Raadsvoorstel Analyse reserves en voorzieningen

gemeente Eindhoven Inboeknummer 22bst00708 Dossiernummer 22.21.252 B&W beslisdatum 24 mei 2022

Raadsvoorstel Analyse reserves en voorzieningen Inleiding 21 december 2021 heeft wethouder Oosterveer een toezegging gedaan (naar aanleiding van een brief van de rekenkamer en een ingediende vrije motie) om alle reserves en voorzieningen op relevantie, doel, actualiteit en hoogte te beoordelen en de gevraagde beoordeling in Q2 2022 uit te voeren. De rekenkamer heeft aangegeven een helder startpunt te willen creëren voor de nieuwe gemeenteraad op basis van deze analyse. In dit raadsvoorstel nemen we u mee in de geldende kaders en richtlijnen omtrent reserves en voorzieningen, geven we een samenvatting van de analyse en doen we u een voorstel tot opheffen en vrijval van een aantal reserves. In een bijlage is de volledige analyse per reserve en voorziening toegevoegd. Dit raadsvoorstel leggen we gelijktijdig met de jaarstukken 2021 aan u voor vanwege de onderlinge verwevenheid.

 Wettelijke taak  Kerntaak gekoppeld aan het werkprogramma van het college  Onvermijdelijk Bestuurlijke toezegging Doelstelling Creëren van een helder startpunt ten aanzien van de reserves en voorzieningen voor de nieuwe gemeenteraad. Voorstel 1. Kennis te nemen van de analyse van de reserves en voorzieningen en instemmen met: a) Opheffen en vrijval van de volgende reserves ten gunste van de reserve eigen kapitaal: i. reserve volkshuisvesting € 2.446,15 ii. reserve integrale wijkvernieuwing € 141,16 iii. reserve CO2-reductie € 381,00 iv. reserve projecten maatschappelijk nut (MN) € 1.930.000 v. reserve herstructurering spotparken Sportpark Eindhoven Noord € 70.896 b) Gedeeltelijke vrijval uit de volgende reserves ten gunste van de reserve eigen kapitaal: i. reserve maatschappelijk nut in ontwikkeling € 2.469.000 ii. saldireserve specifiek- restant risicomarge sociaal domein € 347.000 c) De naam van de reserve maatschappelijk nut in ontwikkeling te wijzigingen in “reserve exploitatieprojecten in openbare ruimte met meerjarig karakter” 2. De begrotingswijziging overeenkomstig vast te stellen

Inboeknummer 22bst00708

Argumenten 1.1 De geldende wet- en regelgeving geven invulling aan de rol van de raad bij reserves en voorzieningen. Er zijn verschillende externe- en interne regels die invulling geven aan welke rol de raad heeft bij de reserves en de voorzieningen en welk mandaat het college heeft. In de bijgevoegde analyse zijn deze gevisualiseerd. Op basis van wet- en regelgeving vatten we de rol van de raad en het college als volgt samen: • Een bestemmingsreserve wordt ingesteld, gewijzigd en opgeheven door de raad; • De inzet van bestemmingsreserves met bestedingsfunctie wordt integraal bij de begroting geraamd en door de raad vastgesteld; • De inzet van de reserves kan tussentijds worden geraamd en bijgesteld (tot € 1 miljoen) door het college. Boven € 1 miljoen is dit aan de raad; • Een voorziening wordt ingesteld en opgeheven door het college van B&W. Het grote verschil is dus dat uw Raad zelf aan het stuur zit om de reserves in te stellen en te heroverwegen, maar dat de grondslag voor het instellen of vrij laten vallen van de voorzieningen wettelijk is vastgelegd en dat het college deze instelt en opheft. 1.2 De actualisatie van de voorzieningen is (op basis van de wet- en regelgeving) verwerkt in de jaarstukken 2021 en onderdeel van het rekeningresultaat 2021.

Jaarlijks bij het opmaken van de jaarrekening actualiseren we verplicht de voorzieningen Het financieel effect van de actualisatie is dan ook onderdeel van het jaarrekeningresultaat. De accountant verstrekt vanuit de jaarrekeningcontrole een bepaalde mate van zekerheid aan uw raad als het om de voorzieningen gaat. Steekproefsgewijs controleert de accountant de noodzaak van de voorzieningen, de hoogte van de voorziening en de mutaties die hebben plaatsgevonden. De accountant rapporteert de eventuele bevindingen jaarlijks in het accountantsverslag. Over 2021 zijn er geen bevindingen. In de bijgevoegde analyse reserves en voorzieningen geven we inzicht in de voorzieningen die er zijn, het doel, het saldo en de uitgangspunten bij het berekenen van de voorziening. Deze informatie is ook in de jaarstukken 2021 terug te lezen in hoofdstuk 4.2 “toelichting op de balans” 1.3 De analyse van de reserves geeft het beeld dat een gedeelte van de reserves kan vrijvallen, dit vraagt expliciete besluitvorming van uw Raad en is niet in de jaarstukken 2021 verwerkt. De wet kent een onderscheid in algemene reserve en bestemmingsreserves. Voor de gemeente Eindhoven is alleen de reserve ‘Eigen kapitaal’ een algemene reserve.

Alle andere reserves zijn reserves waar door uw raad een bepaalde bestemming aan is gegeven (bestemmingsreserves) en die door uw raad ook op ieder moment heroverwogen kunnen worden. Deze bestemmingsreserves zijn binnen onze gemeente vervolgens verder onderverdeeld naar: a. Bestemmingsreserves met bestedingsfunctie, b. Bestemmingsreserves met egalisatiefunctie, c. Bestemmingsreserves met risicodekking. In het kader van rechtmatigheid storten en onttrekken we de reserves op basis van de vastgestelde begroting. Uitzondering hierop zijn de reserves waarvan uw gemeenteraad besloten heeft dat deze per jaareinde op realisatiebasis gemuteerd mogen worden. Dit is het geval bij de reserves met een egalisatiefunctie en aanvullend bij een aantal reserves waarvoor u dit expliciet heeft vastgesteld. In dat geval muteren we bij de jaarrekening de reserve op basis van de gerealiseerde lasten en baten van het betreffende boekjaar. De accountant toetst jaarlijks steekproefsgewijs de mutaties in de reserves over het lopend boekjaar, maar de toets op nut, noodzaak en hoogte van de reserve is geen onderdeel van de controle. Zelf kijken we hier wel jaarlijks naar bij het opstellen van het

2

Inboeknummer 22bst00708

raadsvoorstel reserveringen maar ook gedurende het jaar leggen we u actualisaties voor. Zo is bij het raadsvoorstel wegenbeheerplan 2021-2024 besloten de ruimte in de reserve groot onderhoud in de jaren 2021-2024 steeds gedeeltelijk te laten vrijvallen en eenmalig een bedrag in 2020 te laten vrijvallen (€ 7,5 miljoen). Bij het raadsvoorstel reserveringen 2021 is besloten dat € 175.000 kon vrijvallen uit de saldireserve specifiek en bij de opbouw van de begroting 2022 is geconcludeerd dat de reserve ‘niet te activeren investeringen’ voor een bedrag van ruim € 6 miljoen kon vrijvallen en ingezet kon worden ten behoeve van de integrale afweging. We hebben naar aanleiding van eerder genoemde toezegging alle reserves expliciet tegen het licht gehouden. Aanpak analyse Iedere categorie van de bestemmingsreserves kent een andere grondslag en dus een andere aanpak in de uitgevoerde analyse: • Bij de analyse van de reserves met bestedingsfunctie hebben we beoordeeld voor welke bestedingen de reserve nog nodig is. • Bij de analyse van de reserves met een egalisatiefunctie hebben we met name geanalyseerd of het saldo van de reserve nog benodigd is voor het doel/activiteit waar de egalisatiefunctie betrekking op heeft. • Bij de bestemmingsreserves met risicodekking hebben we beoordeeld of de risico’s nog actueel zijn.

De algemene reserve hebben we in de beoordeling op mogelijke vrijval buiten beschouwing gelaten omdat de inzet van deze reserve jaarlijks gekoppeld is aan de integrale afwegingen die we samen met u maken in het proces van de kadernota en begroting in relatie tot ons weerstandsvermogen en risicoprofiel. De onderhoudsreserves hebben we eveneens buiten beschouwing bij het bepalen of een gedeelte kan vrijvallen. De bepaling van de vrijval van de onderhoudsreserves is gekoppeld aan het proces van actualisatie van de meerjarenonderhoudsplannen. Besluitvorming over de eventuele vrijval is dan ook gekoppeld aan de separate raadsvoorstellen hierover. In de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen van de jaarstukken 2021 hebben we de actuele stand van zaken geschetst ten aanzien van de beoordeling van de onderhoudsplannen. We komen hier later in 2022 bij u op terug. In de bijlage hebben we per categorie per reserve het volgende inzichtelijk gemaakt: • Saldo op 31-12-2021 van de reserve • Doel en voeding van reserve • Toelichting waarvoor het saldo bedoeld is (relevantie) Conclusie analyse De bestemming van reserves kan te allen tijde door de raad worden heroverwogen. Voor de voorzieningen ligt de grondslag wettelijk vast. De analyse van de reserves en voorzieningen leidt tot het opheffen en de vrijval/ gedeeltelijke vrijval van enkele reserves.

De doelstellingen zijn gerealiseerd of vervallen, middelen zijn niet meer nodig voor het betreffende doel. Onderstaande reserves kunnen opgeheven worden en het saldo kan vrijvallen ten gunste van de algemene middelen. • reserve volkshuisvesting • reserve integrale wijkvernieuwing • reserve CO2-reductie • reserve maatschappelijk nut projecten • reserve herstructurering sportparken Sportpark Eindhoven Noord (SEN) De volgende vrijval kan plaatsvinden uit reserves die blijven bestaan: • Vanuit de reserve maatschappelijk nut in ontwikkeling kan € 2.469.000 vrijvallen dat niet meer noodzakelijk is voor de onderliggende projecten.

3

Inboeknummer 22bst00708

•

Vanuit de saldireserve specifiek kan de restant risicomarge sociaal domein vervallen ad € 347.000. Binnen de reserve eigen kapitaal is een buffer van € 10,0 miljoen beschikbaar met hetzelfde doel.

Voor de reserve revolving fund monumenten doen we op een later moment een voorstel op basis van de eindrapportage uitvoeringsplan monumenten zoals vermeld in de Raadsinformatiebrief_Tussenrapportage_Uitvoeringsplan_Monumenten_2020-2022.pdf (parlaeus.nl) Bij de begroting 2022 is vastgesteld dat de reserve “niet te activeren investeringen” niet meer noodzakelijk is en het vrije saldo is ingezet bij de integrale afwegingen. In 2022 is nog inzet vanuit de reserve voorzien. Om het opheffen van de reserve te effectueren eind 2022 zullen we: • Eind 2022 de middelen voor de campusontwikkeling 2023-2025 (totaal € 600.000) overhevelen naar de reserve strategische investeringen. • Vanuit de reserve strategische investeringen de middelen in de periode 20232025 (jaarlijks € 200.000) inzetten op de campusontwikkeling. • Bij het raadsvoorstel reserveringen 2022 deze overheveling formeel te effectueren en de reserve “niet te activeren investeringen” op te heffen met ingang van 1-1-2023. Kanttekeningen N.v.t. Financiële consequenties We stellen voor de vrijvallende middelen (€ 4,8 miljoen) te storten in de reserve eigen kapitaal. Bij de begroting 2023 doen we u een voorstel op welke wijze we de totale beschikbare financiële ruimte wensen in te zetten in relatie tot ons weerstandsvermogen en risicoprofiel.

Communicatie Op 9 juni wordt vanuit de accountant en de coördinator jaarrekening een toelichting gegeven op de jaarstukken 2021 aan de raads- en fractieleden (uitgebreide auditcommissie). In deze presentatie besteden we ook aandacht aan de analyse van de reserves en voorzieningen. Planning en uitvoering De planning voor het raadsvoorstel ‘analyse reserves en voorzieningen’ loopt gelijk met de behandeling van de jaarstukken en is als volgt: Wie Datum Wat Auditcommissie 2,9,13 Behandelen raadsvoorstel in auditcommissie (onderdeel van de juni te geven ambtelijke presentatie jaarrekening 2021) Raad 12 juli Meningsvorming Raad 14 juli Besluitvorming Evaluatie N.v.t. Bijlage(n) Als bijlage(n) bij dit voorstel behoren: • Analyse reserves en voorzieningen Een ontwerpraadsbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. Burgemeester en wethouders van Eindhoven, , secretaris.

4

Inboeknummer 22bst00708

Raadsbesluit De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 24 mei 2022; gelet op de behandeling in de meningsvormende vergadering van 5 juli 2022; besluit: 1.

Kennis te nemen van de analyse van de reserves en voorzieningen en instemmen met: a) Opheffen en vrijval van de volgende reserves ten gunste van de reserve eigen kapitaal: i. reserve volkshuisvesting € 2.446,15 ii. reserve integrale wijkvernieuwing € 141,16 iii. reserve CO2-reductie € 381,00 iv. reserve projecten maatschappelijk nut (MN) € 1.930.000 v. reserve herstructurering spotparken Sportpark Eindhoven Noord € 70.896 b) Gedeeltelijke vrijval uit de volgende reserves ten gunste van de reserve eigen kapitaal: i. reserve maatschappelijk nut in ontwikkeling € 2.469.000 ii. saldireserve specifiek- restant risicomarge sociaal domein € 347.000 c) De naam van de reserve maatschappelijk nut in ontwikkeling te wijzigingen in “reserve exploitatieprojecten in openbare ruimte met meerjarig karakter” 2. De begrotingswijziging overeenkomstig vast te stellen.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 12 juli 2022.

J. Jongbloed, griffier.

5