Raadsvoorstel Verordening controle financiele beheer en organisatie 2023 gemeente Eindhoven

gemeente Eindhoven Inboeknummer 23bst00213 Dossiernummer 23.11.751 B&W beslisdatum 14 maart 2023

Raadsvoorstel

Verordening controle op het financiële beheer en inrichting van de financiële organisatie (artikel 213 Gemeentewet) 2023 gemeente Eindhoven

Inleiding Artikel 213 van de Gemeentewet schrijft voor dat de raad een verordening vaststelt voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie (voorheen controleverordening) van onze gemeente. De huidige verordening dateert van 2019 en is verouderd. De VNG heeft een nieuwe modelverordening gepubliceerd. In deze modelverordening zijn de consequenties van de wet versterking decentrale rekenkamers inzake de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording verwerkt. Middels bijgaande voorstel wordt de verordening geactualiseerd.  Wettelijke taak Volgens art 213 gemeentewet stel de raad deze verordening vast.  Kerntaak gekoppeld aan het werkprogramma van het college 

Onvermijdelijk

Doelstelling Het actueel houden van de wettelijk verplichte verordening controle op het financiële beheer en inrichting van de financiële organisatie (artikel 213 gemeentewet). De verordening controle op het financiële beheer en inrichting van de financiële organisatie dient mede te waarborgen dat de getrouwheid en rechtmatigheid wordt getoetst van het financieel beheer en de jaarrekening. Voorstel I in te trekken de Controleverordening 2019 gemeente Eindhoven; II vast te stellen de verordening controle op het financiële beheer en inrichting van de financiële organisatie (artikel 213 Gemeentewet) 2023 gemeente Eindoven.

1

Inboeknummer

23bst00213

Argumenten 1. Conform artikel 213 van de gemeentewet is het verplicht een verordening controle op het financieel beheer en organisatie te hebben. De huidige verordening is verouderd. De (voorheen) controleverordening is voor het laatst vastgesteld in 2019 en is verouderd. Bij het raadsvoorstel indertijd hebben we het volgende opgemerkt: ‘De accountant controleert zowel de getrouwheid van de jaarrekening als op de rechtmatigheid. Ten aanzien van de controle op de rechtmatigheid is een wetswijziging in de maak. Het is nog niet precies duidelijk wanneer deze wetswijziging ingaat. Zodra de wetswijziging ingaat, zal de controleverordening worden aangepast en opnieuw aan uw raad ter vastlegging worden voorgelegd’. Met de wetswijziging is met ingang van het boekjaar 2023 het college verplicht een rechtmatigheidsverklaring af te geven bij de jaarrekening. Naar aanleiding van de nieuwe modelverordening van de VNG heeft een analyse plaatsgevonden. Bij de beoordeling van de modelverordening zijn de volgende algemene uitgangspunten gehanteerd: • de modelverordening is de basis: de artikelen en formuleringen uit de modelverordening vervangen de vergelijkbare artikelen uit de controleverordening 2019 gemeente Eindhoven; • aanvullend zijn nieuwe artikelen uit de modelverordening opgenomen indien dit wettelijk verplicht is.

Dit betreft met name inzake de rechtmatigheidsverantwoording; • facultatieve artikelen uit modelverordening zijn beoordeeld op relevantie voor de gemeente Eindhoven; • opgenomen zijn ‘oude artikelen’ uit de controleverordening 2019 die invulling geven aan de Eindhovense situatie en die de organisatie helpen in zijn functioneren. Dit betreft eerdere vastgestelde keuzes. Dit betekent dat er enerzijds diverse tekstuele / technische aanpassingen zijn gedaan en enkele inhoudelijke wijzigingen. Onderstaand gaan we in op de inhoudelijke wijzigingen. Deze vindt u in de bijlage 2 verordening met wijzigingen bijgehouden. 1. In artikel 1 is de definitie van rechtmatigheidsverantwoording opgenomen. 2. In artikel 2 lid 1, wordt de accountant benoemd. De modelverordening suggereert om hier ook de termijn van de benoeming te bepalen. De gemeente Eindhoven geeft dat bij de aanbesteding aan. Dat heeft als voordeel dat alsdan bepaalt kan worden welke termijn zinvol wordt geacht, en is dus flexibeler te bepalen. 3. In artikel 5 lid 1 wordt bepaald dat burgemeester en wethouders verantwoordelijk zijn voor de samenstelling van de jaarrekening, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording. Dit laatste is nieuw toegevoegd op basis van de nieuwe wetgeving. 4. In artikel 5 lid 6, is eveneens de ‘rechtmatigheidsverantwoording’ opgenomen.

2

Inboeknummer 5.

23bst00213

In artikel 7 lid 1, is eveneens de ‘rechtmatigheidsverantwoording’ opgenomen.

Kanttekeningen 1. De verordening controle op het financiële beheer en inrichting van de financiële organisatie zal op termijn weer wijzigen. De verordening is geen statisch document en zal op gezette tijden, afhankelijk van uitvoering en wetgeving, wijzigen. Uw raad zal alsdan een nieuwe verordening ter vaststelling aangeboden worden. Personele consequenties Aan het vaststellen van deze verordening zijn geen personele consequenties verbonden. Financiële consequenties Aan het vaststellen van deze verordening zijn geen financiële consequenties verbonden. Communicatie De verordening wordt via gemeenteblad gepubliceerd en is raadpleegbaar op overheids.nl en intern op vibes. Daarnaast wordt intern de verordening per mail actief onder de aandacht gebracht en indien wenselijk worden er enkele informatiesessies gehouden. Planning en uitvoering De nieuwe verordening treedt met terugwerkende kracht in werking per 1 januari 2023. Evaluatie De verordening wordt regelmatig geëvalueerd op werking en voldoen aan de BBV. Bijlage(n) Als bijlage(n) bij dit voorstel behoren: • Bijlage 1: concept gemeenteblad verordening controle op het financiële beheer en inrichting van de financiële organisatie; • Bijlage 2: verordening controle op het financiële beheer en inrichting van de financiële organisatie met wijzigingen bijhouden. Een ontwerpraadsbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan.

Burgemeester en wethouders van Eindhoven,

, secretaris.

3

Inboeknummer

23bst00213

Ontwerp Raadsbesluit De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van; gelet op artikel 213, eerste lid, van de Gemeentewet;

besluit: I in te trekken de Controleverordening 2019 gemeente Eindhoven; II vast te stellen de verordening controle op het financiële beheer en inrichting van de financiële organisatie (artikel 213 Gemeentewet) 2023 gemeente Eindoven. Artikel 1 Definities In deze verordening wordt verstaan onder: - accountant: een door de raad aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de gemeentewet; - accountantscontrole: controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening door de accountant; - deelverantwoording: een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een deel van de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening; - jaarrekening: jaarrekening van de gemeente als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet; - managementletter: verslag van de accountant gericht aan het bestuur met belangrijke bevindingen en adviezen voor verbetering van de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen; - rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van burgemeester en wethouders waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving. Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole 1. De accountantscontrole vindt plaats door een accountant. 2.

Burgemeester en wethouders bereiden in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor. 3. De raad, of een door de raad benoemde commissie, stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het Programma van Eisen vast. In het Programma van Eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole tenminste opgenomen: a. de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de accountantscontrole, de verantwoordingsgrens door burgemeester en wethouders en afwijkende rapportagegrenzen; b. de eventueel apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases; en goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringstoleranties; c. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen; d. de aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

4

Inboeknummer

23bst00213

e. de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering zoals de managementletter; f. de posten van de jaarrekening met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden; g. de gemeentelijke producten of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden h. de vormgeving aan de natuurlijke adviesfunctie en de bestuurlijke ondersteuning; i. de totstandkoming van het dienstverleningsplan c.q. auditplan. 4. In afwijking van het derde lid, aanhef, kan de raad of een door de raad benoemde commissie in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de onder f en g genoemde onderdelen vaststelt. 5. De raad stelt de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren vast. Artikel 3 Overige controles en opdrachten 1.

Burgemeester en wethouders kunnen de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en doeltreffendheid als bedoeld in de 'verordening voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur art 213a van de gemeentewet' met inachtneming dat advies en controle gescheiden blijven en voor zover de onafhankelijkheid van de accountant niet in het geding komt. Burgemeester en wethouders informeren de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten. 2. Burgemeester en wethouders dragen de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Burgemeester en wethouders zijn voor de controle van de rechtmatige besteding van inkomende geldstromen (voor zover deze niet onder de jaarrekeningcontrole vallen, zoals specifieke uitkeringen) bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is. 3. Burgemeester en wethouders dragen de zorg voor de verantwoording aan derden en nemen hierbij de gestelde controle-eisen in acht.

Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, zijn burgemeester en wethouders bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad aangewezen accountant, indien dit in het belang van de gemeente is. Artikel 4 Inrichting accountantscontrole 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening: a. de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. De accountant vraagt voorafgaand aan de accountantscontrole de benodigde dossierstukken schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie; b. de accountant voert de controlewerkzaamheden met voorafgaande kennisgeving aan een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie van de gemeente uit. 2. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant, [een vertegenwoordiging uit] de raad, de portefeuillehouder financiën en vertegenwoordigers van de gemeente, waaronder in ieder geval de concerncontroller.

5

Inboeknummer

23bst00213

Artikel 5 Informatieverstrekking door burgemeester en wethouders 1. Burgemeester en wethouders zijn verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor accountantscontrole. 2. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden voor de accountant op een veilige manier ter inzage liggen en onbelemmerd toegankelijk zijn. 3. Bij de jaarrekening bevestigen burgemeester en wethouders schriftelijk aan de accountant, dat alle burgemeester en wethouders bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt. 4. Burgemeester en wethouders overleggen de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen op een zodanig tijdstip aan de raad, dat de jaarrekening uiterlijk vóór 1 juli van het jaar volgend op het jaar, waarop de jaarrekening betrekking heeft door de raad kan worden behandeld. 5. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door burgemeester en wethouders aan de raad en de accountant gemeld. 6.

De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door burgemeester en wethouders zo veel mogelijk gebruik van het namens burgemeester en wethouders uitgevoerde onafhankelijke onderzoek. 7. De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne auditfunctie (of vergelijkbare functie) van de gemeente en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering. Artikel 6 Toegang tot informatie door accountant 1. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante werkplaatsen van de gemeente. 2. De accountant is bevoegd om van alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de in de gemeentelijke organisatie werkende personen hieraan hun medewerking verlenen. 3.

Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten. Artikel 7 Rapportering door accountant 1. Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door burgemeester en wethouders niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan burgemeester en wethouders.

6

Inboeknummer

23bst00213

2. In aanvulling op het verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn aan de daarvoor in aanmerking komende ambtenaren, waaronder in ieder geval de concerncontroller. 3. De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan burgemeester en wethouders voorgelegd met de mogelijkheid voor burgemeester en wethouders om op deze stukken te reageren. 4. De accountant bespreekt overige rapportages met burgemeester en wethouders, voorafgaand aan het ter beschikking stellen van de rapportage aan de raad. 5. De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met [een voor dit doel door de raad ingestelde vertegenwoordiging van] de raad. Artikel 8 Intrekking oude regeling Met het inwerking treden van deze verordening wordt de controleverordening 2019 gemeente Eindhoven (ex artikel 213 gemeentewet), ingetrokken. Artikel 9 Inwerkingtreding en citeertitel 1. Deze verordening treedt in werking op 01-01-2023, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening en deelverantwoordingen van het verslagjaar 2023 en later. 2.

Deze verordening wordt aangehaald als: verordening controle op het financiële beheer en inrichting van de financiële organisatie (artikel 213 Gemeentewet) 2023 gemeente Eindhoven.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van … datum

, griffier.

7