Raadsvoorstel Kaders financiële rechtmatigheid

gemeente Eindhoven Inboeknummer 7995832_02 Dossiernummer 25.34.751 B&W beslisdatum 19 augustus 2025

Raadsvoorstel Kaders financiële rechtmatigheid Inleiding Financieel rechtmatig handelen betekent dat de baten, lasten en balansmutaties tot stand zijn gekomen overeenkomstig (financiële) wetten en regelgeving. Alle gemeenten hebben de plicht om een eigen normenkader op te stellen waarin de gelden wet- en regelgeving zijn opgenomen. Jaarlijks legt het college hierover verantwoording af via de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. Dit dossier heeft als doel te voorzien in de jaarlijkse vaststelling van deze kaders door de Raad voor boekjaar 2025. Onderliggende documenten betreffen het normen- en toetsingskader en de frauderisico tabel. In dit dossier wordt voorsteld om in het normen- en toetsingskader 6 wijzigingen aan te brengen en om bij de frauderisico tabel 1 toevoeging te doen en 1 wijziging te maken. Alle aanpassingen zijn technisch van aard. In argument 1b lichten we toe dat de frauderisicotabel inzicht biedt in generieke, inherente risico’s die bij elke gemeente van vergelijkbare omvang kunnen voorkomen. Op basis van bestaande beheersmaatregelen is een analyse opgesteld om te toetsen of deze risico’s tot een acceptabel niveau zijn teruggebracht. Deze analyse wordt gedeeld met het oog op transparantie. Wettelijke taak Op basis van de Kadernota rechtmatigheid 2024 dient de raad jaarlijks het normenkader vast te stellen.

In dit normenkader zijn de gelden wet- en regelgeving opgenomen. Doelstelling Voldoen aan de wettelijke plicht middels het vaststellen van actuele kaderstelling met betrekking tot financiële rechtmatigheid voor boekjaar 2025. Voorstel 1. Vaststellen van het Normenkader 2025.

Inboeknummer

7995832_02

Argumenten 1.a Naleving verplichting Kadernota Rechtmatigheid d.m.v. normenkader Met het normenkader ligt de relevante wet- en regelgeving vast in relatie tot de aanwezige zogenaamde materiële (financiële) processen. Dit is een wettelijke verplichting en een bevoegdheid van de Raad. Het normen- en toetsingskader wordt jaarlijks geactualiseerd, waarbij een was-wordt lijst inzicht geeft in de wijzigingen. In 2024 zijn de kaders kritisch tegen het licht gehouden waardoor de actualisatie in 2025 beperkt is en toeziet op: •

•

Het actualiseren van het jaartal (3 aanpassingen), het refereren naar het juiste wetsartikel (1 aanpassing) en het verwijderen van niet relevante verwijzingen (1 aanpassing) Het toevoegen van 1 omissie van interne regelgeving. Deze toevoeging is, voor zover relevant en rekening houdend met de materialiteit voor de rechtmatigheidsverantwoording en de jaarrekeningcontrole afgelopen jaar, betrokken in zowel de interne rechtmatigheidscontrole en -verantwoording als de accountantscontrole in 2024.

1.b Toetsingskader niet wettelijk verplicht, maar ter verduidelijking Aanvullend op dit normenkader is, in overleg met de accountant, een toetsingskader uitgewerkt voor de interne regelgeving van de gemeente Eindhoven. In een toetsingskader is per interne regelgeving vastgelegd welke artikelen relevant zijn voor de controles voor de rechtmatigheidsverantwoording. Voor de wetgeving zijn de controles altijd aan de orde. In het toetsingskader stelt het College van B&W de financiële consequenties, in de zin van “recht”, “hoogte” en “duur”, van deze bepalingen vast. Hierin zijn ook de hardheidsclausules inzichtelijk gemaakt. Hoewel dit toetsingskader niet wettelijk verplicht is, verduidelijkt dit wel de relatie met de te nemen beheersmaatregelen en biedt het focus aan risicoanalyses en kosten/batenafwegingen. 1.c Een jaarlijkse frauderisicoanalyse geeft inzicht in de frauderisico’s De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude berust bij het college. Er is maatschappelijk gezien steeds meer aandacht voor het voorkomen van fraude, ook bij gemeenten. Met het oog op transparantie wordt de frauderisico tabel daarom vastgesteld door met het College van B&W en wordt de Raad geïnformeerd.

Met behulp van de frauderisico tabel worden de meest kwetsbare gebieden, processen en functionarissen in kaart gebracht, waarbij rekening wordt gehouden met de mogelijke beheersmaatregelen die getroffen zouden moeten zijn. Dit om te kunnen toetsen of risico’s op fraude tot een acceptabel niveau teruggebracht zijn. Het gaat hierbij om inherente risico’s, dat wil zeggen risico’s die gelden voor iedere gemeente met de omvang van Eindhoven. In 2025 is het risico 18.3 op basis van actualisatie geclassificeerd als significant risico (2024: niet-significant risico, ofwel een standaard/normaal risico) en is 18.4 een nieuw risico (beide gerelateerd aan het onderwerp WMO/Jeugd). Daarnaast is het format van de frauderisico tabel geactualiseerd voor betere leesbaarheid. Er zijn verder geen inhoudelijke wijzigingen ten opzichte van de frauderisico tabel uit 2024 gemaakt.

2

Inboeknummer

7995832_02

De geïdentificeerde verhoogde frauderisico’s uit de frauderisico tabel (zie kolom ‘(Inherent) Risico op een materiële fout?’) worden ingepast in de reguliere (verbijzonderde interne- en IT-) controles’. Er is geen sprake van (gerichte) fraudeonderzoeken. De eventuele uitkomsten, bijvoorbeeld wanneer sprake zou zijn van hoge restrisico’s, zijn onderdeel van de rapportage van afdeling Audit & Toetsing aan de Directieraad. Het Meldpunt Integriteit verzamelt eventueel geconstateerde gevallen van fraude door eigen medewerkers, en communiceert hieruit volgende risico’s en verbeterpunten voor interne beheersing aan Audit & Toetsing. Deze worden vervolgens verwerkt in de frauderisicoanalyse en de reguliere controles en audits. Kanttekeningen 1.a Specifieke uitkeringen zijn niet opgenomen maar wel onderdeel van het normenkader Conform voorgaande jaren zijn specifieke uitkeringen, die verantwoord worden in de SiSabijlage bij de jaarrekening, onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording op basis van de Kadernota rechtmatigheid 2024. Echter worden specifieke uitkeringen gedurende het boekjaar toegekend, waardoor het op dit moment nog niet mogelijk is het complete normenkader voor specifieke uitkeringen 2025 vast te stellen.

Daarom is in het normenkader 2025 vermeld , zoals ook in voorgaande jaren, dat alle specifieke uitkeringen behorende bij de SiSa-verantwoording 2025 van de gemeente Eindhoven, op basis van de lijst te verantwoorden regelingen zoals opgesteld door het ministerie van BZK, onderdeel zijn van het normenkader 2025. De controle van de rechtmatigheid van de specifieke uitkeringen over 2025 is nog steeds onderdeel van de accountantscontrole en dus niet onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording van het college in de jaarrekening. De externe accountant geeft dus een rechtmatigheidsoordeel af over de specifieke uitkeringen. 1.c Misbruik en Oneigenlijk gebruik ('M&O') volgt de definitie uit de kadernota rechtmatigheid (BBV) De toets op het M&O-criterium beperkt zich, conform de definities in de Kadernota rechtmatigheid 2024, tot subsidies, uitkeringen en heffingen. Dit betekent dat alleen voor subsidies, uitkeringen en heffingen wordt getoetst op de financiële rechtmatigheid in het kader van M&O. Uitgangspunt zijn de betreffende verordeningen, inclusief hardheidsclausules die ruimte bieden voor ‘de menselijke maat’ (bestuursakkoord). Deze hardheidsclausules zijn specifiek weergegeven in het normenkader.

Overige externe frauderisico’s (niet zijnde M&O) worden wel meegewogen bij de risico inschatting en indien nodig ingepast in de reguliere (verbijzonderde interne en IT) controles en audits, maar vallen buiten de scope van de financiële rechtmatigheid. Personele consequenties De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen de bestaande personele formatie van afdeling Audit & Toetsing.

3

Inboeknummer

7995832_02

Financiële consequenties De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen de bestaande begroting van afdeling Audit & Toetsing. Communicatie Intern (DR en audit commissie) en met de externe accountant. Planning en uitvoering De inwerkingtreding van het geactualiseerde normen- en toetsingskader financiële rechtmatigheid en de geactualiseerde frauderisico analyse vindt plaats direct na vaststelling en zijn (met terugwerkende kracht vanaf 1-1-2025) leidend voor de (verbijzonderde interne) controles op het boekjaar 2025. Evaluatie De kaders financiële rechtmatigheid worden jaarlijks geëvalueerd ten behoeve van de actualisatie. Bijlage(n) Als bijlage(n) bij dit voorstel behoren: • Bijlage 1 - Normen- en toetsingskader 2025 • Bijlage 2 - Toelichting wijzigingen in normen- en toetsingskader 2025 (was/wordt) • Bijlage 3 - Frauderisico tabel 2025 Een ontwerpraadsbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. Burgemeester en wethouders van Eindhoven,

, secretaris.

4

Inboeknummer

Ontwerp Raadsbesluit De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van ;

besluit: 1 Vaststellen van het Normenkader 2025. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van

, griffier.

5

7995832_02