Raadsvoorstel Verordening fractieondersteuning gemeente Eindhoven 2026

gemeente Eindhoven Inboeknummer Inboeknummer Dossiernummer

BLANCO

Verordening fractieondersteuning gemeente Eindhoven Raadsvoorstel 2026 Inleiding In het bestuursakkoord 2022-2026: Samen Morgen Mooier Maken zijn extra incidentele middelen gereserveerd voor de ondersteuning van de gemeenteraad. Namens de meerderheid van de fractievoorzitters heeft de plaatsvervangend voorzitter van de gemeenteraad verzocht om de incidentele middelen structureel toe te wijzen. Tevens is door de Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties met de scherpere handhaving op schijnzelfstandigheid het gewenst de fractieondersteuning rechtmatig in te richten en daarom de verordening fractiekosten te wijzigen. De beoogde ingangsdatum van de gewijzigde verordening is na de gemeenteraadsverkiezingen 1 april 2026 waarbij fractieondersteuners een arbeidsverhouding hebben met de daartoe door de fractie opgerichte stichting. Verhoging van het fractiebudget is hiervoor noodzakelijk. De Kadernota 2026 boekt de incidentele middelen van € 100.000 (prijspeil 2023) voor vier jaar structureel en reserveert voor versterking van de fractieondersteuning € 2 miljoen vanaf april 2026. De bedragen worden vanaf 2027 geïndexeerd conform het in de begroting opgenomen indexeringspercentage. Aan de fracties wordt jaarlijks een vergoeding voor de rechtmatigheidscontrole door de huisaccountant verstrekt.

Dit raadsvoorstel wijst de middelen toe en biedt de fracties richtlijnen om de fractieondersteuning rechtmatig in te richten. Voor de periode april 2026-tot april 2030 worden de middelen voor de gemeenteraadsfracties als volgt ingezet: - De vaste component voor het aantal fracties zijnde 12; € 21.811,90 per fractie per jaar en jaarlijks te indexeren op basis van het binnen de begroting van de gemeente Eindhoven vastgestelde indexeringspercentage. - De variabele component te verdelen over 45 raadsleden; € 1.377,20 per raadslid per jaar en jaarlijks te indexeren op basis van het binnen

de begroting van de gemeente Eindhoven vastgestelde indexeringspercentage - De tegemoetkoming in de kosten voor de accountantscontrole voor het aantal fracties zijnde 12; €2.800 per fractie per jaar (tot 01-042030) en jaarlijks te indexeren op basis van het binnen de begroting van de gemeente Eindhoven vastgestelde indexeringspercentage - De 0,5 FTE fractie ondersteuning voor het aantal fracties zijnde 12; € 30.750 per fractie voor 2026 (vanaf 01-04-2026), en €42.000 per jaar voor de periode 2027 tot 2030 en €10.500 voor 2030 (tot 01-04-2030) en dit in een verhouding van 80% van de vaste component en 20% variabel naar rato van het zetelaantal. De bedragen worden jaarlijks geïndexeerd op basis van het binnen de begroting van de gemeente Eindhoven vastgestelde indexeringspercentage.

De verdeling vindt plaats op basis van de laatstgehouden verkiezingen voor de leden van de raad en de politieke groeperingen die zijn geregistreerd in overeenstemming met artikel G3 van de Kieswet of die zijn gevormd door het samengaan van fracties of door het overstappen van een raadslid naar een andere bestaande fractie. De bovenstaande bedragen worden met dit voorstel verwerkt in de verordening fractieondersteuning Gemeente Eindhoven. Met de verdeling van de gelden krijgen de fracties meer middelen om hun fractiewerk beter te verrichten en de ondersteuning rechtmatig in te richten. Daarnaast geeft dit de vrijheid aan de fracties om te beslissen op welke manier zij extra ondersteund willen worden. In hoofdlijn kunnen de extra middelen als volgt worden besteed: - meer uren en/of gewijzigde tarieven voor fractiemedewerker; - mogelijkheid om additioneel een vrijwilligersvergoeding uit te keren aan fractievolgers of commissieleden, - meer middelen voor overige ondersteuning in de vorm van faciliteiten, fractietrainingen, team building e.d. Doelstelling Toewijzen van extra middelen aan de gemeenteraadsfracties om de fractieondersteuning te versterken en rechtmatig in te richten.

2

Voorstel 1. De verordening fractieondersteuning Gemeente Eindhoven 2023 in te trekken. 2. De verordening fractieondersteuning Gemeente Eindhoven 2026 vast te stellen De Wettelijke taak  Kerntaak gekoppeld aan het werkprogramma van het college  Onvermijdelijk

Doelstelling Toewijzen van extra middelen aan de gemeenteraadsfracties om de fractieondersteuning te versterken en rechtmatig in te richten. Voorstel De Verordening fractieondersteuning gemeente Eindhoven 2026 vast te stellen onder intrekking van de Verordening fractieondersteuning gemeente Eindhoven 2023. En voor de raadsperiode april 2030 tot april 2034 of structureel de incidentele middelen voor ondersteuning raadsfracties (accountantscontrole en 0,5 FTE fractieondersteuning) weer te betrekken bij de begrotingsbehandeling. Argumenten In artikel 33 van de Gemeentewet is vastgelegd dat de in de raad vertegenwoordigde groeperingen recht hebben op ondersteuning. De Gemeentewet is de grondslag voor deze verordening. Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. Deze financiële bijdrage voor de fractieondersteuning is een subsidie die jaarlijks wordt verstrekt aan de fracties. Deze tegemoetkoming in de fractiekosten is een subsidie als bedoeld in artikel 4:21 lid 1 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Derhalve zijn ook de bepalingen uit 4:2 over subsidies van de Awb van toepassing op tegemoetkoming. De tegemoetkoming wordt jaarlijks vastgesteld en als beschikking door de griffier aan de stichtingen toezonden. Uitbetaling van de voorschotten geschiedt door overmaking aan de stichting tot ondersteuning van de fractie.

De stichting treedt slechts op als ontvanger en beheerder van de tegemoetkoming, onverlet de eigen

3

verantwoordelijkheid van de fractie voor een rechtmatige besteding en het voldoen aan het gestelde in deze verordening. Het is uiteraard niet de bedoeling dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk aanvullen met de financiële bijdrage voor fractieondersteuning. Ook is het niet de bedoeling dat contributies aan politieke partijen of met politieke partijen gelieerde organisaties via de fractieondersteuning worden gefinancierd. Een lidmaatschap van een dergelijk orgaan is immers een individuele aangelegenheid van een raadslid en niet van de betreffende gemeenteraadsfractie. Kanttekeningen De fracties zijn en blijven verantwoordelijk voor de rechtmatige besteding van de middelen en het voldoen aan de in deze verordening gestelde eisen. De middelen voor ondersteuning van de raadsfracties (met name de middelen voor de 0,5 FTE fractieondersteuning en de huisaccountantscontrole) dienen voor de raadsperiode van april 2030 tot april 2034 wederom betrokken te worden bij de begrotingsbehandeling. Kosten De kosten kunnen gaan afwijken van de huidige kosten afhankelijk van het aantal fracties in de raad. Communicatie Het besluit zal via een bekendmaking in het Gemeenteblad worden gepubliceerd. Daarnaast zal, in overleg met het fractievoorzittersoverleg aan de (nieuwe) raadsfracties voorlichting worden gegeven over de vereisten om deze verordening.

Planning en uitvoering De Verordening fractieondersteuning gemeente Eindhoven 2026 treedt per 1 april 2026 in werking. De toekenning van de middelen voor de in dienst genomen fractieondersteuners gaat in vanaf 1 april 2026. Evaluatie De verordening wordt periodiek getoetst aan de modelverordening van de VNG. Bijlage(n) Geen. Een ontwerpraadsbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan.

4

Ontwerp Raadsbesluit De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het voorstel van het fractievoorzittersoverleg; gelet op artikel 33, derde lid van de Gemeentewet; besluit: I. II. III.

Vast te stellen de Verordening fractieondersteuning gemeente Eindhoven 2026 In te trekken de Verordening fractieondersteuning gemeente Eindhoven 2023 Voor de daarop volgende raadsperiode (april 2030 tot april 2034) of structureel, de aanvullend beschikbaar gestelde serieel incidentele middelen voor ondersteuning raadsfracties, te weten voor huisaccountantscontrole en 0,5 FTE fractie ondersteuning, wederom te betrekken bij de begrotingsbehandeling.

Intitulé Verordening fractieondersteuning gemeente Eindhoven 2026 De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het voorstel van het fractievoorzittersoverleg; gelet op artikel 33, derde lid van de Gemeentewet; besluit vast te stellen de: Verordening fractieondersteuning gemeente Eindhoven 2026 Verordening fractieondersteuning gemeente Eindhoven 2026 Artikel 1 Definities a. accountant: de onafhankelijke huisaccountant die belast is met de controle van de uitgaven die gedaan zijn op basis bij deze verordening; b. egalisatiereserve: het verschil tussen de ontvangen financiële bijdrage en de bekostiging van de activiteiten waarvoor de financiële bijdrage is verleend; c. fractie: één of meer raadsleden die onder dezelfde naam zitting hebben in de gemeenteraad die ten tijde van het begin van een nieuwe zittingsperiode van de gemeenteraad is geregistreerd overeenkomstig artikel G3 van de Kieswet; d. fractievoorzittersoverleg: het overleg van de fractievoorzitters ingesteld volgens het Reglement van Orde voor de vergaderingen van de gemeenteraad;

5

e. financiële bijdrage: fractieondersteuning in de vorm van een financiële bijdrage waarop een stichting jaarlijks aanspraak kan maken ingevolge deze verordening ten behoeve van de uitvoering van de werkzaamheden van de fractie in de gemeenteraad; f. fusie: fracties die samen gaan en één partij vormen; g. gemeenteraad: gemeenteraad van Eindhoven; h. nieuwe fractie: elke groepering in de gemeenteraad die niet ten tijde van het begin van een nieuwe zittingsperiode van de gemeenteraad is geregistreerd overeenkomstig artikel G3 van de Kieswet, maar die is gevormd ten gevolge van afsplitsing van een of meer raadsleden; i. splitsing: een of meer raadsleden scheiden zich af van een fractie en sluiten zich aan bij een andere fractie of vormen een nieuwe fractie; j. stichting: een door een fractie ter assistentie van de fractie aangewezen stichting, welke statutair uitsluitend is belast met de besteding en verantwoording van de financiële bijdrage zoals bedoeld in deze verordening; k. tegemoetkoming: de financiële bijdrage bedoeld in artikel 2, eerste lid; l. verantwoording: een specificatie van de binnen het kader van deze verordening ten behoeve van de werkzaamheden door de fracties gemaakte kosten over het voorafgaande jaar; m.

verrekenen: middels het in specifieke gevallen aanpassen van de hoogte van het maandelijkse voorschot wegens af te wikkelen vorderingen op de tegemoetkoming; n. voorschot: 1/12 deel van de jaarlijkse tegemoetkoming. Artikel 2 Recht op financiële bijdrage 1. De raad verstrekt een in de raad vertegenwoordigde fractie voor de duur van de zittingsperiode een financiële bijdrage ter ondersteuning van het functioneren van de fractie. 2. De financiële bijdrage hoeft niet aangevraagd te worden, maar wordt berekend door de griffie op basis van het zetelaantal van de fractie. De fractie ontvangt jaarlijks een beschikking met de berekening van de financiële bijdrage. 3. De financiële bijdrage bestaat uit een vaste en een variabele component, een tegemoetkoming voor de accountantscontrole en 0,5 fte fractie ondersteuning. Deze worden jaarlijks geïndexeerd op basis van het binnen de begroting van de gemeente Eindhoven vastgestelde indexeringspercentage. 4. De vaste component bedraagt per fractie vanaf april 2026 € 16.358,93 en vanaf januari 2027 € 21.811,90 per fractie per jaar, op basis van prijspeil 2026.

6

5. De variabele component bedraagt vanaf april 2026 € 1.032,90 en vanaf januari € 1.377,20 voor elke raadszetel van de fractie per jaar, op basis van prijspeil 2026. 6. De financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor de huisaccountantscontrole, zoals bedoeld in artikel 9, lid 3, bedraagt €2.800,- per fractie per jaar voor de periode 01-04-2026 tot 01-042030, op basis van prijspeil 2026. 7. Voor de 0,5 FTE fractie ondersteuning is in een verhouding van 80% vaste vergoeding en 20% variabel bedrag per fractiezetel beschikbaar: a. Voor 1 april 2026 tot en met 31 december 2026 vaste component (0,4 fte): € 24.600+ de variabele component € 1.640 x zetelaantal; b. Voor de jaren 2027 tot en met 2029: vaste component (0,4 fte) € 33.600 +de variabele component € 2.240 x zetelaantal; 8. c. Van 1 januari tot en met 1 april 2030: vaste component (0,4 fte) € 8.400 + de variabele component € 560 x zetelaantal. De Algemene Subsidie Verordening (ASV) Eindhoven is niet van toepassing op de financiële bijdrage. 9. In aanvulling op de financiële bijdrage, wordt aan elke fractie een kamer in het stadhuis ter beschikking gesteld. Aan fracties kunnen daarnaast ICT-voorzieningen en facilitaire voorzieningen worden verstrekt. Artikel 3 Besteding financiële bijdrage 1.

De onderdelen van de financiële bijdrage zoals bedoeld in artikel 2, eerste lid, worden uitsluitend besteed aan werkzaamheden van de fractie binnen de volgende bestedingscategorieën:. a. facilitair en administratief; b. ondersteuning van inhoudelijke aard van de fractie; c. fractiegerichte opleidingen; d. ondersteuning bij de organisatie van fractie-/themabijeenkomsten; e. het bevorderen van het professionaliseringsproces van de fractie. 2. De onderdelen van de financiële bijdrage zoals bedoeld in artikel 2, eerste lid, mogen niet worden gebruikt ter bekostiging van: a. uitgaven die in strijd zijn met enige wettelijke bepaling; b. betalingen, inclusief die ter voldoening van contributie, aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten en/of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie of arbeidsovereenkomst;

7

c. uitgaven aan raadsleden die bekostigd dienen te worden uit de vergoedingen die raadsleden bij of krachtens de Gemeentewet ontvangen; d. giften, leningen, beleggingen en voorschotten; e. uitgaven ten behoeve van buitenlandse reizen; f. uitgaven aan raadsleden of bedrijven waarover raadsleden middellijk of onmiddellijk zeggenschap hebben, voor werkzaamheden die zij als beleidsmedewerker of anderszins in opdracht van de fractie verrichten; g. uitgaven die geheel of gedeeltelijk in het belang zijn of worden geacht van politieke partijen dan wel daaraan verbonden instellingen of natuurlijke personen; h. directe of indirecte bevoordeling van derden ten nadele van de gemeente; i. kosten voor kantoorruimte voor de fractie buiten het stadhuis. 3. Voor alle uitgaven geldt, dat deze afdoende worden verantwoord door onderliggende bescheiden, zijnde gespecificeerde declaraties waarbij de functionele aanleiding is aangegeven. Artikel 4 Betaling voorschot 1. De in artikel 2 bedoelde financiële bijdrage wordt als voorschot jaarlijks vóór 15 januari aan de stichting van de fractie uitgekeerd. 2. In een verkiezingsjaar bestaat het voorschot uit de bijdrage voor drie maanden en volgt de bijdrage voor de overige negen maanden vóór 15 april. Indien de gemeente bij wijze van voorschot uitgaven doet voor een fractie worden deze periodiek in rekening gebracht. 3.

De stichting maakt voor de ontvangst en uitgaven van de financiële bijdrage gebruik van één bankrekening. Deze rekening heeft volgens de statuten de ondersteuning van de betreffende fractie ten doel. Deze rekening wordt niet gebruikt voor andere doeleinden. Daarnaast kan de stichting één spaarrekening gebruiken ten behoeve van een (tijdelijk) liquiditeitsoverschot. 4. De griffier kan op aanvraag en bij gebleken noodzaak een afwijkend betaalschema vaststellen. Artikel 5 Gevolgen splitsen of einde bestaan fractie 1. Als één of meer raadsleden van één of meer fracties als zelfstandige fractie gaan optreden kan deze nieuwe fractie geen aanspraak maken op de door de fractie in de oude samenstelling opgebouwde egalisatiereserve. 2. De nieuwe groepering voldoet binnen zes weken na het ontstaan van de nieuwe groepering aan al het in deze verordening gestelde.

8

3. 4.

5.

6.

Alle regels uit deze verordening zijn overeenkomstig van toepassing op een nieuwe groepering. De nieuwe groepering kan aanspraak maken op de overige voorzieningen, bedoeld in artikel 2, lid 9. Als één of meer raadsleden zich aansluiten bij een andere fractie, wordt het voor elk van deze zetels beschikbaar gestelde variabele deel (art 2, lid 5 en lid 7) naar rato van de financiële bijdrage ter ondersteuning van de fractie waar zij uittreden, het daaropvolgende jaar toebedeeld aan de nieuw gevormde fractie of aan de fractie waarbij wordt aangesloten. Het als gevolg van een splitsing te veel betaalde voorschot wordt met het volgende voorschot dan wel aan het einde van het jaar verrekend. Bij het einde bestaan fractie wordt in de maand volgend op besluit het teveel betaalde voorschot teruggestort. Als een fractie tijdens een zittingsperiode ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak op de financiële bijdrage ter ondersteuning van die fractie met ingang van de maand volgend op de maand waarin hiervan kennisgeving is gedaan aan de raad.

Artikel 6 Egalisatiereserve 1. De stichting kan een egalisatiereserve opbouwen en aanhouden. Het bestedingsdoel van de reserve is in overeenstemming met artikel 3 lid 1 van deze verordening. 2. De omvang van de egalisatiereserve is in 2026 en 2027 gemaximeerd op 75% van de jaarlijkse tegemoetkoming en in 2028, 2029 en 2030 op 50% van de jaarlijkse tegemoetkoming. 3. De omvang van de egalisatiereserve wordt jaarlijks door de huisaccountant beoordeeld en vastgesteld. Indien bij de vaststelling de reserve groter is dan het gestelde maximum, vindt verrekening van het verschil plaats door inhouding op de eerstvolgende periodieke betaling(en), danwel door terugstorting van het verschil in de gemeentekas. 4. Aan het einde van de raadsperiode dan wel dat de fractie tijdens de zittingsperiode ophoudt te bestaan, valt de reserve terug aan de gemeente. 5. De vorming van andere reserves dan de egalisatiereserve ten laste van de financiële bijdrage is niet toegestaan. 6. Het is een stichting niet toegestaan een tijdelijk of permanent liquiditeitsoverschot op een andere rekening te storten dan een uitsluitend voor dit doel geopende en beheerde spaarrekening. Indien een stichting dat wenst is het tevens mogelijk een liquiditeitsoverschot tussentijds terug te storten aan de gemeente.

9

7. De aard van de in het vorige lid bedoelde spaarrekening is zodanig dat de nominale omvang van de stortingen intact blijft en dat te allen tijde het gehele tegoed voor de stichting onmiddellijk en zonder betaling van boetes opeisbaar is. 8. De omvang van de egalisatiereserve (stand per 31 december) wordt door de huisaccountant meegenomen bij de controle van de verantwoording over het jaar waarin verkiezingen hebben plaatsgevonden. Het bedrag dat het maximum overschrijdt, wordt door de stichting van een fractie die na verkiezingen wederom in de gemeenteraad is vertegenwoordigd, binnen een maand na vaststelling van de financiële bijdrage door de gemeenteraad teruggestort in de gemeentekas. De hoogte van het maximum toegestane bedrag is de te ontvangen financiële bijdrage over het jaar volgend op het verkiezingsjaar. 9. De stichting aangewezen door een fractie die als gevolg van verkiezingen uit de raad verdwijnt dan wel ophoudt te bestaan, of door een fractie die tijdens een zittingsperiode ophoudt te bestaan, is verplicht de opgebouwde egalisatiereserve te restitueren aan de gemeente, met uitzondering van het gedeelte van de egalisatiereserve dat moet worden aangewend voor de afhandeling van nog lopende (personele) verplichtingen.

Restitutie van de egalisatiereserve dient plaats te vinden binnen een maand na vaststelling van de financiële bijdrage als bedoeld in artikel 9 lid 2 door de gemeenteraad, tenzij de voormalige fractie schriftelijk en gemotiveerd aan het dagelijks bestuur van de gemeenteraad aangeeft waarom deze termijn niet haalbaar is en daarbij tevens aangeeft voor welke datum restitutie zal plaatsvinden. Artikel 7 Administratieve verplichtingen 1. De financiële administratie wordt gevoerd op basis van het stelsel van baten en lasten. Deze administratie wordt op een zodanige wijze gevoerd dat deze steeds een volledig en juist inzicht geeft in alle bezittingen en schulden, verplichtingen, baten en lasten, alsmede overige gegevens die voor de financiële verantwoording van belang zijn. Het fractievoorzittersoverleg kan een format vaststellen dat de raadsfracties bij hun verslaglegging dienen te gebruiken en kan nadere eisen stellen aan de financiële administratie of aan de verslaglegging. 2. Elke fractie houdt een overzicht bij van de secretariële ondersteuning gemaakte uren. 3. Andere inkomstenbronnen dan de financiële bijdrage die op basis van deze verordening wordt verstrekt, worden afzonderlijk geadministreerd.

10

4. De administratie wordt zodanig ingericht dat op eerste aanvraag van de raad (door het fractievoorzittersoverleg aangewezen (perso(o)n(en) nadere informatie kan worden gegeven en bescheiden of bewijsstukken met betrekking tot de uitgaven (digitaal) kunnen worden aangeleverd. De administratie en de bescheiden worden tenminste voor de wettelijke termijn digitaal bewaard en op aanvraag beschikbaar gesteld. 5. Bij uitgaven worden de onderliggende bescheiden door de bestuurder van de stichting van de fractie geautoriseerd. 6. Iedere fractie legt jaarlijks vóór 1 april verantwoording af over de bestedingen ten laste van de bijdrage van het voorgaande jaar onder overlegging van een financieel verslag (cf. format vastgesteld door het fractievoorzittersoverleg) Artikel 8 Verantwoording, controle en vaststelling financiële bijdrage 1. De stichting dient jaarlijks voor 1 april van het jaar volgend op dat waarvoor de voorschotten werden verstrekt de verantwoording in bij de raad ter attentie van het fractievoorzittersoverleg. 2. Als de verantwoording niet voor 1 mei ingediend is, wordt de bevoorschotting gestaakt, tot het moment dat de verantwoording ingediend is. 3. De stichting is verantwoordelijk voor een rechtmatige besteding van de ontvangen tegemoetkoming en het voldoen aan de verplichtingen zoals gesteld in deze verordening. 4.

De aanvraag tot vaststelling van de financiële bijdrage wordt ingediend in de vorm van een verantwoording conform het verantwoordingsmodel zoals opgenomen in bijlage A behorende bij deze verordening. De verantwoording gaat vergezeld van een controleverklaring van de huisaccountant en een activiteitenverslag. 5. Het activiteitenverslag bevat een duidelijke omschrijving van de verrichte activiteiten en de daarbij gedane uitgaven, met vermelding van het doel dat met de activiteiten was gediend, en sluit in totaal aan op de gedane uitgaven in de verantwoording. 6. De huisaccountant controleert jaarlijks de verantwoordingen en de gevoerde administraties. Jaarlijks wordt, voorafgaande aan de controle, de controleopdracht vastgelegd via de opdrachtverstrekking aan de huisaccountant. Na onderzoek door de huisaccountant stelt de raad de definitieve tegemoetkoming vast. 7. Indien de resultaten van het onderzoek door de huisaccountant daartoe aanleiding geven, kan de raad aan een stichting nadere voorwaarden stellen, die in lijn zijn met het onderzoek van de huisaccountant.

11

8. Te veel ontvangen voorschotten worden verrekend na de vaststelling van de financiële bijdrage voor het jaar waarover verantwoording wordt afgelegd. 9. Bij vermoedens van fraude staakt de bevoorschotting direct. Hierbij wordt artikel 4:56 van de Algemene wet bestuursrecht gevolgd en vooraf het fractievoorzittersoverleg geïnformeerd. 10. Het rapport van bevindingen van de huisaccountant over de verantwoording wordt actief openbaar gemaakt via het raadsinformatiesysteem, nadat de verantwoording in het fractievoorzittersoverleg besproken is. 11. Nadat de verantwoording in het fractievoorzittersoverleg besproken is, wordt de financiële bijdrage definitief vastgesteld. 12. De stichting aangewezen door een fractie die als gevolg van verkiezingen uit de raad verdwijnt dan wel ophoudt te bestaan, of door een fractie die tijdens een zittingsperiode ophoudt te bestaan, dient uiterlijk binnen drie maanden na de verkiezingen respectievelijk de kennisgeving als bedoeld in artikel 6, lid 4 een aanvraag tot vaststelling van de financiële bijdrage in bij de gemeenteraad over de periode van dat lopende jaar tot 1 april respectievelijk het moment van ophouden bestaan. 13. Indien een fractie als gevolg van verkiezingen uit de raad verdwijnt, houdt de financiële bijdrage op met ingang van de datum dat de raad in de nieuwe samenstelling aantreedt. 14.

De huisaccountant controleert of de verantwoording in overeenstemming is met het gestelde in deze verordening en geeft hierover zijn oordeel. Bij de controle hanteert de huisaccountant een goedkeuringstolerantie ter hoogte van 1% van de uitgaven met een minimum ter hoogte van 1% van het voorschot van de financiële bijdrage van de grootste fractie in de gemeenteraad. Bij de berekening hiervan wordt de incidentele vaste component buiten beschouwing gelaten. Voor uitgaven minder dan € 450,- is voor de controle het overleggen van een factuur voldoende. Artikel 9 Einde raadsperiode 1. Het stichtingsbestuur is ervoor verantwoordelijk dat de resterende egalisatiereserve voor 1 juni van het jaar waarin de gemeenteraadsverkiezingen hebben plaatsgevonden, wordt teruggestort in de gemeentekas. 2. Het stichtingsbestuur van fracties die na de verkiezingen uit de raad verdwijnen, dient voor 1 juni de verantwoording in van de voormalige fractie. 3. Fracties die na de verkiezingen in de raad vertegenwoordigd blijven, dienen één verantwoording over het verkiezingsjaar in. De

12

fractievergoeding is de optelsom van de tegemoetkoming tot aan de verkiezingen - en de tegemoetkoming na de verkiezingen. 4. Aan de fractie of groepering verstrekte voorzieningen als bedoeld in artikel 2 lid 9 blijven in de kamer achter indien een fractie of groepering ophoudt te bestaan. Artikel 10 Terugvordering, verrekening, opschorting 1. Indien in strijd wordt gehandeld met het bepaalde in deze verordening, is de raad bevoegd de in het geding zijnde uitgaven terug te vorderen dan wel te verrekenen met de financiële bijdrage voor het volgende jaar en kan de bevoorschotting worden opgeschort als de fractie de verplichtingen op basis van deze verordening niet tijdig of volledig nakomt. 2. Het herstel van een onrechtmatigheid geschiedt door terugstorting van het betreffende bedrag in de fractiekas ten laste van een andere financieringsbron dan de tegemoetkoming zelf. 3. Indien de raad voornemens is over te gaan tot terugvordering of verrekening geldt daarbij dat: a. indien een onrechtmatigheid in de uitgaven is vastgesteld, deze uitgave door een derde persoon/organisatie dient te worden gecompenseerd. Compensatie vindt plaats ten gunste van het fractievermogen; b. indien de onrechtmatigheid in de uitgaven niet kan worden gecompenseerd, wordt de betreffende onrechtmatigheid in mindering gebracht op het in de (voorlopige) beschikking vastgestelde bedrag; c.

indien een fractie hierbij in gebreke blijft, de raad kan overgaan tot dwangincasso bij de stichting zoals bedoeld in artikel 12, bij de fractie en bij individuele in de fractie zitting hebbende raadsleden of voormalige raads- en fractieleden. Artikel 11 Onvoorziene gevallen In alle gevallen waarin deze verordening niet voldoende eenduidig is, respectievelijk niet voorziet, beslist het fractievoorzittersoverleg. Artikel 12 Stichting tot ondersteuning 1. De fracties dienen gebruik te maken van een stichting zoals bedoeld in artikel 4, lid 3 voor het in dienst nemen van fractieondersteuners. 2. De statuten van de stichting worden aan het begin van iedere raadsperiode aan de raad ter attentie van de griffier verzonden.

13

Artikel 13 Mandaat De gemeenteraad verleent de griffier mandaat om alle correspondentie naar aanleiding van de in deze verordening genoemde besluiten van de gemeenteraad te ondertekenen. Artikel 14 Nadere regels 1. De raad kan nadere regels stellen over de registratie van fractiemedewerkers en de wijze waarop in fractieondersteuning wordt voorzien. 2. Het bestuur van de stichting wordt gevormd door ten minste drie personen waarvan er tenminste één lid is van de fractie die door de stichting wordt ondersteund. Dit wordt aan het begin van iedere raadsperiode gecontroleerd door de griffier. Ten behoeve van voornoemde controle dient direct na de verkiezingen een afschrift van de oprichtingsakte en een uittreksel van de Kamer van Koophandel aan de griffier te worden overgelegd. Tevens dient een wijziging in de stichtingsakte dan wel in de inschrijving van de Kamer van Koophandel te allen tijde per omgaande aan de griffier te worden overgelegd in de vorm van een afschrift van de stichtingsakte en een (nieuw) uittreksel van de Kamer van Koophandel. 3. Bestuursleden van de in artikel 4 bedoelde stichtingen worden geacht kennis te hebben van de inhoud van deze verordening - en op de hoogte te zijn van hun bestuurdersaansprakelijkheid. 4. De raad hanteert per raadsperiode een driemaandenregeling voor de periode van drie maanden die eindigt met de dag van de gemeenteraadsverkiezingen.

In deze periode komen kosten, die verband houden met uitingen van, voor en door een fractie, niet in aanmerking voor bekostiging vanuit de tegemoetkoming fractiekosten. Artikel 15 Inwerkingtreding en citeertitel 1. Deze verordening treedt in werking op 1 april 2026. 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening fractieondersteuning gemeente Eindhoven 2026.

Aldus vastgesteld in de raadsvergadering van 25 november 2025.

J. Jongbloed, griffier.

14

Toelichting Algemeen In artikel 33 van de Gemeentewet is vastgelegd dat de in de raad vertegenwoordigde groeperingen recht hebben op ondersteuning. De Gemeentewet is grondslag voor deze verordening. Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De financiële bijdrage voor de fractieondersteuning is een subsidie die jaarlijks wordt verstrekt aan de fracties. Deze tegemoetkoming in de fractiekosten is een subsidie als bedoeld in artikel 4:21 lid 1 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Derhalve zijn ook de bepalingen uit 4:2 over subsidies van de Awb van toepassing op tegemoetkoming. De tegemoetkoming wordt jaarlijks als beschikking vastgesteld en door de griffier aan de stichtingen toezonden. Uitbetaling van de voorschotten geschiedt door overmaking aan de stichting tot ondersteuning van de fractie. De stichting treedt slechts op als ontvanger en beheerder van de tegemoetkoming, onverlet de eigen verantwoordelijkheid van de fractie voor een rechtmatige besteding en het voldoen aan het gestelde in deze verordening. Artikelsgewijze toelichting Artikel 1 In dit artikel worden enkele belangrijke begrippen uit de verordening gedefinieerd. Artikel 2 Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële bijdrage. De hoogte van het totale budget voor fractieondersteuning wordt in de gemeentebegroting opgenomen en dus door de raad vastgesteld.

De fractieondersteuning bestaat uit een vast en een variabel deel per raadszetel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben, bijvoorbeeld op facilitair gebied, ontvangen zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding. Ter voorkoming van onnodige bureaucratie is het indienen van een aanvraag om voor een financiële bijdrage in aanmerking te komen niet nodig. Artikel 3 Voor wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning worden de fracties grotendeels vrijgelaten. Minimumvoorwaarde is wel dat de financiële bijdrage wordt besteed aan kosten die door de fractie

15

ten behoeve van het raadswerk worden gemaakt. Daaronder worden verstaan kosten die verband houden met het voorbereiden, uitvoeren en uitdragen van het fractiebeleid. De tegemoetkoming is in ieder geval bestemd voor de uitgaven die samenhangen met de administratieve ondersteuning en beleidsondersteuning voor de fractie en bijhorende bureaukosten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de volgende kosten (niet limitatief): • personeelskosten: het betreft zowel de (salaris)kosten van medewerkers die op basis van een arbeidscontract alsook de kosten van medewerkers die op basis van een overeenkomst tot het verrichten van enkele diensten voor de fractie werken. Ook de kosten van personeelsbeheer, personeelsadministratie en personeelsverzekeringen behoren bij deze kostenpost; • bureaukosten: het betreft kosten die verband houden met inrichting van een kantoorwerkplek, voor zover niet reeds ter beschikking gesteld door de gemeente Eindhoven, en de kosten van kantoorbehoeften zoals papier en schrijfmaterialen; • fractiebijeenkomsten; • kosten die verband houden met het oprichten en in stand houden van de stichting (met uitzondering van een vergoeding voor de bestuursleden van de stichting, dat is nadrukkelijk niet toegestaan).

In geval van twijfel over de rechtmatigheid van specifieke uitgaven of reserveringen is het raadzaam om de huisaccountant te consulteren of dit voor te leggen aan het fractievoorzittersoverleg, voordat verplichtingen worden aangegaan. Het eindoordeel over de mate waarin aan voorwaarden is voldaan is voorbehouden aan de raad. In lid 2 is een limitatief overzicht van bestedingen opgenomen waarvoor de bijdrage niet mag worden gebruikt. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage het inkomen van raadsleden wordt aangevuld of verkiezingscampagnes worden gefinancierd. Onder c is bepaald dat de bijdrage niet mag worden gebruikt voor een aanvulling op de vergoeding voor de werkzaamheden of voor andere vergoedingen waarvoor al een regeling is getroffen op grond van het Rechtspositiebesluit en de Rechtspositieregeling decentrale politieke ambtsdragers en de hierop gebaseerde verordening. Het gaat hierbij om onder meer de volgende vergoedingen of tegemoetkomingen: • i. vergoeding voor de werkzaamheden; • ii onkosten; • iii. Reis- en verblijfkosten woon/werkverkeer en kosten voor reizen zowel binnen als buiten het grondgebied van de gemeente; • iv. ziektekosten;

16

•

v. informatie- en communicatievoorzieningen voor de raadsleden; • vi. verzekering arbeidsongeschiktheid, ouderdom en overlijden. Hierbij geldt dat fracties deze regelingen niet mogen aanvullen uit de fractiebijdrage. Voor bijvoorbeeld de reis- en verblijfskosten woon/werkverkeer is in het Rechtspositiebesluit bepaald dat taxikosten niet worden vergoed. Taxikosten van raads- en commissieleden mogen dan ook niet uit de fractiebijdrage worden vergoed. Om te voorkomen dat stichtingen bestedingen doen aan bedrijven waarover raadsleden middellijk of onmiddellijk zeggenschap hebben (zie onder f.), is het aan te bevelen dat de stichtingen gebruikmaken van de volgens artikel 12 van de Gemeentewet verplichte openbare opgave van nevenfuncties van de raadsleden. Bij twijfel over de toelaatbaarheid van voorgenomen uitgaven kan een fractie het oordeel vragen van het fractievoorzittersoverleg van de gemeenteraad. Onder i. is bepaald dat de bijdrage niet mag worden besteed aan kantoorruimte buiten het stadhuis. De reden hiervoor is dat de fracties reeds kosteloos een kamer op het stadhuis ter beschikking wordt gesteld. De uitzondering heeft geen betrekking op de huur van vergaderzalen buiten het stadhuis. Onder g. is bepaald dat de bijdrage niet mag worden gebruikt ter bekostiging van verkiezingscampagnes. De verkiezingscampagnes komen voor rekening van de politieke partijen.

De financiële bijdrage die voortvloeit uit deze verordening, is niet bedoeld om de politieke partijen te subsidiëren. Het onderscheid tussen uitgaven voor de verkiezingscampagne (niet toegestaan) en uitgaven voor voorlichtingsactiviteiten (wel toegestaan) is overigens niet met waterdichte definities aan te geven. Hier wordt een beroep gedaan op de oordeelsvorming en de eigen verantwoordelijkheid van de stichtingen. In ieder geval moeten spotjes voor radio en tv, affiches, folders en alle andere oproepen om op een partij te stemmen in de twee maanden voorafgaande aan de verkiezingen, gerekend worden tot de campagneactiviteiten. Bepalend is hierbij het moment van openbaarmaking van de uiting. Bij twijfel is het raadzaam advies te vragen aan het fractievoorzittersoverleg van de gemeenteraad. Artikel 4 Dit artikel regelt het jaarlijks uitbetalen van de financiële bijdrage in de vorm van een voorschot voor 15 januari. In een verkiezingsjaar vindt betaling plaats in twee termijnen, voor 15 januari en voor 15 april. Artikel 5

17

Dit artikel is er op gericht te verduidelijken op welke wijze de financiële bijdrage (vast bedrag en variabel deel) wordt aangepast bij fractiesplitsing en/of einde bestaan fractie. Het is denkbaar dat de samenstelling van een fractie tijdens een zittingsperiode van de raad wijzigt. Zodra een of meer raadsleden uit de fractie treden en zich aansluiten bij een andere fractie of een nieuwe fractie vormen, spreken we van splitsing. Hierbij wordt geen onderscheid gemaakt tussen splitsing van een eenmansfractie en splitsing van een fractie met meer raadsleden. Voor die situatie is geregeld dat een nieuwe fractie of een bestaande fractie waar een of meer raadsleden zich aansluiten aanspraak maken op de variabele component voor de ondersteuning van hun raadswerkzaamheden, met ingang van de maand volgend op de splitsing. Daarnaast heeft een nieuwe fractie recht op 50% van de vaste component. De door de fractie in de oorspronkelijke samenstelling opgebouwde reserve komt bij splitsing niet voor verdeling in aanmerking. Hieronder is weergegeven welke regels er gelden ten aanzien van de financiële bijdrage in de verschillende situaties. Situatie

Financiële bijdrage

Tussentijdse splitsing

Vaste vergoeding blijft bij de oorspronkelijke fractie (art. 5 lid 1). De oorspronkelijke fractie heeft met ingang van de maand volgend op de splitsing geen recht op de variabele vergoeding behorend bij het vertrekkende raadslid. De variabele vergoeding gaat naar de nieuwe fractie of de fractie waarbij het raadslid zich aansluit, met ingang van het volgende jaar op de splitsing (art. 5 lid 4).

Fractie houdt tussentijds op te bestaan

Vergoeding vervalt met ingang van de maand volgend op de kennisgeving aan de gemeenteraad. (art. 6 lid 5).

Artikel 6 Het is fracties toegestaan om een batig exploitatieresultaat toe te voegen aan een egalisatiereserve. Onttrekkingen aan de egalisatiereserve worden door de huisaccountant getoetst op rechtmatigheid. De omvang van de egalisatiereserve bedraagt maximaal 100% van het totaal door de stichting ontvangen financiële bijdrage over

18

één jaar en wordt eenmaal per zittingsperiode beoordeeld door de huisaccountant en door de gemeenteraad vastgesteld. Ten aanzien van fracties die na gemeenteraadsverkiezingen opnieuw terugkeren in de raad gebeurt dit op basis van de verantwoording over het jaar waarin de verkiezingen hebben plaatsgevonden. Gekeken wordt naar het te ontvangen bedrag over het jaar volgend op het verkiezingsjaar. Gedurende de zittingsperiode kan het voorkomen dat de egalisatiereserve hoger is dan toegestaan. In die gevallen is sprake van een latente terugbetalingsverplichting. Indien een fractie dat wenst is het mogelijk om een liquiditeitsoverschot tussentijds terug te storten aan de gemeente. Hieronder is weergegeven welke regels er gelden ten aanzien van (het terugbetalen van) de egalisatiereserve in de verschillende situaties. Situatie

Egalisatiereserve

Fractie komt terug in raad na verkiezingen (al dan niet gewijzigd zetelaantal)

Binnen 1 maand na vaststelling door de raad van de financiële bijdrage over het verkiezingsjaar, dient het bedrag dat het maximum overschrijdt te worden teruggestort (art. 6 lid 8).

Fractie komt niet terug in raad/houdt op te bestaan na verkiezingen

Binnen 1 maand na vaststelling van de financiële bijdrage door de raad dient de egalisatiereserve te worden teruggestort (m.u.v. nog lopende personele verplichtingen) (art. 6 lid 9).

Tussentijdse splitsing

De opgebouwde egalisatiereserve blijft bij de oorspronkelijke fractie (art. 5 lid 1).

Fractie houdt tussentijds op te bestaan

Binnen 1 maand na vaststelling financiële bijdrage door raad dient de egalisatiereserve te worden teruggestort (m.u.v. nog lopende personele verplichtingen) (art. 6 lid 9).

Artikel 7 en 8 Deze artikelen regelen de administratieve verplichtingen en de verantwoording van de financiële bijdrage. Zie ook bijlage A. Het kasstelsel is de manier van boekhouden waarbij de inkomsten en

19

uitgaven worden verwerkt op het moment dat ze ook daadwerkelijk zijn ontvangen en betaald. Als er bijvoorbeeld in november een bestelling wordt geplaatst en de rekening ervan wordt betaald in februari, worden de uitgaven in februari geboekt. De administratie dient zodanig te zijn ingericht dat op eerste aanvraag van de huisaccountant nadere informatie kan worden verschaft en bescheiden of bewijsstukken met betrekking tot de uitgaven kunnen worden overgelegd. Er dient sprake te zijn van een deugdelijke verantwoording en administratie. Daaronder dient te worden verstaan dat per grootboekrekening (voor afzonderlijke kosten en opbrengsten) een onderbouwing direct beschikbaar is. Daarbij zijn onderliggende declaraties gespecificeerd, duidelijk gemarkeerd als boekingstuk en zijn de afzonderlijke boekingstukken op logisch wijze geordend. Bij uitgaven tot € 450,-- geldt dat er achteraf verantwoording door twee personen kan worden afgelegd. Autorisatie kan geschieden door fractiemedewerkers, fractieleden en bestuursleden. Bij uitgaven vanaf € 450,-- geldt dat de onderliggende bescheiden vooraf door twee personen worden geautoriseerd. Autorisatie kan geschieden door fractiemedewerkers, fractieleden en bestuursleden.

Indien sprake is van andere opbrengsten dan de tegemoetkoming die van gemeentewege wordt verstrekt, worden deze opbrengsten en daaraan gerelateerde kosten gescheiden geadministreerd en hiervoor dient een andere bankrekening te worden gebruikt dan de rekening voor de fractieondersteuning (of de spaarrekening voor een eventueel liquiditeitsoverschot). Artikel 9 De fractie is primair verantwoordelijk voor een rechtmatige besteding van de ontvangen financiële bijdrage en het voldoen aan de verplichtingen zoals gesteld in deze verordening. Het gebruik van een stichting voor onder meer het beheer van de ontvangen tegemoetkoming ontslaat een fractie niet van deze verantwoordelijkheid. De stichting dient jaarlijks voor 15 april een aanvraag tot vaststelling van de financiële bijdrage in bij de gemeenteraad. Deze aanvraag bestaat uit drie onderdelen: • een verantwoording overeenkomstige het model (bijlage) • een controle verklaring van de huisaccountant (AA of RA) • een activiteitenverslag Het niet of niet tijdig indienen van de verantwoording leidt in elk geval tot een gescheiden behandeling in de gemeenteraad onder opgaaf van redenen voor de vertraging. Overschrijding van de indieningstermijn kan gepaard gaan met een korting op de financiële bijdrage. Daarnaast zal betaling van de

20

financiële bijdrage in het jaar daaropvolgend plaatsvinden in twee termijnen. Na vaststelling van de financiële bijdrage door de gemeenteraad, wordt de verantwoording van de fracties openbaar gepubliceerd op de website van de gemeente als onderdeel van de Integriteitsrapportage. Hieronder is weergegeven welke regels er gelden ten aanzien van de verantwoording (indienen aanvraag tot vaststelling van de financiële bijdrage bij de gemeenteraad) in de verschillende situaties. Situatie

Verantwoording

Fractie komt terug in raad na verkiezingen (al dan niet gewijzigd zetelaantal)

Voor 15 april van het jaar volgend op het verkiezingsjaar (hoofdregel art. 9 lid 1).

Fractie komt niet terug in raad/houdt op te bestaan na verkiezingen

Binnen 3 maanden na verkiezingen (art. 9 lid 2).

Tussentijdse splitsing

Voor 15 april van het jaar volgend het jaar waarover de nieuwe fractie de variabele component heeft ontvangen (hoofdregel art. 9 lid 1 en art. 6 lid 2).

Fractie houdt tussentijds op te bestaan

Binnen 3 maanden na kennisgeving aan raad (art. 9 lid 2).

21

BIJLAGE A BIJ VERORDENING FRACTIEONDERSTEUNING VAN DE GEMEENTE EINDHOVEN Verantwoording ingevolge artikel 7 lid 6 van de Verordening op de financiële bijdrage aan fracties gemeente Eindhoven van het bestuur van de stichting: ………………… over het kalenderjaar ………… Eindsaldo betaalrekening vorig jaar: € ………...... Eindhoven, …………….. Betreft fractiekosten …… Inkomsten fractie: Fractiekostenvergoeding: Vast (structureel en incidenteel) € ……………….. Variabel (aantal fractieleden) € ……………….. ---------------Totaal inkomsten € ……………….. Uitgaven fractie: *) Personeelskosten (salaris, verzekeringen ed.) € ………………. fractievergaderingen (werkbesprekingen) € ………………. Werkbezoeken € ………………. Porti/drukwerk/digitale uitingen € ………………. Kantoorbenodigdheden € ………………. Relatiegeschenken € ………………. Fractie teamdag € ………………. Overige uitgaven € ………………. _________________ *) uitgaven in tabel specificeren waarvoor uitgegeven per onderwerp Totaal uitgaven € …………… _______________ -/+ € ………………… Saldo 31december 20…. € ……………….. Spaarrekening (evt.) saldo 31 december 20 …… € ……………….. Totaal saldo 31december 20….. € ……………….. NB. Bij de juiste toepassing van het kasstelsel en het gebruik van één bankrekening voor de ontvangst en besteding van de fractiekostenvergoeding moeten de saldi reserve 31 december en de banksaldi per 31 december aan elkaar gelijk zijn.

22