Raadsvoorstel Kaders financiële rechtmatigheid

gemeente Eindhoven Inboeknummer 23bst01001 Dossiernummer 23.35.752 B&W beslisdatum 29 augustus 2023

Raadsvoorstel Kaders financiële rechtmatigheid

Inleiding Vanuit de Kadernota Rechtmatigheid van het Platform Rechtmatigheid Provincies en Gemeenten hebben alle gemeenten de plicht om te zorgen voor kaderstelling met betrekking tot financiële rechtmatigheid. Financieel rechtmatig handelen betekent dat de baten, lasten en balansmutaties tot stand zijn gekomen overeenkomstig (financiële) weten regelgeving. Vanaf boekjaar 2023 is het College van B&W verplicht om een rechtmatigheidsverantwoording op te nemen in de jaarrekening. Dit dossier heeft als doel te voorzien in de jaarlijkse vaststelling van deze kaders door de Raad, geldend voor boekjaar 2023. Er zijn geen noemenswaardige wijzigingen ten opzichte van voorgaande jaren. De voorgestelde kaders in dit raadsdossier zijn afgestemd met de accountant en zijn 11 september 2023 mondeling toegelicht aan de auditcommissie.  Wettelijke taak Rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening  Kerntaak gekoppeld aan het werkprogramma van het college   Onvermijdelijk Doelstelling Voldoen aan de wettelijke plicht middels het vaststellen van actuele kaderstelling met betrekking tot financiële rechtmatigheid voor boekjaar 2023. Voorstel 1. Instemmen met het normenkader financiële rechtmatigheid 2023.

Inboeknummer 23bst01001 2. Kennisnemen van het toetsingskader behorende bij het normenkader financiële rechtmatigheid 2023. 3. Kennisnemen van de geactualiseerde gemeentebrede frauderisicoanalyse 2023. Argumenten 1.1 Naleving verplichting Kadernota Rechtmatigheid d.m.v. normenkader Met het normenkader ligt de relevante wet- en regelgeving vast in relatie tot de aanwezige zogenaamde materiele (financiële) processen. Vanaf boekjaar 2023 is dit een bevoegdheid van de Raad, eerder volstond vaststelling door het College en werd de Raad geïnformeerd middels een Raadsinformatiebrief. Het normenkader wordt jaarlijks geactualiseerd, met doorgaans beperkte aanpassingen. In 2023 zijn 18, met name technische, wijzigingen verwerkt. Zo zijn bijvoorbeeld de naam van de financiële verordening en de controleverordening gewijzigd, en zijn vervallen verordeningen zoals de verordening leerlingenvervoer (sinds 2022 onderdeel van de verordening Sociaal domein) verwijderd. De gehele lijst van wijzigingen is te raadplegen in de bijlage ‘was/wordt update normenkader 2023’. 2.1 Toetsingskader niet wettelijk verplicht, maar ter verduidelijking Aanvullend op dit normenkader is, na eerder overleg hierover met de accountant, een toetsingskader uitgewerkt. Hierin stelt het College van B&W de financiële consequenties, in de zin van “recht”, “hoogte” en “duur”, van deze wettelijke bepalingen vast.

Hoewel dit toetsingskader niet wettelijk verplicht is, verduidelijkt dit wel de relatie met de te nemen beheersmaatregelen en biedt het focus aan risicoanalyses en kosten/batenafwegingen. 3.1 Een jaarlijkse frauderisicoanalyse geeft inzicht in de frauderisico’s De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude berust bij het college. Er is maatschappelijk gezien steeds meer aandacht voor het voorkomen van fraude, ook bij gemeenten. Met het oog op transparantie wordt de frauderisicotabel daarom gedeeld met de Raad. Ten opzichte van voorgaande jaren zijn er geen noemenswaardige wijzigingen in de frauderisicoanalyse. Met behulp van een inschatting van aard, kans en impact (hoog, midden, laag) worden in de frauderisicotabel de meest kwetsbare gebieden/processen en functionarissen, inclusief beheersmaatregelen die getroffen zouden moeten zijn of worden, in kaart gebracht. Het gaat hierbij om inherente risico’s, dat wil zeggen risico’s die gelden voor iedere gemeente met de omvang van Eindhoven. Verhoogde frauderisico’s worden ingepast in de reguliere (verbijzonderde interne en IT) controles en audits, maar er is geen sprake van (gerichte) fraudeonderzoeken. De eventuele uitkomsten, bijvoorbeeld wanneer sprake zou zijn van hoge restrisico’s, zijn onderdeel van de rapportage van afdeling Audit & Toetsing aan de Directieraad.

Het Meldpunt Integriteit verzamelt eventueel geconstateerde gevallen van fraude door eigen medewerkers, en communiceert hieruit volgende risico’s en verbeterpunten voor interne beheersing aan Audit & Toetsing. Deze worden vervolgens verwerkt in de frauderisicoanalyse en de reguliere controles en audits.

2

Inboeknummer 23bst01001

Kanttekeningen 1.1 Specifieke uitkeringen zijn niet opgenomen maar wel onderdeel van het normenkader Volgens de nieuwste Kadernota Rechtmatigheid zullen specifieke uitkeringen, die verantwoord worden in de SiSa-bijlage bij de jaarrekening, ook onderdeel zijn van de rechtmatigheidsverantwoording. Specifieke uitkeringen worden gedurende het boekjaar toegekend, waardoor het op dit moment nog niet mogelijk is het complete normenkader voor specifieke uitkeringen 2023 vast te stellen. Daarom is in het normenkader 2023 vermeld dat alle specifieke uitkeringen behorende bij de SiSa-verantwoording 2023 van gemeente Eindhoven, op basis van de lijst te verantwoorden regelingen zoals opgesteld door het ministerie van BZK, onderdeel zijn van het normenkader 2023 indien de Kadernota Rechtmatigheid dit voorschrijft. 3.1 Misbruik en Oneigenlijk gebruik (M&O) volgt de definitie uit de kadernota rechtmatigheid (BBV) De toets op het M&O-criterium beperkt zich, conform de definities in de Kadernota Rechtmatigheid, tot subsidies, uitkeringen en heffingen. Dit betekent dat alleen voor subsidies, uitkeringen en heffingen wordt getoetst op de financiële rechtmatigheid in het kader van M&O. Uitgangspunt zijn de betreffende verordeningen, inclusief hardheidsclausules die ruimte bieden voor ‘de menselijke maat’ (bestuursakkoord).

Overige externe frauderisico’s (niet zijnde M&O) worden wel meegewogen bij de risicoinschatting en indien nodig ingepast in de reguliere (verbijzonderde interne en IT) controles en audits, maar vallen buiten de scope van de financiële rechtmatigheid. Personele consequenties Het vastgestelde normenkader is de basis van de werkzaamheden in het kader van de verbijzonderde interne controle en de jaarrekeningcontrole. De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen de bestaande personele formatie. Financiële consequenties Geen consequenties. Communicatie Intern en met externe accountant. Planning en uitvoering De inwerkingtreding van het geactualiseerde normen- en toetsingskader financiële rechtmatigheid en de geactualiseerde frauderisicoanalye vindt plaats direct na vaststelling en zijn (met terugwerkende kracht) leidend voor de (verbijzonderde interne) controles op het boekjaar 2023.

3

Inboeknummer 23bst01001 Evaluatie De kaders financiële rechtmatigheid worden jaarlijks geëvalueerd ten behoeve van de actualisatie. Bijlage(n) Als bijlage(n) bij dit voorstel behoren: • Normen- en toetsingskader 2023 • Was/wordt update normenkader 2023 • Frauderisicotabel 2023 Een ontwerpraadsbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. Burgemeester en wethouders van Eindhoven,

, secretaris.

4

Inboeknummer 23bst01001

Ontwerp Raadsbesluit De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 29 augustus 2023; besluit 1. Instemmen met het normenkader financiële rechtmatigheid 2023. 2. Kennisnemen van het toetsingskader behorende bij het normenkader financiële rechtmatigheid 2023. 3. Kennisnemen van de geactualiseerde gemeentebrede frauderisicoanalyse 2023.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van

, griffier.

5