Raadsvoorstel impact coronacrisis ambtelijke organisatie

gemeente Eindhoven Inboeknummer 21bst00303 Beslisdatum B&W 16 maart 2021 Dossiernummer 21.22.252

Raadsvoorstel Impact coronacrisis op ambtelijke organisatie Inleiding Al meer dan een jaar werken we aan de impact en de gevolgen van de coronacrisis op onze stad en onze inwoners. De crisis heeft op veel gebieden gevolgen voor onze stad en de gemeente. We hebben u daarover telkens geïnformeerd via collegebrieven, vragenuurtjes en separate raadsvoorstellen. Onlangs heeft u het raadsvoorstel Vervolg ondersteuningsmaatregelen coronacrisis 2021 vastgesteld. De maatregelen in dat dossier zijn gericht op het in stand houden van de vitale infrastructuur in de stad. Vanaf maart 2020 vraagt de coronacrisis echter ook veel van de ambtelijke organisatie. Al meer dan een jaar vangen we de extra maatregelen en inzet voor de coördinatie van de coronacrisis en het voldoen aan wetgeving op binnen de bestaande personeelsbegroting. Ook alle maatregelen die de gemeente als extra taken moest uitvoeren vanuit het economisch noodpakket vragen veel van de ambtelijke organisatie, ondanks de gedeeltelijke vergoeding vanuit Rijkswege. En onze eigen inzet in de stad, die u grotendeels vertaald ziet in het bovengenoemd dossier Ondersteuningsmaatregelen, komt bovenop hetgeen we als reguliere taken afgesproken hebben met elkaar. Tot nu toe is al dit extra werk zo efficiënt mogelijk opgevangen met bestaande capaciteit, omdat het telkens opnieuw koffiedik kijken was hoe lang deze crisis aan zou houden.

We zijn op een punt gekomen dat de ambtelijke organisatie dit alles niet langer meer kan opvangen. Eerder genomen maatregelen zoals het verschuiven van medewerkers, het daar waar mogelijk (tijdelijk) verlagen van serviceniveaus, het slim gebruiken van de compensatiemiddelen van het Rijk (zoals bij cultuur), en het onderhanden werk uitstellen of nog niet starten is niet langer houdbaar en te risicovol. We organiseren een a-avond over dit voorstel. Wij kunnen ons namelijk voorstellen dat het complex oogt en dat de samenhang tussen de verschillende onderdelen om een nadere (technische) toelichting vraagt.

 Wettelijke taak  Kerntaak gekoppeld aan het werkprogramma van het college  Onvermijdelijk

Inboeknummer 21bst00303

Doelstelling Door de aanhoudende coronacrisis met veel extra taken en inzet staat de ambtelijke organisatie al lang en te veel onder hoge druk. Om onze dienstverlening aan de stad gelijk te houden, uitvoering te geven aan de begroting en het collegeprogramma, en invulling te kunnen blijven geven aan alle extra crisistaken is tijdelijk incidentele aanvullende capaciteit nodig. Voorstel 1. Instemmen met het beschikbaar stellen van maximaal €3.948.000,- voor tijdelijke incidentele capaciteit voor 6 maanden in 2021 voor het opvangen van extra werkzaamheden als gevolg van de coronacrisis en dit voor €2.958.000,- te dekken vanuit de saldireserve specifiek / coronapost 2021 en voor €990.000,- uit de saldireserve specifiek / onderdeel overig. 2. De begrotingswijziging dienovereenkomstig vast te stellen. Argumenten 1.1 Door de aanhoudende coronacrisis staan regulier werk en dienstverlening onder druk. Vanaf maart vorig jaar is de ambtelijke organisatie in staat geweest alle coronacrisis- en extra noodpakketmaatregelen op te pakken en uit te voeren. Naar gelang de crisis langer aanhoudt, wordt ook het effect op ons regulier werk zichtbaar. In het begin kon de ambtelijke organisatie wendbaar zijn en de crisistaken combineren met de reguliere taken. Deze rek is er nu uit. De werkdruk is op onderdelen al lange tijd (te) hoog.

Ook wij hebben te maken met coronagerelateerd ziekteverzuim en het is niet meer verantwoord om zaken langer uit te stellen. Naast het vertalen en uitvoeren van de noodverordeningen en de extra werkzaamheden rond het landelijke economische noodpakket, zijn met name op het gebied van handhaving, economie, sport, dienstverlening, ICT en communicatie alle zeilen bijgezet. Tot nu toe is dit opgevangen door en binnen bestaande capaciteit en bestaande middelen. Dit extra werk heeft in lijn met het langdurige karakter van de coronacrisis een langdurige vorm gekregen die we niet hebben voorzien en die wel uitgevoerd moet worden. Dit is niet langer houdbaar. Op een aantal onderdelen is nu tijdelijk extra inzet nodig om wettelijke taken, crisistaken, de begroting 2021 en het collegeprogramma uit te voeren voor onze inwoners en partners in de stad. 1.2 Voorafgaand aan dit voorstel hebben al bijstuuracties plaatsgevonden Tot nu toe hebben we telkens situationeel gekeken en pragmatische oplossingen gevonden voor de extra taken en werkzaamheden en de oplopende werkdruk binnen de organisatie. Alle denkbare mogelijkheden zijn bekeken en benut.

Er is bijvoorbeeld in overleg tussen college en ambtelijke organisatie geschoven met planningen en geherprioriteerd, er zijn budgetten anders benut, en ook hebben we daar waar nodig en mogelijk onze serviceniveaus verlaagd en medewerkers van andere afdelingen ingezet op plekken waar de werkdruk hoog is.

2

Inboeknummer 21bst00303

1.3 Impact coronacrisis vraagt om extra tijdelijke ambtelijke capaciteit We zijn bij het opstellen van dit dossier kritisch geweest op welke tijdelijke activiteiten hiervoor in aanmerking komen. De vraag voor extra inzet van ambtelijke capaciteit is beargumenteerd vanuit urgentie en noodzakelijkheid en niet te missen kansen. Dit maakt dat enkel die zaken “opgevoerd” zijn die aanvullende inzet vragen vanwege het uitvoeren van nieuwe en extra crisistaken, vanuit regulier werk - waaronder wettelijke taken - dat hierdoor onder druk komt te staan en vanuit de realisatie van de ambities van het coalitieakkoord en collegeprogramma. Verder prioriteren of anders gezegd afschalen, brengt de uitvoering van essentiële en wettelijke taken in gevaar én de uitvoering van ons coalitieakkoord en is dus geen oplossing meer. Het is noodzakelijk om juist nu aandacht te hebben voor het mitigeren van maatschappelijke effecten in de stad. De ambtelijke organisatie moet daarvoor wel uitgerust zijn. Voor het uitvoeren van crisistaken is aanvullende ambtelijke capaciteit nodig. Een voorbeeld hiervan is het ondersteunen van de Veiligheidsregio en de interne crisisorganisatie met juridisch advies. Ook de bemensing van het crisismanagementteam (CMT) en het multi-expertise team (MET) is opgevangen vanuit bestaande capaciteit.

Hierdoor staat het reguliere werk van deze medewerkers onder druk en lopen we achterstanden op. Het (blijven) inhuren van voldoende handhavers voor de uitvoering van alle (landelijke) coronamaatregelen is tevens een additionele capaciteitsvraag. Daarnaast is extra juridisch advies nodig bij handhaving om de invoering van de coronamaatregelen en daaruit voorvloeiende werkzaamheden af te handelen. Ook het ondernemersloket - het centrale punt voor ondernemers - vraagt extra capaciteit om hulp te bieden ook daar waar het steunpakket niet direct van toepassing is. En een laatste voorbeeld, het uitbreiden van het gastteam bij het Inwonersplein zorgt ervoor dat de doorstroming, met de anderhalvemeterregel, versneld kan worden en de dienstverlening op peil kan blijven. Ook voor het uitvoeren van een aantal reguliere werkzaamheden en dienstverlening aan inwoners, waaronder de uitvoering van wettelijke taken, is aanvullende capaciteit nodig. Dit is met name omdat de coronacrisis effecten heeft die op onderdelen tot meer en/of intensiever werk leiden. Het gaat dan bijvoorbeeld om het wegwerken van bezwaren naar aanleiding van de landelijke regelingen zoals de Tozo’s, waartegen bezwaar en beroep open staat. Het aantal loopt op met het verstrijken van de crisis en deze moeten binnen de wettelijke termijnen beantwoord zijn.

Ditzelfde geldt voor het wegwerken van achterstanden van taxaties, gegevensonderzoeken en bezwaren op belastingen, omdat we niet op huisbezoek mogen. Ook op het Inwonersplein hebben we maatregelen moeten nemen om de hoeveelheid gelijktijdige bezoekers te beperken. Er is geen vrije inloop meer en de dienstverlening is sinds oktober afgeschaald naar alleen wettelijke taken. Dit betekent dat een groot aantal klantvragen doorgeschoven is naar 2021. Het wegwerken van deze achterstanden in 2021 op onder andere naturalisaties, reisdocumenten en rijbewijzen is met coronamaatregelen voor publieke binnenruimtes een hele uitdaging en vraagt om extra menskracht. Daarnaast verwachten we bijvoorbeeld ook, vanuit ramingen van het Centraal Planbureau en onze eigen gegevens, dat door de aanhoudende coronacrisis de aanvragen op ondersteuning van het sociaal domein gaan toenemen. De werkloosheid

3

Inboeknummer 21bst00303

loopt op, met name onder jongeren, zzp’ers en werknemers met een flexibel arbeidscontract. Dit zijn groepen die het juist al moeilijk hebben. Wij willen hen zo goed als mogelijk ondersteunen en niet op ondersteuning laten wachten. Als laatste voorbeelden noemen we hier een aantal faciliterende werkzaamheden die vanzelfsprekend ook extra inzet vragen. Het gaat hierbij onder andere om een impuls die noodzakelijk is om het werken op afstand zo veilig mogelijk te maken en te houden door het inregelen van voorzieningen voor tijdelijke werkzaamheden en voor medewerkers. De grote behoefte aan communicatie over de crisis en de maatregelen naar de stad en medewerkers maakt hier tevens onderdeel vanuit. Ook op de ambities in het coalitieakkoord en de uitvoering van het collegeprogramma is op onderdelen extra inzet nodig. We noemen hier specifiek de groei van werkzaamheden rondom stedelijke vernieuwing en de nieuwe wijkaanpak. Door actieve betrokkenheid in het doorbraakteam Sociale Impact, het mee-initiëren en meedoen in het manifest kwetsbare wijken en het beschikbaar stellen door het ministerie van BZK van het Volkshuisvestingfonds is de groei aan activiteiten rond dit thema zo evident, dat extra inzet nodig is om alle kansen te verzilveren voor extra financiering in leefbaarheid en verduurzaming van de woningvoorraad in onze wijken, en in het bijzonder voor Woensel Zuid.

Hiermee investeren we in de lange termijn en sorteren we voor op post corona-tijden. Daarnaast is aanvullende capaciteit nodig om onze eerstelijns bereikbaarheid op niveau te houden. Er is bijvoorbeeld veel extra inzet nodig voor het chatkanaal door de uitvoering van de crisistaken, zoals het beantwoorden van vragen over de Tozo- regelingen of over corona in zijn algemeenheid. Het aantal contacten met inwoners via dit kanaal is 60% hoger dan regulier. Ook bij het klantcontactcentrum is sprake van flinke toename in telefonische contacten. 1.4 Begrenzing duur inzet aanvullende tijdelijke ambtelijke capaciteit vanwege coronacrisis We weten niet weten tot wanneer de coronacrisis aanhoudt en tot wanneer deze crisis extra druk op het ambtelijk apparaat blijft geven. Omdat we willen dat de organisatie nog inzetbaar is als corona achter ons ligt, baseren we de vraag in dit voorstel op een inzet van zes maanden in 2021. Op sommige onderdelen is reeds gestart met extra capaciteit vanwege noodzakelijkheid en urgentie aangezien het om wettelijke en crisistaken gaat die niet stil kunnen vallen. Dit geldt bijvoorbeeld op het gebied van handhaving. Zonder extra budget hiervoor zal sprake zijn van overschrijding van de begroting. Andere onderdelen van dit dossier zullen pas gestart worden na het beschikbaar komen van budget.

Zonder extra budget betekent dit dat een aantal taken niet of minder uitgevoerd kunnen worden in 2021. De risico’s die dan gelopen worden, variëren van het buiten de wettelijke termijnen afgeven van documenten en beschikkingen, oplopende wachttijden, hoger ziekteverzuim en verminderd toezicht. Dit betekent bijvoorbeeld dat inwoners langer moet wachten op een uitkering.

4

Inboeknummer 21bst00303

Kanttekeningen Zoals aangegeven bij argument 1.4 nemen we deze maatregel voor versterking van capaciteit voor zes maanden. De duur van de coronacrisis bepaalt of en in welke mate de inzet op onderdelen afgebouwd, gecontinueerd of uitgebreid wordt. Hiervoor volgt mogelijk later dit jaar een aanvullend dossier. In argument 1.3 hebben we voorbeelden genoemd van taken waar tijdelijk extra capaciteit noodzakelijk is. We zetten nu ook extra capaciteit in op de reëel verwachte extra uitkeringsaanvragen en toename van aanmeldingen bij WIJeindhoven op basis van huidig volume en prognoses. Er blijft echter een kans dat het aantal uitkeringen minder hard stijgt dan nu verwacht. Nu starten met aanvullende inzet zorgt voor de benodigde ademruimte. Aanvullend werken we hier, en bijvoorbeeld ook bij bezwaar en beroep, met budgetplafonds en bouwen we teams flexibel op en af aan de hand van daadwerkelijke aantallen. Het gevraagde budget is mede hierom een maximum bedrag. Verantwoording over besteding van deze middelen voor extra capaciteit doen we achteraf via de reguliere instrumenten van de P&C-cyclus. Kosten De kosten van de benodigde tijdelijke capaciteit in de organisatie om de gevolgen van de coronacrisis en de daarbij gemaakte keuzes uit te voeren, zijn in dit voorstel inzichtelijk gemaakt.

Daarmee is een dekkingsvraag gemoeid die de huidige nog beschikbare stand van de middelen corona in de saldireserve specifiek – na aftrek van de kosten van de inhoudelijke maatregelen – overtreft. Omdat de coronacrisis nog niet ten einde is en er nog meer corona-gerelateerde kosten verwacht worden, zullen we in de komende Kadernota aandacht besteden aan de verwachte kosten 2021 en 2022. Dit in relatie tot de inzet van verwacht rekeningresultaat 2020. Dat zal betekenen dat de reserve aangevuld zal moeten worden. Voorgesteld wordt dat proces zorgvuldig af te ronden en nu vanuit praktisch oogpunt niet te kiezen voor tussentijdse incidentele overboekingen vanuit bijvoorbeeld weerstandsvermogen. De saldireserve specifiek bevat momenteel meer middelen dan de voor corona gereserveerde middelen en geeft daarmee ruimte. Wij stellen dan ook voor om nu de dekking van de middelen die gemoeid zijn met dit capaciteitsvoorstel vanuit de saldireserve specifiek / onderdeel coronapost 2021 en onderdeel overig te doen en bij de afwegingen Kadernota 2022/Jaarrekening 2020 een terugstorting mee te nemen van het deel dat nu niet meer past in de voor corona gereserveerde middelen. Voor het overzicht van de uitputting van de saldireserve specifiek / coronapost 2021 zie bijlage 2.

Aanvullend argument bij deze constructie is dat er in 2020 ook middelen zijn vrijgevallen in het jaarrekeningresultaat 2020 doordat we door corona activiteiten niet uitgevoerd of vooruitgeschoven hebben. We werken nog aan deze analyse in het kader van de jaarrekening 2020. Het gaat hierbij bijvoorbeeld ook om minder gebruikte budgetten, zoals opleidingsbudgetten, reiskosten en verschillende facilitaire kosten. Deze door corona vrijgevallen middelen in 2020, te weten naar verwachting op bedrijfsvoering tussen de €750.000,- en €1.000.000,-, willen we via de hierboven geschetste constructie

5

Inboeknummer 21bst00303

inzetten voor een terugstorting. Deze afweging leggen we bij de bestedingsvoorstellen van de jaarrekening 2020 / kadernota 2022 aan u voor. We stellen voor eenzelfde werkwijze voor eventuele overschotten van 2021 te hanteren. Daarnaast voorzien we mogelijk op een aantal gebieden aanvullende bijdragen van derden of compensatie vanuit het Rijk voor de uitvoering van crisismaatregelen en de daarbij horende extra ambtelijk capaciteit, zoals de aangekondigde tegemoetkoming voor toezicht en handhaving van naar verwachting €700.000,-. Deze nemen wij vanzelfsprekend mee in de analyse en afwegingen voor genoemde terugstorting bij de Kadernota 2022 en Jaarrekening 2020. Het gevraagde bedrag in dit dossier is dan ook in feite deels een verschuiving over de jaarschijven en deels een voorfinanciering en mede daarom een maximum bedrag. Communicatie Er is geen specifieke communicatie nodig omdat de extra inzet vooral betrekking heeft op continuïteit van reguliere dienstverlening en extra inzet van reeds bestaande maatregelen. Planning en uitvoering Indien gewenst kan de directieraad dit raadsvoorstel op een A-avond technisch toelichten. De extra capaciteit is voor maximaal zes maanden. De maatregelen worden zo snel mogelijk geeffectueerd.

Evaluatie De voortgang en de verantwoording, inclusief een update met daadwerkelijke uitnutting en gebruik van dit budget, maakt onderdeel uit van de reguliere planning- & controlcyclus en nemen we separaat op in de Turap. Bijlage(n) Als bijlage(n) bij dit voorstel behoren: • Bijlage 1 Begrotingswijziging • Bijlage 2 Verloop overzicht saldireserve specifiek - corona definitief 18 maart  

De bijlagen worden meegestuurd De bijlagen liggen ter inzage in de leeskamer

Een ontwerpraadsbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. Burgemeester en wethouders van Eindhoven,

, secretaris.

6

Inboeknummer 21bst00303

Raadsbesluit De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 16 maart 2021; gelet op de behandeling in de meningsvormende vergadering van 20 april 2021; gelet op de Tijdelijke wet digitale beraadslaging en besluitvorming provincies, gemeenten, waterschappen en openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba; besluit: 1. Instemmen met het beschikbaar stellen van maximaal €3.948.000,- voor tijdelijke incidentele capaciteit voor 6 maanden in 2021 voor het opvangen van extra werkzaamheden als gevolg van de coronacrisis en dit voor €2.958.000,- te dekken vanuit de saldireserve specifiek / coronapost 2021 en voor €990.000,- uit de saldireserve specifiek / onderdeel overig. 2. De begrotingswijziging dienovereenkomstig vast te stellen.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 28 april 2021.

J. Verbruggen, griffier.

7