Raadsinformatiebrief Onttrekking aan de saldireserve specifiek voor vervangen bestuurlijk informatiesysteem

gemeente Eindhoven Inboeknummer 22bst00175 Dossiernummer 22.05.201 B&W beslisdatum 1 februari 2022

BLANCO

Raadsinformatiebrief Onderwerp: Onttrekking aan de saldireserve specifiek voor vervangen bestuurlijk informatiesysteem. Inleiding Het huidig bestuurlijk informatiesysteem (Parlaeus) is bij college en raad in gebruik. We constateren dat het systeem op een aantal punten niet voldoet aan onze wensen en eisen. Daarom wordt naar een andere oplossing gezocht. Griffie en college werken hierbij nauw samen. Uitgangspunt is dat bestuurlijke documenten in de toekomst binnen hetzelfde systeem kunnen worden uitgewisseld (denk bijvoorbeeld aan raadsvoorstellen, -vragen, toezeggingen etc.). En dat de fysieke dossierstroom digitaliseert, inclusief ondertekening van documenten. Hiervoor is een Europese aanbesteding vereist. De aanbesteding start op korte termijn zodat, volgens huidige planning, na het zomerreces college en raad feitelijk over zijn op het nieuwe systeem. Voor de structurele kosten van een nieuw systeem is al budget aanwezig. Voor incidentele implementatiekosten in 2022 wordt 218.000 aan de saldireserve onttrokken. Conform afspraak wordt u over elke onttrekking uit deze reserve geïnformeerd.

   

Actueel maatschappelijk onderwerp/probleem Coalitieafspraak Motie/amendement/toezegging Anders, namelijk bedrijfsvoering raad en college

Besluit van college van burgemeester en wethouders 1. In te stemmen met de aanschaf van een nieuw bestuursinformatiesysteem (SAAS oplossing), door middel van een Europese aanbesteding. 2. Voor het voorbereiden en uitvoeren van de Europese aanbesteding, implementatie van het nieuwe systeem en voor de conversie: a) De structurele kosten te dekken vanuit reeds daartoe bestemde budgetten binnen de sector I&B. b) De incidentele kosten ad €218.000 in 2022 te dekken uit de saldi-reserve actuele ontwikkelingen (2334). 3. De raad via een raadsinformatiebrief te informeren. 4. De begrotingswijziging dienovereenkomstig vast te stellen.

Inboeknummer 22bst00175

Argumenten/kanttekeningen 1.1 Een bestuurlijk informatiesysteem dat voldoet aan wettelijke en functionele eisen is noodzakelijk Het raadsinformatiesysteem (RIS) is een van de belangrijkste informatiebronnen voor het uitvoeren van het raadswerk. Het RIS biedt ondersteuning gedurende de gehele vergadercyclus van de gemeenteraad en geeft inwoners inzicht in het verloop van besluitvormingsprocessen. Een goed werkend RIS is van cruciaal belang voor een sterke lokale democratie en een transparant gemeentebestuur. Raadsleden dienen voor het uitvoeren van hun kaderstellende en controlerende taak te beschikken over de juiste en actuele informatie. Ook voor het college van B&W is een goed functionerend bestuurlijk informatiesysteem randvoorwaardelijk. De afgelopen maanden hebben griffie en ondersteuning college intensief samengewerkt om een programma van eisen uit te werken. Belangrijk uitgangspunt is dat alle communicatie tussen raad en college via dit systeem gaat lopen. Zo wordt het proces efficiënter. Ook is in een tijd van hybride/thuiswerken digitalisering noodzakelijk. 1.2 Raad en college trekken samen op in een gezamenlijk systeem. Een nieuw systeem moet na het zomerreces 2022 operationeel zijn. Op 1 februari 2022 is de Europese aanbesteding gestart. Streven is dat het systeem geïmplementeerd en getest is na het zomerreces, zodat de raad er na het reces gebruik van kan maken.

De implementatie voorziet ook, waar nodig, in opleiding van de gebruikers. Over dit traject stemt de griffie met u af. 1.3 Het nog aan te schaffen systeem moet voldoen aan de gestelde eisen in het kader van de AVG. Bij het uitzetten van de aanbesteding worden deze eisen meegegeven en bij gunning wordt vanuit de gemeente Eindhoven getoetst of wordt voldaan aan geldende wet- en regelgeving. Kosten en dekking De structurele kosten worden gedekt uit bestaande budgetten. Naast structurele kosten is in 2022 incidenteel budget nodig voor de implementatie van het nieuwe systeem. Deze kosten zijn geraamd op € 218.000 (inclusief kostenverhogende BTW/BCF) en betreffen met name de kosten voor het voorbereiden en uitvoeren van de Europese aanbesteding, de implementatie van het nieuwe systeem, projectleiding, conversie (historie overzetten) en opleiding. Voor deze incidentele kosten is geen dekking aanwezig binnen bestaande budgetten. Daarom is een beroep gedaan op de saldi-reserve actuele ontwikkelingen. Na aanwending hiervan resteert in de saldi-reserve actuele ontwikkelingen een saldo van € 1.282.000. Begin saldo 2022 Huidige claim

€1.500.000 €218.000

Nog te besteden na onttrekking

€1.282.000

Inboeknummer 22bst00175

Bijlagen Geen Burgemeester en wethouders van Eindhoven,

secretaris