Raadsvoorstel Wijziging verordening financieel beleid, beheer en organisatie 2025 gem. EHV

gemeente Eindhoven Inboeknummer 8010200_02 Dossiernummer 25.37.751 B&W beslisdatum 10 september 2025

Raadsvoorstel Wijziging verordening financieel beleid, beheer en organisatie 2025 gemeente Eindhoven Inleiding De accountant controleert jaarlijks de jaarrekening van de gemeente Eindhoven op getrouwheid. Zijn alle transacties juist en volledig in de jaarrekening verwerkt? Daarnaast wordt door het college een rechtmatigheidsverantwoording afgelegd. Is wet- en regelgeving nageleefd? De accountant betrekt deze verklaring bij zijn controle. Voor de controle van de accountant op de getrouwheid wordt de zogenaamde materialiteit bepaald. De materialiteit is de omvang die een fout bedrag in de jaarrekening kan hebben, zonder dat het oordeel van de gebruiker hierdoor wordt beïnvloed. De materialiteit wordt door de accountant gebruikt om de controleaanpak te bepalen, bijv. hoeveel steekproeven er nodig zijn en welke bedragen vanwege geringe omvang niet gecontroleerd hoeven te worden. De materialiteitsbepaling voor gemeenten wordt landelijk voorgeschreven en wordt jaarlijks door de gemeenteraad vastgesteld via het auditplan van de accountant. Ook voor de rechtmatigheidsverantwoording geldt een dergelijke bepaling, die verantwoordingsgrens wordt genoemd. Aan dit bedrag wordt getoetst of de jaarrekening wel of niet rechtmatig is, en het wordt gebruikt voor het bepalen van de aanpak van de (verbijzonderde) interne controles.

De verantwoordingsgrens wordt door de gemeenteraad vastgesteld en ligt vast in de verordening financieel beleid, beheer en organisatie. Hoewel getrouwheid en rechtmatigheid een andere definitie, verantwoording en controle kennen, is er ook veel overlap. Daarom is het wenselijk om de materialiteitsbepaling voor getrouwheid en de verantwoordingsgrens voor rechtmatigheid op elkaar aan te laten sluiten. Het doel van dit raadsvoorstel is om dat te bereiken, nu landelijk is bepaald dat de materialiteitsbepaling voor getrouwheid per verslagjaar 2025 verandert (zie argumenten). Daarnaast heeft de gemeenteraad een rapportagegrens van € 500.000 bepaald. Dit bedrag wordt gehanteerd door de accountant in zijn controleverklaring en door het college voor de rechtmatigheidsverantwoording en de tussentijdse rapportage.

Inboeknummer

8010200_02

De accountant neemt in zijn auditplan als rapportagegrens voor de controle op de getrouwheid voor boekjaar 2025 €1 miljoen op. Een tweede doel van dit raadsvoorstel is om de rapportagegrens voor de rechtmatigheidsverantwoording eveneens te verhogen naar € 1 miljoen zodat deze ook op elkaar aan sluiten. Wettelijke taak Op basis van artikel 212 gemeentewet dient de raad verordening financieel beleid, beheer en organisatie vast te stellen. Doelstelling Zorgdragen dat verantwoording en verordening in overeenstemming zijn conform de handelswijze. Voorstel 1. Vast te stellen de eerste wijziging van de verordening financieel beleid, beheer en organisatie 2025 gemeente Eindhoven; a. de rapportagegrens vaststellen op €1 miljoen voor het college voor de rechtmatigheidsverantwoording; b. de verantwoordinggrens voor rechtmatigheid vaststellen op 2% van de lasten excl. dotaties reserves voor fouten en onduidelijkheden. 2. artikel 10 lid 2 en 3 van de verordening financieel beleid, beheer en organisatie 2025 gemeente Eindhoven als volgt vast te stellen: 2. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteren burgemeester en wethouders aan de raad over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 2% van de totale lasten van de gemeente, exclusief de dotaties aan de reserves. 3.

In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 1 miljoen nader toegelicht. 3. Deze wijziging treedt met terugwerkende kracht in per 1 januari 2025. Argumenten 1a. De voorgestelde rapportagegrens is meer passend heden ten dage Het bedrag voor materialiteit voor getrouwheid stijgt aanzienlijk vanaf 2025, deze wordt bijna verdubbeld. Hetzelfde geldt voor de verantwoordingsgrens voor rechtmatigheid wanneer we deze aanpassen conform dit voorstel. Op basis van deze landelijke inzichten en ontwikkelingen is het wenselijk de rapportagegrens ook te verdubbelen en hierdoor aan te laten sluiten op de nieuwe materialiteitsbepaling. Los hiervan is door de stijging van de begroting de huidige rapportagegrens van € 500.000 jaarlijks relatief kleiner geworden, in 2023 nog 3,8% van de materialiteit, in 2024 3,6%. We vragen dus jaarlijks relatief gezien steeds meer detail. Het voorstel is om de

2

Inboeknummer

8010200_02

rapportagegrens voor de rechtmatigheidsverantwoording op te hogen zodat de aandacht gaat naar afwijkingen die er echt toe doen. Het bedrag van € 1 miljoen sluit hierdoor ook aan bij de grens voor begrotingswijzigingen onder mandaat van het college. Het is consistent als ditzelfde bedrag geldt voor het afzonderlijk benoemen van afwijkingen in getrouwheid en rechtmatigheid. 1b. Aansluiten bij materialiteitsbepaling voor getrouwheid geeft meer eenduidigheid Vanaf verslagjaar 2025 gelden nieuwe regels voor onze begroting, verantwoording en accountantscontrole vanwege een aanpassing van het Besluit Begroting Verantwoording (BBV) en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado). Vanaf boekjaar 2025 hanteert de accountant een materialiteit voor de jaarrekeningcontrole van maximaal 2% van de totale lasten, exclusief dotaties aan de reserves. Voorheen was de materialiteit voor fouten 1% en voor onzekerheden 3%. Vanaf 2025 moeten de fouten en onzekerheden door de accountant bij elkaar opgeteld worden en betrokken worden in de oordeelsvorming. Middels het auditplan van de accountant wordt het percentage van 2%, via de auditcommissie, voorgelegd aan de raad. De verantwoordingsgrens inzake rechtmatigheid is nu 1% van de lasten incl. dotaties reserves voor fouten en onduidelijkheden.

Vanwege de nieuwe materialiteitsbepaling voor getrouwheid wordt voorgesteld deze ook toe te passen voor rechtmatigheid. Voor het bepalen van controleaanpak, steekproefomvang, etc. in samenwerking met de accountant werkt het efficiënter en effectiever wanneer we dezelfde tolerantie kunnen hanteren. Met een steekproef gericht op getrouwheid kan vaak ook de rechtmatigheid gecontroleerd worden. Een fout in rechtmatigheid raakt bijna altijd ook de getrouwheid. Voor veel lezers van de jaarrekening is het onderscheid daardoor lastig te maken. Om verwarring te voorkomen, is het wenselijk dat de toleranties gelijk zijn. 2. De betreffende artikelen dienen conform besluitvorming aangepast te worden Artikel 10, lid 2 en 3 komen als volgt te luiden: Artikel 10 Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheids-verantwoording 2. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteren burgemeester en wethouders aan de raad over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 2% van de totale lasten van de gemeente, exclusief de dotaties aan de reserves. 3. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 1.000.000,- nader toegelicht. 3. De wijziging gaat pas in na publicatie Wijzigingen in de verordening dienen gepubliceerd te worden. De wijziging gaat met terugwerkende kracht in per 1-1-2025.

Wijzigingen gaan pas in na publicatie. Kanttekeningen Kijkend naar de verslagjaren 2023 en 2024 leidt de nieuwe materialiteitsbepaling en de voorgestelde verantwoordingsgrens tot hetzelfde oordeel voor zowel rechtmatigheid als

3

Inboeknummer

8010200_02

getrouwheid, als met de oude. Hiermee lijkt de impact van deze wijziging op informatie en besluitvorming beperkt te zijn. Uiteraard kan de situatie in toekomstige jaren anders zijn. In de verordening financieel beleid, beheer en organisatie is vastgelegd dat afwijkingen van de begroting acceptabel zijn wanneer deze in de tussentijdse rapportage zijn gemeld. De rapportagegrens voor de tussentijdse rapportage is vastgesteld op € 0,5 miljoen of meer dan 10%. Het voorstel is om de rapportagegrens voor de tussentijdse rapportage vooralsnog te handhaven op € 0,5 miljoen, en eventuele ophoging in lijn met de andere rapportagegrenzen te bezien bij de evaluatie van de tussentijdse rapportage 2025. Personele consequenties Niet van toepassing. Financiële consequenties Niet van toepassing. Communicatie De aanpassing wordt intern gecommuniceerd naar betrokkenen en extern naar de onafhankelijke accountant. Planning en uitvoering De wijziging gaat in per 1 januari 2025. Evaluatie Het proces van opstellen en controleren van de jaarrekening wordt jaarlijks geëvalueerd. Bij de eerstkomende evaluatie wordt ook aandacht besteed aan de eventuele impact van deze aanpassing, zowel aan de kant van de externe accountant als wel aan de kant van de interne organisatie.

Bijlage(n) Als bijlage(n) bij dit voorstel behoren: • Gewijzigd artikel 10 van de verordening financieel beleid, beheer en organisatie 2025 gemeente Eindhoven met wijzigingen bijgehouden. Een ontwerpraadsbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. Burgemeester en wethouders van Eindhoven,

, secretaris.

4

Inboeknummer

8010200_02

Ontwerp Raadsbesluit De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van ;

besluit:

1. Vast te stellen de eerste wijziging van de verordening financieel beleid, beheer en organisatie 2025 gemeente Eindhoven; a. de rapportagegrens vaststellen op €1 miljoen voor het college voor de rechtmatigheidsverantwoording; b. de verantwoordinggrens voor rechtmatigheid vaststellen op 2% van de lasten excl. dotaties reserves voor fouten en onduidelijkheden. 2. artikel 10 lid 2 en 3 van de verordening financieel beleid, beheer en organisatie 2025 gemeente Eindhoven als volgt vast te stellen: 2. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteren burgemeester en wethouders aan de raad over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 2% van de totale lasten van de gemeente, exclusief de dotaties aan de reserves. 3. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 1.000.000,- nader toegelicht.

3. Deze wijziging treedt met terugwerkende kracht per 1 januari 2025.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van

, griffier.

5