Raadsvoorstel Visie op inkoop en inkoopbeleid gemeente Eindhoven 2022-2025

gemeente Eindhoven Inboeknummer Beslisdatum B&W Dossiernummer

21bst02059 11 januari 2021 22.02.252

BLANCO

Visie op inkoop en inkoopbeleid gemeente Eindhoven 2022Raadsvoorstel 2025 Inleiding De gemeente Eindhoven koopt jaarlijks voor ruim 234.000 inwoners voor vele honderden miljoenen producten en diensten in. Om ervoor te zorgen dat we nóg beter in staat zijn om bestuurlijke doelstellingen te realiseren, maken we een professionaliseringsslag met de inkoopfunctie. We hebben in het kader van de doorontwikkeling besloten een visie op inkoop op te stellen. In de inkoopvisie beschrijven we onze ambities voor de komende jaren. De inkoopvisie vormt de basis voor het inkoopbeleid; het kader waarbinnen de gemeente Eindhoven haar gemeentelijke gelden rechtmatig, doelmatig en doeltreffend kan besteden. Het beleid schetst de doelstellingen, uitgangspunten en kaders waarbinnen inkoop in de gemeente plaatsvindt in de periode 2022-2025. De gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend. Het document is gebaseerd op een landelijk opgesteld VNG-format. Uiteraard kent dit document accenten die wij in Eindhoven belangrijk vinden, gebaseerd op onze gemeentelijke doelstellingen. Wij benoemen die expliciet in dit raadsvoorstel.

 Wettelijke taak  Kerntaak gekoppeld aan het werkprogramma van het college  Onvermijdelijk

Doelstelling Een richtinggevend document voor de inkoopambities van de gemeente Eindhoven en het bieden van een kader waarbinnen de gemeente Eindhoven haar gemeentelijke gelden doelmatig, effectief en rechtmatig kan besteden voor de periode 2022-2025. Voorstel 1. 2.

Visie op inkoop gemeente Eindhoven 2022-2025 vast te stellen. Inkoopbeleid gemeente Eindhoven 2022-2025 vast te stellen.

Inboeknummer 21bst02059

Argumenten 1.1. De visie op inkoop definieert onze ambities met inkopen De gemeente Eindhoven wil een toonaangevende inkooporganisatie zijn in Nederland. We zorgen ervoor dat onze budgethouders in hun rol als professionele opdrachtgevers optimaal samen kunnen werken met ‘excellent presterende’ leveranciers. Leveranciers die écht het verschil maken. In de stad, maar ook binnen onze eigen organisatie. We hebben een inkoopvisie opgesteld, waarin we speerpunten formuleren voor de komende vijf jaren. De speerpunten zijn de volgende. 1.

2.

3.

4.

5.

Ontwikkeling naar preferred customership. We willen ons ontwikkelen naar een niveau dat leveranciers ons niet alleen zien als een reguliere klant, maar als een Amerk (een preferred customer). Inkoop als motor en verbinder van de stad en regio. Met onze inkoop willen we de hoogste maatschappelijke waarde in de regio realiseren voor een reële prijs. De gemeente pakt daarvoor een rol als aanjager in de relatie met start-ups en het MKB in Eindhoven en de regio. Ontwikkeling naar waardevolle informatiemakelaar. We besteden meer aandacht aan bijvoorbeeld (trend)analyses van onze inkopen, marktverkenningen, analyses van mogelijkheden rondom digitalisering en technologische innovaties en monitoring van strategische leveranciers. Deze analyses helpen ons als gemeente om te anticiperen op ontwikkelingen in de markt. Inkoop als mede-aanjager van een duurzame stad. Met ons inkoopvolume gaan we de leveranciersmarkt aanzetten en stimuleren om ons oplossingen, producten en diensten aan te bieden die voldoen aan onze ambities beschreven in beleidsstukken. Denk aan ambities in het MVI Actieplan en de Green Deal Duurzaam GWW 2.0 die als doel heeft in alle relevante GWW-projecten (grond- weg- en waterbouw) de ‘Aanpak Duurzaam GWW’ toe te passen in planvorming, aanleg, aanbesteding, beheer en onderhoud.

Ten behoeve van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen zijn specifiek voor het jaar 2022 extra incidentele middelen beschikbaar gesteld ad € 200.000,-. Inkoop als aanjager van leveranciers met een divers en inclusief personeelsbestand. Naast de focus om met de inkoopcommunity een voorbeeldfunctie te vervullen in het aannamebeleid van nieuwe medewerkers, willen we dit ook uitdragen richting de markt en onze leveranciers. We willen hen inspireren om meer aandacht te besteden aan diversiteit en inclusiviteit (zie ook 2.2).

1.2 De visie op inkoop is een instrument om in verbinding te staan met de stad Als inkopende organisatie willen we aan de hand van de speerpunten in verbinding staan met stad, burgers en toeleveranciers en de performance van de gemeente naar een nog hoger niveau brengen. De Chief Procurement Officer (CPO) zorgt voor centrale coördinatie en aansturing van de professionalisering van de inkopen van de sectoren. We hebben gemeentebreed inzicht in onze leveranciers en kunnen met ons inkoopmodel één gezicht naar de markt tonen. Er komt meer ruimte voor innovatieve inkoop, innovatieve leveranciers en lokale start-ups (i.s.m. Brainport Eindhoven) om verder te groeien. Voor het lokale MKB en regionale partijen willen we, binnen de

2

Inboeknummer 21bst02059

juridische kaders, zorgen voor een zo optimaal mogelijke positie. De inkooporganisatie zelf zal een meer inclusief en divers karakter hebben, in lijn met de ontwikkeling van de hele organisatie. 2.1 Inkoopbeleid schetst gemeentelijke doelstellingen waar wij aan willen bijdragen De inkoopvisie vormt de basis voor het nieuwe inkoopbeleid. Dit nieuwe inkoopbeleid baseren we op het algemeen gangbare model zoals gehanteerd door de VNG. Het beleid schetst ten eerste het juridisch en organisatorisch kader van inkopen binnen de gemeente Eindhoven. Ten tweede schetst het nieuwe inkoopbeleid de gemeentelijke doelen waar het inkoopbeleid aan dient bij te dragen. Denk aan doelen op het gebied van duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord inkopen, zorg, werk en inkomen en de bijdrage die we met ons aanzienlijke inkoopvolume leveren aan de kwaliteit van leven en ondernemen in onze gemeente. Voorbeelden zijn het stimuleren van de economie in de Brainportregio, ondernemerschap, kennis, innovatie en het realiseren van een veilige woon- en werkomgeving voor onze inwoners. 2.2. Specifiek Eindhovens: ruimte om bij te dragen aan lokale economie en inclusiviteit en diversiteit In het bijzonder kunnen wij als Eindhoven binnen de juridische kaders als volgt bijdragen aan onze gemeentelijke doelen: • Lokale en regionale economie.

De gemeente wil zowel nieuwe partijen als bestaande relaties kansen bieden. Daarnaast wil de gemeente recht doen aan het belang van MKB1-bedrijven en wil zij, voor de economie en vitaliteit van de stad, ook mogelijkheden bieden voor regionale2 bedrijven. De richtlijn voor de inkoper is dat bij het vergeven van meervoudig onderhandse opdrachten twee MKB-bedrijven en/of twee bedrijven uit de regio gemeente Eindhoven worden gevraagd (mits dat technisch kan en proportioneel is). Hiermee vergroten wij de mogelijkheid om te kunnen bijdragen aan de lokale en regionale economie. • Inclusiviteit en diversiteit. De gemeente Eindhoven heeft aandacht voor diversiteit en inclusie, ook in de samenwerking met derden (leveranciers). Binnen diversiteit en inclusie erkent de gemeente diverse onderwerpen, waaronder culturele diversiteit (migratie achtergronden van mensen), diversiteit in geaardheid en identiteit (LGBTI+) en diversiteit in mensen met een beperking. Om het belang van diversiteit te onderschrijven heeft de gemeente Eindhoven de Charter Diversiteit ondertekend. Dit is een startpunt om de inbedding van diversiteit en inclusie in de eigen organisatie te borgen. De gemeente Eindhoven wil door inkoop en aanbestedingen haar opdrachtnemers stimuleren om hetzelfde te doen.

Bij de start van een inkooptraject of een aanbesteding wordt tijdens de strategiefase nagedacht over hoe aan diversiteit en inclusiviteit aandacht gegeven zou kunnen worden. Omdat dit thema mogelijk voor marktpartijen nog nieuw is, onderzoeken we bij de

1 MKB: Het midden- en kleinbedrijf bestaat uit bedrijven met hooguit 250 personeelsleden. 2 Regionaal en lokaal: Met ‘lokale ondernemers’ worden ondernemers bedoeld wiens bedrijven zijn

gevestigd binnen de gemeente. Met ‘regionale ondernemers’ worden ondernemers bedoeld wiens bedrijven zijn gevestigd in een straal van 40km rondom Eindhoven.

3

Inboeknummer 21bst02059

•

voorbereiding of de markt hier al klaar voor is. Dit kan via een marktverkenning. De onderwerpen kunnen verwerkt worden in het programma van eisen, in de wensen of in een gedragscode voor leveranciers. Meewegen van ervaring in het verleden. In de ruimtelijke sectoren hanteren we een zogenaamde groslijstmethodiek. De methodiek stelt ons in staat goede prestaties mee te wegen (past performance) bij gunning van een opdracht.

Kanttekeningen 1.1 Inkoopprofessionalisering blijft aandacht nodig hebben Het realiseren van de visie vraagt veel van de inkooporganisatie. De afgelopen jaren is veel geïnvesteerd in de drie basisvoorwaarden onder de inkoopprofessionalisering: rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid. Het is gelukt om flinke stappen te zetten richting “operational excellence”, maar het op peil houden hiervan vergt evenveel energie als het bereiken hiervan. Daarom moeten we blijven investeren. Ook deze factoren moeten op orde zijn en blijven, willen we onze visie en ambitie waar kunnen maken. Financiële consequenties Aan de vaststelling van het beleid zijn geen financiële consequenties verbonden. Voor de uitvoering van het beleid sluiten we aan bij uit te voeren inkooptrajecten en projecten binnen de inkooporganisatie. Communicatie Het tot leven laten komen van de visie en het inkoopbeleid binnen de organisatie is (vanuit de CPO Office) een belangrijk onderdeel van de verdere inkoopprofessionalisering in bredere zin. Leadbuyers zorgen dat de visie en het op te stellen beleid bekend worden in de gemeentelijke organisatie, door hierover binnen hun sectoren of domein communicatiemomenten te organiseren, bijvoorbeeld in afdelingsoverleggen. We publiceren de visie op inkoop en het nieuwe inkoopbeleid ook op de gemeentelijke website.

We onderhouden contact met bedrijven en organisaties om hen te informeren over consequenties en kansen. Planning en uitvoering De visie op inkoop en het inkoopbeleid worden van kracht na vaststelling door de raad. De vastgestelde visie en beleid vertalen we samen met de betrokken sectoren naar een uitvoeringsprogramma, waarbij we voor het bereiken van de doelen aansluiten bij uit te voeren inkooptrajecten en projecten. Dit programma actualiseren we ieder jaar en leggen we ter vaststelling voor aan de portefeuillehouder. De CPO stuurt op de uitvoering van het programma en de te bereiken beleidsdoelen.

4

Inboeknummer 21bst02059

Evaluatie De CPO voert gedurende de looptijd ieder jaar een evaluatie uit van het nieuw op te stellen inkoopbeleid. Dit maakt het mogelijk in te spelen op de actualiteit. Wijzigingen in het beleid maken we bekend op onze gemeentelijke website. Bijlage(n) Als bijlage(n) bij dit voorstel behoren: • Bijlage I – Visie op inkoop gemeente Eindhoven 2022-2025 • Bijlage II – Inkoopbeleid gemeente Eindhoven 2022-2025 • Bijlage III – Manifest MVI actieplan gemeente Eindhoven • Bijlage IV – Beleidsdocument social return Zuidoost-Brabant  

De bijlagen worden meegestuurd De bijlagen liggen ter inzage in de leeskamer

Een ontwerpraadsbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. Burgemeester en wethouders van Eindhoven,

, secretaris.

5

Inboeknummer 21bst02059

Raadsbesluit De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 11 januari 2022; gelet op de behandeling in de meningsvormende vergadering van 22 februari 2022; besluit: 1. 2.

Visie op inkoop gemeente Eindhoven 2022-2025 vast te stellen. Inkoopbeleid gemeente Eindhoven 2022-2025 vast te stellen.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 8 maart 2022.

W. van der Meer, waarnemend griffier.

6