Raadsvoorstel Informatievoorzieningsvisie en -strategie 2023-2027

gemeente Eindhoven Inboeknummer 23bst00232 Beslisdatum 7 maart 2023 Dossiernummer

Raadsvoorstel

Informatievoorzieningsvisie en -strategie

Inleiding Wij bieden u bijgaand de Informatievoorzieningsvisie en -strategie (iVisie/iStrategie) 20232027 aan. De gemeente Eindhoven is dienstverlener voor iedereen die er woont, werkt of tijdelijk verblijft. De stad staat voor grote opgaven want Eindhoven groeit. Of het nu om wonen, klimaat, werk of welzijn gaat: Eindhovenaren staan centraal bij ontwikkelingen richting de toekomst. Eindhovenaren leiden hun leven deels anders dan voorheen door de invloed van internet en digitalisering. Richting de toekomst zijn er nog voortdurend veranderingen te verwachten. Gevoed door ontwikkelingen op het gebied van data, veiligheid en inclusie dienen zich op weg naar de toekomst steeds nieuwe vraagstukken aan. Diensten worden meer en meer digitaal en het gebruik van data zal toenemen. We zijn op weg naar een toekomst waarin sprake is van een samenspel tussen gemak en service door datagebruik enerzijds, en optimale bescherming van gegevens anderzijds. In het bestuursakkoord 2022-2026 is aan de hand van ambities geformuleerd hoe digitalisering de komende tijd een bepalende rol speelt in dienstverlening en bedrijfsvoering. Slim en veilig handelen is van onmiskenbaar belang. Dit wordt bevestigd in het rekenkamerrapport ‘Informatieveiligheid, smart&safe?’.

Onze omgeving is constant in beweging; dat betekent dat onze strategie gericht moet zijn op het (digitaal) wendbaar maken van de gemeente Eindhoven. Wendbare en betrouwbare informatievoorziening in combinatie met vaardig digitaal leiderschap zorgen ervoor dat de gemeente Eindhoven een robuuste, dienstverlenende organisatie kan zijn als onderdeel van een toekomstbestendige stad. Digitaal transformeren is voor de gemeente Eindhoven de komende jaren van belang om Eindhovenaren van dienst te kunnen zijn en blijven. De iVisie en iStrategie zijn geschreven vanuit bovenstaand inwonersperspectief en bieden de benodigde kaders om de doelstelling, een betrouwbare informatievoorziening, te bereiken. De iVisie is opgesteld met een blik op de langere termijn richting het jaar 2032. Groei van de stad Eindhoven gaat in onze digitale

1

Inboeknummer 23bst00232 transformatie samen met aandacht voor publieke waarden, inclusie en innovatie. De iStrategie heeft een horizon van 5 jaar en beschrijft richtinggevende uitgangspunten en bijbehorende principes waarlangs de digitale transformatie voor onze gemeente Eindhoven vormt krijgt.  Wettelijke taak  Kerntaak gekoppeld aan het werkprogramma van het college  Onvermijdelijk i.v.m. digitalisering Doelstelling Het doel van de iVisie en iStrategie is het bereiken van betrouwbare informatievoorziening door digitaal te transformeren. Zodat de gemeente Eindhoven een betrouwbare, robuust georganiseerde organisatie zal zijn, als onderdeel van een toekomstbestendige stad. Dit zoals opgenomen in het bestuursakkoord 2022-2026 "Samen morgen mooier maken". Voorstel 1) Vaststellen van de iVisie/iStrategie (bijlage 1) met daarin de richting en kaders voor het duurzaam digitaal transformeren tot toekomstbestendige organisatie voor de stad. -

De bijbehorende 10 strategische uitgangspunten zijn: 1. 2. 3. 4. 5.

Eindhoven als servicegerichte organisatie De toekomst wordt gevormd door digitalisering Digitale transformatie die inwoners dient Inclusie, grip en veiligheid gaan samen Aanpassingsvermogen, wendbaarheid en standaardiseren in gedeelde generieke voorzieningen gaan hand in hand. 6. Vooruitkijken ondervangt onzekerheid 7. Datagedreven- en dataveilig werken 8. De inwoner rekent op transparantie 9. Investeren in datagedrevenheid realiseert groei 10. Het resultaat: een toekomstbestendige organisatie Argumenten 1.1 Aandacht voor de lange termijn maakt wendbaar zijn mogelijk Voorbereid zijn op relevante veranderingen wordt mogelijk door vooruit te kijken. Vooruitkijken is bovendien duurzaam. Het stelt de gemeente Eindhoven in staat om keuzes te maken vanuit een samenhangend (toekomst)perspectief. Het scenariokwadrant uit de iVisie schetst een speelveld van mogelijke situaties waarop we ons de komende jaren willen voorbereiden. We kiezen dus niet voor 1 scenario maar houden rekening met alle mogelijke veranderingen en zijn daarin dus wendbaar. De doelstelling om een robuust

2

Inboeknummer 23bst00232 georganiseerde organisatie te zijn als onderdeel van een toekomstbestendige stad staat daarbij centraal. iVisie en iStrategie vormen vertrekpunten voor het formuleren van toekomstig beleid. 1.2 De iStrategie voorziet in het richtingskader voor consistent en samenhangend beleid op het gebied van Informatievoorziening Ontwikkelingen op gebieden als privacy (AVG), informatiebeveiliging, data, architectuur, Cloud, governance en ethiek vinden plaats met de inwoner en de stad voor ogen. Het vaststellen van iStrategie leidt ertoe dat alle beleidsaanpassingen binnen de informatievoorziening voortaan in onderlinge samenhang worden uitgewerkt en worden gebaseerd op de richtinggevende uitgangspunten. 1.3 De iStrategie beschrijft de route in de digitale transformatie van onze gemeentelijke organisatie. Het peilstokonderzoek laat zien dat de gemeentelijke organisatie niet fit genoeg is om de huidige ambities op een gezonde manier te realiseren. Om de ambities te verwezenlijken zijn andere kwaliteiten nodig. Mensen en digitalisering zijn de versnellers die nodig zijn voor de ambities. Dat betekent dat we de komende jaren de nodige veranderingen door moeten voeren. Deze iStrategie beschrijft de route in de digitale transformatie die we daar collectief voor af zouden moeten leggen, inclusief de sturing erop (governance).

1.4 De iVisie en iStrategie zijn richtinggevend voor de uitvoering en vormen het kompas waarop we de komende jaren varen. In de iStrategie komen bestuurlijke ambities, omgevingsontwikkelingen, technologieontwikkelingen, organisatieontwikkeling en strategische behoeftestelling van sectoren aan i-oplossingen samen. Dit leidt tot een voorstel voor een portfolio waar door middel van de voorgestelde governance op gestuurd kan worden. De iStrategie is dus voor de komende jaren het kompas waarop we varen. In figuur 1 is de samenhang gevisualiseerd.

Figuur 1: samenhang iVisie, iStrategie, iPortfolio en iProgramma’s

3

Inboeknummer 23bst00232 De iVisie verwoordt een toekomstbeeld van de invloed die digitalisering heeft op Eindhoven als stad. Het visiestuk roept een vervolgvraag op: langs welke inhoudelijke lijnen wordt er naar de visie toegewerkt? Het antwoord op deze vraag is uitgewerkt in de iStrategie. De iStrategie benoemt daartoe richtinggevende principes. Deze dienen als uitgangspunt voor sturing van de realisatie van de strategie. Het zijn stuk voor stuk prioriteiten voor onze uitvoeringsactiviteiten, kortgezegd ons i-portfolio. Voor het inrichten en verrichten van activiteiten is het van belang dat uitvoering wordt georganiseerd in programma’s en projecten. Activiteiten die te koppelen zijn aan de principes krijgen prioriteit boven andere activiteiten. Vervolgens zijn stuurgroepen, projectgroepen en programma’s nodig om realisatie van nieuwe werkwijzen en voorzieningen te sturen. Kanttekeningen 1 De vertaling van de iStrategie naar uitvoering vraagt om bewustzijn en handelen vanuit gezamenlijke doelstellingen op langere termijn. Hiervoor is stevig digitaal leiderschap nodig in onze organisatie. Omdat de iStrategie voor de gehele organisatie van toepassing is, is het stuk op een relatief hoog abstractieniveau geformuleerd. Dit heeft tot gevolg dat bij toepassing ervan veel aandacht uitgaat naar het met elkaar komen tot concrete invulling.

Het zal veel van ons vragen om tot het gewenste uitgangspunt van de iVisie te komen. In het uitvoeringsplan zal hier verdere invulling aan gegeven worden. Deze iStrategie ondersteunt het proces om met elkaar het relevante gesprek te voeren en de juiste afweging te maken. Personele consequenties Voorliggende iVisie en iStrategie vormen een inhoudelijk strategische koers als context, richting en ambitie om strategie tot uitvoer te brengen. Aan het vaststellen ervan zijn geen personele consequenties verbonden. Het uitvoeringsprogramma kan wel personele consequenties hebben.

4

Inboeknummer 23bst00232 Financiële consequenties Voorliggende iVisie en iStrategie vormen een inhoudelijk strategische koers als context, richting en ambitie om tot uitvoering te komen. Het uitvoeringsprogramma heeft financiële consequenties. Deze worden in beeld gebracht. Daarbij wordt gekeken naar bestaande middelen, eerdere investeringen en het bestuursakkoord. De snelheid en mogelijkheden van de uitvoering worden mede bepaald door de middelen die beschikbaar worden gesteld in de P&C cyclus. Het uitvoeringsprogramma wordt jaarlijks aan uw college voorgelegd. Uw raad wordt daarover geïnformeerd middels de P&C cyclus. Communicatie In de totstandkoming van voorliggende iVisie en iStrategie zijn velen betrokken. Uit de gemeentelijke organisatie zijn directieleden, sectorhoofden en belanghebbenden geraadpleegd. Ook partners en belanghebbenden uit de stad zijn geconsulteerd. Door middel van rondetafelgesprekken, interviews, enquêtes en het bijwonen van (kennis)sessies is brede respons verkregen op conceptversies van iVisie en iStrategie. Planning en uitvoering Door het CIO office wordt jaarlijks een uitvoeringsprogramma opgesteld. Daarvoor is een proces voor het i-portfolio ingesteld (portfoliomanagement). Voor uitvoering van de strategie zijn vanuit de sectoren behoeften voor de stad en organisatie leidend. Uw raad wordt hierover geïnformeerd.

Het eerstvolgende uitvoeringsprogramma wordt in Q2 2023 opgesteld. Bestaande beleidskaders op het gebied van informatievoorziening worden waar nodig geactualiseerd. Voorbeelden van bestaande beleidskaders zijn het strategische informatiebeveiligings- en privacybeleid. Actualisering vindt plaats op basis van de voorliggende iStrategie. Evaluatie Vanuit portfoliomanagement wordt er via de P&C cyclus over de voortgang gerapporteerd Bijlage(n) Als bijlage(n) bij dit voorstel behoren: • Bijlage 1: iVisie/iStrategie Een ontwerpraadsbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. Burgemeester en wethouders van Eindhoven,

, secretaris.

5

Inboeknummer 23bst00232

Ontwerp Raadsbesluit De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 7 maart 2023 besluit: 1. Vaststellen van de iVisie/iStrategie (bijlage 1) met daarin de richting en kaders voor het duurzaam digitaal transformeren tot toekomstbestendige organisatie voor de stad. -

De bijbehorende 10 strategische uitgangspunten zijn: 1. 2. 3. 4. 5.

Eindhoven als servicegerichte organisatie De toekomst wordt gevormd door digitalisering Digitale transformatie die inwoners dient Inclusie, grip en veiligheid gaan samen Aanpassingsvermogen, wendbaarheid en standaardiseren in gedeelde generieke voorzieningen gaan hand in hand. 6. Vooruitkijken ondervangt onzekerheid 7. Datagedreven- en dataveilig werken 8. De inwoner rekent op transparantie 9. Investeren in datagedrevenheid realiseert groei 10. Het resultaat: een toekomstbestendige organisatie

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van

, griffier.

6