Raadsvoorstel Verordening ambtelijke bijstand gemeente Eindhoven 2025 (concept)

Gemeente Eindhoven Inboeknummer Dossiernummer

Raadsvoorstel Verordening ambtelijke bijstand gemeente Eindhoven 2025 Inleiding Artikel 33 van de Gemeentewet bepaalt dat raadsleden bij het uitoefenen van hun taken recht hebben op ambtelijke bijstand. Dit is van wezenlijk belang voor het functioneren van de lokale democratie. De gemeenteraad is een lekenbestuur, van zijn leden mag men niet verwachten dat zij alle informatie en kennis hebben die zij nodig hebben voor goede besluitvorming. Deze informatie levert de ambtelijke organisatie, waar deze kennis wel voorhanden is. Raadsleden kloppen voor advies en ondersteuning als eerste aan bij de griffie. Wanneer de griffie niet kan voorzien in gevraagde advies of ondersteuning kan een raadslid een beroep doen op de ambtelijke organisatie. Voor het doen van dit beroep moet de raad regels stellen. Deze verordening voorziet in deze regels. De verordening ambtelijke bijstand is qua indeling en invulling gebaseerd op de door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) opgestelde modelverordening. Waar nodig is de specifieke werkwijze in Eindhoven, bijvoorbeeld het proces rond het stellen van technische vragen, verder uitgewerkt.  Onvermijdelijk, wettelijke verplichting op basis van artikel 33, derde lid van de Gemeentewet Doelstelling Een geactualiseerde verordening ambtelijke bijstand Voorstel: 1. in te trekken de Verordening ambtelijke bijstand 2019; 2.

vast te stellen de Verordening ambtelijke bijstand gemeente Eindhoven 2025. Argumenten Verduidelijking dat verzoeken om informatie aan de ambtelijke organisatie onder ambtelijke bijstand valt

Inboeknummer

In oude verordening werden verzoeken om informatie (technische vragen) gedefinieerd als zijnde geen ambtelijke bijstand. Dit is feitelijk onjuist, het is namelijk een bepaald soort ambtelijke bijstand. Deze omissie komt waarschijnlijk voort uit het feit dat voor technische vragen een specifiek proces is ingericht binnen de gemeente Eindhoven. De reden hiervoor is dat technische vragen met grote afstand de meest gebruikte en meest laagdrempelige vorm is voor een raadslid om bijstand te vragen. Deze vaste werkwijze is wenselijk en daarom ook vastgelegd in de verordening, maar dat betekent niet dat andere bepalingen in de verordening niet van toepassing zijn op verzoeken tot informatie. Dit is bijvoorbeeld van belang als het gaat om meningsverschillen over het verlenen van ambtelijke bijstand. Uitwerking opvragen geheime informatie De huidige verordening bevat bepaling rond het opvragen van informatie waar geheimhouding op rust of zou moeten rusten die niet in de modelverordening van de VNG staan. Deze bepalingen zijn in sommige gevallen foutief, omdat ze impliceren dat raadsleden geheime informatie niet zouden mogen opvragen (artikel 2, eerste lid huidige verordening), dan wel overbodig omdat de geheimhouding uitputtend is geregeld in de Gemeentewet en de Wet open overheid. Daarom zijn deze bepalingen geschrapt.

Volstaan wordt met het verwijzen naar de relevante bepalingen in de Gemeentewet en de Wet open overheid, en de daarin benoemde mogelijkheid tot het opleggen van geheimhouding. De bepaling luidt dat het college de geheimhouding moet opleggen om de doorlooptijd van het leveren van de informatie zo veel als mogelijk te beperken. Rol secretaris en griffier De huidige verordening en de modelverordening van de VNG benoemen een expliciete rol voor de secretaris en de griffier. Vanuit de verdeling van verantwoordelijkheden bezien is dit logisch. In een grote gemeente als Eindhoven is het echter niet reëel dat alle verzoeken via de secretaris en griffier lopen, maar dat deze afstemming wordt gedelegeerd aan ambtenaren die onder hun verantwoordelijkheid werken. In de Eindhovense praktijk gebeurt deze afstemming tussen de bestuursadviseurs van het college (werkende onder verantwoordelijkheid van de secretaris) en de raadsadviseurs (werkende onder verantwoordelijkheid van de griffier). Dit is nu als dusdanig benoemd in de verordening en bijbehorende toelichting. Bij geschillen over de bijstand is het logisch dat de secretaris en de griffier hier overleg over hebben, met een mogelijke bemiddeling door de

2

Inboeknummer

burgemeester. Dit is in de verordening zo blijven staan. Bepalingen over geschillen die afweken van de modelverordening van de VNG zijn in overeenstemming gebracht met de modelverordening. Informatiepositie collegelid bij ambtelijke bijstand De wet geeft raadsleden recht op ambtelijke bijstand door ambtenaren werkende onder verantwoordelijkheid van de secretaris en het college. Om de onafhankelijke rol van de raad te waarborgen is het belangrijk dat de inhoud van deze bijstand bij het raadslid blijft en het raadslid bepaalt of en wanneer hij of zij dit deelt met een collegelid. In de huidige verordening staat dat de secretaris een collegelid een afschrift geeft van het verzoek. Dit staat echter haaks op de tweede, uit de modelverordening van de VNG gehaalde, bepaling waarin het bovenstaande belang van onafhankelijkheid wordt gewaarborgd. Daarom is de eerste bepaling, aangaande het geven van het afschrift, geschrapt. Kanttekeningen Geen. Financiële consequenties Geen. Communicatie De verordening ambtelijke bijstand zal worden bekendgemaakt, waarna het in werking treedt. Planning en uitvoering De verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking. Evaluatie Evaluatie vindt plaats in het overleg van burgemeester, griffier en gemeentesecretaris.

De burgemeester en griffier zullen deze evaluatie terugkoppelen aan het fractievoorzittersoverleg, waar indien nodig verdere bespreking mogelijk is. Bijlage(n) Geen Een ontwerpraadsbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. De agendacommissie

3

Inboeknummer

Ontwerp Raadsbesluit De raad van de gemeente Eindhoven; gelet op artikel 33 en hoofdstuk Va. van de Gemeentewet; gelet op artikelen 5.1, eerste en tweede lid en artikel 5.4a van de Wet open overheid; besluit: I

Vast te stellen de navolgende

Verordening ambtelijke bijstand Eindhoven 2025 Artikel 1. Begripsbepalingen In deze verordening wordt verstaan onder: a.

ambtelijke bijstand: bijstand of informatie die een raadslid bij het uitoefenen van hun taak ontvangt;

b.

ambtenaar: ambtenaar werkend onder verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris, niet zijnde een medewerker van de griffie;

c.

document: document als bedoeld in artikel 1, onder a, van de Wet openbaarheid van bestuur;

d.

griffier: de griffier van de raad of hun plaatsvervanger;

e.

griffiemedewerker: ambtenaar werkend onder verantwoordelijkheid van de griffier;

f.

portefeuillehouder: het lid van het college waaraan blijkens het collegebesluit inzake portefeuilleverdeling en onderlinge vervanging binnen het college de aangelegenheid waarover een beslissing moet worden genomen meer in het bijzonder is toevertrouwd;

g.

secretaris: secretaris van de gemeente;

4

Inboeknummer

Artikel 2. Verzoek om feitelijke informatie 1. Een raadslid kan de griffier of een door de griffier aangewezen medewerker van de griffie verzoeken om feitelijke informatie van geringe omvang of om inzage in of afschrift van bij de raad, burgemeester en wethouders of de burgemeester berustende schriftelijke stukken en ander materiaal dat gegevens bevat. 2. De griffier of een door de griffier aangewezen medewerker verstrekt zo spoedig mogelijk de verzochte informatie, voor zover deze daarover kan beschikken. Voor zover daarmee niet aan het verzoek voldaan is, verzoekt de griffier of een door de griffier aangewezen medewerker de secretaris of een door de secretaris aangewezen ambtenaar die voor zover mogelijk de resterende informatie zo spoedig mogelijk rechtstreeks te verstrekken. 3. Indien op de verzochte informatie geheimhouding rust wordt deze verstrekt aan de raad en blijft deze informatie onder berusting van de griffier. 4.

Indien op de verzochte informatie, berustende bij het college of burgemeester, geheimhouding moet worden opgelegd op basis van een belang zoals genoemd in artikel 5.1, eerste en tweede lid van de Wet open overheid, legt het college, respectievelijk de burgemeester geheimhouding op. Deze informatie wordt verstrekt aan de raad en blijft onder berusting van de griffier.

Artikel 3. Verzoek om ambtelijke bijstand 1. Een raadslid kan de griffier of een door de griffier aangewezen medewerker van de griffie verzoeken om ambtelijke bijstand. 2. De griffier of een door de griffier aangewezen medewerker van de griffie verleent zo spoedig mogelijk de ambtelijke bijstand, voor zover dit in redelijkheid kan worden gevergd. Voor zover daarmee niet aan het verzoek voldaan is, kan de griffier de secretaris verzoeken om één of meer

5

Inboeknummer

ambtenaren aan te wijzen die voor zover mogelijk het verzoek zo spoedig mogelijk verder in willigen. 3. De secretaris wijst geen ambtenaar aan als: a. naar oordeel van de secretaris niet aannemelijk is gemaakt dat de ambtelijke bijstand betrekking heeft op raadswerkzaamheden, of; b. dit naar het oordeel van de secretaris het belang van de gemeente kan schaden. 4. Als de ambtelijke bijstand op grond van het derde lid wordt geweigerd, deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid door wie het verzoek is ingediend. De griffier of het raadslid kan de burgemeester verzoeken de ambtelijke bijstand alsnog te laten verlenen. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk op het verzoek. Artikel 4. Geschil over ambtelijke bijstand 1. Een raadslid dat niet tevreden is over de aan hem verleende ambtelijke bijstand, kan de griffier verzoeken hierover in overleg te treden met de secretaris. 2. Als overleg met de secretaris niet leidt tot een ook voor het raadslid bevredigende oplossing, kan deze de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over de aan hem verleende ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek. Artikel 5.

Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand Als het college of één of meer leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.

6

Inboeknummer

Artikel

6.

Intrekken

oude

verordening,

citeertitel

inwerkingtreding 1.

De Verordening ambtelijke bijstand wordt ingetrokken.

2.

Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening ambtelijke bijstand gemeente Eindhoven 2025.

3.

Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 16 december 2025.

J. Jongbloed, griffier.

7

en

Inboeknummer

Toelichting bij Verordening ambtelijke bijstand Eindhoven 2025 Algemeen De ambtenaren van de gemeente die werkzaam zijn onder de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris werken voor drie bestuursorganen: de raad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester. Artikel 33 van de Gemeentewet (hierna: wet) bepaalt dat de raad en elk van zijn leden recht hebben op ambtelijke bijstand. Met betrekking tot de ambtelijke bijstand moet de raad een verordening vaststellen. Met deze verordening wordt hier uitvoering aan gegeven. De formulering van artikel 33 van de wet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan. In deze verordening vervult de griffier een centrale rol. De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de raad in zijn taken er zijde staan (zie artikel 107a, eerste lid van de wet). De griffier is onder andere het eerste aanspreekpunt als het gaat om verzoeken om informatie en ambtelijke bijstand. De griffier vervult via de secretaris ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie. Dat de raad over een griffier met griffie beschikt betekent niet dat er geen behoefte is aan ambtelijke bijstand door de ambtelijke organisatie. De griffie is, in vergelijking met de organisatie, beperkt in omvang.

Voor specialistische inhoudelijke kennis zal in veel gevallen een beroep op deze organisatie nodig zijn. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal daarom de secretaris in dergelijke gevallen de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. Daarom zijn bepaalde aspecten van de rol van de secretaris in deze verordening nader uitgewerkt. In de praktijk is het noch werkbaar, noch wenselijk dat alle afstemming over verzoeken tot informatie en ambtelijke bijstand via de griffier en de gemeentesecretaris verlopen. Een door de griffier aangewezen medewerker van de griffie kan zich direct richten tot de ambtenaar waarvan hij of zij denkt dat deze de ambtelijke bijstand kan verlenen. Indien niet bekend is wie de ambtelijke bijstand kan verlenen kan de medewerker van de griffie zich richten tot een bestuursadviseur of een afdelingshoofd, zij hebben door hun functie doorgaans een goed beeld van welke ambtenaar over de kennis beschikt om de ambtelijke bijstand te verlenen.

8

Inboeknummer

Artikelsgewijs In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen die nadere toelichting behoeven behandeld.

Artikel 1.Begripsbepalingen Hoewel medewerkers van de griffie wel degelijk ambtenaren zijn in de zin van de Ambtenarenwet worden ze in deze verordening uitgezonderd van het begrip ‘ambtenaar’. Hier is voor gekozen om onderscheid aan te kunnen brengen tussen de reguliere ambtelijke organisatie, die onder het gezag van het college valt op grond van artikel 160 van de wet, en de medewerkers van de griffie, die onder het gezag van de raad vallen (artikel 107e van de wet).

Artikel 2. Verzoek om informatie Raadsleden die feitelijke informatie van geringe omvang nodig hebben, hoeven zich niet via de formele weg van artikel 169, tweede en volgende lid, van de wet tot het college te richten. Dergelijke verzoeken om feitelijke informatie vallen binnen de definitie van ambtelijke bijstand. Verzoeken tot informatie, ook wel technische vragen genoemd, worden door raadsleden naar de griffie gestuurd. Een griffiemedewerker draagt zorg voor het controleren of de gestelde vragen feitelijk zijn en geen politieke vragen bevatten. Vragen met politieke aard vallen wel onder artikel 169 tweede en volgende lid van de wet. Indien de vragen feitelijk zijn stuurt de griffiemedewerker deze vragen naar de bestuursadviseur van het collegelid binnen wiens portefeuille het onderwerp van de technische vragen valt. De bestuursadviseur draagt zorg voor het koppelen van de vragen aan de ambtenaar die de vragen kan beantwoorden. De ambtenaar stuurt de beantwoording naar het desbetreffende raadslid, met een afschrift aan het collegelid binnen wiens portefeuille het onderwerp van de vragen valt en de griffiemedewerker die de vragen heeft uitgezet. Indien de vragen gerelateerd zijn aan een dossier wat is geagendeerd op een agenda van de raad verzorgt de griffiemedewerker de publicatie van de antwoorden op die agenda.

Artikel 3. Verzoek om ambtelijke bijstand Ook verzoeken om ambtelijke bijstand moeten aan de griffier gericht worden. Als de griffiemedewerkers de ondersteuning niet kunnen leveren, overlegt de griffier met de secretaris over de inzet van ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie. Het is aan de secretaris om te beslissen of één van de in

9

Inboeknummer

het derde lid genoemde ‘weigeringsgronden’ voor het door ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie verlenen van ambtelijke bijstand zich voordoet (vierde lid). Het vijfde lid regelt dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester; de griffier of het betreffende raadslid kunnen namelijk na weigering de burgemeester verzoeken de ambtelijke bijstand alsnog te laten verlenen. Het ligt in de rede dat de burgemeester hierover overleg voert met de secretaris, de griffier en indien nodig ook het betrokken raadslid. Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (op grond van artikel 180 van de wet).

Artikel 4. Geschil over ambtelijke bijstand Net als bij de weigering om ambtelijke bijstand door ambtenaren vanuit de reguliere ambtelijke organisatie te verlenen, kan de burgemeester ook een rol vervullen als een raadslid niet tevreden is over de door een ambtenaar van de reguliere ambtelijke organisatie verleende ambtelijke bijstand. Als er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan zal de burgemeester ook hier een bemiddelende rol kunnen spelen (tweede lid). De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer.

Artikel 5. Verstrekking informatie over verzoeken ambtelijke bijstand Dit artikel voorkomt dat de betreffende ambtenaar in een spagaat tussen raad en college terecht komt. Als een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid, is bepaald dat collegeleden zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand. De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Als hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent, behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.

10