Spelregels en handleiding digitaal vergaderen

Voorbereiding, meningsvorming en besluitvorming

Hoe vergaderen we digitaal? Om een digitale videovergadering goed te laten verlopen, zijn twee zaken van belang: 1. Goede werking van Microsoft Teams bij elke deelnemer 2. Heldere spelregels tijdens de vergadering In deze handleiding staan beiden uitgelegd. De handleiding is bedoeld voor alle mensen die aan de vergadering deelnemen: raads- en commissieleden, burgemeester, wethouders, deskundigen, ambtenaren etc. Voor insprekers is een andere handleiding beschikbaar bij de griffie. Meningsvormende vergaderingen en raadsvergaderingen worden zoals gebruikelijk live uitgezonden via het raadsinformatiesysteem (RIS). Kijkers kunnen via het RIS de vergadering volgen. Omdat we met veel deelnemers tegelijk aan een vergadering meedoen is het heel belangrijk voor het overzicht van de voorzitter en de deelnemers om je te houden aan onderstaande spelregels! OPROEP: installeer Microsoft Teams tijdig en oefen vooraf in klein gezelschap met een vergadering via Teams!

1. Goede werking van Microsoft Teams Voorbereidingen en tips vóór de vergadering • • • •

• •

•

• •

Vergaderen via Teams doen we buiten de VDI omgeving. Dus niet ingelogd op het netwerk van de gemeente. Alle deelnemers hebben de microfoon en de camera van hun apparaat - laptop, iPad, op tijd getest en aan staan. Dit doe je via de instellingen van het apparaat zelf. Alle deelnemers zorgen voor sterk en stabiel internet: wifi of 3G/4G (het telefoonsignaal). Veel gebruikers geven aan dat het fijn is om oordopjes te gebruiken met een microfoon eraan. Dit zorgt ervoor dat je goed verstaanbaar bent (stem is dichtbij microfoon) en zo min mogelijk omgevingsgeluid te horen is. Alle deelnemers aan de vergadering accepteren het Teams-vergaderverzoek in Outlook van de griffie. Dit kan ook eerder al. Alle deelnemers openen 20 minuten voordat de vergadering begint de link ‘Deelnemen aan Microsoft Teams-vergadering’ uit de Teams-afspraak via outlook agenda. Dan is er nog genoeg tijd om hulp te zoeken bij je fractie-collega’s of de griffie mocht het niet lukken. Vervolgens klik je in de pop-up op ‘Microsoft Teams openen’ en klik op de paarse button ‘Deelnemen aan vergadering’ of ‘Nu deelnemen’ in het Teams-vergaderscherm. Je neemt nu deel aan de vergadering. Zet je camera en microfoon meteen uit in Teams. Alleen op het moment dat je het woord krijgt van de voorzitter zet je beiden aan via de balk (zie bij punt 2). Bij een digitale vergadering is er 1 woordvoerder per fractie per agendapunt.

Geef uiterlijk 12.00 uur op de dag van de vergadering door aan griffie@eindhoven.nl over welke agendapunten de fractie het woord wil voeren en wie de voordvoerders zijn.

Spelregels digitaal vergaderen – 3 april 2020

2. Spelregels bij een videovergadering Deze balk verschijnt als je tijdens een vergadering tikt of klikt in het scherm, of met de muis beweegt. Hiermee bedien je onder andere je geluid, beeld en roep je de chatfunctie op.

Vergaderdiscipline • • •

• • • • • •

Alle deelnemers hebben de camera en microfoon uit staan. De voorzitter bepaalt wie het woord heeft. Spreek via de voorzitter – ook bij een digitale vergadering. Wil je het woord? Gebruik de chat-functie in Teams door hier ALLEEN je naam in te tikken. Heb je de chat nog niet naast je beeld staan? Tik of klik dan in het scherm. Kies in de balk die verschijnt (zie hierboven) het spreekballonnetje. Dan opent de chatfunctie. De chat ALLEEN gebruiken als je het woord wilt. Om het overzicht te bewaren met zoveel mensen is het belangrijk dat in deze chat niets anders wordt besproken of verteld! Gebruik de chat-functie NIET voor inhoudelijke reacties. Formuleer kort en bondig en herhaal elkaar niet. Laat elkaar uitspreken en praat niet door elkaar; alleen de voorzitter kan onderbreken. Zet je camera én microfoon aan als je het woord hebt. Gebruik hiervoor de balk zoals hierboven afgebeeld. Zet je camera én microfoon uit als je niet meer het woord hebt (voor het netwerk en tegen omgevingsruis). Gebruik hiervoor de balk zoals hierboven afgebeeld.

Tips tijdens de vergadering • • • •

•

Video vergaderen kost veel stroom. Leg je device constant aan de oplader. Draag representatieve kleding, zoals bij een reguliere raads- of commissievergadering. Zorg voor een rustige achtergrond en omgeving, bijvoorbeeld zonder (achtergrond)geluid en passerende gezinsleden. Blur je achtergrond zodat het niet te veel aandacht vraagt. Tik of klik in het scherm, of beweeg je muis. In de balk die verschijnt klik je op de 3 puntjes. Hier kies je vervolgens ‘vervaag achtergrond’. Gebruik oordopjes of koptelefoon met microfoontje eraan. Dan heb je minder last van omgevingsgeluid en is je stem helder te horen.

Spelregels digitaal vergaderen – 3 april 2020