Raadsvoorstel Vaststellen beheerplan en meerjarenonderhoudsplanning (MJOP) gebruikersonderhoud Van Abbemuseum

gemeente Eindhoven Inboeknummer 22bst01321 Dossiernummer 22.47.651 B&W beslisdatum 22 november 2022

BLANCO

Vaststellen beheerplan en meerjarenonderhoudsplanning Raadsvoorstel (MJOP) gebruikersonderhoud Van Abbemuseum

Inleiding Voor het Van Abbemuseum voert !mpuls het eigenaarsonderhoud en beheer uit. Het gebruikersonderhoud van het museum is sinds 2020 een verantwoordelijkheid van het Van Abbemuseum. Het museum heeft een externe partij PVM (experts in duurzaam, leefbaar en betrouwbaar vastgoed) de opdracht gegeven om voor het gebruikersonderhoud een eigen beheerplan uit te werken. Het beheerplan heeft als doel kaders te scheppen om op een efficiënte, effectieve en betrouwbare wijze invulling te geven aan de demarcatie tussen betrokken partijen !mpuls, eigenaar (gemeente Eindhoven) en gebruiker (Van Abbemuseum). Het beheerplan bestaat onder andere uit een hoofdstuk vastgoedbeleid en een hoofdstuk onderhoudskwaliteit. In deze hoofdstukken staat het kwaliteits- en onderhoudsbeleid voor het gebruikersonderhoud van het Van Abbemuseum beschreven. Op basis van het kwaliteits- en onderhoudsbeleid is de bestaande meerjarenonderhoudsplanning (MJOP) geactualiseerd. Het beheerplan en het daaraan gekoppelde MJOP voor het Van Abbemuseum is geheel in lijn met het gemeentelijk vastgoedbeleid. Het planmatig onderhoud heeft een fluctuerend karakter en de MJOP past binnen de huidige budgetten voor onderhoud en vervangingen. Eén keer in de vier jaar vindt een inspectie plaats door PVM. Ook in de tussenliggende jaren wordt de MJOP jaarlijks geactualiseerd.

Vooruitlopend op het dossier om de kosten van planmatig onderhoud weer via voorzieningen te verwerken (planning Q1-2023) is het voorliggende dossier opgesteld. Voor het voeren van onderhoudsvoorzieningen eist de BBV dat de raad het kwaliteitsniveau van een (sub)categorie kapitaalgoederen periodiek vaststelt via een beheerplan en de bijbehorende meerjarenonderhoudsplanning (MJOP). In het voorliggende dossier wordt uw raad voorgesteld dit beheerplan en de geactualiseerde MJOP-gebruikersonderhoud voor 2023-2026 vast te stellen.

Inboeknummer 22bst01321

 Wettelijke taak  Kerntaak gekoppeld aan het werkprogramma van het college Vierjaarlijks een beheerplan en daaraan gekoppeld MJOP voor het gebruikersonderhoud van het van Abbemuseum ter vaststelling aan de raad voorleggen.

 Onvermijdelijk

Doelstelling Het vaststellen van een beheerplan en de daaraan gekoppelde MJOP voor het Van Abbemuseum. Dit om te voldoen aan de doelstelling voor het Van Abbemuseum in de begroting 2023 (TV 5.4) die luidt: Impact van kunst op mensen door een constructieve en inspirerende plek voor kunst in het leven van mensen te zijn. Voorstel In te stemmen met: 1. Het actuele ‘Beheerplan Van Abbemuseum’ met de daarin beschreven kwaliteit en onderhoudsniveaus voor het onderhoud van het museum voor 2023-2026. (bijlage 1) 2. De actuele meerjarenonderhoudsplanning ‘Van Abbemuseum MJOP Gebruikersonderhoud 2023’ van de investerings- en onderhoudsbudgetten voor 2023-2026. (bijlage 2) 3. Begrotingswijziging. Argumenten 1.1/2.1 Voorbereiding op raadsdossier voor de omzetting onderhoudsreserves naar onderhoudsvoorzieningen Momenteel is met de voorbereiding gestart om te komen van onderhoudsreserves naar onderhoudsvoorzieningen. Het voorliggende beheerplan en daaraan gekoppelde MJOP zijn vereisten voor de gewenste omzetting van de onderhoudsreserve naar onderhoudsvoorziening. Het dossier daarvoor wordt (volgens de huidige planning) voorgelegd aan uw raad in Q1-2023.

1.2/2.2 Voor instelling onderhoudsvoorziening is een actueel beheerplan en MJOP vereist op basis van het BBV Eind 2019 is uw raad middels een Raadsinformatiebrief (sturing op onderhoudskosten, inboeknummer 19bst01733) geïnformeerd over de voorkeur van het college om de kosten van planmatig onderhoud waar mogelijk in de toekomst weer via voorzieningen te verwerken. Belangrijk argument hiervoor was dat door het verwerken van planmatig onderhoud via voorzieningen de raad de meeste mogelijkheid krijgt tot sturen en dat dit leidt tot het meest stabiele begrotingsbeeld. Voor het voeren van onderhoudsvoorzieningen eist de BBV dat de raad het kwaliteitsniveau van een

2

Inboeknummer 22bst01321

(sub)categorie kapitaalgoederen periodiek vaststelt via een beheerplan en de bijbehorende meerjarenonderhoudsplanning (MJOP). 1.3/2.3 Waarborging gebruikersonderhoud door jaarlijkse actualisatie Het Van Abbemuseum zal de NEN-inspectie één keer per 4 jaar laten uitvoeren en op basis daarvan het beheerplan en MJOP actualiseren en door uw raad laten vaststellen. Daarnaast vindt conform het huidige voorliggende beheerplan ieder jaar een bureauactualisatie plaats. Dit om het gebruikersonderhoud te waarborgen onafhankelijk van de keuze voor een onderhoudsreserve of onderhoudsvoorziening. 1.4 Het beheerplan Van Abbemuseum is in lijn met het gemeentelijke vastgoedbeleid Het Van Abbemuseum werkt voor het inventariseren van haar vastgoed met de conditiemetingsmethodiek conform de NEN 2767. Deze norm bevat een methodiek waarmee onderhoud gepland kan worden op basis van de theoretische levensduur. De gedachte achter deze norm is dat een integrale vervanging pas uitgevoerd wordt als deze om technische redenen nodig is. Voor een gedetailleerde uitleg verwijzen wij u naar bijlage 1 (Beheerplan Van Abbemuseum). Tevens omvat het beheerplan een aspect-prioriteitsmatrix conform de NEN 2767 die bij geconstateerde gebreken de prioritering bepaalt om niet geoorloofde risico’s te vermijden.

De kwaliteitsniveaus in het beheerplan en het daaruit volgende MJOP zijn gebaseerd op de specifieke benadering van de diverse ruimtes binnen het museum, waarbij de publieke ruimten een hoger instandhoudingsniveau vereisen: • Instandhoudingsniveau ‘basis’ (3) Het instandhoudingsniveau ‘basis’ betreft de reguliere instandhouding teneinde te voldoen aan de kwaliteit die het Van Abbemuseum in zijn algemeenheid vereist. Op basis van het vlekkenplan vallen de volgende ruimten onder het instandhoudingsniveau ‘basis’: private ruimten, verkeersruimten, technische opslag en sanitair. • Instandhoudingsniveau ‘plus’ (2) Het instandhoudingsniveau ‘plus’ leidt tot bovenmatig goed onderhouden gebouwen, met minimale grebreken, zeer weinig verstoringen en een hoge mate van esthetische kwaliteit. Op basis van het vlekkenplan vallen de volgende ruimte onder het instandhoudingniveau ‘plus’: publieke ruimten. 2.1 De meerjarenonderhoudsplanning (MJOP) past binnen de huidige vastgestelde onderhoudsbudgetten. De totale begroting ter dekking van de kosten van de MJOP is toereikend, met dien verstande dat het noodzakelijk is om €11.000 te verschuiven van storting in de onderhoudsreserve (planmatig onderhoud, niet conform activabeleid) naar de exploitatie (contract- en dagelijks onderhoud). Zie verder paragraaf “financiële consequenties”.

2.2 De MJOP één keer per vier jaar te actualiseren en daarnaast jaarlijks een bureauactualisatie uit te voeren. Het Van Abbemuseum beschikt voor het gebruikersonderhoud over een meerjarenonderhoudsplanning (MJOP) die 30 jaar vooruitkijkt. In 2022 is voor het

3

Inboeknummer 22bst01321

actualiseren van de huidige MJOP gebruikersonderhoud een NEN 2767 inspectie uitgevoerd. De inspectie zal vierjaarlijks plaatsvinden, de eerstvolgende keer in 2026. In de tussenliggende jaren zal jaarlijks een bureau actualisatie van de MJOP plaatsvinden. 2.3 Het beheerplan en nieuwe MJOP zijn gebaseerd op het bestaande MJOP en daarbij behorende uitgangspunten. Deze zijn geactualiseerd op basis van de door PVM uitgevoerde inspectie. Tot 2020 werd de MJOP gebruikersonderhoud in afstemming met de gebruiker, het Van Abbemuseum, beheerd door de afdeling vastgoed. De afdeling vastgoed heeft in 2020 aangegeven niet meer verantwoordelijk te zijn voor de planning en beheer van de MJOP gebruikersonderhoud. Het museum is gevraagd hiervoor een professionele partner in te schakelen welke gevonden is in PVM. De geactualiseerde MJOP en het beheerplan zijn gebaseerd op de bestaande MJOP gebruikersonderhoud. Dit houdt in dat de bouwtechnische en functionele kwaliteit zijn getoetst. Borging van alle relevante wet- en regelgeving (compliance) is immers een integraal onderdeel van de MJOP. Kanttekeningen 1.1 Indexpercentage MJOP 2023-2026 Het beheerplan en de daaraan gekoppelde MJOP zijn opgesteld in 2022 door PVM met daarin gehanteerd het prijspeil 2022.

Om aan te sluiten bij de indexatie van de budgetten in de meerjarenbegroting 2023-2026 van de gemeente Eindhoven zijn ook de onderhoudskosten in de MJOP geïndexeerd met 3,4% voor die jaren (hetzelfde als het gemeentelijke percentage). We volgen continu de marktontwikkeling met betrekking tot de kosten van onderhoud en of onze budgetten daarvoor toereikend zijn. Financiële consequenties Op grond van de MJOP worden de noodzakelijke werkzaamheden ingepland voor een specifiek jaar en opgenomen in een jaarplan. De onderhoudsactiviteiten in de onderhoudsplanningen zijn opgedeeld in planmatig onderhoud, contractonderhoud en dagelijks onderhoud. Dit wordt financieel gedekt vanuit drie verschillende bronnen: ▪ Exploitatie (contract- en dagelijks onderhoud); ▪ Onderhoudsreserve (planmatig, niet te activeren, onderhoud); ▪ Vervangingsinvestering (planmatig, wel te activeren, onderhoud). Aan de financiële basis van de MJOP zijn er geen wijzigingen ten opzichte van het verleden. Dat betekent dat de MJOP nog steeds de basis vormt voor de begroting en dat deze wordt getoetst aan de begroting. Dit betekent dat er in principe geen planmatige werken in een MJOP kunnen worden opgevoerd, als de vastgestelde begroting daar niet in voorziet en de MJOP daardoor in strijd zou zijn met het budgetrecht van de raad.

Enkel in het geval van onveilige situaties of absolute noodzaak, kan hier beargumenteerd van worden afgeweken. Voor het planmatig onderhoud, dat wordt verrekend met de onderhoudsreserve, worden via een jaarlijkse storting of onttrekking de werkelijke kosten verrekend met de reserve. Planmatig onderhoud dat betrekking

4

Inboeknummer 22bst01321

heeft op vervangingsinvesteringen, wordt geactiveerd. De jaarlijkse kapitaallasten hiervan (rente en afschrijvingen) worden jaarlijks meegenomen in de opbouw van de meerjarenbegroting en komen ten laste van de exploitatie. De onderhoudsuitgaven voor de MJOP 2023-2026 zien er als volgt uit:

MJOP (x €1.000) Contract- en dagelijks onderhoud Planmatig, niet te activeren, onderhoud Planmatig, wel te activeren, onderhoud

2023 € 233 € 708 € 572

2024 € 233 € 49 € 102

2025 € 233 €8 € 30

2026 € 238 € 20 € 33

De huidige dekking voor deze onderhoudsuitgaven in 2023-2026 ziet er als volgt uit:

Dekkingsbron (x €1.000) Exploitatie Onderhoudsreserve (jaarlijkse dotatie) Vervangingsinvestering (kapitaallasten)

2023 € 224 € 134 € 96

2024 € 224 € 134 € 131

2025 € 224 € 134 € 139

2026 € 224 € 134 € 136

Toelichting De bovenstaande onderhoudsuitgaven en bijbehorende dekking zijn slechts een snapshot van vier jaar (de vast te stellen periode) uit een MJOP die 30 jaar vooruitkijkt en is gebaseerd op het prijspeil van 2023 (uitgaande van een indexatie van 3,4%, zie ook kanttekening 1.1). De totale begroting ter dekking van de kosten van de MJOP is toereikend. De huidige dekking voor het contract- en dagelijks onderhoud is over de periode van 30 jaar gezien jaarlijks €11.000,- structureel te weinig. Dit structurele tekort kan gedekt worden door de jaarlijkse dotatie aan de onderhoudsreserve met €11.000,- te verlagen. De dekking voor het planmatig, niet te activeren, onderhoud (jaarlijkse dotatie) blijft in dat geval over de periode van 30 jaar gezien toereikend. Hiervoor is een budget neutrale begrotingswijziging aan dit dossier toegevoegd. De dekking voor het planmatige, wel te activeren onderhoud (kapitaallasten) worden jaarlijks meegenomen in de opbouw van de meerjarenbegroting en periodiek bijgesteld op basis van de daadwerkelijk gerealiseerde vervangingsinvesteringen. De nieuwe dekking voor de onderhoudsuitgaven in 2023-2026, na verwerking van de begrotingswijziging, ziet er als volgt uit:

Dekkingsbron (x €1.000) Exploitatie Onderhouds reserve (jaarlijkse dotatie) Vervangingsinvestering (kapitaallasten)

2023 € 235 € 123 € 96

2024 € 235 € 123 € 131

2025 € 235 € 123 € 139

2026 € 235 € 123 € 136

Communicatie Externe communicatie over dit dossier is niet noodzakelijk, aangezien het primaire doel van dit dossier het nader betrekken van uw raad is bij het onderhoud van het Van Abbemuseum.

5

Inboeknummer 22bst01321

Planning en uitvoering Na vaststelling van het beheerplan Van Abbemuseum en de daaraan gekoppelde MJOP zal het onderhoud conform de daarin opgenomen planning worden uitgevoerd. Evaluatie Het beheerplan van het Van Abbemuseum en het MJOP worden vierjaarlijks geactualiseerd en ter vaststelling aan uw raad aangeboden (de eerstvolgende keer in 2027). In de tussenliggende jaren vindt jaarlijks een bureau-actualisatie plaats. Bijlage(n) Als bijlage(n) bij dit voorstel behoren: • 1. Beheerplan Van Abbemuseum • 2. Van Abbemuseum • MJOP Gebruikersonderhoud 2023 • 3. Begrotingswijziging Een ontwerpraadsbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. Burgemeester en wethouders van Eindhoven,

, secretaris.

6

Inboeknummer 22bst01321

Ontwerp Raadsbesluit

De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 22-11-2022; besluit: In te stemmen met: 1. Het actuele ‘Beheerplan Van Abbemuseum’ met de daarin beschreven kwaliteit en onderhoudsniveaus voor het onderhoud van het museum voor 2023-2026. (bijlage 1) 2. De actuele meerjarenonderhoudsplanning ‘Van Abbemuseum MJOP Gebruikersonderhoud 2023’ van de investerings- en onderhoudsbudgetten voor 2023-2026. (bijlage 2) 3. Begrotingswijziging Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van .....

, griffier.

7