Raadsvoorstel Kaders financiële rechtmatigheid

gemeente Eindhoven Inboeknummer 24bst01019 Dossiernummer 24.35.751 B&W beslisdatum 27 augustus 2024

Raadsvoorstel Kaders financiële rechtmatigheid 2024

Inleiding Vanuit de Kadernota Rechtmatigheid van het Platform Rechtmatigheid Provincies en Gemeenten hebben alle gemeenten de plicht om te zorgen voor kaderstelling met betrekking tot financiële rechtmatigheid. Financieel rechtmatig handelen betekent dat de baten, lasten en balansmutaties tot stand zijn gekomen overeenkomstig (financiële) weten regelgeving. Hierover legt het college sinds vorig jaar verantwoording af via de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. Dit dossier heeft als doel te voorzien in de jaarlijkse vaststelling van deze kaders door de Raad, geldend voor boekjaar 2024.. De voorgestelde kaders in dit raadsdossier zijn afgestemd met de accountant en worden mondeling toegelicht aan de auditcommissie op 9 september 2024. Doelstelling Voldoen aan de wettelijke plicht middels het vaststellen van actuele kaderstelling met betrekking tot financiële rechtmatigheid voor boekjaar 2024. Voorstel 1. Vaststellen van het Normenkader 2024.

Inboeknummer 24bst01019 Argumenten 1.a Naleving verplichting Kadernota Rechtmatigheid d.m.v. normenkader Met het normenkader ligt de relevante wet- en regelgeving vast in relatie tot de aanwezige zogenaamde materiële (financiële) processen. Dit is een wettelijke verplichting en een bevoegdheid van de Raad. Het normenkader wordt jaarlijks geactualiseerd, waarbij een was-wordt lijst inzicht geeft in de wijzingen. In 2024 zijn de kaders tegen het licht gehouden naar aanleiding van de eerste rechtmatigheidsverantwoording. Hierdoor zijn 68 technische wijzigingen gemaakt die in hoofdlijnen toezien op: - 35 aanpassingen om de bestaande regelgeving te actualiseren naar 2024 en om aan te laten sluiten op de exacte benaming van de wetteksten; - 33 toevoegingen van omissies van in- en externe wet- en regelgeving. Hierbij is gevalideerd dat, voor zover relevant en rekening houdend met de materialiteit voor de rechtmatigheidsverantwoording en de jaarrekeningcontrole afgelopen jaar, deze toevoegingen wel zijn toegepast in zowel de interne rechtmatigheidscontrole en verantwoording als de accountantscontrole over het boekjaar 2023. 1.b Toetsingskader niet wettelijk verplicht, maar ter verduidelijking Aanvullend op dit normenkader is, na eerder overleg hierover met de accountant, een toetsingskader uitgewerkt.

Hierin stelt het College van B&W de financiële consequenties, in de zin van “recht”, “hoogte” en “duur”, van deze bepalingen vast. Vanuit de wetgeving is toetsing altijd aan de orde. Hierin zijn ook de hardheidsclausules inzichtelijk gemaakt. Hoewel dit toetsingskader niet wettelijk verplicht is, verduidelijkt dit wel de relatie met de te nemen beheersmaatregelen en biedt het focus aan risicoanalyses en kosten/batenafwegingen. 1.c Een jaarlijkse frauderisicoanalyse geeft inzicht in de frauderisico’s De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude berust bij het college. Er is maatschappelijk gezien steeds meer aandacht voor het voorkomen van fraude, ook bij gemeenten. Fraude en Misbruik & Oneigenlijk gebruik (zie kanttekening 1.c.) verschillen van elkaar omdat bij fraude veelal één of meerdere medewerkers van de organisatie betrokken zijn. Met het oog op transparantie wordt de frauderisico tabel daarom gedeeld met de Raad. Met behulp van de frauderisico tabel worden de meest kwetsbare gebieden, processen en functionarissen in kaart gebracht. Dit om te kunnen toetsen of risico’s op fraude tot een acceptabel niveau teruggebracht zijn. Het gaat hierbij om inherente risico’s, dat wil zeggen risico’s die gelden voor iedere gemeente met de omvang van Eindhoven.

In 2024 zijn 39 actualisaties gemaakt in de fraude risico tabel, naar aanleiding van de eerste rechtmatigheidsverantwoording. De actualisaties zien in hoofdlijnen toe op: - 22 risico’s uit 2023 zijn samengevoegd tot 14 nieuwe risico’s om beter te kunnen sturen; - 16 risico’s zijn vervallen doordat het Misbruik en Oneigenlijk gebruik (‘M&O’) risico’s zijn. We hebben de frauderisico tabel dus opgeschoond aangezien dit ’niet binnen de definitie valt. Echter deze risico’s blijven wel meegenomen in de controles op M&O. Zie hiervoor de kanttekening 1.a;

2

Inboeknummer 24bst01019 -

1 risico is gesplitst in één risico op volledigheid en één op afgrenzing om het frauderisico concreter te maken.

De geïdentificeerde verhoogde frauderisico’s uit de frauderisico tabel worden ingepast in de reguliere (verbijzonderde interne- en IT-) controles. Er is geen sprake van (gerichte) fraudeonderzoeken. De eventuele uitkomsten, bijvoorbeeld wanneer sprake zou zijn van hoge restrisico’s, zijn onderdeel van de rapportage van afdeling Audit & Toetsing aan de Directieraad. Het Meldpunt Integriteit verzamelt eventueel geconstateerde gevallen van fraude door eigen medewerkers, en communiceert hieruit volgende risico’s en verbeterpunten voor interne beheersing aan Audit & Toetsing. Deze worden vervolgens verwerkt in de frauderisicoanalyse en de reguliere controles en audits. Kanttekeningen 1.a Specifieke uitkeringen zijn niet opgenomen, maar wel onderdeel van het normenkader Conform vorig jaar zijn specifieke uitkeringen, die verantwoord worden in de SiSa-bijlage bij de jaarrekening, onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording op basis van de Kadernota Rechtmatigheid. Echter worden specifieke uitkeringen gedurende het boekjaar toegekend, waardoor het op dit moment nog niet mogelijk is het complete normenkader voor specifieke uitkeringen 2024 vast te stellen.

Daarom is in het normenkader 2024 vermeld dat alle specifieke uitkeringen behorende bij de SiSa-verantwoording 2024 van gemeente Eindhoven, op basis van de lijst te verantwoorden regelingen zoals opgesteld door het ministerie van BZK, per definitie onderdeel zijn van het normenkader 2024. De controle van de rechtmatigheid van de specifieke uitkeringen over 2024 is nog steeds onderdeel van de accountantscontrole en dus niet onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording van het college in de jaarrekening. De accountant geeft dus een rechtmatigheidsoordeel af over de specifieke uitkeringen. 1.c Misbruik en Oneigenlijk gebruik ('M&O') volgt de definitie uit de kadernota rechtmatigheid (BBV) De toets op het M&O-criterium beperkt zich, conform de definities in de Kadernota Rechtmatigheid, tot subsidies, uitkeringen en heffingen. Dit betekent dat alleen voor subsidies, uitkeringen en heffingen wordt getoetst op de financiële rechtmatigheid in het kader van M&O. Uitgangspunt zijn de betreffende verordeningen, inclusief hardheidsclausules die ruimte bieden voor ‘de menselijke maat’. Deze hardheidsclausules zijn specifiek weergegeven in het normenkader.

Overige externe frauderisico’s (niet zijnde M&O) worden wel meegewogen bij de risico inschatting en indien nodig ingepast in de reguliere (verbijzonderde interne en IT) controles en audits, maar vallen buiten de scope van de financiële rechtmatigheid.

3

Inboeknummer 24bst01019 Personele consequenties Het vastgestelde normenkader is de basis van de werkzaamheden in het kader van de verbijzonderde interne controle en de jaarrekening controle. De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen de bestaande personele formatie. Financiële consequenties Geen consequenties. Communicatie Intern (DR en audit commissie) en met de accountant. Planning en uitvoering De inwerkingtreding van het geactualiseerde normen- en toetsingskader financiële rechtmatigheid en de geactualiseerde frauderisico analyse vindt plaats direct na vaststelling en zijn (met terugwerkende kracht vanaf 1-1-2024) leidend voor de (verbijzonderde interne) controles op het boekjaar 2024. Evaluatie De kaders financiële rechtmatigheid worden jaarlijks geëvalueerd ten behoeve van de actualisatie. Bijlage(n) Als bijlage(n) bij dit voorstel behoren: • Normen- en toetsingskader 2024 • Was/wordt update normenkader 2024 • Frauderisico tabel 2024

Een ontwerpraadsbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. Burgemeester en wethouders van Eindhoven,

, secretaris.

4

Inboeknummer 24bst01019

Ontwerp Raadsbesluit De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van datum XXX ;

besluit: 1. Vaststellen van het Normenkader 2024.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van XXX

, griffier.

5