Raadsvoorstel Opheffen geheimhouding rapport Lex Digitalis

gemeente Eindhoven Inboeknummer 7872399_02 Dossiernummer 25.07.451 B&W beslisdatum 11 februari 2025

Raadsvoorstel Opheffen geheimhouding rapport Lex Digitalis

Inleiding Uw raad heeft op 7 mei 2024 besloten om een voorstel voor het opheffen van geheimhouding van een rapport over de uitvoering van de AVG (van het bureau Lex Digitalis) af te wijzen. Daarbij is tevens overwogen dat als blijkt dat gedeelten van deze stukken op enig moment openbaar gemaakt kunnen worden, dit zal worden medegedeeld aan de raad onder gelijktijdige overlegging van de stukken in de openbare vorm. Via een Woo-verzoek van het journalistieke medium Follow the Money, is nu opnieuw verzocht om openbaarmaking van de rapportage. Een Woo-verzoek dat ziet op geheime stukken dient te worden opgevat als een verzoek tot opheffing van geheimhouding op die stukken. De raad is bevoegd te besluiten op het verzoek om opheffing van geheimhouding. Daarom leggen wij het voorstel voor opheffen van de geheimhouding aan u voor. Nadat de raad hierop heeft beslist zal de behandeling van het Woo-verzoek worden afgerond. Doelstelling Beslissen op verzoek tot opheffen geheimhouding van 6 december 2024. Voorstel 1. Besluiten tot opheffing van geheimhouding conform bijgevoegd ontwerpraadsbesluit. 2. Het verzoek tot opheffing geheimhouding 6 december 2024 toewijzen conform bijgevoegde concept-brief. 3. Publiceren van de rapportage waarvan en voor zover de geheimhouding is opgeheven in het raadsinformatiesysteem.

Inboeknummer 7872399_02 Argumenten 1.1. De rapportage kan vanwege tijdsverloop openbaar worden zonder dat de uitvoering van AVG risico’s loopt De rapportage van Lex Digitalis gaat in op de uitvoering van de AVG binnen de gemeente Eindhoven. Specifiek is onderzoek gedaan naar de organisatie en de invulling van rollen en functies. Hiervoor zijn verschillende betrokken functionarissen geïnterviewd. Omdat in het rapport uitspraken worden gedaan over rollen en functies binnen de gemeentelijke organisatie is herleidbaarheid tot personen onvermijdelijk. De medewerkers die geïnterviewd zijn moeten er vanuit kunnen gaan dat hun inbreng niet herleidbaar is tot hun persoon. Het is belangrijk voor de toegepaste methode van onderzoek dat geïnterviewden hun gedachten vrijuit kunnen uiten. Het openbaar maken van een dergelijk rapport betekent dat gerechtvaardigde verwachtingen van medewerkers bij dit onderzoek kunnen worden geschonden en bovendien kan het ertoe leiden dat medewerkers terughoudender zullen zijn met het kenbaar maken van hun meningen in de toekomst. Gegeven deze achtergrond, heeft uw raad op 7 mei 2024 besloten de rapportage de opheffing tot geheimhouding af te wijzen. Geheimhouding van documentatie kan in beginsel niet voor onbepaalde tijd gelden. Volgens rechtspraak speelt tijdsverloop een rol bij het beslissen tot behouden dan wel opheffen van geheimhouding.

Een veranderende context c.q. het verloop van de tijd kan ertoe leiden dat wat eerst geheim moest blijven, openbaar kan worden. Dat is ook het geval bij de onderzoeksrapportage van Lex Digitalis. Onderwerp van onderzoek was: • het doorvertalen van de rollen en verantwoordelijkheden van de FG, zoals beschreven in wet- en regelgeving, naar werkafspraken voor de organisatie; • een stappenplan te bieden voor (verdere) inrichting van de privacygovernance en verbetering van het privacybewustzijn. Het onderzoek is uitgevoerd in 2023 en is een momentopname. Het college heeft aangegeven de aanbevelingen te omarmen. Adviezen en aanbevelingen zijn begin 2024 opgenomen in het traject van het Verbeterplan AVG. De uitvoering van het verbeterplan loopt nog. Inmiddels is voortgang gemaakt met de uitvoering van het verbeterplan. De uitvoering van de AVG brengt in dit stadium met openbaarmaking geen risico’s met zich mee. Dit betekent dat de belangenafweging tussen het principe van openbaarmaking en het potentieel schaden van het functioneren van de gemeente (zijnde onder meer de uitvoering van de aanbevelingen van de rapportage) nu anders uitpakt. Het algemeen belang van openbaarheid van publieke informatie voor de democratische samenleving weegt niet meer op tegen het belang van het goed functioneren van de overheid. 1.2.

Openbaarmaking in deze fase leidt niet tot schending van gerechtvaardigde belangen van betrokkenen Betrokkenen bij het onderzoek die in het rapport herleidbaar zijn, is gevraagd of zij bezwaar hebben tegen openbaarmaking van de rapportage. Zij hebben aangegeven in deze fase geen bezwaar te hebben. Dit heeft mede geleid tot het voorstel om de rapportage openbaar te maken (behoudens namen van medewerkers die voor hun functie

2

Inboeknummer 7872399_02 niet in de openbaarheid treden). Mede vanwege het tijdsverloop en de andere context, denken wij dat met openbaarmaking in deze fase, medewerkers in de toekomst nog steeds genegen zullen zijn tot medewerking aan een onderzoek. Kanttekeningen n.v.t. Personele consequenties n.v.t. Financiële consequenties n.v.t. Communicatie Betrokkenen bij het onderzoek zijn geïnformeerd over de voorgestelde openbaarmaking van de rapportage. De rapportage wordt openbaar gemaakt in het raadsinformatiesysteem. Het besluit op het verzoek tot opheffing van geheimhouding wordt aan verzoeker bekend gemaakt. Planning en uitvoering Onmiddellijk na raadsbesluit. Evaluatie n.v.t. Bijlage(n) Als bijlage(n) bij dit voorstel behoren: • Concept-brief aan verzoeker • Stuk voor zover deze openbaar kan worden na besluit over verzoek tot opheffing van geheimhouding Een ontwerpraadsbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. Burgemeester en wethouders van Eindhoven,

, secretaris.

3

Inboeknummer 7872399_02

Ontwerp Raadsbesluit De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van ; overweegt: -

Op 30 januari 2024 is geheimhouding opgelegd ten aanzien van de rapportage van Lex Digitalis;

-

Bij de oplegging van de geheimhouding is bepaald dat als blijkt dat gedeelten van deze stukken wel openbaar gemaakt kunnen worden, dit zal worden medegedeeld aan de raad onder gelijktijdige overlegging van de stukken in de openbare vorm;

-

Op 7 mei 2024 is ten aanzien van deze rapportage de geheimhouding bekrachtigd;

-

Inmiddels is gebleken is dat de geheimhouding kan worden opgeheven;

besluit: 1 2 3

De verplichting tot geheimhouding op te heffen ten aanzien van de rapportage van Lex Digitalis. Het verzoek tot opheffing geheimhouding toe te wijzen conform concept-brief. De rapportage van Lex Digitalis te publiceren in het raadsinformatiesysteem.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van

, griffier.

4