Initiatiefvoorstel auditplan 2025

gemeente Eindhoven

Initiatiefvoorstel Auditplan 2025 Inleiding De raad heeft Deloitte accountants aangewezen voor de controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening voor het kalenderjaar 2025. Voordat de accountant start met de controle legt de accountant een auditplan voor dat door de raad moet worden vastgesteld. In het Auditplan 2025 zijn opgenomen de: - goedkeuringstolerantie; - rapporteringstolerantie; - accenten in de samenwerking met de gemeente; - de hoofdlijnen voor de controleaanpak en de aandachtsgebieden; - speerpunten Auditcommissie. Op 8 september heeft de Auditcommissie het concept Auditplan 2025 besproken met de accountant.  Wettelijke taak Doelstelling Met het vaststellen van het Auditplan 2025 geeft de raad de kaders mee aan de accountant voor de controle van de jaarrekening 2025 ten behoeve van een onafhankelijke controleverklaring over de getrouwheid van de jaarrekening over het boekjaar eindigend op 31 december 2025 inclusief de rechtmatigheidsverantwoording van het college. Voorstel 1. a) De goedkeuringstolerantie voor fouten en onzekerheden vast te stellen op 2% van het totaal van de lasten exclusief toevoegingen aan de reserves; b) De rapporteringstolerantie voor fouten en onzekerheden vast te stellen op € 1 miljoen. 2. Instemmen met de accenten in de samenwerking met de gemeente Eindhoven: a) Realisatiekracht;

Inboeknummer

b) Brainportdeal en Project Beethoven; c) Implementatie Nieuw Financieel Systeem; d) Sociaal Domein. 3. Instemmen met de door de accountant benoemde hoofdlijnen voor de controleaanpak en aandachtsgebieden. 4. Instemmen met de door de auditcommissie voorgestelde speerpunten: a) Realiteitsgehalte begroting incl. kwaliteit toelichtingen en analyses in jaarstukken; b) Beheersing en verantwoording verbonden partijen; c) Inwerkprogramma (nieuwe) raadsleden: ‘Jaarrekening lezen’; d) Implementatie ERPx, het nieuwe financieel systeem. Argumenten 1.1 Goedkeuringstoleranties voor de jaarrekening op grond van het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO). De goedkeurings- en rapporteringstolerantie worden door de raad vastgesteld. Tot en met 2024 bedroeg de goedkeuringstolerantie (materialiteit) 1% van de lasten inclusief toevoegingen aan de reserves voor fouten en 3% voor onzekerheden. In overeenstemming met het BADO stelt de accountant nu voor fouten én onzekerheden samen te bepalen op 2% van de lasten exclusief de toevoegingen aan de reserves. Dit zorgt voor een eenduidiger en eenvoudiger beoordelingskader. De raad kan ervoor kiezen om het percentage lager vast te stellen als de financiële huishouding van de gemeente niet op orde is. De adviserend accountant geeft aan op basis van de eerdere audits hiervoor geen aanleiding te zien. De Auditcommissie sluit hierbij aan.

De grens vanaf welk bedrag de accountant rapporteert over een afwijking wijzigt eveneens. Voorgesteld wordt deze te verhogen van € 500.000,- naar € 1.000.000,-. Hiermee wordt aangesloten op de nieuwe materialiteit en focus aangebracht op wat er financieel het meeste toe doet. Mede omdat de accountant heeft aangegeven dat ernstige fouten en fraude onder de rapportagegrens ook gerapporteerd worden, adviseert de Auditcommissie positief. Eerder heeft de raad besloten de verantwoordings- en rapportagegrens voor de rechtmatigheidsverantwoording te laten aansluiten op de goedkeuringstolerantie van de accountant. Dit is niet alleen efficiënt, maar voorkomt ook verwarring. Het college stelt middels een separaat raadsvoorstel voor dit nu ook te doen en de financiële verordening op dit punt te wijzigen. De auditcommissie kan zich vinden in deze lijn.

2

Inboeknummer

2.1 De accenten van de accountant in de samenwerking met de gemeente De accountant blijft in de contacten met de gemeente Eindhoven en de rapportages aandacht houden voor bewustere keuzes maken rekening houdend met realisatiekracht en het bewaken van haalbaarheid en de voorspellende waarde van de (investerings)begroting. Verder benoemt de accountant de volgende accenten: - de financiële impact, beheersing en verantwoording van de geldstromen vanuit Brainportdeal en project Beethoven; - de implementatie van het nieuw financieel systeem ERPx inclusief de conversie van Decade en de inrichting van autorisaties; - de voortgang van de uitvoering van 8 verbetervoorstellen tot vereenvoudiging van het sociaal domein en de besteding transformatiefonds(transformatie sociaal (2)040). 3.1 Hoofdlijnen controleaanpak en aandachtsgebieden Op basis van de uitkomsten van de controle van de jaarrekening 2024 benoemt de accountant een aantal mogelijke risico’s in de bedrijfsvoering, waarbij ook aangegeven wordt hoe de kans en de impact van het risico worden ingeschat. Op basis hiervan benoemt de accountant onder andere de volgende aandachtsgebieden: - opzet, bestaan en effectieve werking van de IT-omgeving en applicatiecontroles van de belangrijkste applicaties; - de juiste afgrenzing van boekjaar 2025 versus 2026.

4.1 Speerpunten auditcommissie Voor de invulling van de adviesfunctie van de accountant stelt de Auditcommissie voor de volgende speerpunten toe te voegen aan het auditplan: a) Realiteitsgehalte begroting incl. kwaliteit toelichtingen en analyses in jaarstukken De accountant vroeg hiervoor opnieuw aandacht in het accountantsverslag 2024 en volgt of er sprake is van een verbetering van de voorspellende waarde van de begroting, de oorzaakanalyses en de kwaliteit en transparantie van afwijkingen groter dan € 1 miljoen. b) Beheersing en verantwoording verbonden partijen De commissie Besluit Begroting en Verantwoording heeft recent een notitie verbonden partijen uitgebracht en doet aanbevelingen voor de verslaglegging over verbonden partijen. Dit wordt steeds belangrijker omdat er veel en intensiever samengewerkt wordt in verbonden partijen zoals in de BV Fellenoord. c) Inwerkprogramma (nieuwe) raadsleden: ‘Jaarrekening lezen’

3

Inboeknummer

De accountant helpt de nieuwe raad op weg in de gemeentefinanciën. d) Implementatie ERPx In het accountantsverslag 2024 zijn aanbevelingen gedaan en aandachtspunten voor het jaarrekeningproces 2025 benoemd. Kanttekeningen Toename aantal Single Information Single Audit (SiSa) regelingen en werkzaamheden in verband met het bereikbaarheidsakkoord. Van de Rijksoverheid ontvangt de gemeente middelen voor specifiek beleid. De verantwoording van de besteding van deze middelen verloopt per regeling. Dit betekent dat er per regeling ook een accountantscontrole plaatsvindt. Het aantal SiSa regelingen is de afgelopen jaren toegenomen. De administratieve- en controlelast voor de organisatie en de accountant neemt hierdoor toe. Dit geldt ook voor de activiteiten voor het bereikbaarheidsakkoord. Er wordt voor 2025 geen afname van het aantal SiSa-regelingen verwacht. Financiële consequenties De auditfee is niet openbaar, omdat dit bedrijfsgevoelige informatie is. De Auditcommissie heeft daarom gedeeltelijke geheimhouding opgelegd ten aanzien van het Auditplan 2025 (bijlage 2). Het volledige auditplan inclusief de auditfee van de accountant ligt voor raads- en commissieleden ter inzage bij de griffie. In de audit 2025 is rekening gehouden met de contractuele indexering en de extra werkzaamheden als gevolg van de toenemende SiSaregelingen (op basis van de afrekening 2024).

Indien het rijk besluit op meer geldstromen een SiSa-regeling van toepassing te verklaren, is er sprake van meerwerk. De wijziging in materialiteit leidt mogelijk tot minder uren werk door de accountant. Hiervoor is een PM post opgenomen. Gedurende de jaarrekeningcontrole bespreekt de accountant met de organisatie en de Auditcommissie periodiek of de geschatte meer- en minderkosten nog actueel zijn of bijstelling behoeven. Wanneer het meerwerk meer bedraagt dan 10% van de auditfee bericht de Auditcommissie de raad hierover schriftelijk. Communicatie De accountant levert de volgende rapportages; managementletter, accountantsverslag en controleverklaring. Deze worden aan de Auditcommissie/raad met een presentatie toegelicht. Planning en uitvoering De Auditcommissie zal namens de raad de voortgang van het proces bewaken en waar nodig bijsturen en de raad hierover informeren.

4

Inboeknummer

Evaluatie De Auditcommissie zal na de afronding van de jaarstukken de Audit 2025 samen met accountant en ambtelijke organisatie evalueren. Bijlage(n) Als bijlage(n) bij dit voorstel behoren: • Bijlage 1: Auditplan 2025 • Bijlage 2: Gedeeltelijk geheimhoudingsbesluit Auditplan 2025. Een ontwerpraadsbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. Volkan Memis, voorzitter Auditcommissie

5

Inboeknummer

Ontwerp Raadsbesluit De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het voorstel van de Auditcommissie; besluit: 1. a) De goedkeuringstolerantie voor fouten en onzekerheden vast te stellen op 2% van het totaal van de lasten exclusief toevoegingen aan de reserves; b) De rapporteringstolerantie voor fouten en onzekerheden vast te stellen op € 1 miljoen. 2. Instemmen met de accenten in de samenwerking met de gemeente Eindhoven: a) Realisatiekracht; b) Brainportdeal en Project Beethoven; c) Implementatie Nieuw Financieel Systeem; d) Sociaal Domein. 3. Instemmen met de door de accountant benoemde hoofdlijnen voor de controleaanpak en aandachtsgebieden. 4. Instemmen met de door de Auditcommissie voorgestelde speerpunten: a) Realiteitsgehalte begroting incl. kwaliteit toelichtingen en analyses in jaarstukken; b) Beheersing en verantwoording verbonden partijen; c) Inwerkprogramma (nieuwe) raadsleden: ‘Jaarrekening lezen’; d) Implementatie ERPx, het nieuwe financieel systeem.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van

J. Jongbloed, griffier.

6