Raadsvoorstel Technische afwikkeling tijdelijke huisvesting onderwijs

gemeente Eindhoven Inboeknummer 24bst00303 Dossiernummer 24.11.351 B&W beslisdatum 12-03-2024

Raadsvoorstel Technische afwikkeling tijdelijke huisvesting onderwijs

Inleiding Vanuit de zorgplicht van de gemeente is er in 2023 om verschillende urgente redenen (een brand, een snelle groei van aantal leerlingen bij een school etc.) bij een aantal schoollocaties in Eindhoven tijdelijke huisvesting gerealiseerd. Bij 4 van deze projecten zijn de kosten gaande weg de realisatie hoger uitgevallen dan vooraf ingeschat of wordt op dit moment een aankomende stijging van de kosten voorzien doordat het noodzakelijk is tijdelijke units langer te huren. U bent eerder over deze verschillende projecten geïnformeerd. Het betreft de volgende 4 projecten: 1. Realiseren tijdelijke huisvesting St. Antonius Abt (n.a.v. brand) - Raadsvoorstel (dossiernummer: 22bst01269) 2. Realiseren tijdelijke huisvesting (uitbreiding) Tarieq Ibnoe Ziyad - Opgenomen in programma en Overzicht 2023 (dossiernummer: 23bst00122) 3. Realiseren tijdelijke huisvesting (uitbreiding) De Startbaan - Geïnformeerd middels raadsinformatiebrief (dossiernummer: 23bst01012) 4. Realiseren tijdelijke huisvesting (t.b.v. nieuwbouw De Achtbaan) aan de Argentanlaan - besloten middels B&W-dossier (dossiernummer: 22bst01254 De hogere kosten die bij deze 4 projecten zijn ontstaan bedragen in totaal € 2.910.465. Alle bedragen in dit raadsvoorstel zijn inclusief btw, tenzij anders vermeld.

Dit raadsvoorstel bevat voorstellen om de budgetten voor deze hogere kosten alsnog te verwerken in de begroting van 2024 en verder.  Wettelijke taak De gemeente heeft de wettelijke zorgplicht voor de huisvesting van het primair en voortgezet onderwijs en dient schoolbesturen in staat te stellen de leerlingen van de scholen die onder hun bevoegd gezag vallen adequaat te huisvesten. In urgente situaties is het realiseren van tijdelijke huisvesting daarvoor onvermijdelijk.  Kerntaak gekoppeld aan het werkprogramma van het college Niet specifiek.   Onvermijdelijk De realisatie van tijdelijke huisvesting heeft bij 4 projecten geresulteerd in hogere kosten. Deze hogere kosten dienen verantwoord te worden en tevens te worden verwerkt in de begroting van 2024 en verder.

Inboeknummer

24bst00303

Doelstelling Het afleggen van verantwoording over de hogere kosten en het verwerken hiervan in de begroting van 2024 en verder. Voorstel 1. De hogere kosten voor tijdelijke huisvesting van vier onderwijslocaties ad. € 2.910.465 voor € 1.539.593 te dekken uit het corrigeren van het krediet Onderwijshuisvesting in 2024, de kapitaallasten hiervan (€ 66.000 vanaf 2025) te dekken uit de stelpost kapitaallasten onderwijshuisvesting en voor € 1.370.872 te dekken uit de Reserve Huisvesting Onderwijs in 2024 en 2025. 2. Instemmen met de begrotingswijziging Argumenten De hogere kosten zijn ontstaan bij onderstaande 4 tijdelijke huisvestingsprojecten. In de kern zijn dit losse dossiers met verschillende argumenten, er is nu voor gekozen om deze te bundelen in één raadsvoorstel. Conform de geldende kaders en richtlijnen moeten de hogere kosten voor deze vier scholen deels ten laste van het krediet onderwijshuisvesting worden gebracht en deels ten laste van de reserve huisvesting onderwijs. Alle kosten kunnen gedekt worden uit de bestaande begroting onderwijshuisvesting. In de paragraaf financiële consequenties wordt exact toegelicht welk deel wordt geactiveerd en ten laste van de stelpost kapitaallasten onderwijshuisvesting komt en welk deel gedekt wordt vanuit de reserve huisvesting onderwijs.

1.1 Hogere kosten tijdelijke huisvesting St. Antonius Abt In de nacht van 3 op 4 juni 2022 heeft er een brand gewoed bij basisschool St. Antonius Abt. Dit heeft ertoe geleid dat het gedeelte uit 2015 volledig verwoest is en het gedeelte uit 1984 zwaar beschadigd is geraakt. Allereerst is ervoor gezorgd de leerlingen voor de zeer korte termijn elders onder te brengen. Normaliter worden er vervolgens voor de middellange termijn tijdelijke units gehuurd tot de oorspronkelijke school hersteld / herbouwd is zodat het onderwijs door kan gaan. Dit wordt meestal in een college dossier of via het programma en overzicht ingeregeld en ziet U hier geen raadsvoorstel over. Bij het Sint Antonius Abt is dit anders gegaan omdat er gekozen is voor het aanschaffen van tijdelijke units. Om die reden is er vervolgens in een eerder voorstel de gemeenteraad gevraagd in te stemmen met het aanschaffen van een semipermanente voorziening en hiervoor het krediet Onderwijshuisvesting met € 2.500.000 te verhogen en de ingeschatte verzekeringsuitkering, destijds ingeschat op € 1.000.000, hierop in mindering te brengen. De tijdelijke huisvesting voor basisschool St. Antonius Abt is inmiddels gerealiseerd op het Merwedeveld in Acht en door de school in gebruik genomen.

Om verschillende redenen zijn de totale kosten hiervoor significant hoger uitgevallen, terwijl de uitgekeerde verzekeringsgelden lager uitgevallen zijn dan eerder ingeschat.

2

Inboeknummer

24bst00303

1.2 Eerdere voorstel betrof een voorstel voor koop versus huur Het eerdere raadsvoorstel betrof enkel een voorstel om over te gaan tot het kopen van de semipermanente units in plaats van deze te huren. Uit de businesscase bleek dat het aanschaffen van deze grootschalige semipermanente units gunstiger is dan het huren. Dit voorstel verzocht dan ook enkel om het Krediet Onderwijshuisvesting te verhogen zodat deze units aangeschaft konden worden. Per abuis is in dit voorstel niet meegenomen dat er ook, zoals gebruikelijk, budget ingeregeld moet worden voor ‘bijkomende kosten bij de realisatie’. Hiertoe behoren o.a. kosten voor nutsaansluitingen, legeskosten, projectmanagementkosten, onderzoekskosten, etc. In totaal bedragen deze kosten € 183.845. Tevens had de BTW component direct meegenomen moeten worden ad € 525.000. De oorspronkelijke benodigde investering voor de aanschaf van de units komt daarmee op € 3.208.845 (in plaats van € 2.500.000).

1.3 Verzekeringsuitkering pakt lager uit dan ingeschat In het eerdere raadsvoorstel is, in overleg met schade-experts, ingeschat dat de te verwachte verzekeringsuitkering voor de tijdelijke huisvesting tijdens de herstelperiode van het schoolgebouw circa € 1.000.000 zou bedragen. Echter blijkt dat de verzekeringspolis dit bedrag enkel uitkeert voor een periode van 2 jaar vanaf de schadedatum wanneer het gehele gebouw getroffen zou zijn. Conform de polis is er echter sprake van een gedeeltelijk herstel met een ‘technische herstelprocedure’ van 12 maanden vanaf de schadedatum. Door de benodigde procedures om deze tijdelijke huisvesting te realiseren waren uiteindelijk al circa 10 maanden verstreken sinds de schadedatum voordat deze in gebruik genomen kon worden. Na onderhandelingen tussen onze schade-experts en de verzekeraar heeft dit geresulteerd in een verzekeringsuitkering van ‘slechts’ € 334.215 i.p.v. de ingeschatte € 1.000.000,-.

1.4 Tijdelijke huisvesting gerealiseerd onder hoge (tijds)druk Zoals reeds benoemd zijn de tijdelijke units voor St. Antonius Abt onder hoge (tijds)druk gerealiseerd. Druk vanuit de polisvoorwaarden van de verzekering maar ook druk om zo snel als mogelijk adequate en passende huisvesting te realiseren voor de leerlingen en docenten van deze school. Na de aanvraag voor het verhogen van het krediet Onderwijshuisvesting voor de aanschaf van de semipermanente units moesten er toch nog een aantal wijzigingen plaatsvinden in het ontwerp en de uitvoering. Onderdeel hiervan is het toevoegen van extra units (t.b.v. functionaliteit en het kunnen huisvesten van voldoende groepen en BSO), aanpassen van de indeling, realiseren van waterbergingen, aanpassingen t.b.v. brandscheiding, extra kosten voor grondwerk, etc. In totaal bedragen deze meerwerkkosten € 416.671.

1.5 Toevoegen van kwaliteit omdat units in eigendom zijn van de gemeente Omdat er gekozen is voor de aanschaf van de semipermanente units zijn er een aantal extra voorzieningen getroffen in de inbouw van de units. Deze extra voorzieningen bestaan o.a. uit keukenblokken, klimaatinstallaties (t.b.v. Frisse Scholen), extra akoestische maatregelen, zonwering, etc. In totaal bedragen deze extra kosten

3

Inboeknummer

24bst00303

voorzieningen inbouw € 147.772. In het raadsvoorstel van destijds is al gemeld dat we verwachten met het aankomende 16 jarig IHP frequent tijdelijke huisvesting nodig te zullen hebben in de toekomst. Met deze extra voorzieningen kan er in de toekomst bij andere tijdelijke huisvestingssituaties kwalitatief goede en adequate huisvesting gerealiseerd worden.

1.6 Resumé totaal investering aanschaf semipermanente units en realisatie tijdelijke huisvesting St. Antonius Abt Wanneer bovenstaande elementen (1.1 t/m 1.5) bij elkaar opgeteld worden komt de totale aanschaf van de semipermanente units en het gereed maken hiervan voor de tijdelijke huisvesting van St. Antonius Abt op een totaal van € 3.773.288. Minus de lagere verzekeringsgelden resulteert dit in een totaal kostenpost van € 3.439.073. Dit resulteert in aanvullend benodigde dekking van € 1.939.073.

1.7 Aanschaf units versus huur blijft een positieve businesscase In het eerdere raadsvoorstel is het voorstel gedaan om in te stemmen met het aanschaffen van tijdelijke units in plaats van deze te huren. Dit voorstel is tot stand gekomen op basis van een vergelijking tussen huur en koop. Met het toenemen van de kosten is deze vergelijking opnieuw gemaakt. Niet alle hogere kosten zijn toe te wijzen aan het aanschaffen van de units; onder andere de realisatiekosten alsook een deel van de extra kosten die zijn ontstaan onder de hoge (tijds)druk zouden ook van toepassing zijn geweest bij het huren van de units. Deze zijn in de herijking van de vergelijking dan ook niet meegenomen. Uit het opnieuw uitvoeren van de vergelijking blijkt dat de terugverdientijd van het aanschaffen van de units ten opzichte van het huren van de units nu op circa 6,4 jaar komt ten opzichte van 4,2 jaar in het oorspronkelijke voorstel. Dit is nadrukkelijk een verslechtering van de businesscase. Echter is de businesscase koop versus huur op de middellange termijn nog steeds positief. Helemaal omdat we verwachten de komende jaren veel tijdelijke huisvesting nodig te hebben met het nieuwe 16 jarig IHP dat dit jaar aan uw raad wordt voorgelegd ter besluitvorming.

De uiteindelijk hogere kwaliteit van deze units is daarnaast goed voor de duurzaamheid en levensduur van de tijdelijke huisvesting en de kwaliteit van het onderwijs dat erin gegeven kan worden. Ook met de huidige kosten en inzichten zou het voorstel daarmee nog steeds zijn om over te gaan tot het kopen van de units in plaats van huren.

2.1 Meer tijdelijke huisvesting Tarieq Ibnoe Ziyad Bij Tarieq Ibnoe Ziyad zijn tijdelijke units geplaatst om urgente ruimtetekorten op te kunnen vangen. Oorspronkelijk was de verwachting gebruik te kunnen maken van bestaande units die geplaatst zijn bij een andere schoollocatie. Echter bleek het gebruik van deze units op de huidige locatie gecontinueerd te worden, waardoor alsnog overgegaan is tot het huren van deze units voor een periode van 2 jaar (2024 en 2025). Daarnaast is gaande weg, door een sterkere leerlingengroei, de behoefte aan tijdelijke uitbreiding door stijgende

4

Inboeknummer

24bst00303

leerlingaantallen gegroeid van 2 naar 4 lokalen. Deze wijzigingen resulteren in circa € 488.150 aan extra kosten. De extra kosten komen in 2024 en 2025 ten laste van de reserve Huisvesting Onderwijs. De units worden gehuurd voor een periode van 2 jaar, er wordt reeds gesproken over het realiseren van een permanente oplossing van deze ruimtetekorten. De planning is nog steeds dat dit binnen twee jaar gerealiseerd wordt.

3.1 Hogere kosten tijdelijke huisvesting De Startbaan Bij De Startbaan zijn tijdelijke units geplaatst om urgente ruimtetekorten op te kunnen vangen. Deze ruimtetekorten hangen samen met de groei van het RISE onderwijsconcept, waarin we de sterke toename van internationals terug zien. Deze tijdelijke units resulteren in een uitbreiding van 6 lokalen. Tijdens de realisatie hiervan zijn kostenverhogingen opgetreden door situationele randvoorwaarden (o.a. (veiligheids-)eisen m.b.t. gevelbekleding). Dit resulteert in een toename van de kosten met circa € 120.000. De extra kosten komen in 2024 en 2025 ten laste van de reserve Huisvesting Onderwijs. In het Integraal Huisvestingsplan dat momenteel wordt opgesteld wordt opgenomen voor welke duur deze tijdelijke uitbreiding noodzakelijk is en welke permanente oplossing hiervoor op termijn gerealiseerd wordt. Voor nu wordt uitgegaan van een periode van 2 jaar (2024 en 2025)

4.1 Langere Tijdelijke huisvesting De Achtbaan Aan de Argentanlaan zijn tijdelijke units geplaatst voor de realisatie van het nieuwe gebouw voor De Achtbaan. Het bouwproces is in de aanloop vertraagd waardoor de school langer gebruik moet maken van de tijdelijke locatie. De bouw verloopt nu voorspoedig en het is dan ook de reële verwachting dat verlenging t/m juli 2024 voldoende is. Dit betekent dat de huur van deze units met 7 maanden verlengd moet worden. De kosten voor verlengen van de huur met 7 maanden en de verwijderingskosten bedragen € 363.242. De extra kosten komen in 2024 ten laste van de reserve Huisvesting Onderwijs. Kanttekeningen

1.1 Tijdelijke huisvesting suboptimaal We zien al langer dat het de grote voorkeur heeft niet of zo min mogelijk met tijdelijke huisvesting te werken. Onderwijshuisvestingsprojecten zijn ingewikkelde projecten die vaak een lange voorbereiding / aanlooptijd vragen. Hoewel er soms niet aan te ontkomen is (bijvoorbeeld na een brand). willen we dit daarom zoveel als mogelijk beperken door tijdig definitieve bouw te realiseren (zie mede daarom het initiatief tot een 16 jarig IHP). Dit is beter voor het onderwijs zelf maar beperkt ook de kosten voor de gehele levensduur, verkleint de kans op sub-optimaliteit en maakt de voorbereiding en processen meer voorspelbaar.

1.2 Geen / beperkte ruimte om keuzes te maken Met name de tijdelijke huisvesting van St. Antonius Abt is onder (zeer) hoge (tijds)druk gerealiseerd waarbij de ruimte om keuzes te maken zeer beperkt is (geweest). Enerzijds

5

Inboeknummer

24bst00303

vanwege de zorgplicht die bij ons als gemeente licht om z.s.m. passende huisvesting te vinden voor de ze leerlingen na een brand, anderzijds ook om zoveel als mogelijk tegemoet te komen aan de polisvoorwaarden van de verzekeraar. Onder deze druk, zijn niet alle kostenaspecten direct meegenomen in het initiële dossier. Dat had beter gemoeten. Ondanks deze additionele kosten en lagere verzekeringsinkomsten, valt de optie koop echter nog steeds goedkoper uit dan huur.

1.3 Grote druk onderwijshuisvesting Door de hoeveelheid aan nieuwe scholen / projecten, een aantal personele wisselingen en krapte op de arbeidsmarkt was de werkdruk de afgelopen jaren hoog. Dit maakt de kans op sub-optimaliteit groter. Inmiddels is de afdeling onderwijshuisvesting weer volledig bezet en met 2 FTE uitgebreid (mede met oog op de ambities voor de toekomst). Financiële consequenties Onderstaande tabel betreft een financieel ‘oud – nieuw overzicht’ voor de tijdelijke huisvesting van St. Antonius Abt. Deze tabel is bedoeld om duidelijk te maken hoeveel de extra kosten bedragen en hoe deze extra kosten gedekt worden (Krediet onderwijshuisvesting of Reserve huisvesting onderwijs)

De hogere kosten voor de tijdelijke huisvesting van de overige locaties moet in 2024 en 2025 gedekt worden uit de reserve huisvesting onderwijs. Voor de betreffende locaties gaat het om de volgende bedragen: -

Tarieq Ibnoe Ziyad De Startbaan De Achtbaan Totaal

€ 488.000 € 120.000 € 363.000 € 971.000

Samenvattend betekend dit dat de hogere kosten voor de vier scholen samen circa € 2.910.000 bedraagt. Hiervan hoort circa € 1.540.000 bij de investering van de tijdelijke huisvesting St. Antonius Abt en dient geactiveerd te worden. De hogere kapitaallasten

6

Inboeknummer

24bst00303

worden gedekt door de stelpost kapitaallasten (€ 66.000 vanaf 2025). De overige kosten zijn eenmalig en bedragen circa € 1.370.000 (2024 en 2025). Deze worden gedekt door de Reserve Huisvesting Onderwijs. Hierin is voldoende dekking zie bijlage 2. Communicatie Geen specifieke communicatie benodigd, alle betrokken partijen zijn op de hoogte en werkzaamheden zijn afgerond. Communicatie rondom vervolg of aanverwante projecten, zoals de permanente uitbreiding van Tarieq Ibnoe Ziyad en de nieuwbouw van De Achtbaan, is onderdeel van die specifieke projecten. Planning en uitvoering De uitvoering van de realisatie van de tijdelijke units bij alle betreffende locaties is inmiddels gereed. De planning van vervolg- of aanverwante projecten, zoals de permanente uitbreiding van Tarieq Ibnoe Ziyad en de nieuwbouw van De Achtbaan, is onderdeel van die specifieke projecten. Tot op heden zijn de daarin opgenomen planningen haalbaar. Evaluatie Het proces, de werkwijze en de verbeterpunten zijn uitgebreid geëvalueerd. Hier komen drie centrale verbeterpunten uit naar voren. 1. Bij tijdelijke huisvesting wordt het beheersproces strakker ingericht aan de voorkant. 2. Er wordt een dubbelcheck gedaan om de verschillende kostencomponenten zoveel als mogelijk aan de voorkant in beeld te krijgen. 3.

Nog uit te keren ingeschatte verzekeringspremies worden aan de voorkant niet meer afgetrokken van het ingeschatte krediet. Echter blijft het realiseren van tijdelijke huisvesting, zeker in de situatie van een calamiteit als een brand met een grote urgentie en zorgplicht om tot oplossingen te komen, altijd gevoelig voor onvoorziene omstandigheden en kostenposten.

Bijlage(n) 1. Begrotingswijziging 2. Verloop overzicht reserve Huisvesting Onderwijs Een ontwerpraadsbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. Burgemeester en wethouders van Eindhoven,

, secretaris.

7

Inboeknummer

24bst00303

Ontwerp Raadsbesluit De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van ;

besluit: 1. De hogere kosten voor tijdelijke huisvesting van vier onderwijslocaties ad. € 2.910.465 voor € 1.539.593 te dekken uit het corrigeren van het krediet Onderwijshuisvesting in 2024, de kapitaallasten hiervan (€ 66.000 vanaf 2025) te dekken uit de stelpost kapitaallasten onderwijshuisvesting en voor € 1.370.872 te dekken uit de Reserve Huisvesting Onderwijs in 2024 en 2025. 2. Instemmen met de begrotingswijziging

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 7 mei 2024.

, griffier.

8