Raadsvoorstel evenementenvisie Eindhoven

gemeente Eindhoven Inboeknummer Beslisdatum B&W Dossiernummer

21bst01107 13 juli 2021 21.28.651

Raadsvoorstel Evenementenvisie Eindhoven Inleiding Evenementen zijn belangrijk voor de stad., Evenementen zorgen voor sociale cohesie; ze verbinden mensen met elkaar. Veel Eindhovenaren zijn vrijwilliger bij een evenement. Evenementen kunnen een voorbeeldfunctie hebben, bijvoorbeeld op het gebied van duurzaamheid of sport en daarmee een gezonde leefstijl. Ze zijn ook een belangrijk onderdeel van een goed vestigingsklimaat en maken Eindhoven aantrekkelijk om er te wonen en te werken. Eindhoven heeft geen evenementenbeleid vanuit het perspectief van het belang van evenementen voor de stad. Er is wel evenementenvergunningenbeleid, namelijk ‘Gastvrij en veilig’ (2017). Daarin staan de spelregels waar een evenement aan moet voldoen om een vergunning te krijgen, gerelateerd aan regels met betrekking tot openbare ruimte en veiligheid. Eindhoven wil voortbouwen op een bruisende evenementenstad. Hierbij zijn evenementen geen doel op zich. Het evenementenaanbod is een aanjager van een aantrekkelijk Eindhoven waar het prettig verblijven is. Hiermee sluiten we aan bij de Brainportambities en is er samenhang met bestaand beleid. Het belang van evenementen voor Eindhoven is het vertrekpunt voor deze visie. Corona De impact van corona op het dagelijks leven en in dit geval op evenementen is enorm.

De omzetderving op de evenementen sector in 2020 is - €2 miljard euro (Respons/Festivalmonitor 2020). Hoewel de evenementenvisie naar de toekomst kijkt, zijn de gevolgen van corona op de evenementensector ook aanwezig in de toekomst. We weten nog niet of de evenementen, met grote aantallen mensen in gebouwen of op festivalterreinen, weer terugkomen in de vorm zoals het was. Mogelijk dat dit weer kan, maar dan wellicht alleen als mensen getest zijn, met minder bezoekers. Veel is nog onzeker. Voor Eindhoven is dit niet anders dan voor andere steden. Gelukkig is de evenementsector juist ook een heel creatieve sector die met nieuwe ideeën komt. Er komen steeds meer innovatieve ideeën binnen, van een pop-up camping in het groen, tot terrasconcepten gekoppeld aan een evenement etc. Deze worden nu per geval bekeken en beoordeeld door het multidisciplinaire team dat daarvoor aan de lat staat. Waar het kan, leveren we maatwerk.

Inboeknummer 21bst01107

 Wettelijke taak  Kerntaak gekoppeld aan het werkprogramma van het college  Onvermijdelijk Doelstelling Het belang van evenementen voor de stad markeren in een evenementenvisie en deze als leidraad hanteren voor nadere uitwerking in de subsidieregeling, de locatieprofielen en het vergunningenbeleid. Voorstel 1. Vaststellen Evenementenvisie Eindhoven met daarin de volgende strategielijnen: Meer ruimte voor vernieuwing en verrijking. Meer duurzaamheid bij evenementen. Een verbinding tussen evenementen, stad en omgeving realiseren. Gastvrije evenementenstad 2. Instemmen met het instellen van een reserve strategische sportevenementen per 01-01-2022 met de volgende criteria: Doel en functie: investeren in en sparen voor grootschalige sportevenementen: zwemmen, hockey, voetbal en urban. Criteria voor onttrekking: Grootschalig in bezoekersaantal (bovenregionaal, nationaal of internationaal) en/of in uitstraling met betrekking tot uniciteit. mandaat: college van burgemeester en wethouders voeding: jaarlijks € 121.000. Dekking plafond strategische sport evenementen uit de subsidieregeling Evenementen minimum/maximum: € 0,-/ € 2 mln looptijd: onbepaalde tijd Argumenten 1.1 Eindhoven wil een toekomstbestendige evenementenstad zijn, waarbij het bestaande evenementenaanbod gefaciliteerd wordt en waarbij ruimte wordt gemaakt voor nieuwe evenementen.

We willen een mix hebben van evenementen die past bij het TDK-profiel van onze stad (on-brand evenementen). Dit sluit aan bij de succesvolle citymarketing van de stad. In 2018 is Eindhoven uitgeroepen tot ‘Evenementenstad van het jaar1’. De jury was duidelijk en lovend in hun oordeel. ‘Eindhoven heeft hun professionaliteit meermaals bewezen en heeft een uitstekende samenwerking gecreëerd tussen 1

Nationale Evenementenprijzen: deze vakprijzen worden sinds 2001 uitgereikt aan gemeenten en evenementenorganisatoren die een voorbeeld en inspiratiebron voor anderen in de sector zijn. De Nationale Evenementenprijzen worden uitgereikt in de categorieën Evenementenstad van het Jaar – < 100.000+ inwoners, Evenementenstad van het Jaar – categorie > 100.000 inwoners, Beste Publieksevenement en Evenementen Innovatieprijs.

2

Inboeknummer 21bst01107

evenementenbeleid en citymarketing.’ Hiermee profileren we ons ten opzichte van andere steden en maken we ons aantrekkelijk voor nieuw talent. Daarnaast willen we ook blijvend inzetten op evenementen die niet vanuit TDK zijn ontstaan (off-brand evenementen) waardoor de evenementenkalender een breed aanbod van verschillende soorten evenementen kent. In de evenementenvisie staan vier strategielijnen centraal: 1. Meer ruimte voor vernieuwing en verrijking De groeiende belangstelling voor evenementen – in combinatie met de toenemende concurrentie van andere steden – maakt het evenementenpubliek steeds kritischer. Bezoekers hebben de afgelopen jaren meer behoefte gekregen aan verrassing, nieuwe evenementen en evenementen met een hoge belevingswaarde. Verhaal, locatie, (stads)decoratie, content; de totaalbeleving moet kloppen om zintuigen van het evenementenpubliek maximaal te prikkelen. In de subsidieregeling zijn kosten voor PR en marketing subsidiabel. Hiermee komen we tegemoet aan de uitslag van de enquête waarin organisatoren hadden aangegeven meer aandacht aan PR en marketing te willen besteden. Willen Eindhovense evenementen aan deze toenemende eisen voldoen, is het zaak om het totale evenementenaanbod naar een hoger niveau te tillen. De ondersteuning van ‘on-brand’ evenementen loopt voor een deel via de citymarketingorganisatie.

Daar wordt bekeken of evenementen voldoende bijdragen aan de strategie en vernieuwend zijn en dus ondersteuning krijgen.. De off-brand evenementen lopen via de subsidieregeling. Een deel van de evenementen die jaarlijks voor deze regeling subsidie aanvragen, kent weinig tot geen verandering in het evenement en vraagt jaarlijks hetzelfde bedrag aan. We willen toe naar een gevarieerder aanbod en naar vernieuwing binnen het bestaande aanbod. Ook willen we ondernemerschap meer stimuleren. Dit wordt vertaald in een aangepaste subsidieregeling waarbij meer ruimte komt voor nieuwe evenementen en voor bestaande evenementen die zicht blijven vernieuwen. Evenementen die voor de subsidieregeling jaarlijks eenzelfde bedrag aanvragen en waarbij het evenement niet noemenswaardig wijzigt, kullen na 3 jaar met een lichte afbouw te maken krijgen. Dit geldt voor de evenementen die meer dan € 5.000 aanvragen, waarbij mogelijk na 3 jaar 10% minder wordt gesubsidieerd en daarna jaarlijks 5% minder. We hebben deze plannen ook besproken met de kleinere evenement organisatoren. Zij geven aan dat het lastig is om sponsoren aan je te binden. Om die reden willen we dit ook niet toepassen voor kleinere evenementen die minder dan € 5.000 subsidie aanvragen. Voor de aanvragen van meer dan € 5.000 geldt dat we deze subsidie afbouw niet strikt toepassen en we houden oog voor het individuele evenement.

Daarnaast geldt dat we voor de grotere aanvragen van meer dan € 50.000 een publieksonderzoek verplicht stellen. Daarmee kan informatie worden opgehaald die van belang is voor nieuwe edities.

3

Inboeknummer 21bst01107

2.

Meer duurzaamheid bij evenementen Een evenement is een perfecte plek om bezoekers op een positieve manier kennis te laten maken met duurzaamheid. We willen een duurzame evenementenstad zijn. Samen met evenementorganisatoren willen we toewerken naar een ‘Duurzame Deal evenementen’. We gaan met een ambitieuze groep koplopers een samenwerking aan om aan duurzame en sociale oplossingen te werken. Vervolgens gaan we deze ambities en opgedane kennis doorvertalen naar andere organisatoren. Uit de enquête die we onder evenementorganisatoren hebben gehouden, bleek dat het merendeel van de respondenten meer aandacht wil gaan geven aan duurzaamheid rondom hun evenement. Het traject om te komen tot een ‘Duurzame Deal evenementen’ duurt ongeveer 3 jaar. We zijn hier al mee gestart. De resultaten die hieruit voortkomen worden waar nodig verankerd in het vergunningenbeleid. In de subsidieregeling is ook een link gelegd met duurzaamheid. Als er een ranking plaats moet vinden van evenementen omdat het plafond is bereikt, dan ontvangen evenementen die in organisatie/uitvoering duurzaam zijn meer punten (in de visie staat aangegeven hoe duurzaamheid wordt vertaald vanuit de Duurzame Deal evenementen).

3.

Een verbinding tussen evenementen, stad en omgeving realiseren Met deze strategielijn wordt onder meer ingezet op de eigen ruimtelijke plannen. De stad verdicht en er is ruimte nodig voor met name wonen en groen. Evenementen worden niet altijd meegenomen in de totale afweging. Intern gaan we dit beter regelen. Vanwege die verdichting en druk op de ruimte zien we natuurlijk ook dat niet alles meer kan. Grotere evenementen die hier naartoe willen, passen gewoon weg niet meer. Daarom zijn we heel blij dat binnen het stedelijk gebied de strategie ’Groots’ is geformuleerd. Daarin staat aangegeven dat een grootschalige outdoor locatie voor evenementen nodig is. Uit een interne analyse van de evenementenlocaties blijkt dat er op een aantal groene gebieden (parken en plantsoenen) een hoge druk zit. Ieder evenement afzonderlijk geeft niet veel problemen, maar de cumulatie van het totaal zorgt dan voor een overbelasting in die gebieden. Deze gebieden worden ook bekeken in het kader van de wet natuurbescherming in relatie tot evenementen. Aanpassingen daarvan worden meegenomen in de actualisatie van de locatieprofielen. Een locatieprofiel geeft aan onder welke voorwaarden evenementen plaats kunnen vinden en vormt het toetsingskader voor de vergunning.

Mocht een organisator die richtlijnen niet overnemen en onherstelbare schade veroorzaken in het groen, dan zal de organisator niet meer welkom zijn om een nieuw evenement te organiseren. Recent is het dierenwelzijnsbeleid vastgesteld in uw raad. De vijf vrijheden die worden gehanteerd om dierenwelzijn te bevorderen worden meegenomen bij de herijking van het evenementenvergunningenbeleid.

4

Inboeknummer 21bst01107

4.

Gastvrije stad We willen gastvrij optrekken richting organisatoren van evenementen. Dit doen we via 1 loket, de front office evenementen die is ondergebracht bij Eindhoven247 (dit wordt per 01-01-2022 ondergebracht bij de Stichting Maatschappelijke Dienstverlening). De front office stelt de evenementenkalender op, geeft advies over vergunningverlening en adviseert over de subsidieaanvraag. Zowel het proces bij de front office, als bij de vergunningverlening en afwikkeling subsidies is in de enquête positief beoordeeld. We weten uit de gesprekken met de organisatoren van de grotere evenementen, die een vergunning aanvragen, dat het merendeel prima verloopt. Wel zijn er zorgen over de toenemende eisen op het gebied van met name veiligheid en de onduidelijkheid daarover aan de voorkant. Het ‘Nederland Handboek Evenementen en Veiligheid’ geeft hiervoor handvatten aan gemeenten en organisatoren. Een brede groep gemeenten, waaronder Eindhoven, heeft zich aan dit handboek gecommitteerd, samen met de brancheorganisatie voor professionals in de evenementenbranche

1.2 Deze evenementenvisie heeft gevolgen voor het vergunningenbeleid en de locatieprofielen. In de visie geven we op hoofdlijnen de richting aan. In het vergunningenbeleid Gastvrij en Veilig wordt dat verder uitgewerkt en indien nodig vertaald naar een locatieprofiel met specifieke spelregels. Zowel voor de locatieprofielen als voor het vergunningenbeleid gelden de volgende richtlijnen: -

-

-

Waar het kan inspelen op de behoefte van bezoekers aan unieke ervaringen op bijzondere plekken. Mogelijkheden bieden voor nieuwe evenementen in bv leegstaande gebouwen, braakliggende terreinen. Dit binnen de regels van veiligheid en wetgeving met betrekking tot geluid en duurzaamheid. De ruimtelijke strategieën uit het groenbeleidsplan geven een indicatie van de natuurwaarden en de functies die daar plaats kunnen vinden. In alle strategieën kunnen evenementen plaatsvinden, maar schaal en omvang verschilllen per strategie. Bij de locatieprofielen vindt de afweging hierover plaats. Als na afloop van een evenement blijkt dat organisatoren zich niet gehouden hebben aan de richtlijnen/vergunningsvereisten met betrekking tot groen en er onherstelbaar schade is veroorzaakt, dan krijgen ze niet alleen een financiële sanctie,maar hoeven ze ook niet meer te rekenen op een nieuwe kans. Het opstellen van duidelijke richtlijnen met betrekking tot veiligheid zodat de organisator aan de voorkant weet waar die aan toe is. Het ‘Evenementenhandboek veiligheid’ kan daarbij een hulpmiddel zijn en waar nodig vertaald worden in het vergunningenbeleid.

5

Inboeknummer 21bst01107

2.1 De grotere strategische sportevenementen worden gefinancierd via een aparte reserve De grote sportevenementen (bijvoorbeeld de Swim cup, EHL) worden via de huidige subsidieregeling evenementen gefinancierd. Dit houdt in dat het vaak lastig is om in een vroeg stadium, vaak ver voor het evenement, een commitment af te geven, maar ook om eisen te kunnen stellen met betrekking tot de uitvoering van het evenement. Het is via de subsidieregeling ook niet mogelijk om te sparen voor grote sportevenementen, zoals WK’s, of EK’s. Om deze reden wordt een reserve strategische sportevenementen ingesteld. Deze reserve is bedoeld voor de financiering van strategische sporten. Dit zijn sporten die van oudsher en qua infrastructuur (bovenstedelijke top sport voorziening) en uitstraling passen bij Eindhoven. Het zijn sporten waarmee Eindhoven geassocieerd wordt, namelijk zwemmen, hockey, voetbal en urban sports. Om voor deze sporten op een niveau van WK of EK naar Eindhoven te kunnen halen, moeten we kunnen sparen. De strategische sportevenementenkalender die door de sportacquisiteur wordt opgesteld, vormt hiervoor de leidraad. Nu is uitgegaan van een plafond van maximaal € 2 mln euro. Het doel van de reserve is ook om te sparen. De ambitie is om op termijn, bij een gunstige ontwikkeling van de toeristenbelasting, de voeding van de reserve op te hogen.

Dan moet ook worden nagegaan of het plafond hierop aangepast moet worden. Kanttekeningen 1.1 Uitvoering van de visie vraagt capaciteit In de evenementenvisie staat aangegeven dat zowel het vergunningenbeleid als de locatieprofielen toe zijn aan een actualisatie. Dat staat los van deze visie. Deze visie beschrijft en geeft duiding aan ontwikkelingen die gaande zijn. De visie geeft daarmee de handvatten aan om deze aanpassingen te kunnen doen. Het vaststellen van de evenementenvisie maakt duidelijk dat deze aanpassingen plaats moeten vinden. Het vaststellen van de evenementenvisie betekent dat er vervolgens een uitwerking plaats moet vinden in een aanpassing van het evenementenvergunningenbeleid en van de locatieprofielen. Ook heeft de visie mogelijk een uitwerking op handhaving.. Zowel bij vergunningen (evenementen en veiligheid) als bij handhaving is er een capaciteitsprobleem. Uitwerking van de visie wordt opgepakt. 2.1 Voeding reserve sport is te weinig om aan de sport ambities te kunnen voldoen. In de sport en beweegvisie (december 2020), staat aangegeven dat het streven is om in 2024 minimaal twee grootschalige sportevenementen binnengehaald te hebben in een strategische sport, waarin het TDK-profiel van onze stad wordt getoond.

Ook staat in die visie aangegeven dat het nodig is om te sparen om deze grootschalige evenementen binnen te kunnen halen en om daarvoor een losse en gesloten reserve sportevenementen. Het huidige budget voor sportevenementen is hiervoor niet toereikend en we willen ook dat kleinschaligere sportevenementen doorgang kunnen blijven vinden. In het turap-2 proces en reserveringsdossier komen we met een oplossing hiervoor.

6

Inboeknummer 21bst01107

Kosten De gemeente financiert evenementen vanuit de opbrengsten toeristenbelasting. De hoteliers in de stad dragen hiervoor €3,50 per overnachting af. Eindhoven heeft er voor gekozen bij het besluit tot het heffen van toeristenbelasting (1999) om de middelen te koppelen aan evenementen, citymarketing, toerisme en recreatie om zo de stad aantrekkelijker te maken voor bezoekers. Jaarlijks worden de inkomsten toeristenbelasting begroot. Daarmee worden de structurele activiteiten gefinancierd zoals het budget voor de uitvoering van de subsidieregeling evenementen, de jaarlijkse traditie-evenementen, de ‘on-brand’ evenementen als DDW en GLOW en de citymarketing. Alle inkomsten die boven het plafond begrote inkomsten toeristenbelasting binnenkomen, worden gestort in de ‘reserve citymarketing, evenementen, toerisme en recreatie’. Strategische sportevenementen worden nu uit de subsidieregeling betaald of uit de reserve citymarketing, evenementen, toerisme en recreatie. De financiering uit de subsidieregeling werkt niet optimaal. Financiering van de strategische sportevenementen uit de reserve citymarketing, evenementen, toerisme en recreatie zorgt voor concurrentie met andere niet-sportevenementen en de afweging daarbinnen is lastig te maken. Om dit probleem op te lossen is het voorstel om een zelfstandige reserve strategische sporten in te stellen.

Binnen die reserve kan ook gespaard worden voor strategische sportevenementen waar we op de langere termijn op in willen zetten. Het gaat om grootschalige evenementen in de strategische sporten, zwemmen, voetbal, hockey en urban. Om de reserve sportevenementen te vullen wordt het plafond binnen de subsidieregeling off-brand evenementen voor strategische sporten structureel verlaagd met € 121.000 tot € 0,-. Communicatie Voor de evenementenvisie zijn ongeveer 33 interviews afgenomen, zowel met medewerkers van de gemeente, als met externe partijen. Dan gaat het om evenementorganisatoren, andere gemeenten, de mensen van de front office evenementen en de eigenaren van locaties waar evenementen plaatsvinden. Daarnaast is er een digipanel onderzoek gehouden en is er dit jaar een enquête gehouden onder organisatoren van evenementen. Al deze informatie is gebruikt om invulling te geven aan de SWOT-analyse. Digipanel Bij de totstandkoming van de evenementenvisie is in 2019 het digipanel ingezet. De volgende vragen stonden daarbij centraal: - Hoe belangrijk vindt u een gevarieerd evenementenaanbod voor een aantrekkelijk woon- en leefklimaat in de stad? - Hoe vaak bezoekt u zelf evenementen in de stad? En welke evenementen (sport, cultuur, overig).

7

Inboeknummer 21bst01107

- Bent u tevreden over het huidige evenementenaanbod? Zo nee, wat voor soort evenementen mist u? (sport, cultuur, overig) Uit de uitkomsten blijkt dat een zeer groot een gevarieerd evenementenaanbod van groot belang vinden. Een meerderheid is (zeer) tevreden. Enquête In 2021 is een enquête gehouden onder organisatoren van evenementen. 134 organisatoren hebben de vragen ingevuld. De respons kwam voor het merendeel van kleinere, niet commerciële organisaties die een sterke binding met de stad hebben. Het aanbod aan evenementen vinden zij over het algemeen prima, ook de spreiding over het jaar. Ze zien vooral voor muziek- en of cultuurevenementen nog mogelijkheden om toe te voegen op de evenementenkalender. De processen binnen de gemeente (subsidie en vergunningen) en bij de frontoffice worden als positief ervaren. De score is minimaal een 7. Ze geven aan zelf meer aandacht te willen geven aan de promotie van hun evenement. Ook duurzaamheid is een belangrijk item voor ze waar ze meer aandacht aan willen besteden. Planning en uitvoering Het vaststellen van deze visie zorgt voor een doorwerking in het vergunningenbeleid en een actualisatie van de locatieprofielen. Dit vraagt capaciteit binnen de gemeentelijke organisatie. Het is helaas niet mogelijk om de uitwerking hiervan in een aangepast vergunningenbeleid en geactualiseerde locatieprofielen volgend jaar afgerond te hebben.

Wel zal er volgend jaar een start worden gemaakt. Ook vormt de visie het kader voor de aanpassing van de subsidieregeling evenementen. Deze regeling is aangepast en treedt na besluitvorming in werking. De uitwerking van de reserve sportevenementen vindt in Q4 2021 plaats zodat deze per 01-01-2022 kan worden ingesteld. Evaluatie Deze visie vormt de komende 5-10 jaar het beleidskader voor evenementen. Binnen deze periode wordt de visie getoetst bij verschillende interne en externe partijen om na te gaan of er aanpassingen gedaan moeten worden. Als er belangrijke gebeurtenissen of ontwikkelingen plaats vinden die aanpassing noodzakelijk maken, dan wordt de visie herijkt en ter besluitvorming voorgelegd. Bijlage(n) Als bijlage(n) bij dit voorstel behoren: Evenementenvisie Eindhoven 

De bijlagen worden meegestuurd

Een ontwerpraadsbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. Burgemeester en wethouders van Eindhoven, , secretaris.

8

Inboeknummer 21bst01107

Raadsbesluit De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 13 juli 2021; gelet op de behandeling in de meningsvormende vergadering van 5 oktober 2021;

besluit:

1

2

Vaststellen Evenementenvisie Eindhoven met daarin de volgende strategielijnen: • Meer ruimte voor vernieuwing en verrijking. • Meer duurzaamheid bij evenementen. • Een verbinding tussen evenementen, stad en omgeving realiseren. • Gastvrije evenementenstad Instemmen met het instellen van een reserve strategische sportevenementen per 01-01-2022 met de volgende criteria: • Doel en functie: investeren in en sparen voor grootschalige sportevenementen: zwemmen, hockey, voetbal en urban. • Criteria voor onttrekking: Grootschalig in bezoekersaantal (bovenregionaal, nationaal of internationaal) en/of in uitstraling met betrekking tot uniciteit. • mandaat: college van burgemeester en wethouders • voeding: jaarlijks € 121.000. Dekking plafond strategische sport evenementen uit de subsidieregeling Evenementen • minimum/maximum: € 0,-/ € 2 mln • looptijd: onbepaalde tijd

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 12 oktober 2021.

J. Verbruggen, griffier.

9