Document · PDF

Openbare Bijlage 4 - Getekende versie Gunningadvies MO Basis- en Maatwerkvoorziening OPENBAAR

Raadsvergadering 24 januari 2023, gemeente EindhovenBij agendapunt: Raadsvoorstel Bekrachtiging geheimhouding voor inzage documenten m.b.t. locatiekeuze Fuutlaan 102.254 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Gunningsadvies Europese aanbesteding - Sociale en andere specifieke diensten

Maatschappelijke Opvang Basisvoorziening Maatwerkvoorziening

Uitgave Gemeente Eindhoven Sector sociaal domein Versie Definitief 16 juni 2020

Inhoudsopgave 1.

Inleiding .................................................................................................................................... 3

1.1.

Algemeen ................................................................................................................................. 3

Aanbesteding ........................................................................................................................... 4

2.1.

Procedurekeuze en - inrichting ................................................................................................ 4

Inschrijvingen en beoordeling .................................................................................................. 5

3.1.

Ontvangen inschrijvingen en beoordelingsprocedure .............................................................. 5

3.2.

Inhoudelijke beoordeling .......................................................................................................... 6

Gunning .................................................................................................................................... 8

4.1.

Uitkomst beoordeling................................................................................................................ 8

4.2.

Financieel kader ....................................................................................................................... 8

Risico’s ................................................................................................................................... 10

5.1.

Algemeen ............................................................................................................................... 10

5.2.

Risico’s binnen de invloedsfeer van gemeente ...................................................................... 10

Advies ..................................................................................................................................... 11

6.1.

Gunningsadvies ...................................................................................................................... 11

Pagina 2 van 11

1. Inleiding 1.1. Algemeen In april 2020 is binnen het Sociaal Domein de aanbesteding Maatschappelijke Opvang (MO) Basisvoorziening en Maatwerkvoorziening opgestart. Het doel van deze aanbesteding is om een aanbieder (of combinatie van meerdere aanbieders) te contracteren met wie Gemeente Eindhoven een basis- en maatwerkvoorziening aanbiedt aan dak- en thuislozen. De aanbesteding is geheel digitaal via Negometrix uitgevoerd.

Pagina 3 van 11

2. Aanbesteding 2.1. Procedurekeuze en - inrichting De aanbesteding is gebaseerd op de richtlijnen voor sociale en andere specifieke diensten, conform de Aanbestedingswet. In de aanbesteding is er veel ruimte geweest voor dialoog met de markt.. Alle belangstellenden kunnen daarbij deelnemen aan de aanbesteding, nadat deze openbaar is gepubliceerd op Tenderned.nl. Na de termijn van de Nota van Inlichtingen dienden Aanbieders hun Inschrijving in. Nadat deze zijn ontvangen en doorgenomen, had de Gemeente de ruimte om met Aanbieder te onderhandelen over alle aspecten van de voorwaarden van de opdracht. De onderhandelingen waren gericht op het verbeteren van de Inschrijving, zodat de Gemeente de diensten kan inkopen die volledig aansluiten op de specifieke behoefte. De onderhandelingen konden betrekking hebben op alle kenmerken van de diensten zoals kwaliteit, hoeveelheid, commerciële clausules, alsook milieu- en innovatie aspecten. Alleen over de definitieve Inschrijving (‘best and final offer’), dat het sluitstuk van de onderhandelingen zou vormen, wordt niet meer onderhandeld. Voor onderhavige aanbesteding werd onderhandeld over de eerste Inschrijving. De tweede Inschrijving is de ‘best and final offer’ (BAFO). Zie paragraaf 3.1 voor het werkelijke verloop van de aanbesteding. De overeenkomst vangt aan op 1 januari 2021 en eindigt van rechtswege op 31 december 2025.

Deze looptijd van de overeenkomst kan vervolgens door de Gemeente nog eenmaal (1x) met twee (2) jaar en nadien met driemaal (3x) een (1) jaar worden verlengd. Eindhoven treedt op als centrumgemeente. De aanbesteding is onderverdeeld in percelen: 1. Basisvoorziening Maatschappelijke opvang; 2. Maatwerkvoorziening Maatschappelijke opvang. Per perceel contracteert de gemeente een (1) Aanbieder die de Inschrijving met de beste prijskwaliteitsverhouding heeft ingediend, op basis van de gunningcriteria zoals opgenomen in hoofdstuk 6 van de Inschrijvingsleidraad.

Pagina 4 van 11

3. Inschrijvingen en beoordeling 3.1. Ontvangen inschrijvingen en beoordelingsprocedure Op 15 mei jl. is door partijen de eerste versie van de Inschrijving ingediend. Voor het verstrijken van genoemde deadline ontvingen we op beide percelen, twee losse inschrijvingen van: • Nieuwe Eindhovense Opvang Stichting (NEOS); • Springplank040, met als onderaannemers Leger des Heils Welzijns- en Gezondheidszorg en Stichting Ervaring die Staat. Bij het lezen van de inschrijvingen bleek dat de stukken van de verschillende aanbieders erg op elkaar lijken en sommige passages zijn zelfs letterlijk hetzelfde. Navraag hieromtrent maakt duidelijk dat aanbieders lange tijd gezamenlijk wilde inschrijven en daarom alle documenten als input op de kwalitatieve gunningcriteria samen hebben ontwikkeld. Pas een week voor genoemde deadline is het overleg over de samenwerking stukgelopen en hebben beide aanbieders, los van elkaar maar op basis van dezelfde informatie en visie de eerste versie van de inschrijving ingediend. De prijsstelling van aanbieders verschilde van elkaar en hierover zou geen overleg hebben plaatsgevonden. De Aanbestedingswet beoogt een duidelijk en eenvormig kader te scheppen voor het plaatsen van overheidsopdrachten. Het biedt richtlijnen voor concurrentiestelling en mededinging. Die mededinging mag niet verstoord worden.

Concurrerende aanbieders kunnen hierbij bijvoorbeeld geen contact hebben (gehad) over hun individuele Inschrijving. Gezamenlijk tot de inhoud van bepaalde documenten komen is hierbij helemaal uit den boze. De Autoriteit Consument & Markt (hierna: ACM) hierover: ‘Concurrenten mogen bij aanbestedingen geen afspraken maken over elkaars prijzen of andere gunningscriteria. (…) Hieronder valt elke situatie waarin bedrijven met elkaar concurreren om een bepaalde opdracht. Let op! Alleen al praten met concurrenten over je offerte is verboden.’ In onderhavige situatie hadden aanbieders onderling lange tijd samengewerkt aan de inschrijving en die op het laatste moment beide, individueel maar nauwelijks aangepast, alsnog ingediend. Het is duidelijk dat aanbieders dus met elkaar hebben samengewerkt, maar uiteindelijk toch tot afzonderlijke inschrijvingen zijn gekomen. Hoever deze samenwerking is gegaan en of hierdoor de concurrentiestelling c.q. de mededinging niet onacceptabel is aangetast was voor de gemeente niet vast te stellen. Dit leidt ertoe dat niet uitgesloten kan worden dat partijen onderlinge afspraken hebben gemaakt die leiden tot aantasting van de mededinging. De handelswijze van beide aanbieders leidt ertoe dat geconcludeerd dient te worden dat in strijd met de uitgangspunten van de Aanbestedingswet en de richtlijnen van de ACM is gehandeld.

De eerste versies van de inschrijvingen zijn gezien de handelswijze van aanbieders onregelmatige inschrijvingen en moesten ter zijde worden gelegd. De Aanbestedingswet biedt de mogelijkheid om de Mededingingsprocedure met onderhandeling te starten na ontvangst van enkel onregelmatige inschrijvingen (Art. 2.30 lid 1 AW). Beide aanbieders hebben zodoende een uitnodiging ontvangen voor deelname aan de Mededingingsprocedure met onderhandeling. We hebben daarin gevraagd om ook de onderaannemers mee te nemen en zowel de hoofd- als onderaannemers gezamenlijk voor de uitdaging te stellen om met een passend aanbod te komen. Op 25 mei jl. vond het onderhandelingsgesprek plaats met vier genoemde aanbieders. Zij hadden op vrijdag 22 mei jl. per mail al bevestigd gezamenlijk met een inschrijving te komen. Alle leden van de beoordelingscommissie hebben Verduidelijkingsvragen ingediend op basis van de eerste versie van de Inschrijving. Die zijn, na een review en interne bespreking, voorgelegd aan aanbieders. Aanbieders

Pagina 5 van 11

diende de inhoud van de vragen te verwerken in het definitieve aanbod. De onderhandelingsronde ging inhoudelijk over de uitwerking van deze vragen en de antwoorden daarop. Op 2 juni ontvingen we voor de gestelde deadline een inschrijving, op beide percelen van: • Springplank040, met als onderaannemers Leger des Heils Welzijns- en Gezondheidszorg, Stichting Ervaring die Staat en Nieuwe Eindhovense Opvang Stichting (Neos).

3.2. Inhoudelijke beoordeling De Inschrijving van Springplank is beoordeeld door: Te beoordelen onderdelen

Beoordelaars

▪ vormvereisten Formaliteiten ▪ uitsluitingsgronden

Selectiecriteria

Geschiktheidseisen inzake: • economische en financiële draagkracht; • Technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid • Kwaliteitsnormen; • Beroepsbevoegdheid. Gunningseisen: Gunningcriteria kwaliteit: Transitieplan (P1 en P2) Dienstverlening en samenwerking (P1 en P2)

Gunningscriteria

Service Level Agreement (P1 en P2) Organisatie en personeel (P1 en P2) Huisvesting en omgevingsbeheer (P1) Gunningcriterium prijs

De ingediende inschrijving is door de inkoper getoetst op compleetheid en het voldoen aan vormvereisten, uitsluitingscriteria en geschiktheidseisen zoals vastgelegd in de Inschrijvingsleidraad. De Inschrijving voldeed onvoorwaardelijk aan de gestelde eisen. Nu alleen een Inschrijving van Springplank is ontvangen hoeven geen rapportcijfers en motivaties toegekend te worden aan de input op de gunningcriteria. Alle beoordelaars hebben punten opgegeven voor de verificatie van de Inschrijving. Deze zijn onderverdeeld in: 1. Breekpunten in de onderhandeling (rood in bijgevoegde lijst Verificatievragen);

Pagina 6 van 11

2. Punten voor nadere invulling bij de implementatie (grijs in bijgevoegde lijst). Over de rood gekleurde vragen vond overleg plaats met Springplank en zij hebben hierop hun inhoudelijke reactie gegeven. Op details moest deze reactie aangepast worden om het – volgens de gemeente – in lijn te krijgen met de Aanbestedingsstukken. Nadien is dit overzicht vastgesteld en wordt het toegevoegd aan de overeenkomst. De breekpunten in de onderhandeling zijn hiermee van tafel.

Pagina 7 van 11

4. Gunning 4.1. Uitkomst beoordeling Op basis van de beoordeling van de ontvangen inschrijving, meerdere rondes van onderhandeling en finale vastlegging wordt geadviseerd de opdracht te gunnen aan Springplank040 B.V., met als onderaannemers Leger des Heils Welzijns- en Gezondheidszorg, Stichting Ervaring die Staat en Nieuwe Eindhovense Opvang Stichting (Neos). De ondernemer waaraan gegund wordt is wel/geen mkb-ondernemer. De ondernemer waaraan gegund wordt is wel/niet uit de regio Oost-Brabant.

4.2. Financieel kader De in de aanbesteding ingediende prijzen/tarieven zijn gebaseerd op een transparante en verifieerbare prijssystematiek. Springplank heeft openheid van zaken gegeven. De dienst kan hiermee in de toekomst makkelijk in aard, hoeveelheid en/of uitvoering wijzigen (zolang dit geen wezenlijke wijziging betreft). Betaling dienstverlening basisvoorziening: De gemeente hanteert de volgende systematiek voor de betaling van de basisvoorziening: • De gemeente hanteert twee verschillende voorzieningen hierin: inloopfunctie (beschikbaarstelling voorziening) en nachtopvangfunctie. Gebaseerd op historische cijfers wordt de inloopfunctie dagelijks door 40-60 inwoners (met een piek van 80 bij slecht weer) gebruikt en de nachtopvang door 55 inwoners. Dit aantal geldt in beginsel voor de verrekening van de diensten; • Springplank heeft een prijs opgegeven voor de verschillende functies per jaar die aansluit bij de gevraagde voorziening, zoals beschreven staat in Inschrijvingsleidraad en bijbehorende bijlagen. Springplank geeft inzicht in het financiële verschil per functie en de opbouw van de kosten; • De prijs per functie geldt als initiële verrekenprijs voor de dienstverlening en wordt op basis van het gemiddeld aantal gebruikers per dag voor een jaar bepaald. Zie voor meer informatie de Inschrijvingsleidraad. De totale inschrijfsom per jaar:

Betaling dienstverlening maatwerkvoorziening De gemeente hanteert de volgende systematiek voor de betaling van de maatwerkvoorziening: • Zoals opgenomen in de Opdrachtomschrijving, hanteert de gemeente drie verschillende categorieën doelgroepen. • De gemeente heeft een indicatie afgegeven van de procentuele verhouding van de totale populatie naar de verschillende doelgroepen. Deze indicatie dient als verdeelsleutel van de voorfinanciering van de dienstverlening. • Springplank is gevraagd een prijs op te geven voor de ondersteuning van de verschillende doelgroepen per jaar, zoals beschreven staat in de Inschrijvingsleidraad en bijbehorende bijlagen. Springplank geeft inzicht in het financiële verschil per doelgroep. Het gaat om de gemiddelde kosten per jaar voor deze categorie inwoners. • Het gemiddelde van de prijzen per categorie geldt als initiële verrekenprijs voor de dienstverlening en wordt op basis van de samenstelling van de populatie bepaald. Op basis van een populatie van 350 deelnemers is het jaarbudget bepaald. © Gemeente Eindhoven - Gunningadvies Wmo MO Basis- en maatwerkvoorziening 2021 16 juni 2020

Pagina 8 van 11

Zie voor meer informatie de Inschrijvingsleidraad. De totale inschrijfsom per jaar:

Pagina 9 van 11

5. Risico’s 5.1. Algemeen Bij de gunningcriteria is Springplank gevraagd risico’s en mitigerende maatregelen te beschrijven. Dat zijn risico’s die binnen hun eigen invloedsfeer liggen en waar zij dus invloed op kunnen uitoefenen. Het zijn over het algemeen goed gedefinieerde risico’s en ook de beheersmaatregelen lijken toereikend. Kortheidshalve wordt verwezen naar de Inschrijving van Springplank voor deze risico’s. Ze zijn niet van dusdanige aard dat ze hier beschreven moeten worden of een gunning in de weg staan.

5.2. Risico’s binnen de invloedsfeer van gemeente De risico’s die binnen de invloedsfeer van de gemeente liggen: 1. Springplank heeft in haar Inschrijving een opgave van benodigde resources opgenomen voor allereerst de transitiefase. De totale behoefte wordt nu per fase geïnventariseerd, zodat daarvoor mensen vrijgemaakt kunnen worden. Het is een risico voor het tijdig en goed inrichten van de dienstverlening als deze resources aan de kant van de gemeente niet beschikbaar is. Springplank wil veel en is bereid om daadwerkelijk de transitie door te maken, maar heeft daarbij wel capaciteit van diverse gremia van de gemeente nodig. Met name van het Regieteam wordt veel verwacht. 2. De overgang van ondersteuning, bestaande indicaties en de afstemming over de financiële middelen kan een risico zijn. Een afgegeven indicatie, zoals bijvoorbeeld product Maatschappelijke opvang (code 16A05), geldt voor het hele traject. Springplank neemt die dienstverlening over maar hierbij moet geen nieuwe indicatie afgegeven worden in de Maatwerkvoorziening MO. Dan zou dubbel betaald worden. Inhoudsdeskundigen en contractmanager moeten dit scherp voor ogen hebben bij het maken van de overgangsafspraken. 3. Een Wmo Maatwerkvoorziening dagbesteding is nu beschikbaar via subsidies.

De dagbesteding voor dak- en thuislozen is expliciet geen onderdeel van deze beschikking, maar onderdeel van onderhavige opdracht. De gemeente moet hierop actief sturen en informatie bij betreffende aanbieders opvragen over de uitnutting van de Wmo Maatwerkvoorziening dagbesteding vanuit de subsidiebeschikking. 4. Er zijn dak- en thuisloze inwoners die nu gebruik maken van een ondersteuningsaanbod bij andere aanbieders dan Springplank en diens onderaannemers. Ook hier dienen nadere overgangsafspraken te worden gemaakt. Deze ondersteuning moet ook overgaan naar de nieuwe situatie en ook hiervan moet bezien worden of de financiële middelen overgaan. 5. In de inschrijving, opdracht en implementatie dient nog redelijk wat verder geoperationaliseerd te worden. Dit levert een risico op voor de tijdplanning van de implementatie en voor de inhoudelijke transformatie. Dit laatste moet niet wijzigen door de tijdsdruk die kan ontstaan,

Pagina 10 van 11

6. Advies 6.1. Gunningsadvies Het inkoopteam adviseert aan de interne opdrachtgever Yvonne Bieshaar, directeur Sociaal Domein, akkoord te geven op het contracteren van Springplank040 BV en diens onderaannemers. Na akkoord wordt allereerst de gunningsbeslissing aan deze partij verzonden.

Voor akkoord: Intern opdrachtgever Naam: Yvonne Bieshaar Functie: Directeur Sociaal Domein Handtekening:

Pagina 11 van 11

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/12328401/2