Raadsvoorstel Mandaat afdoening van een samenhangende reeks Woo-verzoeken

gemeente Eindhoven Inboeknummer 8061925_03 Dossiernummer 25.44.451 B&W beslisdatum 28 oktober 2025

Raadsvoorstel Mandaat afdoening van een samenhangende reeks Wooverzoeken Inleiding Bij de gemeente Eindhoven is een reeks informatieverzoeken op grond van de Wet open overheid (Woo) ontvangen van één en dezelfde Woo-verzoeker. Gelijkluidende verzoeken zijn ingediend bij andere (mogelijk alle) gemeenten. Er wordt gevraagd om openbaarmaking van geheimhoudingsbesluiten en geheime (raads)stukken uit specifieke (hele en halve) jaren. Op dit moment gaat het om twaalf verzoeken die zijn gericht aan de raad, het college en de burgemeester. Formeel moet op elk Woo-verzoek door alle drie de bestuursorganen besloten worden. Om doelmatig te werk te gaan verdient het de voorkeur te zorgen voor één beslissing op deze Woo-verzoeken, waarmee door de raad, het college en de burgemeester wordt beslist. Voorgesteld wordt het college mandaat tot afhandeling van de verzoeken te verlenen. De Woo-verzoeken in kwestie zijn geanonimiseerd op het raadsinformatiesysteem geplaatst. Doelstelling Tijdig en consistent beslissen op een grote hoeveelheid Woo-verzoeken over geheimhouding van één en dezelfde Woo-verzoeker. Voorstel 1. Mandaat te verlenen aan het college om de Woo-verzoeken inzake geheimhoudingsbesluiten en geheime (raads)stukken, zoals ontvangen sinds 12 september 2025 en mogelijk nog te ontvangen aanvullende verzoeken van dezelfde verzoeker, namens de raad af te handelen.

Onder afhandelen wordt verstaan het beslissen op de verzoeken met inbegrip van al hetgeen nodig is om tot een zorgvuldige beslissing te komen. 2. Ondermandaat door het college toe te staan, van het mandaat als bedoeld in beslispunt 1. Argumenten 1.1 Mandaat aan college zorgt voor doelmatig, consistent en tijdig besluiten op het pakket Woo-verzoeken in kwestie Op grond van artikel 4.1 van de Woo kan “Eenieder een verzoek om publieke informatie richten tot een bestuursorgaan (…)”. Op Woo-verzoeken die aan de raad zijn gericht, beslist de raad zelf. Ook als - zoals in dit geval - aan burgemeester, college én raad hetzelfde wordt gevraagd (waarbij moeilijk is uit te splitsen welk deel van het verzoek bij welk bestuursorgaan

Inboeknummer 8061925_03 thuishoort) kan elk bestuursorgaan ervoor kiezen een eigen besluit te nemen. Die besluiten kunnen zelfs verschillend luiden. Per beslissing op eenzelfde Woo-verzoek zouden vervolgens drie bezwaarprocedures kunnen worden gestart. De beslistermijn voor Woo-verzoeken is vier weken. Er is een aantal legitieme redenen voor een langere beslistermijn, maar al met al is het voor de raad niet goed mogelijk tijdig te beslissen. De raad vergadert immers een keer per maand. Raadsvoorstellen worden voorbereid door het college en de standaard doorlooptijd van college tot en met raad is twee tot drie maanden. De beslissing op Woo-verzoeken is door de raad niet in algemene zin gedelegeerd of gemandateerd, zodat op een Woo-verzoek gericht aan de raad een raadsbesluit (beschikking) nodig is. Omdat de meeste Woo-verzoeken gedaan worden aan het college en zelden aan de raad, is er ook niet per se aanleiding voor delegatie van de beslisbevoegdheid of een algemeen mandaat. In dit bijzondere geval is die aanleiding er wel. Het gaat om veel verzoeken die telkens gericht zijn aan de burgemeester, het college én de raad. De Woo-verzoeker heeft dezelfde Woo-verzoeken verstuurd aan - waarschijnlijk - alle 342 gemeenten. Op ambtelijk niveau wordt intern en extern door Woo-specialisten bediscussieerd hoe correct om te gaan met deze Woo-verzoeken.

Uit een oogpunt van doelmatigheid heeft het de absolute voorkeur om één beslissing te nemen op deze Woo-verzoeken die namens de drie bestuursorganen wordt genomen. Gemeente Eindhoven communiceert op deze manier op een consequente manier met de verzoeker. Dit voorkomt ook dat meerdere bezwaarprocedures moeten worden doorlopen over één en hetzelfde Woo-verzoek. Ook dit pleit voor het nemen van één gecoördineerde beslissing. Om die reden wordt voorgesteld mandaat te verlenen aan het college om ook namens de raad te beslissen op enkel de Woo-verzoeken in deze kwestie. 2.1 Ondermandaat is mogelijk als de mandaatgever dit toestaat Het college heeft de afdoening van Woo-verzoeken die aan het college zijn gericht gemandateerd aan de ambtelijke organisatie. Wij willen ook de afdoening van de Wooverzoeken namens de raad aan de ambtelijke organisatie opdragen, zodat onze Woospecialisten dit op zich kunnen nemen. Omdat hier sprake is van een mandaat van de raad aan het college kwalificeert afdoening door de ambtelijke organisatie als ondermandaat. Op grond van artikel 10:9 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) is ondermandaat pas mogelijk als de mandaatgever dit toestaat. Wij stellen u voor ondermandaat toe te staan.

Kanttekeningen 1.1 De Woo-verzoeken in kwestie leiden tot ontvankelijkheidsvragen Om een Woo-verzoek te kunnen behandelen, moet duidelijk zijn over welke documenten of welke concrete situatie het verzoek gaat, zodat gericht gezocht kan worden naar relevante informatie (artikel 4.1, lid 4 Wet open overheid). Dat kan een onderwerp zijn

2

Inboeknummer 8061925_03 (zoals een besluit, project of gebeurtenis) of een specifiek document (zoals een rapport, email of notitie). In dit geval is dat niet duidelijk. Bij de twaalf Woo-verzoeken die voorliggen, vraagt de verzoeker om geheime (raads)stukken uit verschillende jaren. Verzoeker maakt daarbij niet duidelijk over welk onderwerp die geheime stukken moeten gaan. Het enige wat de documenten gemeen lijken te hebben, is dat er op een bepaald moment geheimhouding op is gelegd. Maar dat gegeven – het feit dat er geheimhouding is toegepast – is op zichzelf nog geen concreet onderwerp waarover informatie kan worden opgevraagd via de Woo. Aan de verzoeker is schriftelijk verzocht om het verzoek te verduidelijken door aan te geven over welk concreet onderwerp of welke documenten het verzoek gaat. Indien een verzoeker onvoldoende preciseert, kan worden besloten het verzoek niet verder in behandeling te nemen (artikel 4.1, lid 6, Woo). Als een Woo-verzoek wordt ingediend over documenten waar geheimhouding op rust, dan wordt dat verzoek ook opgevat als een verzoek tot opheffing van de geheimhouding. Dit is de lijn die is uiteengezet door de Raad van State. De beslissing op een verzoek opheffing geheimhouding ten aanzien van stukken die aan de raad zijn overgelegd neemt de raad.

In dit geval zijn de verzoeken tot opheffing van de geheimhouding nog niet aan de orde, omdat nog niet duidelijk is welke documenten precies bedoeld worden. Zolang niet duidelijk is over welke documenten of welke concrete situatie het verzoek gaat, kan er geen beslissing worden genomen over het opheffen van geheimhouding. 2.1 Op grond van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) beslist de raad als mandaatgever zelf op eventuele bezwaren Op grond van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) staat bezwaar open tegen de beslissing op Woo-besluiten. Mocht verzoeker na de beslissing op het verzoek bezwaar maken, zal dit bezwaar voor zover het de raad aangaat door de raad zelf behandeld moeten worden. De gemandateerde mag op grond van de Awb niet ook beslissen op bezwaar tegen de in mandaat genomen beslissing. Bij delegatie aan het college kan dat wel. Personele consequenties De beslissing op de Woo-verzoeken ook namens de raad wordt binnen de bestaande ambtelijke capaciteit opgelost. Financiële consequenties Deze mandaatverlening heeft geen personele consequenties. Communicatie Het mandaatbesluit wordt opgenomen in de openbare besluitenlijst van de raad. Planning en uitvoering Het mandaatbesluit treedt onmiddellijk in werking.

3

Inboeknummer 8061925_03 Een ontwerpraadsbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. Burgemeester en wethouders van Eindhoven,

secretaris.

4

Inboeknummer 8061925_03

Ontwerp Raadsbesluit De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 28 oktober 2025; besluit: 1. Mandaat te verlenen aan het college om de Woo-verzoeken inzake geheimhoudingsbesluiten en geheime (raads)stukken, zoals ontvangen sinds 12 september 2025 en mogelijk nog te ontvangen aanvullende verzoeken van dezelfde verzoeker, namens de raad af te handelen. Onder afhandelen wordt verstaan het beslissen op de verzoeken met inbegrip van al hetgeen nodig is om tot een zorgvuldige beslissing te komen. 2. Ondermandaat door het college toe te staan, van het mandaat als bedoeld in beslispunt 1. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van

, griffier.

5