Raadsvoorstel Verordening fractieondersteuning gemeente Eindhoven 2023

gemeente Eindhoven Inboeknummer Beslisdatum Dossiernummer

Verordening fractieondersteuning gemeente Eindhoven Raadsvoorstel 2023 Inleiding In het bestuursakkoord 2022-2026: Samen Morgen Mooier Maken zijn onder andere extra middelen gereserveerd voor de ondersteuning van de gemeenteraad. Het gaat om een totaalbedrag van € 400.000,- incidenteel verdeeld over 4 jaar (€ 100.000,- per jaar). De bedragen zijn gereserveerd maar nog niet toegewezen. Dit initiatiefvoorstel wijst de middelen toe en biedt aan de fracties een aantal overwegingen en handvatten. Voor de periode 2023-2026 worden de incidentele middelen als volgt ingezet ten behoeve van de gemeenteraadsfracties: - € 50.000,- te verdelen over aantal fracties zijnde 12 (€ 4.167,- per fractie) - € 50.000,- te verdelen over 45 raadsleden (€ 1.111,- per raadslid) Ten opzichte van de bedragen in de huidige verordening, welke als peildatum 1 januari 2021 kent, is de berekening als volgt: Indexatie vergoedingen t.o.v. 2021 Bedrag 2021 € 14.267,25 per fractie € 116,11 per raadslid

Indexatie 2022 * 1,014 (+ 1,4%) * 1,014 (+ 1,4%)

Bedrag 2022 € 14.466,99 € 117,74

Bedrag 2022 € 14.466,99 € 117,74

Indexatie 2023 * 1,034 (+ 3,4%) * 1,034 (+ 3,4%)

Bedrag 2023 € 14.958,87 € 121,74

per fractie per raadslid

Dit leidt voor 2023 tot de volgende bedragen: € 14.958,87 + € 4.166,67 = € 19.125,54 per fractie € 121,74 + € 1.111,11 = € 1.232,85 per raadslid Hierbij kan vanwege de dekking alleen het basisbedrag worden geïndexeerd. De incidentele middelen en daarmee het aanvullende bedrag blijven over de vier jaar gelijk. De bovenstaande bedragen worden met dit voorstel verwerkt in de verordening fractieondersteuning Gemeente Eindhoven en opgeteld bij de reeds beschikbare middelen. Omdat het incidentele middelen voor vier jaar betreft, wordt deze ophoging

Inboeknummer

alleen voor de komende vier jaar vastgelegd in de verordening (tot en met 2026). Vanaf 2027 vervallen de extra middelen en wordt de vergoeding teruggebracht naar het niveau van voor de incidentele middelen. Het is aan de nieuwe gemeenteraad die in 2026 zal aantreden om deze verhoging desgewenst structureel te maken of opnieuw voor vier jaar vast te stellen. Hiervoor heeft zij in 2026 de gelegenheid. Met de verdeling van de gelden krijgen de fracties meer middelen om hun fractiewerk beter te verrichten. Daarnaast geeft deze mogelijkheid de vrijheid aan de fracties om zelf te beslissen op welke manier zij extra ondersteund wil worden. In hoofdlijn kunnen de extra middelen als volgt worden besteed: - Meer uren en/of gewijzigde tarieven voor fractiemedewerker; - Mogelijkheid om additioneel een vrijwilligersvergoeding uit te keren aan fractievolgers of commissieleden, dan wel commissieleden tevens aan te stellen als fractiemedewerker; - Meer middelen voor overige ondersteuning in de vorm van faciliteiten, fractietrainingen, team building e.d. Doelstelling Toewijzen van extra middelen aan de gemeenteraadsfracties Voorstel 1. 2.

De verordening fractieondersteuning Gemeente Eindhoven 2022 in te trekken. De verordening fractieondersteuning Gemeente Eindhoven 2023 vast te stellen.

2

Inboeknummer

Argumenten Fractiemedewerker Er zijn vier opties onderzocht, waarvan er twee niet werkbaar worden geacht: 1. Fractiemedewerker in dienst van de gemeente Eindhoven, gedetacheerd aan de gemeenteraadsfractie; 2. Fractiemedewerker in dienst van gemeenteraadsfractie (stichting); De bezwaren en risico’s zijn als volgt: Als de gemeente de fractiemedewerker in dienst neemt zijn zij formeel ambtenaren en vallen onder onze CAO. De fractiemedewerkers zijn geselecteerd door politieke partijen, dus hun aanstelling gaat daarmee in tegen het selectiebeleid van de gemeente. De vraagt reist wie functioneel de leidinggevende is. Het opdrachtgeverschap moet bij de fractie liggen. Dit is ingewikkeld in te regelen. Hoe zouden zij kunnen worden ingepast in het functiehuis? Fracties krijgen nu een budget waaruit ze o.a. een medewerker kunnen betalen, maar zij gaan zelf over het uurloon en de hoeveelheid uren. Dit kan leiden tot verschillen in vergoeding. Dit gaat in tegen het beloningsbeleid van de gemeente. Fractiemedewerkers zouden na 3 jaar dienstverband wettelijk recht hebben op een contract voor onbepaalde tijd, waarmee zij in dienst moeten blijven ook als hun fractie niet zou terugkeren in de raad of als hun fractie hen zou willen vervangen. Dat zou zeer onwenselijk zijn. Er zijn 2 opties die werkbaar worden geacht: 1. 2.

Fractiemedewerker inhuren via overeenkomst van opdracht (ZZP-constructie); Fractiemedewerker inhuren via payroll-constructie.

Een concept overeenkomst van opdracht is bijgevoegd als bijlage. Deze overeenkomst wordt ook gebruikt door de gemeente voor de inhuur van ZZP’ers. Commissieleden Er bestaat een brede wens om commissieleden hogere vergoedingen uit te keren. Het simpelweg verhogen van de presentievergoeding is, op basis van landelijke regelgeving, slechts in uitzonderlijke gevallen mogelijk. De commissieleden van de gemeente Eindhoven voldoen hier niet aan deze uitzonderingsgronden. In de gekozen vorm van dit initiatiefvoorstel wordt er maximaal vrijheid gegeven aan de gemeenteraadsfracties. Fracties kunnen er bijvoorbeeld voor kiezen om commissieleden een vrijwilligersvergoeding uit te keren, dit kan met of zonder vrijwilligersovereenkomst. Het al dan niet uitkeren van vrijwilligersvergoeding is aan de gemeentefracties zelf. Commissieleden krijgen voor een presentievergoeding voor hun werk als commissielid, hierin wordt geacht de tijd van de vergadering en de voorbereiding in te zijn opgenomen. Om rechtmatig een vrijwilligersvergoeding te kunnen uitkeren moet de fractie dus beargumenteren dat de commissieleden werk hebben verricht, anders dan waar zij de presentievergoeding voor hebben ontvangen van de gemeente. Dit is van belang in het kader van de verantwoording die fracties afleggen over de besteding van hun fractieondersteuning.

3

Inboeknummer

In de praktijk wordt gezien dat commissieleden veel meer werk verzetten dan het enkel voorbereiden van, en het woord voeren in commissievergaderingen. Voor deze extra werkzaamheden, denk hierbij aan afleggen van werkbezoeken, achterbanbijeenkomsten faciliteren e.d., kan een fractie ervoor kiezen de commissieleden aan te duiden als vrijwilliger voor de fractie. Deze werkzaamheden moeten nog steeds passen binnen de kaders die de raad heeft gesteld voor de besteding van de fractievergoeding (artikel 2, eerste lid van de verordening). Ook zal er een urenregistratie bijgehouden moeten worden ter onderbouwing van de uitgekeerde vrijwilligersvergoeding. Voor het betalen van een vrijwilligersvergoeding gelden wettelijke kaders die gevolgd moeten worden zodat de vergoeding niet als loon wordt belast. Deze zijn terug te vinden op de site van de Belastingdienst. In het kort zal aan de volgende voorwaarden moeten voldoen: 1. 2. 3.

De vergoeding bedraagt maximaal €5,- per uur voor een persoon van 21 of ouder of maximaal €2,75 per uur voor een persoon jonger dan 21; De fractie is een stichting met een ANBI-status (Algemeen Nut Beogende Instelling). Het commissielid is niet in dienst van de organisatie (c.q. de stichting van de fractie). Dit betekent dat het commissielid niet tevens een fractiemedewerker kan zijn.

Aan de voorwaarde dat de werkzaamheden niet vanuit een beroep worden uitgeoefend voldoen de commissieleden, conform een toelichting van het Ministerie van Binnenlandse Zaken. Die urenregistratie heeft het commissielid ook nodig om bij een eventuele controle van de Belastingdienst aan te tonen waar zij de vrijwilligersvergoeding voor hebt ontvangen en dat deze op basis van de urenadministratie ook onder de €5,- per uur uitkomt. Dit is daarmee belangrijk voor verantwoording naar de raad én (eventueel) de Belastingdienst. Vrijwilligers die een bijstandsuitkering ontvangen en jonger zijn dan 27 jaar worden gekort op hun uitkering als zij een vergoeding ontvangen. Fracties kunnen er ook voor kiezen om met commissieleden een overeenkomst van opdracht aan te gaan. Een conceptovereenkomst van opdracht zit als bijlage bijgevoegd. Mochten fracties hiertoe over gaan zullen er werkzaamheden moeten worden verricht die niet al op een andere manier vergoed worden. Hiermee worden commissieleden tevens fractiemedewerker. Wanneer voor deze weg wordt gekozen is het desbetreffende commissielid uitgesloten van een vrijwilligersvergoeding. Kanttekeningen Geen. Financiële consequenties De gereserveerde financiële middelen uit de begroting 2023 worden met dit initiatiefvoorstel gealloceerd voor de jaren 2023, 2024, 2025 en 2026.

In de verordening fractieondersteuning gemeente Eindhoven worden deze bedragen incidenteel

4

Inboeknummer

vastgelegd. Vanwege de dekking kan alleen het basisbedrag worden geïndexeerd. De incidentele middelen en daarmee het aanvullende bedrag blijven over de vier jaar gelijk. Communicatie De verordening fractieondersteuning gemeente Eindhoven zal bekend worden gemaakt waarna deze in werking treedt. Fracties zullen worden geïnformeerd over de bedragen voor fractieondersteuning. Planning en uitvoering •

•

Verordening fractieondersteuning gemeente Eindhoven treedt in werking per 1 januari 2023. Hiermee kunnen de vergoedingen voor 2023 direct op basis van de nieuwe bedragen worden uitgekeerd. De middelen worden via gangbare wijze doen toegekomen aan de fracties.

Evaluatie Tijdens de bespreking van het bestuursakkoord 2026-2030 kan de inzet van extra middelen en de besteding mee worden genomen. Bijlage(n) • •

Concept overeenkomst van opdracht - ten behoeve van fractiemedewerker Leidraad besteding fractievergoeding Eindhoven 2022

Een ontwerpraadsbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. Agendacommissie

5

Inboeknummer

Ontwerp Raadsbesluit De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het voorstel van het fractievoorzittersoverleg; gelet op artikel 33, derde lid van de gemeentewet; gelet op de behandeling van de meningsvormende vergadering van 8 februari 2022; besluit: 1. 2.

De verordening fractieondersteuning Gemeente Eindhoven 2022 in te trekken; De verordening fractieondersteuning Gemeente Eindhoven 2023 vast te stellen.

Verordening fractieondersteuning gemeente Eindhoven 2023 Artikel 1 Recht op financiële bijdrage 1.

2.

3.

4.

5.

De raad verstrekt een in de raad vertegenwoordigde fractie voor de duur van de zittingsperiode een financiële bijdrage ter ondersteuning van het functioneren van de fractie. De jaarlijkse financiële bijdrage bestaat voor de jaren 2023 tot en met 2026 uit: a. een basisbedrag van € 19.468,93 per fractie; b. een variabel deel van € 1.229,26 per raadszetel van de fractie; De jaarlijkse financiële bijdrage bestaat voor het jaar 2027 en opeenvolgende jaren uit: a. een basisbedrag van € 15.302,26 per fractie; b. een variabel deel van € 118,15 per raadszetel van de fractie; De in het tweede en derde lid bedoelde bedragen hebben als peildatum 2023 en worden jaarlijks geïndexeerd met het percentage dat voor prijsstijging voor Goederen en Diensten is opgenomen in de begroting van de gemeente Eindhoven. De Algemene Subsidie Verordening (ASV) Eindhoven is niet van toepassing op de financiële bijdrage.

Artikel 2 Besteding financiële bijdrage 1.

2.

De onderdelen van de financiële bijdrage zoals bedoeld in artikel 1, tweede lid, worden uitsluitend besteed aan werkzaamheden van de fractie binnen de volgende bestedingscategorieën:. a. facilitair en administratief; b. inhoudelijke fractieondersteuning; c. fractiegerichte opleidingen; d. ondersteuning bij de organisatie van fractie-/themabijeenkomsten; e. het bevorderen van het professionaliseringsproces van de fractie. De onderdelen van de financiële bijdrage zoals bedoeld in artikel 1, tweede lid, worden in ieder geval niet gebruikt ter bekostiging van:

6

Inboeknummer

a.

b. c. d.

betalingen, inclusief die ter voldoening van contributie, aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen; leningen, beleggingen, voorschotten en giften, behoudens giften in het kader van representatie tot maximaal € 50; uitgaven die raadsleden op grond van wettelijke regels geacht worden te betalen uit de onkostenvergoeding die zij ontvangen; uitgaven die op grond van enige andere wettelijke regeling in aanmerking komen voor vergoeding van overheidswege, inclusief uitgaven in verband met verkiezingsactiviteiten.

Artikel 3 Voorschot financiële bijdrage 1.

2.

3.

De onderdelen van de financiële bijdrage als bedoeld in artikel 1, tweede lid, aanhef en onder a en b, wordt de fractie als voorschot op het lopende kalenderjaar verstrekt. De voorschotten worden gestort op een specifieke bankrekening op naam van de raadsfractie dan wel op de bankrekening van de door de raadsfractie aangewezen stichting. In een jaar waarin de raadsleden aftreden na reguliere raadsverkiezingen of op grond van de artikelen 56d of 56e van de Wet algemene regels herindeling wordt, in afwijking van het eerste lid, een voorschot verleend voor de periode tot en met de maand maart. Het eerste voorschot wordt vóór 31 januari van dat jaar verstrekt en het tweede voorschot vóór het eind van de maand april. De griffier kan op aanvraag en bij gebleken noodzaak een afwijkend betaalschema vaststellen.

Artikel 4 Gevolgen splitsen of einde bestaan fractie 1.

2.

3.

Als één of meer raadsleden van één of meer fracties als zelfstandige fractie gaan optreden of zich aansluiten bij een andere fractie, wordt het voor elk van deze zetels beschikbaar gestelde variabele deel (art 1, lid 2b) van de financiële bijdrage ter ondersteuning van de fractie waar zij uittreden, toebedeeld aan de nieuw gevormde fractie of aan de fractie waarbij wordt aangesloten. Het basisbedrag (art 1, lid 2a) is per fractie beschikbaar voor die fracties die direct na de verkiezingen in de raad plaatsnemen. Het als gevolg van een splitsing te veel betaalde voorschot wordt met het volgende voorschot dan wel aan het einde van het jaar verrekend. Bij het einde bestaan fractie wordt in de maand volgend op besluit het teveel betaalde voorschot teruggestort. Als een fractie tijdens een zittingsperiode ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak op de financiële bijdrage ter ondersteuning van die fractie met ingang van de maand volgend op de maand waarin hiervan kennisgeving is gedaan aan de raad.

Artikel 5 Reserve 1.

2.

De raad reserveert het in enig jaar door de fractie niet gebruikte gedeelte van de financiële bijdrage ter ondersteuning van het functioneren van de fractie voor het kunnen verlenen van een aanvullende financiële bijdrage ten behoeve van die fractie in volgende jaren. Het beroep in enig jaar op de opgebouwde reserve komt tot uitdrukking in de afrekening over dat jaar. Bevoorschotting vindt desgevraagd plaats.

7

Inboeknummer

3.

Aan het einde van de raadsperiode dan wel dat de fractie tijdens de zittingsperiode ophoudt te bestaan valt de reserve terug aan de gemeente.

Artikel 6 Administratieve verplichtingen 1.

2. 3.

4.

De financiële administratie wordt gevoerd op basis van het stelsel van baten en lasten. Deze administratie wordt op een zodanige wijze gevoerd dat deze steeds een volledig en juist inzicht geeft in alle bezittingen en schulden, verplichtingen, baten en lasten, alsmede overige gegevens die voor de financiële verantwoording van belang zijn. Het fractievoorzittersoverleg kan een format vaststellen dat de raadsfracties bij hun verslaglegging dienen te gebruiken en kan nadere eisen stellen aan de financiële administratie of aan de verslaglegging. Andere inkomstenbronnen dan de financiële bijdrage worden afzonderlijk geadministreerd. De administratie wordt zodanig ingericht dat op verzoek van de door de fractievoorzitters aangewezen functionaris belast met de controle nadere informatie kan worden gegeven en bescheiden of bewijsstukken met betrekking tot de uitgaven (digitaal) kunnen worden aangeleverd. De administratie en de bescheiden worden tenminste voor de wettelijke termijn digitaal bewaard en op aanvraag beschikbaar gesteld. Bij uitgaven worden de onderliggende bescheiden door ten minste twee personen geautoriseerd.

Artikel 7 Verantwoording, controle en vaststelling financiële bijdrage 1.

2.

3.

4.

5.

De fractie legt uiterlijk drie maanden na het einde van een kalenderjaar aan de raad verantwoording af over de besteding van de financiële bijdrage gedurende het vorige kalenderjaar, onder overlegging van een financieel verslag met toelichting. De door de fractievoorzitters aangewezen functionaris belast met de controle beoordeelt jaarlijks namens de fractievoorzitters aan de hand van een willekeurige steekproef bij ten minste drie fracties de rechtmatigheid van de gedane uitgaven. De rechtmatigheid wordt door de door de fractievoorzitter aangewezen functionaris gecontroleerd aan de hand van de aangeleverde digitale verantwoording vanuit de betreffende fracties. Over deze controle wordt door de functionaris een verslag uitgebracht aan de fractievoorzitters. De fractievoorzitters stellen in het fractievoorzittersoverleg voor iedere fractie afzonderlijk de hoogte vast van: a. de financiële bijdrage; b. het te verrekenen verschil tussen de vastgestelde financiële bijdrage en het ontvangen voorschot; c. De wijziging van de reserve; d. Resterende reserve. De raadsgriffie publiceert jaarlijks vóór 1 juni het bestedingsoverzicht van de fracties over de financiële bijdrage van het voorgaande jaar.

Artikel 8 Intrekking oude verordening en overgangsrecht 1. 2.

De Verordening fractieondersteuning gemeente Eindhoven 2022 wordt ingetrokken. De Verordening fractieondersteuning gemeente Eindhoven 2022 blijft van toepassing ten aanzien van de op basis van die verordening verleende financiële

8

Inboeknummer

bijdragen en de verantwoording, controle, vaststelling en verrekening van die financiële bijdragen.

Artikel 9 Inwerkingtreding en citeertitel 1. 2.

Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2023. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening fractieondersteuning gemeente Eindhoven 2023.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 20 december 2022 J. Jongbloed, griffier

9