Raadsvoorstel Verordening auditcommissie Eindhoven 2026

gemeente Eindhoven datum:25 november 2025

Raadsvoorstel Verordening op de auditcommissie gemeente Eindhoven 2026 Inleiding Sinds januari 2020 heeft Eindhoven een auditcommissie. De huidige verordening bevat vooral een opsomming van taken rondom de accountantscontrole van de jaarrekening. In de praktijk spreekt en adviseert de auditcommissie ook over andere financieel gerelateerde onderwerpen zoals de financiële verordening, KnoopXL, risicomanagement, prestatie- en effectindicatoren en de leesbaarheid van P&C documenten. In de Trendverkenning gemeente Eindhoven 2025 wordt aangegeven dat de financiële positie van de gemeente onder druk komt te staan door o.a. de onzekerheid over de rijksmiddelen, de toenemende kosten in het sociaal domein en de co-financiering van de schaalsprong. Tijdens de heidag van de raad op 25 juni jl. is besproken dat het belangrijk is dat de raad grip blijft houden op grote ontwikkelingen. Vooruitlopend op de start van een nieuwe raad en auditcommissie wordt voorgesteld de verordening op de auditcommissie te actualiseren zodat deze klaar is voor de toekomst. Doelstelling Het actualiseren van de verordening op de auditcommissie zodat deze recht doet aan het functioneren van de auditcommissie en de raad optimaal ondersteund wordt bij financiële onderwerpen. Voorstel 1. De verordening op de auditcommissie gemeente Eindhoven 2020 intrekken. 2.

De verordening op de auditcommissie gemeente Eindhoven 2026 vaststellen. Argumenten De wijzigingen ten opzichte van de huidige verordening hebben betrekking op een aantal aspecten. De drie belangrijkste wijzigingen worden toegelicht. Doel Toegevoegd is het doel dat de auditcommissie de kaderstellende en controlerende rol van de raad versterkt. De leden van de auditcommissie zijn een vooruitgeschoven post van de gemeenteraad, die zich inzet om de kennis van de gemeenteraad over financiën te

verhogen, de informatiepositie van de raad te verbeteren en het debat in de raad te versterken. Verruiming taken In de huidige verordening worden de taken van de auditcommissie specifiek benoemd. Voorgesteld wordt de taken te categoriseren. In artikel 3 is een niet uitputtende opsomming opgenomen van taken van de auditcommissie. In de nieuwe verordening zijn nu ook expliciet opgenomen: P&C proces en documenten, financiële beleidsnota’s, verordeningen en controleverordeningen. Daarnaast kan de auditcommissie alle financieel gerelateerde onderwerpen agenderen waarvan zij denkt dat dit van meerwaarde is voor de kaderstellende of controlerende rol van de raad. Dit kunnen bv. raadsvoorstellen zijn met grote financiële implicaties voor de gemeente. Samenstelling en vergadering Nu heeft de auditcommissie minimaal 5 en maximaal 7 leden. Meer dan de helft moet aanwezig zijn. In de praktijk blijkt dit aantal kwetsbaar om een vergadering te kunnen laten doorgaan en voor de kwaliteit van de inbreng en het advies van de auditcommissie. Daarom wordt voorgesteld het minimum aantal leden te wijzigen in 6 leden en het maximum aantal leden gelijk te stellen aan het aantal fracties in de raad. Dit betekent dat elke fractie één raads- of commissielid mag afvaardigen. Voorgesteld wordt de vergadering door te laten gaan als tenminste de helft van het aantal leden aanwezig is.

Kanttekeningen Niet van toepassing. Personele consequenties Geen. Financiële consequenties Geen. Communicatie De verordening op de auditcommissie gemeente Eindhoven 2026 wordt via het gemeenteblad bekend gemaakt en is digitaal te raadplegen op overheid.nl Planning en uitvoering De verordening gaat in op de dag na bekendmaking. Evaluatie De auditcommissie heeft haar functioneren en de gewenste ontwikkeling in een intern overleg besproken en adviseert de toekomstige auditcommissie halverwege de volgende raadsperiode haar werkwijze te evalueren.

2

Bijlage(n) Als bijlage(n) bij dit voorstel behoren: • Verordening op de auditcommissie gemeente Eindhoven 2020 Een ontwerpraadsbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan.

De agendacommissie

3

Ontwerp Raadsbesluit De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het voorstel van de agendacommissie van 25 november 2025; besluit: 1. De verordening op de auditcommissie gemeente Eindhoven 2020 in te trekken. 2. De verordening op de auditcommissie gemeente Eindhoven 2026 vast te stellen. Verordening op de auditcommissie gemeente Eindhoven 2026 Artikel 1 Definities 1. In deze verordening wordt verstaan onder: a) Accountant: de door de raad aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213 lid 2 Gemeentewet; b) Auditcommissie: de auditcommissie van de gemeente Eindhoven; c) College: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Eindhoven; d) Fractie: een fractie zoals bedoeld in het Reglement van orde gemeenteraad Eindhoven; e) Jaarstukken: jaarverslag en jaarrekening van de gemeente Eindhoven; f) P&C proces: het proces van planning en control; g) P&C documenten: cyclische planning en control documenten als de kadernota, de begroting, tussenrapportage, jaarstukken en verzamelbesluiten; h) Lid: een lid van de auditcommissie i) Raad: de raad van de gemeente Eindhoven; j) Vicevoorzitter: de vicevoorzitter van de auditcommissie. k) Voorzitter: de voorzitter van de auditcommissie. Artikel 2 Instelling 1. De raad heeft een commissie, zoals bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet, genaamd auditcommissie. Artikel 3 Doelstelling en taken 1.

Het doel van de auditcommisie is de kaderstellende en controlerende taak van de raad te versterken. 2. De auditcommissie brengt politiek neutraal advies uit, respectievelijk kan advies uitbrengen aan de raad en haar raadscommissies over inhoud en proces van alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing op het gebied van rechtmatigheid, verantwoording en controle; zoals nader beschreven en vastgelegd in de door de raad op grond van artikel 212 respectievelijk artikel 213 Gemeentewet vastgestelde financiële verordening respectievelijk controleverordening. De advisering door de auditcommissie kan onder meer gaan over:

4

a) Het programma van eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole en de aanwijzing, opdrachtverlening en beëindiging van de aan de accountant opgedragen accountantscontrole; b) P&C proces en documenten, en overige documenten die jaarlijks door het college op grond van de financiële verordening aan de raad worden voorgelegd; c) De verschillende financiële beleidsnota’s zoals genoemd in de financiële verordening; d) Voorstellen tot wijziging van de financiële en controleverordeningen ex artikel 212, 213 en 213a Gemeentewet alsmede van andere verordeningen die de controlerende taak van de raad aangaan; e) De afstemming en rapportages van diverse onderzoeken en controles die op grond van artikel 182, 213 en 213a van de Gemeentewet worden uitgevoerd; f) De uitvoering van informatieveiligheid en privacybescherming; g) Alle overige financieel gerelateerde onderwerpen waarvan de auditcommissie oordeelt dat behandeling in, en indien gewenst advisering door, de auditcommissie van meerwaarde is ter versterking van de kaderstellende en controlerende taak van de raad. 3. Voor de uitoefening van haar adviesrol kan de auditcommissie college en ambtelijke organisatie om schriftelijke en/of mondelinge informatie vragen. 4.

De auditcommissie bereid raadsvoorstellen voor die betrekking hebben op: a) De eigen huishouding van de auditcommissie; b) Het auditplan van de accountant; c) Het programma van eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole; d) De aanwijzing, opdrachtverlening dan wel beëindiging van de aan een externe accountant opgedragen accountantscontrole. Artikel 4 Accountant 1. De auditcommissie is belast met de uitvoering van de door de raad verleende opdracht aan de accountant en verzorgt het periodieke afstemmingsoverleg met de accountant. Ten aanzien van de accountant bespreekt de auditcommissie met de accountant in ieder geval: a) Het jaarlijkse auditplan van de accountant voor de accountantscontrole; b) De voortgang van de controlewerkzaamheden zoals vastgelegd in het auditplan; c) De (tussentijdse) bevindingen van de accountant; d) De evaluatie van de uitvoering van de accountantscontrole. 2. De auditcommissie kan de raad naar aanleiding hiervan adviezen en/of voorstellen voorleggen. Artikel 5 Samenstelling en benoeming 1. De auditcommissie bestaat uit ten minste zes leden en maximaal het aantal leden dat gelijk is aan het aantal fracties vertegenwoordigd in de raad. Van elke in de raad vertegenwoordigde fractie kan maximaal één raadslid of lid van de Meningsvormende vergadering worden benoemd in de auditcommissie. 2. De leden worden door de raad benoemd.

Benoembaar zijn raadsleden en leden van de meningsvormende vergadering. 3. De raad benoemt de voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van de auditcommissie.

5

4. Leden worden bij afwezigheid niet vervangen. 5. De zittingsduur van de auditcommissie is gelijk aan de zittingsperiode van de raad. 6. De benoeming vervalt bij beëindiging van het raadslidmaatschap, respectievelijk ontheffing uit het lidmaatschap van de Meningsvormende vergadering, door ontslagname of door een met redenen omkleed besluit van de raad. 7. De accountant is adviseur van de auditcommissie en neemt deel aan de vergadering. 8. Het lid van het college met de portefeuille financiën en de concerncontroller adviseren de auditcommissie en nemen op uitnodiging deel aan de vergadering. 9. De auditcommissie kan anderen voor een specifiek agendapunt uitnodigen: a) Voor het geven van toelichting, en/of b) Deel te nemen aan de beraadslagingen van de auditcommissie, en/of c) Om advies uit te brengen. 10. De griffier of een door de griffier aan te wijzen medewerker van de griffie is secretaris en adviseur van de auditcommissie en kan deelnemen aan de vergadering. Artikel 6 Taken van de voorzitter 1. De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie. 2. De voorzitter draagt zorg voor het leiden van de vergaderingen. 3. De voorzitter draagt zorg voor het bewaken van de taken en bevoegdheden, daaronder begrepen een politiek neutrale benadering door de commissie. 4.

De voorzitter draagt zorg voor het bevorderen van zorgvuldige advisering aan de raad en aan het college. 5. De voorzitter wordt bij de taken ondersteund door de griffie. 6. De voorzitter kan zich laten vervangen door de plaatsvervangend voorzitter. Artikel 7 Vergaderingen en verslaglegging 1. De auditcommissie stelt jaarlijks een jaarplan vast en vergadert in beginsel overeenkomstig het vastgestelde jaarplan of zo vaak als de voorzitter dit nodig acht voor een goede uitvoering van de taken in artikel 3 en 4 van deze verordening. 2. De agenda vermeldt datum, tijd, plaats en te behandelen onderwerpen. De agenda en relevante stukken worden tijdig aan de leden en adviseurs toegezonden. Hierbij wordt, bijzondere gevallen uitgezonderd, uitgegaan van tenminste tien dagen voor de betreffende vergadering. 3. De vergadering van de auditcommissie gaat door als tenminste de helft van de leden aanwezig is. 4. De vergaderingen van de auditcommissie zijn openbaar, tenzij de auditcommissie anders bepaalt. 5. Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt door de griffie. Het verslag wordt vastgesteld door de auditcommissie. 6. Niet openbare verslagen worden onder geheimhouding ter kennis gebracht aan de raad en de bij de vergadering uitgenodigde adviseurs.

6

Artikel 8 Advisering 1. De auditcommissie brengt haar adviezen schriftelijk uit en zendt deze ter kennisgeving aan de raad. 2. De voorzitter kan het advies van de auditcommissie mondeling toelichten in de meningsvormende vergadering. 3. Indien de auditcommissie niet tot een eensluidend advies komt, wordt ook het minderheidsstandpunt verwoord in het advies. Artikel 9 Inwerkingtreding en citeertitel 1. Bij twijfel over de betekenis of de toepassing van onderhavige verordening, of in gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de auditcommissie op voorstel van de voorzitter. 2. De verordening op de auditcommissie gemeente Eindhoven 2020 wordt ingetrokken. 3. Deze verordening treedt in op de dag na de bekendmaking. 4. Deze verordening kan worden aangehaald als Verordening op de auditcommissie gemeente Eindhoven 2026. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van

, griffier.

7