Collegebrief over Stand van zaken toezeggingen Rekenkamerrapport Schoon Genoeg

Retouradres Postbus 90150, 5600 RB Eindhoven

De leden van de Raad van de gemeente Eindhoven

gemeente Eindhoven Dossiernummer 21.48.103_2.2.1. Inboeknummer 21bst01975 B&W beslisdatum 7 december 2021

Betreft: Stand van zaken moties en toezeggingen naar aanleiding van rekenkamerrapport Schoon Genoeg

Geachte leden van de Raad, Op 26 januari 2021 heeft u in uw raadsvergadering gesproken over het rekenkamerrapport “Schoon Genoeg – procesanalyse huishoudelijke ondersteuning”. Tijdens de bespreking van het rapport zijn een aantal moties ingediend en hebben we als college een aantal toezeggingen gedaan. Ook op andere momenten is gesproken over zaken die raken aan hetgeen de rekenkamer in haar rapport geconstateerd heeft. Wij hebben toegezegd dat wij u in het vierde kwartaal informeren over de stand van zaken over de voortgang van de aanbevelingen in het rekenkamerrapport en van de verschillende relevante moties en toezeggingen. Met deze brief geven wij invulling aan deze toezegging.

Verbeteren van de beleidscyclus De aanbevelingen van de rekenkamer hebben betrekking op het brede beleidsproces. Op basis van de procesanalyse rondom de beleidswijziging huishoudelijke ondersteuning heeft de rekenkamer behartenswaardige aanbevelingen opgesteld voor raad en college (en in het verlengde daarvan de ambtelijke organisatie) om het proces van het maken, uitvoeren, evalueren en bijstellen van beleid (de beleidscyclus) beter te maken. Zowel op inhoud, als in het samenspel en de informatie-uitwisseling tussen raad en college. In onze collegereactie op het rekenkamerrapport onderschreven wij de aanbevelingen en zijn er sindsdien mee aan de slag gegaan. In lijn met de aanbevelingen van de rekenkamer en conform de toezegging van wethouder Richters op de ingetrokken motie “M3: Stel je voor …. Andere voorstellen en debat” van GL, CDA, SP, D66, PvdA, VVD, 50Plus, CU en DENK hebben we de raadswerkgroep de vraag voorgelegd hoe tot betere raadsvoorstellen te komen. Daar heeft de raadswerkgroep eind mei met een bespreekstuk in de vorm van een nieuw format op gereageerd. Hiermee wordt naar onze mening recht gedaan aan de aanbevelingen van de rekenkamer, bijvoorbeeld op het gebied van (meetbaarheid van) effecten en (evaluatie van) resultaten. Het voorstel was om deze te bespreken in een interactieve sessie onder begeleiding van het Instituut voor Publieke Waarden.

Door de (over)volle raadsagenda heeft dit nog niet kunnen plaatsvinden. Onze voorkeur gaat ernaar uit om dit nog in deze raadsperiode te laten plaatsvinden.

Bezoekadres Stadhuisplein 1 5611 EM Eindhoven www.eindhoven.nl

Postadres Postbus 90150 5600 RB Eindhoven info@eindhoven.nl Telefoon 14 040

Inboeknummer 21bst01975

Tegelijkertijd zijn we als concrete casus en conform de toezegging van wethouder Richters aan de slag gegaan met het integraal gezondheidsbeleid. Daarbij is samen met de raad gewerkt aan het formuleren van de gewenste impact en is met vele partijen in de stad en inwoners gesproken over de uitvoering van het toekomstig beleid. We hebben daarbij gebruik gemaakt van de Transformatietool. Dit alles heeft geleid tot een unaniem aangenomen raadsvoorstel en breed draagvlak onder betrokkenen. Daarmee is dit raadsvoorstel het eerste onderwerp geweest om, in geest van het rekenkamerrapport, met de raad over een andere invulling van de totstandkoming van een raadsvoorstel te spreken. Overigens hebben we ook bij onderwerpen zoals Preventief Jeugdbeleid, Blik op Eindhoven / Brede Welvaart en de Omgevingsvisie een nauwe samenwerking met uw raad en inbreng vanuit de stad om gezamenlijk tot goede invulling te komen. In de geest van de aanbevelingen van de rekenkamer hebben we bij deze dossiers onder andere gewerkt met startnotities en met nauwe samenwerking met raadswerkgroepen. Dit alles om de raad aan de voorkant beter in positie te brengen en in staat te stellen om haar rol goed in te vullen. Ook versterken we de betrokkenheid van voor succes noodzakelijke samenwerkingspartners, zoals bij de alliantievorming bij Blik op Eindhoven.

Daarnaast hadden wij voor commissienotitie Deltaplan Jeugd in de komende ronde een interactieve sessie met raad en partners bedacht om alles transparant te bespreken maar die is helaas niet door kunnen gaan. De leerervaringen uit deze trajecten nemen we mee in het verder optimaliseren van de beleidscyclus. Het verder implementeren van de aanbevelingen van de rekenkamer in toekomstig beleid of beleidswijzigingen met (grote) maatschappelijke impact vinden wij van groot belang. Wel is het zo dat op het eind van deze coalitieperiode de aandacht vooral ligt op de uitvoering van de nog resterende ambities uit ons coalitieakkoord en er daarmee minder sprake is van nieuw beleid of beleidswijzigingen met grote maatschappelijke impact. Het verder verbeteren van de beleidscyclus met daarbij aandacht voor zaken als transparante onderbouwing van beleidsopties, uitvoeringstoetsen en een goed evaluatie- en kwaliteitskader zal nadrukkelijk op de agenda van het volgende college moeten staan. Scherp oog voor de belangen van onze inwoners, het hanteren van de menselijke maat en goede waarborgen op het gebied van bezwaar en klachten horen daar zeker bij. Wij geven dit de ambtelijke organisatie nadrukkelijk mee. En zoals aangegeven in onze collegereactie sluiten de aanbevelingen van de rekenkamer aan bij de organisatievisie ‘Richting Eindhoven’.

Wij zullen de Directieraad dan ook verzoeken de aanbevelingen mee te nemen bij de verdere uitwerking van deze visie.

Doorontwikkeling juridische functie / stand van zaken specifieke moties en toezeggingen Bij de bespreking van het rekenkamerrapport heeft uw raad uitgebreid stilgestaan bij de juridische functie en de manier waarop dit binnen de gemeente Eindhoven functioneert. Daarover heeft u een aantal moties ingediend naar aanleiding waarvan wij een aantal toezeggingen gedaan hebben. In algemene zin is het goed te beseffen dat op verschillende plaatsen in de organisatie juristen werkzaam zijn met verschillende rollen en verantwoordelijkheden. Binnen de gemeente zijn er juristen werkzaam in het primaire proces. Daarnaast is er een centrale afdeling juridische zaken. Binnen deze centrale afdeling is ook de afwikkeling van bezwaar en beroep ondergebracht. Op deze manier wordt objectieve afhandeling van bezwaar, beroep of klachten gegarandeerd door passende afstand van het primair proces. Bij nieuw beleid of beleidswijzigingen op bijvoorbeeld ruimtelijk-, sociaal- of veiligheidsgebied ligt er een rol en 2

Inboeknummer 21bst01975

verantwoordelijkheid in het betreffende primair proces om tijdig de ‘eigen’ juristen of de centrale juridische adviseurs (‘juridische zaken genaamd in het vervolg van deze brief; niet zijnde de centrale bezwaarjuristen) te betrekken. In het kader van juridische kwaliteitszorg is het streven dat juridische zaken meer in het voortraject gaat ophalen wat de relevante ontwikkelingen en voornemens op de verschillende gebieden zijn om de betrokkenheid aan de voorkant te borgen zodat de kwaliteit van beleid en uitvoering op juridisch gebied verder versterkt kan worden. Specifiek rondom de bezwaar- en beroepfunctie heeft u ons bij motie opgeroepen om de juridische toetsing niet alleen intern, maar ook met organisaties van mogelijk belanghebbenden uit te voeren. Deze juridische toets hebben we uitgelegd als de juridische toets van nieuw beleid of bij aanscherping van beleid. Deze vindt, zoals boven beschreven, in de primaire processen plaats door de eigen juristen en/of door juristen van de centrale afdeling juridisch zaken. Dit wordt steeds beter opgepakt en waar relevant ook met externe belanghebbenden. Ook is inmiddels al geruime tijd een juridisch adviseur onderdeel van het dossierteam dat de dossiers voorafgaand aan behandeling in het college toetst op juridische kwaliteit.

Het samen optrekken met externe belanghebbenden geldt uiteraard niet voor de juridische toets van bezwaar en beroep. Daarnaast is gewerkt, zoals toegezegd, aan het versterken van de rol van mediation. Dit past goed bij de gedachte om de menselijke maat beter tot zijn recht te laten komen. Er werken een aantal jaren twee mediators bij juridische zaken die in het verleden trainingen mediationvaardigheden binnen de organisatie hebben gegeven. Indien gewenst en waar nodig kunnen deze trainingen opnieuw worden uitgerold. Daarnaast zijn we op het gebied van mediation gaan samenwerken met de grote Brabantse steden. De twee mediators zitten in een mediatorspool van de B5. Zo kunnen kwesties worden aangebracht en worden behandeld met gesloten beurs door een mediator vanuit een andere gemeente of de provincie om op die manier de onafhankelijk te versterken. We constateren ook dat de inzet van mediation nog op beperkte schaal plaatsvindt, maar we onderzoeken en verwachten bredere inzet in de toekomst. U heeft ons in de motie “M5 beroep en bezwaar” van CDA, GL, PvdA, VVD, de Leeuw en 50Plus opgeroepen om het proces van registratie en klachten en bezwaren te verbeteren. Daar hebben we helaas nog niet de gewenste voortgang kunnen maken. De door de organisatie gebruikte systemen blijken hiertoe onvoldoende mogelijkheden te bieden en kennen systeemtechnische beperkingen.

Vervanging en vernieuwing zou hierin verlichting moeten brengen. Daar onderzoeken wij op dit moment de mogelijkheden voor, maar het vraagt tijd en middelen om hier stappen in te zetten. Onder andere omdat ook verbetering en standaardisatie nodig is in de wijze van registeren in de primaire processen en bijbehorende systemen in relatie tot de koppeling met het bezwaarsysteem. Dat maakt het in de huidige situatie complex en zeer arbeidsintensief om inzicht te krijgen in patronen van bezwaren en klachten. Verbetering hiervan vraagt investeringen en verbeteracties op verschillende niveaus. Het is daarmee een zaak van wat langere adem die onze aandacht heeft. Tenslotte heeft wethouder de Jong toegezegd naar aanleiding van de motie “M1: Maatschappelijke Kosten Baten Analyse (MKBA) Hoger beroep” van PvdA, DENK en GL deze te omarmen voor wat betreft de verankering van de ‘checks en balances’ bij juridische procedures voordat het college besluit om, na een negatief uitgevallen uitspraak van de rechtbank, in hoger beroep te gaan eerste de raad te informeren over dit voornemen voor zover uitzonderingssituaties, zoals het bevoordelen van de tegenpartij of individuele cases, 3

Inboeknummer 21bst01975

niet aan de orde zijn. Dit is tweemaal aan de orde geweest in de afgelopen periode, waarbij wij als college bij een verzoek om hoger beroep in te dienen door de organisatie de vraag voorgelegd hebben gekregen of de zaak voor het college een principekwestie betrof die verband hield met voor de maatschappij impactvolle beleidswijzigingen. In één zaak hebben wij u hierover geïnformeerd. In de andere zaak is geconcludeerd dat dit niet een zaak betrof die ging over principiële uitspraken verband houdend met nieuw beleid of met voor de maatschappelijk impactvolle beleidswijzigingen. In deze zaak is wel hoger beroep ingediend, maar omdat dit buiten de bedoeling van uw motie viel hebben wij u over deze zaak niet nader geïnformeerd.

Werken met de menselijke maat Het werken met de menselijke maat is voor ons college altijd een belangrijke drijfveer geweest. Bij het ontwikkelen van beleid en bij het vormgeven van de uitvoering. De uitwerking van de beleidswijziging Huishoudelijke Ondersteuning heeft onderstreept hoe belangrijk het is om dat in de praktijk daadwerkelijk vorm te geven. In algemene zin kan het belang van een goede implementatie van beleid in een op de (mogelijkheden van de) inwoner gerichte uitvoering niet onderschat worden. Dat is de kern van de menselijke maat. De Nationale Ombudsman vraagt hier regelmatig aandacht voor en recentelijk heeft de Tijdelijke Commissie Uitvoeringsorganisaties van de Tweede Kamer hierover behartenswaardige aanbevelingen opgesteld. Daar willen we ook op lokaal niveau van leren en ons door laten inspireren. Met die blik kijken we ook naar de verdere implementatie van de aanbevelingen van het rekenkamerrapport “Schoon Genoeg”. Wij zien – naast mediation – de sociale weegtafel ook als een goed voorbeeld om de menselijke maat in te brengen in onze processen die mensen raken. Naar aanleiding van uw door ons omarmde vrije motie “Liever niet naar de rechter” zijn wij de laatste hand aan het leggen om deze sociale weegtafel te introduceren. Waarbij we een bredere invulling van de motie kiezen dan alleen voor de Participatiewet.

Deze sociale weegtafel komt in het sociaal domein aan de voorkant om bezwaren en beroepen te voorkomen. Het voorstel is een coproductie van het primaire proces en juridisch zaken. U zult hierover binnenkort nader geïnformeerd worden. U heeft ook in de motie gevraagd om lopende rechtszaken ook te laten adviseren door deze weegtafel. Vooruitlopend daarom zijn lopende beroepen en bezwaren bekeken door de afdeling Juridische zaken zelf. Naast rechtmatigheid is in het kader van de menselijke maat gekeken naar proportionaliteit en rechtvaardigheid en zijn een aantal besluiten ingetrokken en opgelost, waaronder een dertigtal lopende beroepen over Huishoudelijke ondersteuning. In een aantal van die zaken is alsnog beslist vooruitlopend op aanpassing van het beleid dan wel het KPMG-rapport. In de andere zaken is een nieuwe afweging gemaakt. U heeft ook gevraagd om optimaal gebruik te maken van afwijkingsmogelijkheden in de wet en het starten van een pilot vanuit werk en inkomen en/of WMO. Wij zien uw vraag als een steun in de rug om de ruimte hierin op te zoeken. Het Bouwdepot is hiervan een voorbeeld. Dit leidt meteen tot een discussie met het ministerie van SZW omdat de wet, en zeker de participatiewet, niet veel ruimte geeft.

Het is in het algemeen de uitdaging om een goede balans te vinden tussen het opzoeken van de ruimte voor het leveren van individueel maatwerk met oog voor de menselijke maat en het voorkomen van ongewenste precedentwerking. Dit is een precaire balans omdat we ook willen voorkomen dat we door de rechter op de vingers getikt worden dat we de wet niet goed toepassen. Dat vraagt de ontwikkeling van een heldere bestuurlijke

4

Inboeknummer 21bst01975

lijn en we zullen de kosten/baten analyse zoals gevraagd in deze afweging van de menselijke maat meenemen.

Inzicht in de ontwikkelingen van de juridische functie Naar aanleiding van uw motie “M11: Onderzoek afhandeling bezwaar en beroep” van PvdA, 50Plus en GL heeft wethouder de Jong toegezegd de strekking van de motie te omarmen en dat hij met een (proces-) voorstel komt om de gemeenteraad beter in positie te brengen bij toekomstige dossiers over de hele breedte van de organisatie waar juridische adviezen / bezwaar en beroep van toepassing zijn. Naar aanleiding van deze toezegging heeft de agendacommissie in de week van 8 juni een voorstel ontvangen voor een drietal sessies met de raad na het zomerreces. De agendacommissie heeft aangegeven dat dit in een sessie gepresenteerd moet worden. Wij hebben daarom het verzoek bij de griffie gedaan om hier op 7 december een A-avond voor te organiseren. Dit verzoek is door de agendacommissie niet gehonoreerd. We zullen daarom in overleg met de griffie hiervoor een nieuw moment begin 2022 proberen te vinden. Op deze nog nader te plannen A-avond zal ambtelijk inzicht gegeven worden waar de juristen in de organisatie zitten en met welke processen zij bezig zijn, hoe de verhouding tot en samenwerking met het primaire proces is, waar en op welk moment zij betrokken (moeten) worden of waar controlemomenten zitten.

Ook zullen cijfers over het afgelopen jaar gepresenteerd worden en er zal voldoende ruimte zijn voor uw vragen over hoe juridische processen binnen de gemeente lopen en wat de ontwikkelingen daarin zijn.

Tot slot Zoals aangegeven in het begin van deze brief hebben de aanbevelingen van het rekenkamerrapport Schoon Genoeg een bredere reikwijdte dan het sociaal domein of de juridische functie binnen de gemeente Eindhoven. Wij zien dit als een belangrijke aansporing om tot verdere verbetering te komen van de beleidscyclus. Zoals gezegd is dit een zaak van lange adem. Zeker als het complexe en multidisciplinaire vraagstukken betreft die meerdere organisatieonderdelen en externe belanghebbenden raken. Vaak zijn rechtsgevolgen voor onze inwoners aan de orde en als het kwetsbare Eindhovenaren betreft moeten we extra alert zijn om de menselijke maat centraal te blijven stellen: niet alleen in het beleid, maar juist ook in de uitvoering. Dat zien we als een gezamenlijke opgave en vraagt een goed samenspel tussen raad, college en ambtelijke organisatie. Dit zal ook in een volgende collegeperiode ongetwijfeld hoog op de agenda blijven staan.

Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Eindhoven,

secretaris

5