Initiatiefvoorstel Vaststellen programma van eisen aanbesteding accountancy diensten 2022

gemeente Eindhoven Inboeknummer Beslisdatum B&W Dossiernummer

Vaststellen programma van eisen aanbesteding Initiatiefvoorstel accountancy diensten 2022 Inleiding Op 20 februari 2018 heeft uw raad Deloitte accountants B.V. aangewezen als accountant voor de periode 2018-2020. In het contract is een optie opgenomen dat onder gelijk blijvende condities het contact met één jaar verlengd kan worden. Deloitte en gemeente hebben samen deze optie gelicht. Er moet dus een nieuwe aanbesteding plaatsvinden voor de periode vanaf 2022. Tijdens de vergadering van 17 december 2019 heeft u ingestemd met het initiatief voorstel met nadere toelichting en herzien ontwerp raadsvoorstel instellen auditcommissie. In de bijbehorende verordening op de auditcommissie gemeente Eindhoven 2020 is onder artikel 1 lid 3 opgenomen: “ De auditcommissie adviseert de raad over: a. het programma van eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole; b. de aanwijzing, opdrachtverlening dan wel beëindiging van de aan een externe accountant opgedragen accountantscontrole.” De auditcommissie heeft uit haar midden de heren B. Habraken, H. Poels en L. Janssen verzocht zitting te nemen in werkgroep voor het opstellen van programma van eisen, de aanbesteding en de voorbereiding gunning. De werkgroep bestaat verder uit ambtelijke vertegenwoordiging vanuit Control voor de expertise vanuit de ambtelijke organisatie en Inkoop ter ondersteuning van de aanbestedingsprocedure.

 Wettelijke taak Artikel 213, lid 2 Gemeentewet: De raad wijst een of meer accountants aan belast met de controle van jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen.

Doelstelling Programma van eisen voor aanbesteding accountancy diensten 2022 vast te stellen. Zodat het traject aanbesteding en gunning doorgang kan vinden en er tijdig een nieuwe accountant is aangewezen Voorstel 1. Vaststellen programma van eisen aanbesteding accountancy diensten 2022;

Inboeknummer

2.

Werkgroep opdracht geven de aanbestedingsproces verder uit te voeren en op basis van de beoordeling binnengekomen offertes een gunningsadvies aan de raad voor te leggen in de vergadering van 30 november 2021.

Argumenten Kaderstellende rol raad De raad is de opdrachtgever voor de accountant. Met het vaststellen van het programma van eisen geeft de raad richting aan de aanbesteding en daarmee de opdracht aan de accountant. Input Bij het opstellen van het programma van eisen zijn verwerkt: • De jaarlijkse evaluaties van de audit door de auditcommissie concerncontroller en accountant; • Ervaringen opgedaan in de afgelopen contractperiode; • De gesprekken met fracties over aandachtspunten bij deze aanbesteding; • Het programma van eisen gehanteerd bij de aanbesteding accountancy diensten 2018. Inhoudelijke overwegingen De auditcommissie adviseert de volgende punten op te nemen in programma van eisen: • Een langlopende overeenkomst van vier jaar met 4 verlengingsopties van telkens één jaar; • Veel waarde hechten aan de natuurlijke adviesfunctie vanuit een proactieve benadering richting ambtelijke organisatie, college en raad; • Een fixed-price voor de onderdelen o Jaarrekeningcontrole o Interimcontrole o Natuurlijke adviesfunctie Wetwijzigingen of aanvullende zaken worden in overleg vóór het opstellen jaarplan in samenspraak met accountant qua impact op de overeengekomen prijs beoordeeld; • Een accountant die aantoonbaar bekend is en ervaring heeft met 100.000 plus gemeenten; • Een accountant die actief meedenkt met de (complexe) ontwikkelingen die op de stad afkomen en de daarmee

samenhangende organisatieontwikkeling “Richting Eindhoven”.

Kanttekeningen Toekomstige ontwikkelingen Ontwikkelingen in de tijd zijn niet te voorzien. Het vragen van een fixed-price staat hiermee op gespannen voet, dat via een hardheidsclausule ondervangen zal dienen te worden.

2

Inboeknummer

Aanvangsmoment contract De huidige auditcommissie doet een voorstel voor een langlopend contract dat start met controlejaar 2022. Gelet op de looptijd van het huidige contract is het niet mogelijk de besluitvorming uit te stellen tot na de verkiezingen. Daarmee kan de nieuwe raad direct met de inhoud aan de slag en hoeft zich niet nog te buigen over de procedure van aanbestedingen.

Kosten De kosten voor de aanbesteding accountancy diensten vallen binnen de taakopdracht Control en Inkoop. Communicatie Het programma van eisen is leidraad voor de aanbesteding en komt als zodanig terug in de stukken voor de aanbesteding en gunning. Planning en uitvoering Na goedkeuring van het programma van eisen zullen voor het zomerreces 2021 de aanbestedingsdocumenten opgesteld worden en zal direct na het zomerreces 2021 het aanbestedingsproces worden gestart. Het aanwijzen van een accountant voor de periode 2022 en verder is gepland voor de raadsvergadering van 30 november 2021 Evaluatie Na de gunning zal het totale traject van het opstellen van het programma van eisen en het aanbestedingsproces door de auditcommissie worden geëvalueerd. Hierover zal een brief richting raad volgen.

Bijlage(n) Als bijlage(n) bij dit voorstel behoren: • Programma van eisen aanbesteding accountancy diensten 2022 Een ontwerpraadsbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. Auditcommissie Lex Janssen, voorzitter auditcommissie

3

Inboeknummer

Raadsbesluit De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het voorstel van de auditcommissie; gelet op de behandeling in de meningsvormende vergadering van 15 juni 2021; gelet op de Tijdelijke wet digitale beraadslaging en besluitvorming provincies, gemeenten, waterschappen en openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba; besluit: 1 2

Vaststellen programma van eisen aanbesteding accountancy diensten 2022 Werkgroep opdracht geven de aanbestedingsproces verder uit te voeren en op basis van de beoordeling binnengekomen offertes een gunningsadvies aan de raad voor te leggen in de vergadering van 30 november 2021.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 22 juni 2021.

J. Verbruggen , griffier.

4