Raadsvoorstel Actualisatie Beleid verbonden partijen

gemeente Eindhoven Inboeknummer 23bst01866 Dossiernummer 24.03.751 B&W beslisdatum 16 januari 2024

Raadsvoorstel Actualisatie Beleid verbonden partijen

Inleiding Op 13 maart 2018 is de Nota verbonden partijen “Op afstand verbonden” door de gemeenteraad vastgesteld. In deze nota is bepaald dat het beleid wordt geëvalueerd. Onze interne evaluatie heeft geleid tot een aanpassing. Zo is de informatie sterk samengevat en ingekort met als doel de leesbaarheid te vergroten. Er is daarom geen lijst van wijzigingen bijgehouden en de belangrijkste wijzigingen leggen wij u in dit voorstel voor.

 Wettelijke taak  Kerntaak gekoppeld aan het werkprogramma van het college x Onvermijdelijk

Doelstelling Het beleid verbonden partijen actualiseren naar aanleiding van de evaluatie en een helder geheel van uitgangspunten vaststellen voor het behartigen van het openbaar belang door middel van samenwerking in een verbonden partij. Voorstel 1. De Nota verbonden partijen “Op afstand verbonden”, als vastgesteld op 13 maart 2018, in te trekken. 2. Het Beleid Verbonden Partijen vast te stellen conform ontwerpraadsbesluit.

Inboeknummer

23bst01866

Argumenten 1.1 Van beschrijvende nota naar heldere uitgangspunten De nota clustert de uitgangspunten per thema. We onderscheiden daarbij de punten omtrent deelname, wijziging, evaluatie en beëindiging van verbonden partijen, aandeelhouderschap, inrichting en bestuurder/toezichthouder. Deze uitgangpunten zijn concreet geformuleerd en omwille van de leesbaarheid kort toegelicht. Voor toelichting is het team verbonden partijen aanspreekpunt. 1.2 Specifieke wijzigingen Scope is verbonden partijen De “oude” nota bevatte veel informatie, ook met betrekking tot andere vormen van samenwerking. De nieuwe nota richt zich alleen op verbonden partijen; dat wil zeggen samenwerkingsverbanden waarbij wij zowel een bestuurlijk als een financieel belang hebben. Deze definitie komt voort uit het “Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten” (BBV). Samenwerkingsverbanden die niet als zodanig kwalificeren, maar wel strategisch zijn voor de gemeente vallen in principe niet onder dit beleid. Denk daarbij aan stichting WIJeindhoven en stichting Cultuur Eindhoven. Natuurlijk kan ook in die gevallen worden aangehaakt bij de uitgangspunten die voor verbonden partijen zijn geformuleerd. Ter verduidelijking is een overzicht van de verbonden partijen opgenomen In de nota wordt een actueel overzicht gegeven van de partijen waarmee wij verbonden zijn in de zin van het BBV.

Als bijlage is een uitgebreidere weergave uit de begroting 2024 opgenomen. Rollen en verantwoordelijkheden duidelijk bij start verbonden partij, Een nieuw uitgangspunt is dat bij de start van een verbonden partij de juridische verhoudingen, rollen en verantwoordelijkheden (schematisch) inzichtelijk worden gemaakt (uitgangspunt 4). Hiermee is er in fase van wensen en bedenkingen meer inzicht in de governance van een nieuwe verbonden partij. Proces benoemen is beschreven In uitgangspunt 23 is opgenomen dat we een transparant wervingsproces doorlopen. Nieuw is een beschrijving van dat proces met betrekking tot de te volgen stappen en bijbehorende rolverdeling. Afkoelperiode Het uitgangspunt blijft gehandhaafd dat niet collegeleden, maar personen van buiten de gemeentelijke organisatie als toezichthouder of bestuurder (met uitzondering van gemeenschappelijke regelingen) worden benoemd. Daaraan is toegevoegd dat ter voorkoming van de schijn van belangenverstrengeling voormalig collegeleden niet eerder dan 2 jaar na aftreden mogen worden benoemd. Dit uitgangspunt hanteren we ook bij oud-medewerkers.

2

Inboeknummer

23bst01866

Raadsmotie en Brainportnorm Op 20 juni 2023 heeft u een motie aangenomen (Motie uren directeur Cure), waarvan punt 3 luidde: “Breder dan Cure te onderzoeken in hoeverre het wenselijk is om voor gemeenschappelijke regelingen en/of deelnemingen een “Brainportnorm” voor salarissen en FTE bezettingen te hanteren” (https://eindhoven.raadsinformatie.nl/document/12895720/5/Uren%2Bdirecteur%2BCure% 2B%28Motie%2BM3%29). Wij hebben daar gevolg aan gegeven door het volgende uitgangspunt te formuleren (uitgangspunt 27): Als norm voor salarissen hanteren we het uitgangspunt dat bestuurders, toezichthouders én medewerkers ordentelijk worden betaald. Ordentelijk betekent: evenwichtig, consistent, transparant, maatschappelijk verantwoord, passend bij de functie en niet exorbitant. Wij zijn van mening dat voor de normering van salarissen bij verbonden partijen aansluiting moet worden gezocht bij de landelijke normering voor topinkomens, zoals vastgelegd in de Wet normering topinkomens (WNT). De WNT stelt een maximumgrens aan topinkomens bij (semi)publiekrechtelijke organisaties. In de WNT is een algemeen bezoldigingsmaximum bepaald voor topfunctionarissen in de (semi)publieke sector dat ongeveer gelijk is aan het ministersalaris. Op die manier waarborgen we ordentelijke betaling én kwalitatief hoogwaardige bezetting van de functies waarvoor deze normering relevant is.

Daarom passen we de WNT toe als belangrijk onderdeel van de “Brainport norm”. Primair wordt gekeken wat per functie geëigend is (hoe worden soortgelijke functies elders gehonoreerd/ wat is de gangbare beloning in de sector (o.b.v. benchmarks), en de maximale beloning is altijd het WNT-normbedrag (het WNT-normbedrag is dus het maximum, maar niet richtinggevend – de beoordeling kan ook tot een lager bedrag leiden). De “Brainport norm” is gebaseerd op een volledige FTE (fulltime equivalent). Hierbij een rekenvoorbeeld: Voorbeeld bruto salaris (Euro) WNT van WNT max (2024) toepassing? ja 233 nee 233

Sector 120 300

Brainportnorm 120 233

Ook bij een minderheidsbelang spannen wij ons in voor de Brainport norm.

3

Inboeknummer

23bst01866

Kanttekeningen 1.1 Gemotiveerd afwijken van beleid is mogelijk Het beleid betreft uitgangspunten, waarvan het college beargumenteerd af kan wijken. Het gemeentelijke uitgangspunt is niet altijd te realiseren vanwege een afweging van belangen van alle deelnemers aan een verbonden partij. De gemeente spant zich in voor het toepassen van deze uitgangspunten, maar kan deze niet altijd afdwingen (bijvoorbeeld als minderheidsaandeelhouder). 1.2 Raadsmoties en harmonisatie in beleid Het onderwerp beloning van topfunctionarissen bij verbonden partijen heeft in de afgelopen jaren geleid tot twee aangenomen raadsmoties. In 2018 werd een motie aangenomen over de salariëring bij cultuurinstellingen waar we als gemeente 100% aandeelhouder zijn (het Muziekgebouw Eindhoven en het Parktheater). Het dictum van de motie stelt o.a.: - “De bezoldiging van de bestuurders van de cultuurinstellingen waar we 100% aandeelhouder van zijn, Muziekcentrum Eindhoven N.V.

en Parktheater Eindhoven N.V., te maximeren op het niveau van de bezoldiging van de Eindhovense wethouders (categorie 8, gemeenten met een inwonertal tussen 150.000 en 375.000 inwoners) en ook de toekomstige indexeringen behorende bij deze categorie van toepassing te verklaren.” - “Mocht deze bezoldiging nu of in de toekomst hoger liggen dan het bijbehorende maximum zoals vastgelegd in de WNT-norm, dan dient de WNT-norm als maximum gehanteerd te worden.” Deze motie is geëffectueerd bij het Muziekgebouw Eindhoven bij de aanstelling van de nieuwe directeur. In 2023 leidden vragen over de beloning bij gemeenschappelijke regeling Cure tot het aannemen van de motie om te onderzoeken of een Brainportnorm op zijn plaats is. In dit raadsvoorstel stellen wij u voor om, uitgaande van die motie, nu te kiezen voor de Brainportnorm zoals verwoord in beleidsuitgangspunt nummer 27 voor alle verbonden partijen: “Voor bestuurders van verbonden partijen geldt de “Brainport norm”. Hiermee bedoelen we het volgende: we hanteren de norm van de WNT, ook als de WNT niet van toepassing is, en zetten die af tegen de gangbare beloning in de sector (o.b.v. benchmarks).” “Ook bij een minderheidsbelang spannen wij ons in voor de Brainport norm.” Hiermee vervangt de motie uit 2023 de motie uit 2018 en harmoniseren we het beloningsbeleid. Personele consequenties n.v.t. Financiële consequenties n.v.t.

4

Inboeknummer

23bst01866

Communicatie Van het besluit zal een gemeenteblad worden uitgegeven en het beleid wordt beschikbaar gesteld op overheid.nl De interne organisatie wordt via Vibes geattendeerd op de nieuwe beleidsuitgangspunten Planning en uitvoering Het beleid treedt in werking op de dag na uitgifte gemeenteblad. Evaluatie Niet periodiek voorzien. Wijziging in wet- en regelgeving kan aanleiding zijn het beleid te herzien evenals ervaringen bij de toepassing van het beleid. Bijlage(n) Als bijlage(n) bij dit voorstel behoren: 1. 2024: Beleid Verbonden Partijen 2. 2018: Nota verbonden partijen “Op afstand verbonden” Een ontwerpraadsbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan.

Burgemeester en wethouders van Eindhoven,

, secretaris.

5

Inboeknummer

23bst01866

Ontwerp Raadsbesluit De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 16 januari 2024; gelet op hoofdstuk 4, titel 4.3 van de Algemene wet bestuursrecht, besluit: 1. De Nota verbonden partijen “Op afstand verbonden”, als vastgesteld op 13 maart 2018, in te trekken. 2. Het onderstaande Beleid Verbonden Partijen vast te stellen.

Beleid Verbonden Partijen Inleiding Een samenwerking kan verschillend worden georganiseerd. Of we kiezen voor een samenwerking bepalen we met het afwegingskader samenwerking. Als de keuze valt op samenwerken, komt de vorm aan de orde. Die vorm kan een “verbonden partij” zijn, een samenwerking waarin de gemeente een financieel en bestuurlijk belang heeft. Bij een financieel belang gaat het om een bedrag dat niet verhaalbaar is als de verbonden partij failliet gaat of het bedrag waarvoor aansprakelijkheid bestaat als de verbonden partij verplichtingen niet nakomt. Bij een bestuurlijk belang gaat het om zeggenschap door vertegenwoordiging in het bestuur of door stemrecht. Het kan gaan om een privaatrechtelijke of een publiekrechtelijke samenwerking.

Als de keuze valt op een verbonden partij, zijn uitgangspunten nodig om de samenwerking vorm te geven. Dit beleid beschrijft onze uitgangspunten aan de hand van de thema’s deelname, beëindiging, aandeelhouderschap, inrichting en bestuurder / toezichthouder. De gemeente spant zich in voor het toepassen van deze uitgangspunten, maar kan deze niet altijd afdwingen (bijvoorbeeld als minderheidsaandeelhouder). Het college kan beargumenteerd afwijken van de uitgangspunten. Dit beleid wordt elke vier jaar geëvalueerd en betreft enkel verbonden partijen, andere vormen van samenwerken zijn buiten beschouwing.

6

Inboeknummer

23bst01866

De gemeente Eindhoven heeft momenteel 18 verbonden partijen in 3 rechtsvormen (Gemeenschappelijke regeling (GR), Naamloze Vennootschap (NV) en Besloten Vennootschap (BV)) die op verschillende onderwerpen actief zijn (veiligheid, economie, cultuur, energie, etc.). De verbonden partijen van de gemeente zijn hieronder opgenomen. In bijlage 1 worden deze in meer detail toegelicht.

GR GGD ODZOB MRE WRE (Ergon) Cure VRBZO GBTS Groote Heide

NV Brainport Development Eindhoven Airport Muziekgebouw Eindhoven

BV Brabant Ring Flight Forum Park Strijp Beheer

Parktheater Eindhoven

Twice Eindhoven

Breedband Regio Eindhoven Enexis Holding

“Fellenoord” (i.o.)

BNG Bank

Wettelijk kader Dit beleid is aanvullend op de wet- en regelgeving voor de rechtsvormen. Denk aan boek 2 (Rechtspersonen) van het Burgerlijk Wetboek (BW), de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr), de Wet Normalisering Topinkomens (WNT), de Corporate Governance Code 2022 en gemeentelijke regels (zoals de gedragscodes bestuurders). Deelname 1.

Deelname dient het openbaar belang.

2.

Onze keuze voor een verbonden partij bepalen we met het afwegingskader samenwerken (bijlage 2).

3.

Doelstellingen zijn helder en meetbaar en het businessplan is door ons goedgekeurd (incl. sluitende meerjarenbegroting en fiscale aspecten).

4.

Juridische verhoudingen, rollen en verantwoordelijkheden zijn (schematisch) inzichtelijk gemaakt.

5.

We streven, waar mogelijk, naar de hoogst haalbare invloed die te rechtvaardigen is vanuit ons financieel belang (bij voorkeur zijn stemverhoudingen daarop gebaseerd).

7

Inboeknummer 6.

23bst01866

Bij het aangaan van een privaatrechtelijke samenwerking worden maatregelen genomen voor evaluatie, wijziging en beëindiging (in tegenstelling tot de Wgr kent het BW hierover geen dwingende bepalingen).

7.

Bij private rechtspersonen zendt het college het ontwerpbesluit toe aan de raad. In het ontwerpbesluit geeft het college aan welke besluiten worden voorgelegd en hoe de raad (conform gemeentewet 160 lid 2) haar wensen en bedenkingen naar voren kan brengen.

8.

Bij het treffen of wijzigen van een GR betrekt het college (en de burgemeester als het om burgemeestersbevoegdheden gaat) de raad via een zienswijzeproces over het ontwerp en dient de raad toestemming te verlenen.

Wijziging, evaluatie en beëindiging 9.

De (deelname aan de) verbonden partij wordt beëindigd als de doelstellingen zijn bereikt of als duidelijk is dat de verbonden partij de doelstellingen niet kan bereiken.

10. Bij een privaatrechtelijke verbonden partij kunnen aandelen worden afgestoten of

aangekocht (met inachtneming van het openbaar belang en de zakelijke belangen van de gemeente). Onderhandse aan- of verkoop van aandelen gebeurt marktconform. 11. Periodiek (halverwege twee gemeenteraadsverkiezingen) wordt geëvalueerd of de

samenwerking het openbaar belang nog dient én of de governance nog voldoet. Het centrale Team Verbonden Partijen organiseert de evaluatie en brengt een advies uit aan het college.

Aandeelhouderschap 12. Het college scheidt de rollen van aandeelhouder (vertegenwoordiger gemeente in de

algemene vergadering van aandeelhouders (AVA); en opdrachtgever. Gebruikelijk vervult de wethouder financiën de rol van aandeelhouder en de wethouder op het betreffende beleidsterrein de rol van opdrachtgever. Afhankelijk van de aard van en het belang in de verbonden partij kan hiervan worden afgeweken, waarbij onafhankelijkheid is geborgd door de reguliere besluitvorming in college. De gemeente heeft als eigenaar (aandeelhouder of deelnemer in een GR) belang bij een goede bedrijfsvoering, voldoende omzet, kostenbeheersing, marketing, innovatie, etc. Dit zijn beheersmatige aspecten. Vanuit de opdrachtgeverrol (subsidieverstrekker of

8

Inboeknummer

23bst01866

opdrachtgever) wil de gemeente de kwaliteit, aard en omvang van de dienstverlening borgen. Dit zijn beleidsmatige aspecten. Bij aanvang van elke bestuursperiode wordt de vertegenwoordiging opnieuw tegen het licht gehouden. 13. Wij stellen ons als actief aandeelhouder op, onder meer bij de onderwerpen strategie,

financiële huishouding, risicobeheersing, verduurzaming, maatschappelijk verantwoord ondernemen (waaronder social return), inclusiviteit, beloning en benoemingen. De mate waarin actief aandeelhouderschap effectief is hangt samen met de relatieve omvang van het bestuurlijke en financiële belang.

Inrichting 14. Van toepassing is de Corporate Governance Code 2022 voor goed bestuur en, indien

aanwezig, de sectorspecifieke code. 15. In de statuten van de privaatrechtelijke verbonden partij én in de GR is goedkeuring

van AVA of Algemeen Bestuur (GR) vereist is voor koersbepalende besluiten en investeringen / uitgaven boven een plafond. 16. Ten aanzien van het weerstandsvermogen is de verbonden partij zelf verantwoordelijk

voor een inventarisatie van de risico’s en de vertaalslag ervan naar de omvang van het eigen vermogen. 17. Bij de begroting van een GR geldt:

•

vooraf worden door het college de (taakstellende) financiële randvoorwaarden (bijvoorbeeld bezuiniging of indexering) meegegeven aan de portefeuillehouders;

•

de (financiële) uitgangspunten zijn transparant;

•

de consequenties worden doorgerekend naar bijvoorbeeld tarieven.

18. In een GR wordt een bepaling opgenomen over de afhandeling van klachten, ook als

dat niet expliciet is opgenomen in het delegatiebesluit. 19. Ter voorkoming van onduidelijkheden over de toepasselijkheid van de Woo, worden

zo nodig afspraken terzake vastgelegd met de verbonden partij.

9

Inboeknummer

23bst01866

Bestuurder / toezichthouder 20. Iedere RvC/RvT heeft een rooster van aftreden en profielen voor functies en

aandachtsgebieden. 21. Iedere RvC/RvT evalueert regelmatig haar functioneren en dat van de individuele

toezichthouders. 22. We kiezen bij (her)benoemen voor kwalitatief hoogwaardige bestuurders en

toezichthouders, rekening houdend met een diverse samenstelling en sector / functie specifieke ervaring en vaardigheden. 23. We doorlopen een transparant wervingsproces. Het standaard proces is beschreven

in bijlage 3. 24. Bij een privaatrechtelijke verbonden partij dragen we personen van buiten de

gemeentelijke organisatie voor als kandidaat-toezichthouder. Alleen in uitzonderlijke gevallen kan een collegelid als waarnemend bestuurder optreden. Ter voorkoming van de schijn van belangenverstrengeling mogen voormalig collegeleden niet eerder dan 2 jaar na aftreden worden benoemd. Dit uitgangspunt hanteren we ook bij oudmedewerkers. In uitzonderlijke gevallen kan een medewerker worden voorgedragen. 25. Een toezichthouder kan twee periodes van elk vier jaar zitting hebben in een RvC of

RvT. Herbenoeming is niet vanzelfsprekend. Bij uitzondering kan een derde termijn van maximaal 2 jaar worden verleend. 26. Toezichthouders bekleden maximaal 5 commissariaten. 27. Bestuurders, toezichthouders en medewerkers worden ordentelijk betaald. Ordentelijk

betekent: evenwichtig, consistent, transparant, maatschappelijk verantwoord, passend bij de functie en niet exorbitant. Voor bestuurders van verbonden partijen geldt de “Brainport norm”. Hiermee bedoelen we het volgende: we hanteren de norm van de WNT, ook als de WNT niet van toepassing is, en zetten die af tegen de gangbare beloning in de sector (o.b.v. benchmarks). Hierbij een rekenvoorbeeld: Voorbeeld bruto salaris (Euro) WNT van WNT max (2024) toepassing? ja 233 nee 233

Sector

Brainport-norm

120 300

120 233

Ook bij een minderheidsbelang spannen wij ons in voor de Brainport norm.

10

Inboeknummer

23bst01866

28. Bij een GR gaat het om leden van het algemeen bestuur, dagelijks bestuur en

voorzitterschap. De Wgr bepaalt hoe die worden samengesteld. Het bestuurslidmaatschap van een GR is een nevenfunctie in de zin van de Gemeentewet. 29. In de statuten van stichtingen en coöperatieve verenigingen en de tekst van de GR

worden bepalingen over het beloningsbeleid opgenomen, bij een NV en BV bepaalt de AvA het beloningsbeleid.

11

Inboeknummer

23bst01866

Bijlage 1. Overzicht Verbonden Partijen (begroting 2024)

12

Inboeknummer

Bijlage 2. Afwegingskader samenwerken

13

23bst01866

Inboeknummer

23bst01866

Bijlage 3. Benoemingsproces

Proces benoeming RvC lid NV of BV # Stap Type Standaard

Beschrijving

Rolverdeling Verbonden Partij

Gemeente

Type rol obv oa compositie RvC/RvT, planning, eventueel inschakelen Aandeelhouder deelt RvC/RvT maakt voorstel selectiebureau en eventueel feedback op proces toepassen screening / assessment

1

Bepalen proces

2

Vaststellen profielschets

3

Publiceren vacature

Standaard

4

Selecteren

Standaard

CV / brief selectie (1e ronde) en gesprekken (2e ronde)

RvC/RvT selecteert

-

Optioneel

Assessment / weerbaarheidsscan

RvC/RvT ontvangt terugkoppeling

-

Standaard

Standaard

Beschrijving profiel, vaardigheden, verbonden partij, inrichting RvC/RvT, RvC/RvT maakt voorstel etc. RvC/RvT publiceert Openstellen vacature (minimaal 4 vacature (bv op haar weken) en aandacht geven aan website) en brengt vacature vacature onder de aandacht

Overige

-

Aandeelhouder deelt feedback op profielschets Kan helpen de aandacht voor de vacature te vergroten

Werving- en selectiebureau ondersteunt RvC/RvT (optioneel) Werving- en selectiebureau ondersteunt RvC/RvT (optioneel) Werving- en selectiebureau / extern bureau organiseert

Na voordracht door Verbonden Ambtelijk wordt Partij wordt collegedossier gemaakt RvC/RvT draagt collegedossier voorbereid met advies over voordracht, kandidaat voor en levert College besluit over toelichting procedure, profielschets, stukken aan voorgenomen benoeming CV, uitkomt assessment / scan

5

Voordragen

6

Benoemen

Standaard

Tijdens AVA

7

Communiceren

Standaard

Na benoeming

RvC/RvT agendeert voordracht op AVA RvC/RvT communiceert

Zie statuten in het geval van stichtingen, verenigingen en cooperaties.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van

, griffier.

14

Aandeelhouder benoemt -

-