Raadsvoorstel Vaststellen kwaliteitsniveaus en geactualiseerde beheerplannen Sport

gemeente Eindhoven Inboeknummer 22bst01404 Dossiernummer 22.47.751 B&W beslisdatum 22 november 2022

Vaststellen kwaliteitsniveaus en geactualiseerde beheerplannen inclusief actualisatie en demarcatie Raadsvoorstel onderhoudsbudgetten Sportaccommodaties.

Inleiding Binnen het programma Sport, worden de gemeentelijke sportaccommodaties in stand gehouden vanuit drie organisatieonderdelen: • Eindhoven Sport (exploitant sportaccommodaties), • Stadsbeheer (beheerder openbare ruimte waaronder de sportparken) en • Vastgoed (eigenaar gemeentelijk vastgoed waaronder de sport panden). Door middel van meerjaren onderhoudsplanningen (MJOP’s) wordt het exploitatie- en het planmatig onderhoud (waaronder de vervangingsinvesteringen) uitgevoerd. Uit het Accountantsrapport over 2018, gepresenteerd in 2019, kwamen de volgende zaken naar voren m.b.t. de toenmalige MJOP’s; Beheerplannen zijn niet actueel, Beheerplannen zijn niet vastgesteld door de raad, Organisatie, i.c. financiële en organisatorische demarcatie, dient aangepast te worden. Daarom loopt er sinds 2020 een verbetertraject voor de actualisatie van alle MJOP’s, ook voor het raadsprogramma Sport. In 2020 en 2021 zijn voor Sport een aantal tussenstappen gezet. Om het verbeterproces binnen Sport af te ronden, worden kwaliteitsniveaus en beheerplannen nu ter vaststelling voorgelegd. De afronding voor de borging van de instandhouding van alle sportaccommodaties betreft: a. Vaststelling kwaliteitsniveaus en daaruit opgestelde beheerplannen; b. Een aan a. gekoppelde actuele meerjarenbegroting en investeringsplanning; c. Een aan b. gekoppelde demarcatie van budgetten en verantwoordelijkheden.

 Kerntaak gekoppeld aan het werkprogramma van het college. De nu uit te voeren acties met betrekking tot de sport-MJOP’s hebben tot doel om actuele beheerplannen te hebben op basis van door de raad vastgestelde kwaliteitsniveaus binnen een sluitende meerjarenbegroting. Doelstelling Vaststellen van kwaliteitsniveaus en beheerplannen met hieraan gekoppelde financiële planning (meerjarenbegroting en investeringsbudgetten) voor taakveld 5.2 Sportaccommodaties. Voorstel Instemmen met: 1. De te hanteren kwaliteitsniveaus voor de instandhouding (vervanging en onderhoud) van de gemeentelijke sportaccommodaties bestaande uit:

Inboeknummer 22bst01404

a.

2.

3.

4.

5.

NOC*NSF-normen, zoals vastgelegd in het (landelijke) NOC*NSF Handboek Sportaccommodaties, daar waar het vervanging en onderhoud betreft, gerelateerd aan activiteiten die betrekking hebben op de dagelijkse exploitatie van de sportgebouwen; b. Kwaliteitsniveau B uit het Kwaliteitshandboek Openbare Ruimte (KOR), daar waar het vervanging en onderhoud buitenruimte van de sportaccommodaties betreft; c. NEN 2767 systematiek, daar waar het vervanging en onderhoud van de specifieke gebruikersinstallaties en vaste inrichting van sportgebouwen betreft; d. De bij 1.a tot en met 1.c behorende beheerplannen; Het actualiseren van de investerings- en onderhoudsbudgetten van de gemeentelijke sportaccommodaties en het wijzigingen van investeringsbudgetten conform tabel 2, waarbij de volgende bedragen incidenteel uit de reserve onderhoud sportgebruik onttrokken worden: € 201.000,- (in 2023) en € 159.000,- (in 2024); Het instellen van de ‘reserve onderhoud buitenruimte sportaccommodaties stadsbeheer’ met de volgende criteria: a. Doel en functie: inzet ten behoeve van onderhoudskosten buitenruimten sportaccommodaties; b. Voeding: € 700.000,- vanuit reserve sport gebruikersonderhoud en stortingen conform meerjarenonderhoudsplan; c. Criteria voor onttrekkingen: onderhoud buitenruimten sportaccommodaties; d. Gemachtigd voor onttrekkingen: budgethouder; e. Maximum hoogte: € 5.000.000,-; f.

Minimum hoogte: € 0; g. Looptijd: 31-12-2042; Herschikking binnen de onderhoudsreserves: a. reserve onderhoud sportvelden stadsbeheer wordt met € 700.000,verhoogd; b. reserve vastgoed eigenaarsonderhoud wordt met € 700.000,verhoogd; c. reserve sport gebruikersonderhoud wordt met € 1.400.000,- verlaagd; Het vaststellen van de bijgevoegde begrotingswijziging.

Argumenten 1.1 De inhoudelijke legitimatie en financiële dekking voor instandhouding van de gemeentelijke sportaccommodaties, is door de raad vastgesteld in respectievelijk de sportvisie en de begroting. Begin 2021 heeft de raad de sport- en beweegvisie 2021-2025 ‘Heel Eindhoven beweegt!’ vastgesteld. Samen met het Lokaal Sportakkoord Eindhoven is dit de basis voor onze inzet op het gebied van sporten en bewegen. De financiële dekking voor de instandhouding van de gemeentelijke sportaccommodaties is vastgelegd in de begroting 2023, Programma 5 Sport en Cultuur, Taakveld 5.2 (TV 5.2).

2

Inboeknummer 22bst01404

1.2

Vaststelling van kwaliteitsniveaus inclusief bijbehorende beheerplannen is een raadsbevoegdheid. Voorliggend voorstel is de laatste stap om te komen tot volledig actuele sport-MJOP’s. Dat betekent: vaststellen kwaliteitsniveaus en beheerplannen en actualisering van budgetten. Dit is een bevoegdheid van de raad. Door de kwaliteitsniveaus vast te stellen is de instandhouding van de sportaccommodaties gewaarborgd. 1.3

De gemeentelijke sportaccommodaties worden aangelegd, beheerd en onderhouden conform de normen van NOC*NSF. Nederlandse Sportaccommodaties moeten voldoen aan normen van NOC*NSF vanuit oogpunt van veiligheid en uniformiteit, vastgelegd in het Handboek Sportaccommodaties. Na aanleg en grootschalige renovatie, worden sportaccommodaties onafhankelijk gekeurd. Pas na goedkeuring c.q. certificering kunnen sportaccommodaties verhuurd worden voor sportdeelname in de vorm van trainingen en wedstrijden. De gemeentelijke sportaccommodaties moeten voldoen aan de NOC*NSF normen. Dit is de primaire kwaliteitsleidraad voor aanleg, beheer en onderhoud binnen TV 5.2. 1.4

Aanvullend op de NOC*NSF sportnormen, voldoen de gemeentelijke sportaccommodaties aan de kwaliteitsnormen van Stadsbeheer en Vastgoed. Eindhoven Sport is verantwoordelijk voor de verhuur van de sportaccommodaties aan de klant en voor het gebruiksonderhoud. Voor dit onderhoud vindt periodiek inspectie plaats conform de daarvoor van toepassing zijnde wet- en regelgeving. Bij de inrichting en gebruik van sportaccommodaties wordt als uitgangspunt de NOC*NSF normering gehanteerd. Voor zwembaden specifiek is de wet hygiëne en veiligheid badinrichtingen en zwembaden (WHBVZ) van toepassing en het besluit hygiëne en veiligheid badinrichtingen en zwembaden (BHVZ). Voor sportzalen specifiek is voor de sportmaterialen en sporttoestellen de TUV-keuring van toepassing die jaarlijks wordt uitgevoerd. Vastgoed heeft als eigenaar van het gemeentelijk vastgoed een eigen verantwoordelijkheid. Stadsbeheer, als uitvoerder van het beheer van de openbare ruimte, voert het buitenonderhoud uit. De verantwoordelijkheden voor de verschillende typen onderhoud worden in tabel 1 weergegeven.

Verdeling verantwoordelijkheden per type onderhoud Type

Binnen EE

Nieuwbouw, vervanging bouwkundig-, installatietechnisch en Voorbeeld dagelijks- en contractonderhoud Verantwoordelijk Eigenaar Eigenaar Uitvoer Vastgoed Poho

GE

GG

Buiten

Gebruikers-installaties (bv Dagdagelijkse in zwembaden) en vaste bedrijfsvoering en inrichting sportgebouwen exploitatie van de sportgebouwen

Onderhoud sportparken

Stadsbeheer Stadsbeheer Sport Stadsbeheer Kwaliteitsniveau B (KOR)

Uitvoerder

Vastgoed

Gebruiker Gebruiker Gebruiker Eigenaar Sport Sport Vastgoed (in opdracht van Eindhoven Sport Eindhoven Sport)

Norm

NEN2767

NEN2767

NOC*NSF

Tabel 1: verdeling verantwoordelijkheden per type onderhoud.

3

Inboeknummer 22bst01404

EE: Eigenaar verantwoordelijk, Eigenaar voert uit. Dit is een verantwoordelijkheid van de portefeuillehouder Vastgoed. GE-onderhoud: Gebruiker verantwoordelijk, Eigenaar voert uit. Dit is de bestuurlijke verantwoordelijkheid van de portefeuillehouder Sport. GG-onderhoud: Gebruiker verantwoordelijk, Gebruiker voert uit. Dit is de bestuurlijke verantwoordelijkheid van de portefeuillehouder Sport. Buiten: Gebruiker verantwoordelijk, Stadsbeheer voert uit. Dit is de bestuurlijke verantwoordelijkheid van de portefeuillehouder Sport. 1.5

De vaststelling van de kwaliteitsnormen is een bestendiging van het kwaliteitsniveau wat de gebruikers gewend zijn. Tot voor kort lag het eigenaarsonderhoud van de sport panden bij Sport en dit is overgeheveld naar Vastgoed. Onderhoud t.a.v. deze (sport)panden is reeds door de Raad vastgesteld. Aanvullend voert Vastgoed ten behoeve van Sport het GE onderhoud uit. En dit is volgens de NEN2767. Voor Stadsbeheer geldt dat het gebruikelijke kwaliteitsniveau van de sportvoorzieningen correspondeert met het zogenaamde kwaliteitsniveau B binnen het Kwaliteitshandboek Openbare Ruimte (KOR). 2.1 Demarcatie van inhoudelijke verantwoordelijkheden en allocatie van de budgetten is noodzakelijk voor een transparante bedrijfsvoering en veilige sportaccommodaties. Met de vaststelling van de kwaliteitsniveaus en bijbehorende beheerplannen, is de verantwoordelijkheid voor de kwalitatieve instandhouding van de gemeentelijke sportaccommodaties geborgd. Naast kwalitatieve instandhouding, is het onderhoudsniveau vanuit veiligheidsvereisten voor de sporter geborgd. Hieruit volgt een financiële herschikking van de onderhoudsbudgetten. Dit raadsvoorstel en bijbehorende begrotingswijziging regelen de financiële herinrichting van de budgetten als afgeleide van de geactualiseerde beheerplannen en demarcatie qua verantwoordelijkheden.

2.2 De actualisatie van de MJOP’s is voor TV 5.2 (sportaccommodaties) met dit voorstel afgerond. Uit het Accountantsrapport 2019 komt naar voren dat de MJOP’s niet voldoende actueel waren. Voor het programma Sport worden alle MJOP’s van het sportareaal hiermee geactualiseerd vastgesteld. 2.3 De impuls Ledverlichting sportparken wordt separaat verwerkt in de MJOP’s en beheerplannen na raadsbehandeling. Op 29 november 2022 neemt de raad een besluit over het investeringsvoorstel ledverlichting sportparken. Indien de raad instemt met dit voorstel, zullen de MJOP’s en beheerplannen voor dit onderdeel inhoudelijk en financieel geactualiseerd worden binnen het programma Sport. 3.1 Instellen reserve is nodig voor juiste inrichting werkzaamheden van drie organisatieonderdelen binnen het Ruimtelijk Domein van de gemeente Eindhoven. Voor het onderdeel onderhoud buitenruimte sport door stadsbeheer is nog geen reserve. Voor de onderdelen vastgoed en sport is die reserve er al wel. Het instellen van een

4

Inboeknummer 22bst01404

reserve vraagt om een raadsbesluit. Met het instellen van de reserve is een zuivere administratieve afwikkeling van de werkzaamheden mogelijk. Kanttekeningen 2.1 Actualisatie van de MJOP’s voor Sport is pas budgettair neutraal na saldering met voordelen van onderhoudsmiddelen uit eerdere verbeterstappen. Het actualiseren van de MJOP’s resulteert in een structureel nadeel (zie financiële paragraaf). Na het inzetten van ‘geparkeerde’ onderhoudsmiddelen uit eerdere besluiten m.b.t. MJOP-verbetertraject (€ 226.000,- structureel vanaf 2024), in combinatie met incidentele inzet van middelen uit de onderhoudsreserve (in 2023 en 2024), resulteert dit tezamen tot een budgetneutrale begrotingswijziging. 2.2 Het IJssportcentrum maakt geen onderdeel uit van dit raadsvoorstel. Verhuur, exploitatie, beheer en onderhoud van het IJssportcentrum, is geregeld tussen gemeente (eigenaar grond en gebouw) en Sportfondsen Nederland (SFN, exploitant), in een verhuur- en een exploitatieovereenkomst. Hierin is ook het eigenaars- en gebruiksonderhoud voor de instandhouding vastgelegd. Deze overeenkomsten zijn aangegaan voor de periode van 1 januari 2017 – 1 januari 2027 en wijzigen binnen voorliggend raadsvoorstel niet. 2.3 Een eventuele overgang van reserves naar voorzieningen, is geen onderdeel van dit voorstel.

Actuele en vastgestelde MJOP’s door de raad, zijn voorwaardes om weer voorzieningen te kunnen instellen. De organisatie moet echter nog een aantal stappen zetten om zover te zijn dat conform de eisen van de BBV gebruik kan worden gemaakt van onderhoudsvoorzieningen. In samenspraak met de accountant zal het dossier “van onderhoudsreserve naar onderhoudsvoorziening” opgepakt worden. 2.4 De actualisatie is exclusief beleidswijzigingen, zoals bijvoorbeeld verdere verduurzaming. De huidige MJOP’s gaan uit van de instandhouding zonder de consequenties van beleidswijzigingen. Het uitbreiden van de MJOP’s naar duurzame MJOP’s (DMJOP’s) is bijvoorbeeld nu niet meegenomen. Dit vergt een aanvullende analyse en financiële doorrekening die via het reguliere kadernota- en begrotingsproces zal worden aangeboden aan de raad. Reguliere verduurzaming van de sportaccommodaties vindt plaats vanuit het programma Slim Verduurzamen Vastgoed (SVV). Vanzelfsprekend zorgt een actuele onderhoudsplanning wel voor een degelijke inhoudelijke en financiële basis om aanvullende vervolgstappen te zetten, met name op het gebied van verduurzaming. Het raadsprogramma Sport kan met de gemeentelijke sportaccommodaties in potentie een aanzienlijke bijdrage leveren aan de maatschappelijkec.q. stedelijke opgaven op het gebied van water-, warmte- en stroomcollectie. 2.5 Toekomstige prijsstijgingen zijn onzeker.

In de door de raad vastgestelde begroting 2023 (en verder) is een indexatie opgenomen voor inflatiecorrectie. Dit is verwerkt in de MJOP budgetten. Extra stijging kan in de

5

Inboeknummer 22bst01404

toekomst wellicht toch leiden tot aanpassingen van de huidige prognoses. Dit geldt uiteraard gemeentebreed. Financiële consequenties In het onderstaande financieel overzicht is beknopt het financieel effect van de actualisatie van de beheerplannen uiteengezet in de vorm van “het bijgestelde investeringsvolume” en “de bijgestelde begrotingsposten samenhangend met onderhoud”. Financiële wijzigingen MJOP Sport, EURk Investeringsbudgetten

2023

2024

2025

2026

Opmerking

Nieuw en verhoogd (saldo)

5.758

2.254

3.444

2.596

Vervallen en verlaagd (saldo)

-9.724

-6.816

-4.953

-1.540

Per saldo

-3.966

-4.562

-1.509

1.056

Met uitbreiding btw-vrijstelling sport is rekening gehouden; indien sprake is van de btw-vrijstelling sport is de btw kostenverhogend en bij spuk sport wordt dan 17,5% van de bestedingen gedeclareerd.

Meerjaren begroting

2023

2024

2025

2026 e.v.

Exploitatiekosten onderhoud

894

884

883

874

Afschrijvingskosten

-354

-166

-324

-315

Planmatige onderhoud

-333

-333

-333

-333

Onderhoudsmidd.

-6

-226

-226

-226

Mutatie reserves

-201

-159

-

-

-

-

-

-

-48

-31

-55

-66

Totaal (excl. rentekosten) Rentekosten

Opmerking

Beschikbaar uit eerdere dossiers Conform voorstel 2 Vloeit naar algemene middelen (treasury)

Tabel 2: Financiële wijzigingen. Demarcatie van inhoudelijke verantwoordelijkheden en allocatie van de budgetten is noodzakelijk voor een transparante bedrijfsvoering. Hiertoe wordt gewerkt met een drietal reserves: reserve onderhoud sportvelden stadsbeheer (2347), reserve vastgoed eigenaarsonderhoud (2319) en reserve sport gebruikersonderhoud (2321). In bijgevoegde begrotingswijziging is de volgende herschikking binnen deze reserves opgenomen: reserve onderhoud sportvelden stadsbeheer wordt met € 700.000,verhoogd, reserve vastgoed eigenaarsonderhoud wordt met € 700.000,- verhoogd en reserve sport gebruikersonderhoud wordt met € 1.400.000,- verlaagd. Communicatie Het betreft een financieel-technisch voorstel, waarbij het onderhoudsniveau van de gemeentelijke sportaccommodaties geactualiseerd wordt voorgelegd. De gebruiker zal bij ongewijzigde vaststelling geen verandering ervaren. Derhalve is communicatie met de gebruiker niet noodzakelijk. De Eindhovense Sportraad zal in het reguliere overleg geïnformeerd worden over dit voorstel en na vaststelling besluit. Planning en uitvoering Opdrachten voor onderhoudswerkzaamheden betrekking hebbende op 2023 en verder worden pas verstrekt na vaststelling van dit voorstel.

6

Inboeknummer 22bst01404

Evaluatie Een onderhoudsplanning beschrijft de planning van uit te voeren werkzaamheden binnen de vastgestelde kwaliteitsniveaus. Indien in de praktijk (o.b.v. keuringsrapporten) blijkt dat werkzaamheden eerder/later uitgevoerd moeten worden, zal dit binnen de reguliere P&C-cyclus meegenomen worden. Op het moment dat gemeentebreed het besluit genomen wordt om terug te gaan naar onderhoudsvoorzieningen zullen ten minste eens per 5 jaar de beheerplannen (conform BBV) voorgelegd moeten worden aan de raad. Bijlage(n) Geen

Een ontwerpraadsbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. Burgemeester en wethouders van Eindhoven,

, secretaris.

7

Inboeknummer 22bst01404

Ontwerp Raadsbesluit

De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 22 november 2022; besluit: Instemmen met: 1. De te hanteren kwaliteitsniveaus voor de instandhouding (vervanging en onderhoud) van de gemeentelijke sportaccommodaties bestaande uit: a. NOC*NSF-normen, zoals vastgelegd in het (landelijke) NOC*NSF Handboek Sportaccommodaties, daar waar het vervanging en onderhoud betreft, gerelateerd aan activiteiten die betrekking hebben op de dagelijkse exploitatie van de sportgebouwen; b. Kwaliteitsniveau B uit het Kwaliteitshandboek Openbare Ruimte (KOR), daar waar het vervanging en onderhoud buitenruimte van de sportaccommodaties betreft; c. NEN 2767 systematiek, daar waar het vervanging en onderhoud van de specifieke gebruikersinstallaties en vaste inrichting van sportgebouwen betreft; d. De bij 1.a tot en met 1.c behorende beheerplannen; 2. Het actualiseren van de investerings- en onderhoudsbudgetten van de gemeentelijke sportaccommodaties en het wijzigingen van investeringsbudgetten conform tabel 2, waarbij de volgende bedragen incidenteel uit de reserve onderhoud sportgebruik onttrokken worden: € 201.000,- (in 2023) en € 159.000,- (in 2024); 3. Het instellen van de ‘reserve onderhoud buitenruimte sportaccommodaties stadsbeheer’ met de volgende criteria: a. Doel en functie: inzet ten behoeve van onderhoudskosten buitenruimten sportaccommodaties; b.

Voeding: € 700.000,- vanuit reserve sport gebruikersonderhoud en stortingen conform meerjarenonderhoudsplan; c. Criteria voor onttrekkingen: onderhoud buitenruimten sportaccommodaties; d. Gemachtigd voor onttrekkingen: budgethouder; e. Maximum hoogte: € 5.000.000,-; f. Minimum hoogte: € 0; g. Looptijd: 31-12-2042; 4. Herschikking binnen de onderhoudsreserves: a. reserve onderhoud sportvelden stadsbeheer wordt met € 700.000,verhoogd; b. reserve vastgoed eigenaarsonderhoud wordt met € 700.000,verhoogd; c. reserve sport gebruikersonderhoud wordt met € 1.400.000,- verlaagd; 5. Het vaststellen van de bijgevoegde begrotingswijziging.

8

Inboeknummer 22bst01404

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van

, griffier.

9