Raadsvoorstel Beslissing op verzoek opheffing geheimhouding rapportage AP en bijlagen

gemeente Eindhoven Inboeknummer 24bst00418 Dossiernummer 24.15.451 B&W Beslisdatum 09 april 2024

Raadsvoorstel Beslissing op verzoek opheffing geheimhouding rapportage AP en bijlagen

Inleiding Op 16 januari 2024 is het verbeterplan AVG 2.0 aan de raad gezonden. Desgevraagd zijn op 30 januari 2024 alle bijlagen behorend bij dit verbeterplan overgelegd aan de raad. Dit gebeurde onder oplegging van algehele geheimhouding zodat de stukken zoals toegezegd snel bij de raad waren. In het geheimhoudingsbesluit werd aangekondigd dat deze documenten voor zover mogelijk alsnog openbaar zouden worden na een zorgvuldige toetsing. Op 22 januari 2024 is een (mondeling) verzoek op grond van de Wet open overheid (Wooverzoek) ontvangen m.b.t. de stukken waarop geheimhouding rust. Een Wooverzoek dat ziet op geheime stukken dient te worden opgevat als een verzoek tot opheffing van geheimhouding op die stukken. De raad is bevoegd te besluiten op het verzoek om opheffing van geheimhouding. Nadat de raad hierop heeft beslist zal de behandeling van het Wooverzoek worden afgerond. Onvermijdelijk Het geheimhoudingsbesluit ging uit van tijdelijke algehele geheimhouding en op het verzoek tot opheffing van geheimhouding moet een besluit worden genomen. Doelstelling Voldoen aan de randvoorwaarden van het geheimhoudingsbesluit d.d. 30 januari 2024. Beslissen op verzoek tot opheffing geheimhouding d.d. 22 januari 2024. Voorstel 1. Besluiten tot gedeeltelijke opheffing van geheimhouding conform bijgevoegd ontwerp-raadsbesluit. 2. Het verzoek tot opheffing geheimhouding d.d.

22 januari 2024 gedeeltelijk afwijzen conform concept-brief.

Inboeknummer

24bst00418

3. Publiceren van de stukken waarvan en voor zover de geheimhouding is opgeheven op het raadsinformatiesysteem. Argumenten 1.1 Geheimhoudingsbesluit werd genomen onder voorwaarde van herijking na toetsing wat wel openbaar kan zijn In het geheimhoudingsbesluit inzake Rapportage AP en bijlagen d.d. 30 januari 2024 is het volgende bepaald: “De opgelegde verplichting tot geheimhouding geldt tot en met het moment dat op grond van een zorgvuldige toetsing duidelijk is welke gedeelten van deze documenten alsnog openbaar kunnen worden gemaakt. Op dat moment is dit geheimhoudingsbesluit uitgewerkt en overlegt het college de stukken in de openbare vorm en voor zover aan de orde) een nieuw geheimhoudingsbesluit. Dit alles, tenzij de raad deze verplichting eerder opheft.” Deze toetsing is nu afgerond. Op basis van deze toetsing blijkt dat de geheimhouding gedeeltelijk kan worden opgeheven. In het belang van de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer (artikel 5.1, lid 2, onder e. van de Woo) en het belang van goed functioneren van de gemeentelijke organisatie (artikel 5.1, lid 2, onder i van de Woo) dienen een aantal documenten geheel en een aantal documenten gedeeltelijk geheim te blijven. De documenten die geheel geheim moeten blijven zijn niet bijgevoegd. De stukken die alsnog (deels) openbaar kunnen worden gemaakt zijn bijgevoegd.

Daar waar een van de genoemde belangen reden geeft tot geheimhouding is dit aangegeven met een aanduiding van het toepasselijke wetsartikel. De informatie die geheim moet blijven is onleesbaar gemaakt. 1.2 Informatieverzoek o.g.v. de Woo is tevens een verzoek tot opheffing geheimhouding Op 22 januari 2024 ontvingen wij een (mondeling) Wooverzoek namens het Eindhoven Dagblad waarbij om verstrekking van de stukken werd gevraagd die geheim zijn ingevolge het geheimhoudingsbesluit inzake rapportage AP. Volgens vaste rechtspraak dient een Wooverzoek in zo’n geval tevens te worden opgevat als een verzoek tot opheffing van de geheimhouding. Nu de geheime informatie is overgelegd aan de raad, is de raad als enige bevoegd om te beslissen op dit verzoek tot opheffing van de geheimhouding. Als conform het voorstel wordt besloten tot gedeeltelijke opheffing van de geheimhouding kan op het verzoek tot opheffing van geheimhouding deels positief worden beslist. Kanttekeningen 1.1 Aangekondigde herijking geheimhoudingsplicht college en beslissing op verzoek opheffing geheimhouding lopen samen Wij hebben in januari 2024 aangegeven dat de algehele geheimhouding tijdelijk was en dat wij na een toetsing zo nodig een nieuw geheimhoudingsbesluit zouden nemen. Dezelfde toetsing was ook nodig naar aanleiding van het Wooverzoek van het Eindhovens Dagblad.

Voor zover een Wooverzoek geheime documenten betreft is het

2

Inboeknummer

24bst00418

tevens een verzoek tot opheffing geheimhouding, daarom is nu dit besluit over opheffing geheimhouding de aangewezen route en niet een nieuw geheimhoudingsbesluit van het college. 1.1 Tegen de beslissing op het verzoek opheffing geheimhouding staat bezwaar en beroep open Tegen het geheimhoudingsbesluit van 30 januari 2024 is geen bezwaar gemaakt. De redenen voor de geheimhouding zoals uitgelegd in het geheimhoudingsbesluit zijn hiermee onherroepelijk. Zodra de raad een besluit op het verzoek tot opheffing geheimhouding heeft genomen, neemt het college met inachtneming van dit raadsbesluit de beslissing op het Wooverzoek. Als een belanghebbende het niet eens is met de beslissing van de raad op het verzoek tot opheffing van geheimhouding staat hiertegen de mogelijkheid van bezwaar open naast de mogelijkheid van bezwaar tegen de collegebeslissing op het Wooverzoek. Personele consequenties N.v.t. Financiële consequenties N.v.t. Communicatie De stukken die (deels) niet meer geheim zijn worden openbaar gemaakt op het raadsinformatiesysteem. Het besluit op het verzoek tot opheffing van geheimhouding wordt aan verzoeker bekend gemaakt. Planning en uitvoering Onmiddellijk na raadsbesluit. Evaluatie N.v.t.

Bijlage(n) Als bijlage(n) bij dit voorstel behoren: • Concept-brief aan verzoeker • Stukken voor zover deze openbaar kunnen worden na besluit over verzoek tot opheffing van geheimhouding Een ontwerpraadsbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. Burgemeester en wethouders van Eindhoven, , secretaris.

3

Inboeknummer

24bst00418

Ontwerp Raadsbesluit De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders overweegt: - Op 30 januari 2024 is algehele geheimhouding opgelegd ten aanzien van: 1. GEHEIM 2-23123- Rapportage AP 2. GEHEIM Bijlage 1a. Status en voortgang – onderdeel bewaartermijnen i.r.t. DIS 3. GEHEIM Bijlage 1b. Status en voortgang – onderdeel bewaartermijnen i.r.t. e-Docs 4. GEHEIM Bijlage 2. Overzicht DPIA’s 5. GEHEIM Bijlage 3. Overzicht datalekregistratie 6. GEHEIM Bijlage 4a. DR voor- en toelichtingsblad DPIA’s – overzicht en sturing 7. GEHEIM Bijlage 5a. 20231210 Eindhoven - Rapport – def Lex digitalis 8. GEHEIM Bijlage 5b. Gemeente Eindhoven 0-meting 9. GEHEIM Bijlage 5c. Leeradvies gemeente Eindhoven 10. GEHEIM Bijlage 5d. Gemeente Eindhoven management presentatie final 11. GEHEIM Bijlage 6. Beveiliging van mobiele gegevens dragers 12. GEHEIM Bijlage 7a. Onderzoeksrapportage versie 3 20-7-2023 13. GEHEIM Bijlage 7b. DR voorblad AVG onderzoek invulling registratie- en meldplicht 14. GEHEIM Bijlage 7c.

Besluitenlijst_College_van_B&W_24-10-2023; - Bij de oplegging van geheimhouding is het volgende bepaald: Als blijkt dat gedeelten van deze stukken wel openbaar gemaakt kunnen worden zal dit worden medegedeeld aan de raad onder gelijktijdige overlegging van de stukken in de openbare vorm; - Op 22 januari 2024 een verzoek om informatie is ontvangen met betrekking tot deze stukken waarop ingevolge het besluit van 30 januari 2024 algehele geheimhouding rustgeheimhouding rust; - Inmiddels is gebleken is dat de geheimhouding gedeeltelijk kan worden opgeheven; - Tevens is gebleken dat de geheimhouding deels gehandhaafd moet blijven omwille van de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer en het goed functioneren van de Staat, andere publiekrechtelijke lichamen of bestuursorganen, zoals bedoeld in artikel 5.1, lid 2, onder e. respectievelijk artikel 5.1, lid 2, onder i, van de Woo.

4

Inboeknummer

24bst00418

besluit: 1. De verplichting tot geheimhouding wordt gedeeltelijk opgeheven ten aanzien van: 1. GEHEIM 2-23123- Rapportage AP 2. GEHEIM Bijlage 1a. Status en voortgang – onderdeel bewaartermijnen i.r.t. DIS 3. GEHEIM Bijlage 1b. Status en voortgang – onderdeel bewaartermijnen i.r.t. e-Docs 4. GEHEIM Bijlage 3. Overzicht datalekregistratie 5. GEHEIM Bijlage 4a. DR voor- en toelichtingsblad DPIA’s – overzicht en sturing 7 6. GEHEIM Bijlage 5b. Gemeente Eindhoven 0-meting 7. GEHEIM Bijlage 5c. Leeradvies gemeente Eindhoven 8. GEHEIM Bijlage 5d. Gemeente Eindhoven management presentatie final 9. GEHEIM Bijlage 6. Beveiliging van mobiele gegevens dragers 10. GEHEIM Bijlage 7b. DR voorblad AVG onderzoek invulling registratie- en meldplicht 11. GEHEIM Bijlage 7c. Besluitenlijst_College_van_B&W_24-10-2023 Motivering Ten aanzien van documenten met de nummers 1 tot en met 11 dient geheimhouding deels in stand te blijven. Deze documenten bevatten directe persoonsgegevens van ambtenaren en derden, zoals namen, telefoonnummers, (e-mail)adressen en parafen. Het belang van openbaarmaking weegt ten aanzien van deze informatie niet op tegen het belang van de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer (artikel 5.1, lid 2, onder e.).

Daarnaast dient geheimhouding deels in stand te blijven omdat het belang van openbaarheid niet opweegt tegen het belang van goed functioneren van de staat (artikel 5.1, lid 2, onder i, van de Woo). De reden hiervoor is dat in de documenten systemen en softwaretoepassingen worden genoemd. Het openbaar maken van de informatie ter zake kan gevaar opleveren voor de beveiliging van gemeentelijke processen en vergroot het risico van gerichte hackaanvallen door derden. De consequentie van dit besluit is dat geheimhouding niet kan worden opgeheven ten aanzien van: 1. GEHEIM Bijlage 2. Overzicht DPIA’s; 2. GEHEIM Bijlage 5a. 20231210 Eindhoven - Rapport – def Lex digitalis; 3. GEHEIM Bijlage 7a. Onderzoeksrapportage versie 3 20-7-2023; Motivering Ten aanzien van de documenten nummer 1, 2 en 3 is algehele geheimhouding noodzakelijk omdat het belang van openbaarmaking, gelet op de inhoud daarvan, niet opweegt tegen het belang van het goed functioneren van de staat (artikel 5.1, lid 2, onder i, van de Woo).

5

Inboeknummer

24bst00418

In het kader van het Verbeterplan 2.0 worden onderzoeken uitgevoerd en maatregelen genomen. Het openbaar maken van de overzichten van de DPIA’s kan de voortgang ervan frustreren. Daarnaast is er een rapport opgesteld op basis van verklaringen van ambtenaren. Deze ambtenaren moeten hun gedachten vrijuit kunnen uiten. Het openbaar maken van een dergelijk rapport kan er toe leiden dat ambtenaren terughoudender zullen zijn met het kenbaar maken van hun meningen in de toekomst. Bovendien geldt dat informatie die vertrouwelijk intern wordt gedeeld ook intern dient te blijven. De betrokkenen moeten kunnen uitgaan van een vertrouwelijke behandeling van hun informatie, zodat het vertrouwen binnen de gemeentelijke organisatie is gewaarborgd. Het algemeen belang van openbaarheid van publieke informatie voor de democratische samenleving weegt hier niet op tegen het belang van het goed functioneren van de overheid. Gehele geheimhouding van documenten met de nummers 1, 2 en 3 is daarom noodzakelijk. De stukken zoals deze na gedeeltelijke opheffing van geheimhouding openbaar kunnen worden gemaakt zullen op het raadsinformatiesysteem worden geplaatst. Tegen dit besluit kan een belanghebbende bezwaar maken binnen zes weken na de dag waarop dit besluit bekend is gemaakt.

Hiervoor dient binnen deze termijn een bezwaarschrift te worden ingediend via de website van de gemeente Eindhoven of per post: Gemeente Eindhoven, Sector Veiligheid, Juridische Zaken en Bestuur t.a.v. Bezwaar, Beroep en Klachten, Postbus 90150, 5600 RB Eindhoven. Het besluit blijft gelden tijdens de bezwaarprocedure. Een belanghebbende die de werking van het besluit wil laten schorsen, kan bij een spoedeisend belang om een voorlopige voorziening verzoeken bij de voorzieningenrechter van de rechtbank Oost-Brabant, sector Bestuursrecht, Postbus 90125, 5200 MA ’s-Hertogenbosch. Hiervoor is aan de rechtbank een bedrag aan griffierecht verschuldigd. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van

, griffier.

6