Raadsvoorstel Zesde wijziging ASV Eindhoven

gemeente Eindhoven Inboeknummer 7935157_02 Dossiernummer 25.21.751 B&W beslisdatum 20 mei 2025

Raadsvoorstel Zesde wijziging ASV Eindhoven Inleiding Deze wijziging van de Algemene Subsidieverordening Eindhoven (ASV Eindhoven) is een update van 2020. Het agenderingsverzoek over subsidies van PvdD, Volt, D66 en PvdA en de daarop volgende informatieavond op 18 februari 2025, inspraakgelegenheid op 11 maart 2025 en meningsvormende vergadering op 18 februari 2025 is aanleiding geweest om uw raad de toezegging te doen dat de eerstvolgende wijziging van de ASV Eindhoven, voor de zomer plaats zou vinden en tot doel heeft de ASV Eindhoven effectiever en leesbaarder te maken voor subsidieaanvragers en -ontvangers. De belangrijkste wijzigingen zijn het verhogen van drempelbedragen (ondergrens rapportage van € 5.000,-- naar € 15.000,--) en het verminderen van benodigde documentatie bij aanvragen. Kerntaak gekoppeld aan het werkprogramma van het college Doelstelling Het actueel houden van de ASV Eindhoven. Voorstel 1. De zesde wijziging van de ASV Eindhoven conform het ontwerp-raadsbesluit vast te stellen. Argumenten 1.1 We maken het subsidie aanvraag proces gebruiksvriendelijker en gaan daarbij uit van vertrouwen, waarbij een juiste afweging ten aanzien van het risico op onrechtmatig gebruik van subsidiegelden in ogenschouw is genomen. We passen de regeling aan op onderstaande punten die we hieronder toelichten.

1.1a We standaardiseren aanvraagformulieren We uniformeren de aanvraagformulieren en de bijbehorende bijlagen. We verwachten daarmee de afhandeling van de aanvragen te versnellen, omdat minder vaak aanvullende gegevens hoeven te worden opgevraagd.

Inboeknummer

7935157_02

1.1b We verminderen documentatie bij aanvragen Bij de aanvraag moeten subsidieaanvragers verschillende stukken meesturen. We hebben gekeken hoe de hoeveelheid documentatie verminderd kan worden. Bij iedere aanvraag door een onderneming moet een overzicht van alle andere ontvangen subsidies & deminimisverklaring aangeleverd worden in verband met staatssteun. Voorgesteld wordt om deze verplichting te laten vervallen en enkel na de staatssteuntoetsing door het subsidiebureau, en in dien dan noodzakelijk gebleken, deze aanvullende documentatie op te vragen. Daarmee wordt gezorgd voor een lastenverlaging bij de aanvraag voor een groot deel van de subsidieaanvragers. Daarnaast dienen wanneer voor de eerste keer subsidie aan wordt gevraagd, verschillende documenten te worden aangeleverd. Om dit te vereenvoudigen wordt het aantal documenten verminderd. Dit is mogelijk omdat de jaarrekening vaak al de benodigde gegevens bevat. De aanpassing voor aan te leveren documentatie ziet er als volgt uit. Huidig: eerste aanvraag Bedrag, EURk Oprichtingsakte ≤5 V >5 V

Statuten V V

Voorstel: Eerste aanvraag Bedrag, EURk Oprichtingsakte Statuten ≤ 15 Een van beide documenten > 15 Een van beide documenten

Jaarverslag V V

Jaarrekening V V

Balans

Jaarverslag

Jaarrekening

Balans

V

V*

* Indien niet voorhanden dan andere stukken waaruit de financiële positie van aanvrager blijkt

1.1c We brengen rapportageverplichtingen terug Subsidieontvangers leveren halfjaarlijkse schriftelijke rapportages aan bij subsidies hoger dan € 50.000,-. De rapportagevorm wordt verbreed door dit ook mogelijk te maken via gesprekken, digitale monitoringtools of doorlopende monitoring. Dit verlicht de administratieve last. De aanpassing voor de rapportageverplichting wordt weergegeven bij 1.1d. 1.1d We verhogen de drempelbedragen voor verantwoording De drempelbedragen voor verantwoording zijn ongewijzigd sinds 2020. Door deze op twee onderdelen te verhogen wordt rekening gehouden met inflatie. Om de hoogte van de nieuwe drempelbedragen te bepalen is gekeken naar de drempelbedragen van de G4 (Amsterdam, Rotterdam, Den Haag en Utrecht) en de B5 exclusief Eindhoven (Breda, Tilburg, Den Bosch en Helmond). De gedetailleerde analyse is opgenomen als bijlage 2. Het eerste onderdeel betreft de subsidies die zonder verantwoording kunnen worden verleend (‘direct of ambtshalve vastgesteld’). Met dit raadsvoorstel verhogen we de Eindhovense ondergrens voor verantwoording van € 5.000,-- naar € 15.000,-- en brengen

2

Inboeknummer

7935157_02

die daarmee in lijn met gemiddelde van G5/B5 van € 13.000,-- (uitgelicht in benchmark hieronder).

Direct of ambtshalve vaststellen Gemeente EURk Verordening Amsterdam 20 feb-25 Rotterdam 25 jan-24 Utrecht 20 okt-19 Den Haag * n.v.t. jul-23 Breda 10 dec-23 Tilburg 9 okt-23 Den Bosch 5 dec-21 Helmond 5 jul-20 Gemiddeld totaal 13 Gemiddeld G4 (excl Den Haag) 22 Gemiddeld B5 (excl EHV) 7 * In de Asv van Den Haag wordt geen drempelbedrag aangegeven voor een directe of ambsthalve vaststelling. Het tweede onderdeel dat we voorstellen aan te passen is het drempelbedrag waarvoor een accountantsverklaring benodigd is. In verband met inflatie stellen we voor dit te verhogen van € 100.000,-- naar € 125.000,-De aanpassing van de drempelbedragen en daarmee de rapportageverplichting ziet er als volgt uit. Huidige verantwoording subsidies Type Bedrag, EURk Vaststelling # 1 2 3 4 5

Min. 0 5 50 100 500

Max. 5 50 100 500 >500

Proces Direct of ambtshalve Aanvraag tot vaststelling Aanvraag tot vaststelling Aanvraag tot vaststelling Aanvraag tot vaststelling

Verantwoording Inhoudelijk Financieel verslag Accountants verslag / Jaarrekening verklaring

Halfjaar rapportage

V V V V

Schriftelijk Schriftelijk Schriftelijk

Voorgestelde verantwoording subsidies Type Bedrag, EURk Vaststelling # 1 2 3 4 5

Min. 0 15 50 125 500

Max. 15 50 125 500 >500

Proces Direct of ambtshalve Aanvraag tot vaststelling Aanvraag tot vaststelling Aanvraag tot vaststelling Aanvraag tot vaststelling

Tussentijdse rapportage

Diverse vormen Diverse vormen Diverse vormen

3

V V V

Beoordeling Controle

Verantwoording Inhoudelijk Financieel verslag Accountants verslag / Jaarrekening verklaring V V V V

V V V

Beoordeling Controle

Inboeknummer

7935157_02

Door de drempelbedragen te verhogen wordt voor zo’n 150 subsidieontvangers de administratieve last verlaagd. Op basis van de cijfers over 2024 gaat de categorie direct of ambtshalve toenemen met 130 subsidieaanvragen en de categorie zonder accountantsverklaring met 16 aanvragen. In de volgende tabel worden de aantallen subsidies voor de huidige en voorgestelde drempelbedragen weergegeven. Huidige aantallen subsidies per drempelbedrag (o.b.v. 2024)

Voorgestelde aantallen subsidies per drempelbedrag (o.b.v. 2024)

Type # 1 2 3 4 5

aantal subsidies 750 296 81 111 45

Type # 1 2 3 4 5

1.283

Totaal

Totaal

Min. 0 >5 >50 >100 >500

Max. 5 50 100 500

Min. 0 >15 >50 >125 >500

Max. 15 50 125 500

aantal subsidies 880 166 97 95 45 1.283

1.1e We stellen een controleprotocol op als kader voor de beoordelings- en controleverklaring. Hierdoor wordt zowel bij subsidieontvangers als ook hun controlerende accountant op voorhand duidelijk op welke wijze er verantwoord moet worden en wat de werkzaamheden van de accountant zullen zijn. Met als gevolg minder aanvullende vragen en dus een sneller vaststellingsproces. Daarmee verwachten we dat de kwaliteit van de verantwoording zal worden verhoogd. In de praktijk komen hier namelijk veel vragen over van subsidieontvangers aan het subsidiebureau. 1.1f We versnellen de nabetaling van het restantbedrag bij subsidies van € 15.000,-- tot en met € 50.000,-. Na het indienen van de aanvraag tot vaststelling voor subsidies van € 15.000 tot € 50.000 (door middel van een inhoudelijk verslag), wordt deze versneld vastgesteld en wordt de nabetaling van de laatste 5% van de subsidie eerder gedaan. 1.2 We maken de ASV Eindhoven leesbaarder. Dit wordt toegelicht in de punten 1.2a tot en met 1.2e. 1.2a Versimpelen data (beschrijving deadlines) Het gaat hier voornamelijk om tekstuele wijzigingen die de leesbaarheid verbeteren en de duidelijkheid vergroten. 1.2b Verhelderen processen (bevoorschotting en betaling)

4

Inboeknummer

7935157_02

Duidelijker wordt nu beschreven dat het gaat om uitbetaling van 95% van het verleende subsidiebedrag in voorschotten en 5% bij de vaststelling van de subsidie. 1.2c Uniformeren termen (College en Awb) Het betreft hier tekstuele wijzigingen die bijdragen aan een eenduidig gebruik van terminologie. 1.2d Corrigeren verschrijvingen Geconstateerde fouten in de tekst worden gecorrigeerd. 1.2e Aanpassen titels en artikelen Het gaat voornamelijk om tekstuele wijzigingen die de leesbaarheid verbeteren en de duidelijkheid vergroten. Te denken valt aan wijzigingen in de opschriften van artikelen en hoofdstukken zodat deze de inhoud van betreffende artikelen en hoofdstukken beter weerspiegelen. Kanttekeningen 1.1 Risico op uitgaven die niet binnen de kaders vallen door het verhogen van de drempelbedragen voor verantwoording. Het verleggen van de verantwoordingsvereisten door het verhogen van de drempelbedragen gaat uit van vertrouwen. Dit is gunstig voor subsidieontvangers, want leidt tot een administratieve verlichting en/of lagere kosten. Voor de laagste categorie subsidies (nu tot € 5.000, na aanpassing tot € 15.000) gaat het aantal subsidies van 750 naar 880. Een deel hiervan wordt direct vastgesteld bij subsidieverlening, een deel wordt later ambtshalve vastgesteld. Dit verhoogde aantal verhoogt ook het risico op uitgaven die niet binnen de kaders vallen.

Om dit risico te verkleinen wordt bij deze groep een steekproef uitgevoerd bij 10% van de subsidies die ambtshalve worden vastgesteld. Dit betekent een verhoging van de steekproef van ca. 30 stuks naar ca. 45 stuks. Personele consequenties De voorgestelde wijzigingen maken het mogelijk om binnen de bestaande beschikbare capaciteit van het subsidiebureau een kwaliteitsslag te maken (met name op het gebied van ondersteuning aan subsidiepartners). Met de wijzigingen wordt geen capaciteit vrijgespeeld. Financiële consequenties Niet van toepassing Communicatie Publicatie van de wijziging van de ASV Eindhoven vindt plaats in het Gemeenteblad. Het subsidiebureau zal de wijzigingen en de gevolgen daarvan onder de aandacht van subsidieaanvragers en ontvangers brengen via verschillende kanalen (website, mailing, leeswijzer en waar nodig beschikking).

5

Inboeknummer

7935157_02

Planning en uitvoering De wijzigingen van de ASV Eindhoven treden in werking op de dag na publicatie van het gemeenteblad. Evaluatie De ASV Eindhoven dient om de twee jaren juridisch technisch geactualiseerd te worden. Een zevende wijziging van de ASV Eindhoven is voorzien voor 2027-2028. De gevolgen van de voorgestelde wijzigingen voor de praktijk zullen gevolgd worden. Die ervaringen uit de praktijk (zowel van subsidieontvangers als het subsidiebureau) kunnen aanleiding geven voor tussentijdse evaluaties. Bijlage(n) Als bijlage(n) bij dit voorstel behoren: • Bijlage 1 Was-wordt tabel 6e wijziging ASV Eindhoven • Bijlage 2 Benchmark drempelbedragen G4 en B4 Een ontwerpraadsbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. Burgemeester en wethouders van Eindhoven,

, secretaris.

6

Inboeknummer

7935157_02

Ontwerp Raadsbesluit De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 20 mei 2025; gelet op artikel 149 van de Gemeentewet; besluit: 1 De zesde wijziging van de ASV Eindhoven conform het ontwerp-raadsbesluit vast te stellen. Artikel I De ASV Eindhoven wordt als volgt gewijzigd: A In artikel 1 vervalt onderdeel m, onder plaatsing van een punt aan het slot van onderdeel l. B In artikel 2, vierde lid, wordt ‘wet’ vervangen door ‘Awb’. C Het opschrift van artikel 3 komt te luiden: Artikel 3. Subsidieregelingen en bevoegdheden college. D In artikel 4, eerste lid, wordt “kunnen burgemeester en wethouders” vervangen door “kan het college”. E In artikel 5, tweede lid, wordt “burgemeester en wethouders kunnen” vervangen door “het college kan”. F Artikel 6 wordt als volgt gewijzigd: 1. Aan het eerste lid wordt een zin toegevoegd, luidende: “Als hiervoor een aanvraagformulier is vastgesteld geschiedt dit met gebruikmaking daarvan.” 2. De aanhef van het tweede lid komt te luiden: Een subsidieaanvraag bevat naast het bepaalde in artikel 4:2 van de Awb ook: 3. Het tweede lid, onderdeel c, komt te luiden: “c. een begroting van de kosten en uitgaven van de activiteiten waarvoor de subsidie wordt aangevraagd, inclusief de inkomsten en opbrengsten ten behoeve van dezelfde activiteiten;”.

7

Inboeknummer

7935157_02

4. In het tweede lid vervalt onderdeel g, onder vervanging van de puntkomma aan het slot van onderdeel f door een punt. 5. Het derde lid komt te luiden: “3. Een rechtspersoon die voor de eerste keer subsidie aanvraagt levert ook een exemplaar van de oprichtingsakte of de meest recente statuten aan en een exemplaar van de jaarrekening en indien een jaarrekening niet voorhanden is daaraan gelijk te stellen stukken waaruit de financiële positie van de aanvrager blijkt. Een jaarrekening is niet vereist bij subsidieaanvragen van niet meer dan € 15.000,--.” G Artikel 7 wordt als volgt gewijzigd: 1. In het eerste lid, wordt “uiterlijk vóór 1 oktober” vervangen door “uiterlijk op 30 september”. 2. In het derde lid wordt “Wet” vervangen door “Awb”. H Artikel 9 wordt als volgt gewijzigd: 1. In het eerste lid wordt “Wet” vervangen door “Awb” en “weigeren burgemeester en wethouders” vervangen door “weigert het college”. 2. In het tweede lid wordt “weigeren burgemeester en wethouders” vervangen door “weigert het college”. 3. In het derde lid wordt “kunnen burgemeester en wethouders” vervangen door “kan het college”. 4. In het derde lid, onder e, wordt “net” vervangen door “met”. 5. In het vierde lid vervalt “in ieder geval”.

I Het opschrift van hoofdstuk 4 komt te luiden: “Hoofdstuk 4 Tussentijdse Rapportage, betaling en bevoorschotting” J Artikel 10 komt te luiden: “Artikel 10 Tussentijdse rapportage 1. Bij een subsidie hoger dan € 50.000,-- kan het college de verplichting opleggen tot het tussentijds afleggen van rekening en verantwoording over de tot dan verrichte activiteiten en de daaraan verbonden uitgaven en inkomsten. 2. Het college kan in een subsidieregeling of verleningsbeschikking de wijze en frequentie van rapporteren en een ander grensbedrag voor tussentijdse rapportage opleggen.” K Artikel 11 komt te luiden: “Artikel 11 Betaling en bevoorschotting 1. Indien een beschikking tot subsidievaststelling als bedoeld in artikel 15, eerste lid, onderdeel a, wordt gegeven, vindt de betaling van de gehele subsidie in één keer plaats.

8

Inboeknummer

7935157_02

2. Indien een beschikking tot subsidieverlening als bedoeld in artikel 15, eerste lid, onderdeel b, wordt gegeven, wordt 100% bevoorschot in één termijn. 3. In de overige gevallen betaalt het college een voorschot van 95% van het verleende subsidiebedrag. Het college kan bij subsidieverlening besluiten om voorschotten in termijnen te betalen en dit afhankelijk stellen van de voortgang en uitvoering van de activiteiten. Het overgebleven subsidiebedrag tot maximaal 5% betaalt het college als na vaststelling van de subsidie blijkt dat de subsidieontvanger daar recht op heeft. 4. Voorschotten worden bij de vaststelling van de subsidie verrekend. Indien de subsidieontvanger meer voorschot heeft ontvangen dan waarop hij op grond van het besluit tot vaststelling recht heeft, wordt het meerdere in het besluit tot vaststelling teruggevorderd. 5. Indien sprake is van een beschikking tot subsidieverlening aan een rechtspersoon in oprichting, wordt pas overgegaan tot bevoorschotting nadat de oprichtingsakte is overgelegd. 6. Het college kan in een subsidieregeling of verleningsbeschikking afwijken van het derde lid.” L Het opschrift van artikel 12 komt te luiden: “Artikel 12 BTW en subsidiabele kosten” M Artikel 15 wordt als volgt gewijzigd: 1. Het opschrift van artikel 15 komt te luiden: Artikel 15 Verantwoording subsidies tot en met € 15.000,--. 2.

In het eerste lid wordt “€ 5.000,--” vervangen door “€ 15.000,--“. N Artikel 16 wordt als volgt gewijzigd: 1. Het opschrift van artikel 16 komt te luiden: “Artikel 16 Verantwoording subsidies van meer dan € 15.000,-- tot en met € 50.000,--.” 2. In het eerste lid wordt “€ 5.000,--” vervangen door “€ 15.000,--” en ‘‘uiterlijk vóór 1 mei” vervangen door “uiterlijk op 31 maart”. O Artikel 17 wordt als volgt gewijzigd: 1. In het eerste lid wordt “uiterlijk vóór 1 mei” vervangen door “uiterlijk op 30 april”. 2. Het tweede lid, onderdeel b, komt te luiden: “b. een financieel verslag: overzicht van de gerealiseerde inkomsten en uitgaven van de gesubsidieerde activiteiten dat aansluit op de begroting zoals ingediend bij de subsidieaanvraag;”. 3. In het tweede lid, onder d, wordt “€ 100.000,--” vervangen door “€ 125.000,--".

9

Inboeknummer

7935157_02

4. Onder vernummering van het derde lid naar het vierde lid wordt een nieuw lid ingevoegd, luidende: “3. Het college stelt een controleprotocol vast. De subsidieontvanger die een beoordelingsverklaring of controleverklaring overlegt doet dat conform de eisen uit het controleprotocol.” P In artikel 20 wordt “8, eerste lid” vervangen door “9, eerste lid”.

Artikel II Deze wijzigingen treden in werking op de eerste dag na de dag van bekendmaking.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van

, griffier.

10