Raadsvoorstel Gedragscode privacy en publicatie persoonsgegevens van de gemeenteraad Eindhoven 2023

Gemeente Eindhoven Inboeknummer Dossiernummer

Gedragscode privacy en publicatie persoonsgegevens van de Raadsvoorstel gemeenteraad Eindhoven 2023 Inleiding Sinds mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van kracht. De gemeenteraad is volgens deze wet zelfstandig verantwoordelijk voor de verwerkingen van persoonsgegevens, die door de gemeenteraad / griffie worden uitgevoerd. Op 29 januari 2019 heeft de gemeenteraad de ‘Gedragscode privacy en publicatie persoonsgegevens van de gemeenteraad 2018’ vastgesteld. In de gedragscode staat beschreven hoe de gemeenteraad omgaat met de privacy en publicatie van persoonsgegevens. In het Jaarbericht 2022 bescherming persoonsgegevens (AVG) van de Functionaris Gegevensbescherming van de gemeenteraad (januari 2023) staat de aanbeveling opgenomen om de gedragscode te actualiseren. Voorliggend voorstel zorgt voor een actualisatie van de gedragscode.  Wettelijke taak Doelstelling Duidelijk dient te zijn hoe de gemeenteraad Eindhoven omgaat met de privacy en publicatie van persoonsgegevens op het raadsinformatiesysteem. Voorstel 1. In te trekken de Gedragscode privacy en publicatie persoonsgegevens van de gemeenteraad Eindhoven 2018, zoals vastgesteld op 29 januari 2019. 2. Vast te stellen de Gedragscode privacy en publicatie persoonsgegevens van de gemeenteraad Eindhoven 2023. Argumenten De gedragscode is geactualiseerd in overeenstemming met de huidige werkwijze.

Het grootste deel van de aanpassingen in de gedragscode

zijn kleine inhoudelijke aanpassingen (waar onder ook taalkundig en redactioneel). Hieronder volgt een korte toelichting op de belangrijkste wijzigingen/aanvullingen: -

Wet open overheid (Woo) opvolger van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob): Vanaf 1 mei 2022 is de Wet open overheid (Woo) officieel ingegaan. De Woo is de opvolger van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) en regelt het recht van burgers op informatie van de overheid. -

Verwijzing naar het privacybeleid van de gemeente Eindhoven 2018 is verwijderd: Er was een verwijzing opgenomen naar het privacybeleid van de gemeente Eindhoven uit 2018. Deze verwijzing is weggehaald, omdat het privacybeleid continu wordt geactualiseerd. Door deze verwijzing weg te halen is en blijft de gedragscode actueel. - Artikel 1.2: geen aparte verwijzing naar archief. De verwijzing naar een apart archief van het raadsinformatiesysteem is verwijderd. Er is geen apart archief meer nodig door de overgang naar de huidige leverancier van het raadsinformatiesysteem. -

Artikel 1.3: verwijzing naar (vice) voorzitter van de Rekenkamercommissie weggehaald. De (vice) voorzitter van de Rekenkamer(commissie) heeft geen toegang tot het besloten gedeelte van het raadsinformatiesysteem. - Artikel 2a: persoonsgegevens raads- en commissieleden. In het artikel zijn nu de persoonsgegevens opgenomen die ook daadwerkelijk op het raadsinformatiesysteem staan. De raads- en commissieleden dienen wijzigingen door te geven aan de griffie (bijv. wijziging openbare betrekkingen en nevenfuncties). Daarnaast is toegevoegd dat er een overzicht met contactgegevens op de gemeentelijke website te vinden is. -

Artikel 2b: persoonsgegevens van ambtenaren van de gemeente Eindhoven. Het artikel is nu gericht op persoonsgegevens van ambtenaren. Persoonsgegevens van ambtenaren staan niet vermeld in dossiers die naar de gemeenteraad gaan. In het besloten gedeelte van het raadsinformatiesysteem staan contactgegevens vermeld, zodat raads-

en commissieleden contact kunnen leggen met de behandelend ambtenaren. -

Artikel 2c: persoonsgegevens van personen en burgers die brieven of andere geschriften aan de gemeenteraad richten. De tekst van het artikel is geactualiseerd met de huidige werkwijze. Ingekomen brieven staan openbaar gepubliceerd op het raadsinformatiesysteem zonder persoonsgegevens. - Artikel 2c: petities. De verwijzing naar www.petities.nl is opgenomen in het artikel. Kanttekeningen Geen. Financiële consequenties Geen. Communicatie De gedragscode zal bekend worden gemaakt waarna het in werking treedt. Planning en uitvoering De gedragscode treedt in werking de dag na bekendmaking. Bijlage(n) Als bijlage(n) bij dit voorstel behoren: - Bijlage 1: Gedragscode privacy en publicatie persoonsgegevens van de gemeenteraad Eindhoven 2018

Een ontwerpraadsbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. De agendacommissie.

Ontwerp Raadsbesluit De raad van de gemeente Eindhoven; besluit: 1. In te trekken de Gedragscode privacy en publicatie persoonsgegevens van de gemeenteraad Eindhoven 2018, zoals vastgesteld op 29 januari 2019. 2. Vast te stellen de

Gedragscode privacy en publicatie persoonsgegevens van de gemeenteraad Eindhoven 2023 De raad van de gemeente Eindhoven; gelet op: • de Europese Algemene verordening gegevensbescherming en de daarop gebaseerde wet en regelgeving waaronder de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming, • de Wet open overheid;

Artikel 1 Begripsomschrijvingen 1. Onder ‘publicatie op de website’ wordt verstaan het plaatsen van informatie op de website van de gemeente Eindhoven. Onder publicatie op het raadsinformatiesysteem wordt verstaan het plaatsen van informatie op het openbare gedeelte van het raadsinformatiesysteem (RIS) van de gemeenteraad Eindhoven, bereikbaar via het webadres https://raadsinformatie.eindhoven.nl en via de gemeentelijke website. Het openbare gedeelte van het RIS is voor iedereen toegankelijk. Stukken blijven na plaatsing toegankelijk. 2. Onder het besloten gedeelte van het raadsinformatiesysteem wordt verstaan het niet openbare gedeelte van het RIS. Dit is alleen toegankelijk voor raads- en commissieleden,

fractieondersteuners, de burgemeester en specifiek functioneel geautoriseerde personen zoals griffiemedewerkers. Artikel 2 Gedragscode ten aanzien van categorieën personen Voor de publicatie van persoonsgegevens gelden ten aanzien van de hierna genoemde categorieën van personen de aldaar aangegeven gedragslijnen. Voor wat betreft de categorieën c tot en met g geldt dat betrokkenen worden geïnformeerd via de website en het raadsinformatiesysteem. a. Persoonsgegevens van politieke ambtsdragers, zoals raads- en commissieleden en collegeleden Deze personen functioneren ten behoeve van het openbaar bestuur. Zij zijn als zodanig gekozen en/of benoemd. Zodoende geldt het uitgangspunt dat herkenbaar moet zijn wie de politieke ambtsdragers zijn, van welke partij zij deel uitmaken en hoe zij te bereiken zijn. Voor de politieke ambtsdragers geldt geen beperking, behoudens hetgeen de wet aangeeft, voor het bekendmaken van persoonsgegevens op de website van de gemeente Eindhoven en het RIS. Namen van politieke ambtsdragers komen daarom voor in raadsdocumenten als agenda’s, besluitenlijsten en in politieke documenten als moties, amendementen en schriftelijke vragen. Op het RIS staan van raads- en commissieleden in het beginsel de volgende persoonsgegevens gepubliceerd: voor- en achternaam, titel, partijnaam, foto, e-mailadres, openbare betrekkingen en nevenfuncties.

Op de website van de gemeente Eindhoven staat een overzicht met contactgegevens (namen, telefoonnummer en mailadres) van de raadsen commissieleden. Voor politieke ambtsdragers geldt, behoudens de wet aangeeft, dat (zakelijke) emailadressen bekend worden gemaakt op de website. Telefoonnummers worden alleen met de toestemming van de betrokkenen bekend gemaakt. Informatie over het college van burgemeester en wethouders is te vinden via de website van de gemeente Eindhoven. Raadsbesluiten, moties en amendementen worden zonder handtekeningen gepubliceerd op het RIS.

b. Persoonsgegevens van ambtenaren van de gemeente Eindhoven Namen en zakelijke contactgegevens van ambtenaren van de gemeente Eindhoven staan niet vermeld in raadsbesluiten, -voorstellen en overige dossiers voor de gemeenteraad. In het besloten gedeelte van het raadsinformatiesysteem zijn de contactgegevens van de betreffende ambtenaren (dossierhouders) te raadplegen voor raads- en commissieleden. Ambtenaren van de griffie staan regelmatig vermeld in bestuurlijke documenten, bijvoorbeeld als steller van adviezen, als ambtelijke ondersteuning bij vergaderingen of als griffie(r) van vergaderingen. Voor zover ambtenaren genoemd worden in relatie tot hun functie, is bekendmaking relevant en niet bovenmatig. c. Persoonsgegevens van personen en burgers die brieven of andere geschriften aan de gemeenteraad richten Brieven aan de gemeenteraad zijn onder andere afkomstig van burgers en instellingen. Ze bevatten vaak adresgegevens, het telefoonnummer en de handtekening van de afzender. Het komt ook voor dat er een petitie aan de gemeenteraad wordt overhandigd, met handtekeningenlijsten die vaak (handgeschreven) naam- en adresgegevens en handtekeningen bevatten. Openbaarmaking van deze brieven of geschriften op het RIS zou betekenen dat persoonsgegevens door een ieder rechtstreeks zijn in te zien.

Voor wat betreft de ingekomen brieven van burgers moet openbaarmaking van de persoonsgegevens als bovenmatig worden beschouwd. Het effect van de geschriften aan de gemeenteraad kan doorgaans ook bereikt worden zonder publicatie van de persoonsgegevens. De ingekomen brieven van burgers worden, zonder vermelding van naam en contactgegevens en handtekening, op het openbare gedeelte van het RIS geplaatst. De transparantie van het bestuur en de controleerbaarheid door de burger vereisen dat op het RIS terug te vinden is dat een brief van een burger bij de gemeenteraad is binnengekomen. Hiertoe is het voldoende als op het RIS bij de raadsvergadering een totaal overzicht wordt gepubliceerd van de ingekomen brieven. Op dit overzicht staan de brieven vermeld die de gemeenteraad van burgers heeft ontvangen, zonder vermelding van naam, met een korte aanduiding van het onderwerp.

Brieven/geschriften van instellingen en organisaties zijn naar hun aard doorgaans minder persoonlijk en bevatten minder persoonsgegevens. Bestuurders, werknemers en leden van instellingen, verenigingen, bedrijven e.a. presenteren zich uit hoofde van hun functie in zekere mate in de openbaarheid. Om die reden wordt openbare publicatie niet als bovenmatig beschouwd en worden, met weglating van een eventuele handtekening, in zijn geheel gepubliceerd op het RIS. Voor petities geldt dat de petitie zelf, zijnde de boodschap die men door middel van de petitie wenst uit te dragen, op het RIS wordt gepubliceerd. De lijst met ondertekenaars wordt niet op het RIS geplaatst. De gemeente maakt gebruik van www.petities.nl. Via deze website is het mogelijk om anoniem een petitie te ondertekenen. Kiest iemand ervoor om een petitie niet anoniem te tekenen dan is dit een bewuste keuze en mag deze naam getoond worden. d. Personen die tijdens openbare vergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, namens zichzelf of andere (rechts)personen Personen die tijdens meningsvormende vergaderingen gebruik maken van het spreekrecht doen dit welbewust en in het openbaar. Wanneer een inspreker meldt gebruik te willen maken van het spreekrecht, wordt deze door de griffie er vooraf expliciet op gewezen dat de vergadering live wordt uitgezonden en achteraf is terug te kijken op het RIS.

Door in het openbaar gebruik te maken van spreekrecht, geven insprekers expliciet aan geen bezwaar te hebben tegen publicatie van hun bijdrage op het RIS, zowel in de vorm van beeld- en geluidsmateriaal als gepubliceerde tekst. Daarbij wordt de naam van de inspreker vermeld. Het is niet mogelijk anoniem in te spreken. e. Persoonsgegevens van personen die een rol spelen in het kader van besluitvorming en als zodanig voorkomen in de tekst van raadsvoorstellen en daaraan aanverwante documenten De gemeenteraad neemt in zijn kaderstellende en controlerende rol weinig besluiten ten aanzien van individuele burgers. Het komt dan ook niet vaak voor dat in raadsvoorstellen persoonsgegevens staan. Dit is soms wel het geval in bijlagen bij raadsvoorstellen, zoals bv. de zienswijzen op bestemmingsplannen. De individuele zienswijzen zijn alleen beschikbaar in het besloten gedeelte van het RIS. Openbaar zijn uitsluitend geanonimiseerde zienswijzenota’s te raadplegen.

Een tweede categorie raadsstukken waarin persoonsgegevens kunnen voorkomen zijn documenten in het kader van bezwaarprocedures tegen raadsbesluiten. Het is onvermijdelijk dat de naam van de appellant wordt genoemd, omdat de transparantie van de procedure zwaarder weegt dan de bescherming van de privacy van degenen die bezwaar aantekenen. Andere persoonsgegevens worden niet gepubliceerd. Een derde categorie zijn burgerinitiatieven. Met een burgerinitiatief vragen burgers de gemeenteraad om een voorstel te bespreken en een standpunt in te nemen. Hiervoor moeten de indieners minimaal 250 handtekeningen verzamelen. Burgerinitiatieven worden op het RIS geplaatst met vermelding van de naam van de indieners. De handtekeningenlijsten worden niet op het RIS geplaatst. f.

Besluiten of zaken als benoemingen

Bij benoemingen worden de persoonlijke gegevens van de te benoemen personen, afgezien van diens naam en eventuele titel, niet openbaar gemaakt. g. Persoonsgegevens in de beantwoording door het college van burgemeester en wethouders Brieven aan de gemeenteraad worden vaak ter afdoening in handen gesteld van het college met het verzoek de gemeenteraad een kopie van de antwoordbrief te sturen. Deze brieven bevatten de naam en adresgegevens van de briefschrijvers. In het geval van een reactie van het college op een brief van een burger, wordt deze geanonimiseerd op het openbare gedeelte van het RIS geplaatst. h. Uitnodigingen voor de gemeenteraad Aan de gemeenteraad gerichte uitnodigingen worden in de regel openbaar gemaakt op het RIS. In uitnodigingen kunnen persoonsgegevens voorkomen van betrokken personen. Dit zijn veelal personen die de activiteit organiseren en/of bij men zich kan aanmelden. Er worden geen andere gegevens op het RIS gepubliceerd dan die voor die activiteit. Artikel 3 Anonimiseren van persoonsgegevens In die gevallen waarin anonimiseren nodig is volgens deze gedragscode, worden persoonsgegevens verwijderd. Voor zover het voor een goed begrip van de tekst nodig is, kunnen namen worden vervangen door

neutrale termen zoals aanvrager, klager, (derde) belanghebbende, reclamant. Artikel 4 Van overeenkomstige toepassing op stukken ingediend door raadsfracties Bepalingen in de gedragscode zijn van overeenkomstige toepassing op stukken die door raadsfracties worden ingediend. Artikel 5 Uitzenden van openbare vergaderingen Conform artikel 23 van de Gemeentewet zijn de openbare vergaderingen van de gemeenteraad in principe openbaar. Het maken van een beeld- en geluidsverslag van openbare vergaderingen, teneinde deze live uit te zenden via internet, kan als een gerechtvaardigd doel worden aangemerkt volgens de privacywetgeving. Het doel is een toegankelijke,laagdrempelige en transparante lokale politiek. De manier waarop de gegevens worden verwerkt, in principe zijn alleen sprekers in beeld, is niet onverenigbaar met dit gerechtvaardigd doel. Het wordt dan ook niet als noodzakelijk beschouwd om vooraf expliciet toestemming te vragen aan betrokkenen voor het live uitzenden en terugkijken van het beeld- en geluidsverslag. Betrokkenen worden hierover wel actief geïnformeerd bij de entree van de vergaderzaal en in de agenda op het RIS.

Artikel 6 Mogelijkheid inroepen rechten betrokkenen Personen die het aangaat, kunnen op ieder moment bij de griffie verzoeken om inzage, beperking van de verwerking danwel wijziging of verwijdering van hun gepubliceerde persoonsgegevens op het openbare en/of besloten deel van het RIS. Daartoe dient een persoon aan te geven om welke gegevens het gaat en waar deze zijn gepubliceerd (indien mogelijk). Om een verzoek in behandeling te kunnen nemen, moet eerst de identiteit van de aanvrager vastgesteld worden. Een verzoek tot openbaarmaking van bepaalde overheidsinformatie, een Woo-verzoek (Wet open overheid), kan een inwoner schriftelijk of via de website van de gemeente Eindhoven indienen. Artikel 7 Inzage stukken met persoonsgegevens door derden Ingekomen brieven en zienswijzen van burgers, petities en burgerinitiatieven die aan de gemeenteraad zijn toegezonden of overhandigd kunnen interessant zijn voor derden. Indien stukken met persoonsgegevens op grond van de AVG en deze gedragscode niet openbaar zijn gepubliceerd op het RIS, kunnen deze niet worden

ingezien door derden. Een verzoek tot inzage door een derde wordt behandeld conform de Wet open overheid. Artikel 8 Inwerkingtreding Deze gedragscode treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 10 oktober 2023.

J. Jongbloed, griffier.