeën voor de buitenkant en de publieke zones van het gemeentehuis. De opbrengst van deze inwonerparticipatie wordt verwerkt in het schetsontwerp. Ook worden andere gebruikers bevraagd op hun mening en ideeën over het gemeentehuis. Deze inbreng wordt verwerkt in het Schetsontwerp.

3

Vervolg Het college komt bij de gemeenteraad terug voor de vaststelling van het schetsontwerp. Het vaststellen van het schetsontwerp is een belangrijk keuzemoment voor de gemeenteraad. In het schetsontwerp wordt de basis van het definitieve ontwerp vastgelegd. Ook is dat het moment waarop de budgetaanvraag bij de gemeenteraad gedaan zal worden en bekend is of een gefaseerde renovatie nodig is en hoe dit aangepakt kan worden. Volgens de voorlopige planning is dat in oktober 2024. Tot en met de gunning van de uitvoering van het gemeentehuis, ziet de voorlopige planning er als volgt uit: Wat?

Aard

Wie vaststellen?

Wanneer?

Schetsontwerp (inclusief budgetaanvraag uitvoeringsfase)

Go / no go

Gemeenteraad

Oktober 2024

Voorlopig ontwerp (detailuitwerking op basis van Schetsontwerp binnen financieel kader)

Voortgang

College B&W, ter informatie naar de gemeenteraad

Januari 2025

Definitief ontwerp (detailuitwerking op basis van Schetsontwerp binnen financieel kader)

Voortgang

College B&W, ter informatie naar de gemeenteraad

April 2025

Goedkeuring gunning uitvoering renovatie gemeentehuis

Go / no go

Gemeenteraad

November 2025

Bijlage(n) Financiële onderbouwing aanvraag voorbereidingsbudget Elburg, 6 februari 2024 Het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester,

de secretaris,

ir. J.N. Rozendaal

Mw. mr. A.H. van der Maat-Bosma