Initiatiefvoorstel Spelregels digitaal vergaderen

gemeente Eindhoven Inboeknummer Beslisdatum B&W Dossiernummer

Spelregels digitale vergaderingen gemeenteraad van Initiatiefvoorstel Eindhoven Inleiding In het fractievoorzittersoverleg d.d. 11 februari 2021 is de agendacommissie verzocht een uitwerking te geven aan een “reglement van orde” voor digitale vergaderingen. Dit omdat wordt geconstateerd dat er een grote agenda- en tijdsdruk is bij de verschillende vergaderingen. Dit geldt zowel voor de meningsvormende vergaderingen als voor de raadsvergaderingen. Dit draagt bij aan de grote ervaren werkdruk bij raadsleden, collegeleden, griffie en ambtelijke organisatie. Op 15 april 2021 is in het fractievoorzittersoverleg besloten om het initiatiefvoorstel als hamerstuk te agenderen voor de raad van 28 april 2021.

 Wettelijke taak: de spelregels zijn aanvullend op het Reglement van orde van de gemeenteraad van Eindhoven 2014 en de Verordening op de meningsvormende vergadering gemeente Eindhoven 2018; Doelstelling Het vastleggen van spelregels digitale vergaderingen om meer grip op tijd en werkdruk te krijgen. Voorstel Vaststellen Spelregels digital vergaderen gemeenteraad Eindhoven. Argumenten 1.

Digitaal vergaderen leidt tot langere vergaderingen, nadere spelregels kunnen helpen De agendacommissie stelt vast dat het digitaal vergaderen ook leidt tot langere vergaderingen. Het gaat er vanuit dat waarschijnlijk tot aan het zomerreces digitaal vergaderd zal worden, mogelijk zelfs geheel het vergaderjaar 2021. Het komt (te) vaak voor dat er extra vergaderingen moeten worden ingepland, vaak op een andere avond dan de vaste vergaderdag van dinsdag. Bij A-avonden is de agendacommissie inmiddels kritisch in het inplannen van een Aavond. Zo worden technische toelichtingen van ambtenaren op raadsvoorstellen in principe niet meer ingepland, wordt prioriteit gegeven aan de grote ruimtelijke en sociale

Inboeknummer

ontwikkelingen in de stad en in (digitale) ontmoeting met inwoners, instellingen/bedrijven, deskundigen. 2. Oproepen tot beperking hebben nog niet gewenste effect De agendacommissie constateert echter dat oproepen in diverse gremia tot beperking van vragen tot de essentie om besluiten te kunnen nemen, minder herhalingen in debat, meer focus en prioritering in voorstellen, nog niet geleid hebben tot een vermindering van de ervaren werkdruk bij meningsvormende en raadsvergaderingen. Dit maakt dat de agendacommissie nagedacht heeft of zij wat kan betekenen in het verminderen van de werkdruk. Zij komt tot de conclusie dat een aanscherping van de vergaderdiscipline noodzakelijk is als we met elkaar constateren dat we niet continu extra vergaderingen willen inplannen. 3.

Het zijn niet allemaal nieuwe spelregels, maar ook het vastleggen van de huidige praktijk Zo worden de afspraken van de nieuwe werkwijze vragenhalfuur in de raad vastgelegd. Overigens wordt deze manier van werken ook voorgesteld voor de meningsvormende vergaderingen. Op die manier kunnen rondvragen een goede plek blijven houden in de meningsvormende vergadering. Kanttekeningen 1. Het vastleggen van spelregels heeft alleen zin als we er met elkaar bereid hier ook samen voor te gaan Alleen als met elkaar het belang wordt gevoeld om gezamenlijk verantwoordelijkheid te nemen, heeft het zin spelregels vast te leggen. Als spelregels leiden tot ordedebatten heeft het een tegengesteld effect. Kosten Niet van toepassing. Communicatie De spelregels worden bekendgemaakt. Planning en uitvoering De spelregels treden in werken na bekendmaking en gelden zolang er digitaal wordt vergaderd. Evaluatie Op het moment dat de vergaderingen weer fysiek kunnen plaatsvinden, zal worden bekeken of er spelregels zijn waarvan het gewenst is dat die landen in het reglement van orde en/of de verordening op de meningsvormende vergadering. Een actualisatie van het reglement van orde staat sowieso gepland voor het 3e/4e kwartaal 2021. Bijlage(n) Geen

2

Inboeknummer

Een ontwerpraadsbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. De agendacommissie.

3

Inboeknummer

Raadsbesluit De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het voorstel van de agendacommissie d.d. 15 april 2021; gelet op het Reglement van orde van de gemeenteraad van Eindhoven 2014; gelet op de Verordening op de meningsvormende vergadering gemeente Eindhoven 2018; gelet op de Tijdelijke wet digitale beraadslaging en besluitvorming provincies, gemeenten, waterschappen en openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba; besluit: vast te stellen Spelregels digitaal vergaderen gemeenteraad Eindhoven Algemeen 1. Alle vergaderingen van de gemeenteraad Eindhoven vinden in beginsel digitaal plaats. Er is een routekaart die aangeeft op welke wijze we terug kunnen naar fysieke vergaderingen. 2. Elke fractievoorzitter kan voor 12.00 uur op de dag van de raadsvergadering een verzoek indienen voor het houden een fractievoorzittersoverleg voorafgaand aan de raadsvergadering. 3. Digitale vergaderingen worden uiterlijk om 23.00 uur beëindigd tenzij de inschatting van de voorzitter is dat de vergadering binnen een overzienbare tijd kan worden afgerond. De voorzitter doet omstreeks 23.00 uur een voorstel omtrent het vervolg van de vergadering. 4. Raadsvergaderingen die worden verdaagd, worden de volgende werkdag om 19.00 uur hervat. 5. Bij meningsvormende vergaderingen die worden verdaagd besluit de agendacommissie over de voortzetting van de vergadering. 6.

De raadsvergaderingen, meningsvormende vergaderingen en vergaderingen met insprekers zijn via de livestream in het raadsinformatiesysteem voor iedereen te volgen. 7. Besloten vergaderingen met geheime informatie kunnen niet via een digitale vergadering worden gehouden.

4

Inboeknummer

8. De A-avonden worden niet live uitgezonden, maar zijn – met uitzondering van interne bijeenkomsten – wel openbaar. Belangstellenden kunnen een vergaderlink bij de griffie aanvragen. AANVULLENDE SPELREGELS BIJ RAADSVERGADERINGEN Vragenhalfuur 9.

Een raadslid kan aan het college politieke vragen stellen in de gemeenteraad. Deze vragen worden schriftelijk op de dag van de vergadering voor 12.00 uur spoedeisende onvoorziene omstandigheden uitgezonderd - bij de griffie ingediend.

10. Per vraag wordt een tijdsduur uitgetrokken voor de vraag en het antwoord van maximaal 5 minuten. In totaal is er maximaal 30 minuten voor dit agendaonderdeel. 11. De vragen worden op volgorde van binnenkomst bij de griffie genummerd. Indien er meer vragen zijn aangekondigd dan beschikbare tijd worden de vragen in overleg met de vragensteller of uitgezet als schriftelijke vragen of voor een volgende vergadering geagendeerd. Onderwerpen waarover geen amendementen en/of moties zijn aangekondigd 12. Een raadslid dat het woord wenst te voeren en/of een stemverklaring wenst af te leggen bij een onderwerp waar geen moties en/of amendementen zijn aangekondigd, geeft dit uiterlijk om 12.00 uur op de dag van de vergadering aan de griffie door. 13. Een raadslid die alsnog een amendement en/of motie wenst in te dienen, levert dit een dag voor de vergadering voor 12.00 uur– spoedeisende onvoorziene omstandigheden uitgezonderd – aan bij de griffie. 14. De agendacommissie zal de vergadering dan adviseren om het agendapunt te verplaatsen naar de categorie waarover wel amendementen en/of moties zijn aangekondigd. Onderwerpen waarover wel amendementen en/of moties zijn aangekondigd 15. Een raadslid levert amendementen en/of moties een dag voor de vergadering voor 12.00 uur– spoedeisende onvoorziene omstandigheden uitgezonderd – aan bij de griffie. 16.

Hebben raadsleden geen amendementen en/of moties aangekondigd een dag voor de vergadering voor 12.00 uur dan adviseert de agendacommissie de vergadering om het agendapunt te verplaatsen naar de categorie waarover geen amendementen en/of moties zijn aangekondigd.

5

Inboeknummer

17. In de raadsvergadering krijgen de fracties die een amendement en/of motie hebben aangekondigd als eerste de gelegenheid voor een termijn. Een termijn van een fractie duurt maximaal 3 minuten. In deze spreektijd wordt ook het amendement en/of de motie toegelicht. Interrupties zijn toegestaan en tellen niet mee voor de spreektijd. De voorzitter kan besluiten de interrupties pas toe te staan aan het einde van de termijn van de fractie. 18. Hierna krijgt het college de gelegenheid te reageren op de inbreng. Het college reageert hierbij op de ingediende amendementen en/of moties. Interrupties zijn toegestaan. De voorzitter kan besluiten de interrupties pas toe te staan aan het einde van de termijn van het college. 19. Hierna krijgen alle fracties de gelegenheid voor een korte tweede termijn. Interrupties zijn toegestaan. De voorzitter kan besluiten de interrupties pas toe te staan aan het einde van de termijn van een fractie. 20. Hierna kan het college nog eenmaal kort reageren op de inbreng. Interrupties zijn toegestaan. De voorzitter kan besluiten de interrupties pas toe te staan aan het einde van de termijn van het college. 21. Hierna wordt overgegaan naar de besluitvorming. Vrije moties 22. Elk raadslid kan een vrije motie aankondigen door deze een dag voor de vergadering voor 12.00 uur– spoedeisende onvoorziene omstandigheden uitgezonderd – aan te leveren bij de griffie.

23. In de raadsvergadering krijgt de fractie die een vrije motie heeft aangekondigd als eerste de gelegenheid voor een termijn waarin de vrije motie kan worden toegelicht. Een termijn van een fractie duurt maximaal 3 minuten. Interrupties zijn toegestaan en tellen niet mee voor de spreektijd. De voorzitter kan besluiten de interrupties pas toe te staan aan het einde van de termijn van de fractie. 24. Hierna krijgt het college de gelegenheid te reageren op de inbreng. Interrupties zijn toegestaan. De voorzitter kan besluiten de interrupties pas toe te staan aan het einde van de termijn van het college. 25. Hierna kunnen raadsleden in één ronde vragen stellen aan het college. Dit zijn verduidelijkende vragen. Het college beantwoordt de vragen in één ronde. 26. Hierna krijgt de indiener het laatste woord om aan te geven wat hij/zij gehoord hebbende de raad en het college met de vrije motie doet. Besluitvorming in een digitale raadsvergadering

6

Inboeknummer

27. De voorzitter vraagt eerst of een raadslid een stemverklaring wenst af te leggen. Een stemverklaring is kort en zakelijk. 28. Hierna vraagt de voorzitter of er behoefte is aan stemming. 29. Een raadslid kan laten aantekenen tegen één of meerdere onderdelen van het voorstel te hebben gesteld. Dit heeft geen juridische consequenties voor het bepalen van de uitslag. 30. Als er geen stemming wordt gevraagd, is het voorstel unaniem aangenomen. 31. Als er wel om stemming wordt gevraagd, wordt altijd hoofdelijk gestemd. 32. De voorzitter kan besluiten om hoofdelijke stemmingen aan het eind van de vergadering te laten plaatsvinden. 33. De voorzitter (of griffier) roept de raadsleden af op basis van een getrokken volgnummer en vervolgens vanaf daar in alfabetische volgorde. 34. Het raadslid zet geluid en camera aan en maakt mondeling zijn stem kenbaar door in beeld voor of tegen uit te spreken. Storing bij een stemming 35. Als een raadslid om technische redenen niet in staat is zijn stem uit te brengen, gaat de voorzitter door naar het volgende raadslid. 36. Als alle andere raadsleden hun stem hebben uitgebracht, controleert de voorzitter of de technische problemen bij het raadslid zijn verholpen of het raadslid op een andere manier in staat is om zijn wilsuitdrukking aan de voorzitter kenbaar te maken. Indien dit mogelijk is brengt het raadslid alsnog zijn stem uit.

Indien ook dan de technische problemen nog niet zijn verholpen, wordt de stemming gesloten. 37. Als de voorzitter of griffier de wilsuitdrukking van een raadslid door technische redenen niet heeft kunnen vaststellen, heeft dit raadslid niet deelgenomen aan de stemming. Een voorstel van orde 38. De voorzitter en elk raadslid kunnen tijdens de vergadering mondeling een voorstel van orde doen. Dit kan kort worden toegelicht. Eventueel kan een korte reactie van het college worden gevraagd over de consequenties van het ordevoorstel. 39. Over een voorstel van orde besluit de vergadering direct, zonder beraadslagingen. Stemverklaringen zijn niet mogelijk.

7

Inboeknummer

40. Er wordt hoofdelijk gestemd.

AANVULLENDE SPELREGELS BIJ MENINGSVORMENDE VERGADERINGEN Inspreken 41. Inwoners kunnen bij een digitale meningsvormende vergadering inspreken. 42. Voor insprekers zijn dezelfde regels als bij een fysieke vergadering van toepassing. Zij krijgen die van de griffie toegestuurd. 43. Het inspreken gebeurt digitaal via een toegestuurde vergaderlink. Insprekers krijgen van de griffie een instructie. Rondvragen 44. Een commissielid kan aan het college politieke (geen technische) vragen stellen in de meningsvormende vergadering. Deze vragen worden schriftelijk op de dag van de vergadering voor 12.00 uur bij de griffie ingediend. 45. Per vraag wordt een tijdsduur uitgetrokken voor de vraag en het antwoord van maximaal 5 minuten. In totaal is er maximaal 20 minuten voor dit agenda-onderdeel aan elke kant (dus maximaal 8 rondvragen in totaal). 46. De vragen worden op volgorde van binnenkomst bij de griffie genummerd. Indien er meer rondvragen zijn aangekondigd dan beschikbare tijd dan worden de rondvragen in overleg met de vragensteller of uitgezet als schriftelijke vragen of voor een volgende meningsvormende vergadering geagendeerd. Mededelingen van het college 47. Elk collegelid kan mededelingen doen in de meningsvormende vergadering. Een collegelid meldt via de bestuursadviseur dit bij de griffie aan. 48. Een mededeling is een korte, zakelijke melding.

Interrupties of een debat zijn niet toegestaan. Woordmeldingen bij hamerstukken 49. Een raadslid dat het woord wenst te voeren over een hamerstuk meldt dat uiterlijk 12.00 uur op de dag van de meningsvormende vergadering bij de griffie. 50. Een woordmelding is een korte mededeling of vraag aan het college. Interrupties of een debat zijn niet toegestaan.

8

Inboeknummer

Spreektijden bij bespreekonderwerpen 51. Bij agendapunten waar 90 minuten of meer behandeltijd is gepland, is de spreektijd maximaal 5 minuten per fractie. 52. Bij agendapunten waar 60 minuten behandeltijd is gepland, bedraagt de spreektijd maximaal 3 minuten per fractie. Een voorstel van orde 53. De voorzitter en ieder lid kunnen tijdens de vergadering mondeling een voorstel van orde doen. Dit kan kort worden toegelicht. Eventueel kan een korte reactie van het college worden gevraagd over de consequenties van het ordevoorstel. 54. Over een voorstel van orde besluit de vergadering direct, zonder beraadslagingen. Stemverklaringen zijn niet mogelijk. 55. De stemming over een ordevoorstel gebeurt hoofdelijk waarbij de voorzitter de fracties oproept in grootte van het aantal zetels in de raad. 56. Het commissielid maakt mondeling zijn stem kenbaar door in beeld voor of tegen uit te spreken. SLOTBEPALINGEN 57. Uitleg reglement 1. Indien dit reglement ergens niet in voorziet, wordt teruggevallen op het Reglement van Orde of de Verordening op de meningsvormende vergadering. 2. In de gevallen waarin dit reglement of het vigerend Reglement van Orde en de Verordening op de meningsvormende vergadering niet voorzien of bij twijfel, beslist de raad op voorstel van de voorzitter. 58. Inwerkingtreding 1. Dit reglement treed in werking met ingang van de dag na die van de vaststelling. 2.

Met inwerkingtreding van dit reglement blijft het Reglement van Orde en de Verordening op de meningsvormende vergadering van kracht. 59. Expiratie 1. Dit reglement vervalt bij het vervallen van de tijdelijke wet digitale beraadslaging en besluitvorming provincies, gemeenten, waterschappen en de openbare lichamen Bonaire, sint Eustatius en Saba. Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 28 april 2021. J. Verbruggen, griffier.

9