Collegebrief aan de raad over Toezegging aan raad inzake overhead Veiligheidsregio

gemeente Eindhoven Inboeknummer

21bst01485

Dossiernummer

21.40.103_3.1.1.

B&W beslisdatum

05 oktober 2021

Aan de leden van de raad Betreft: toezegging aan raad inzake overhead Veiligheidsregio

Geachte leden van de raad, De burgemeester heeft op 1 juni 2021 een toezegging gedaan aan uw raad. Deze toezegging heeft betrekking op het inzicht geven in de uitleg en onderbouwing van de overhead (gekoppeld aan de visie 2022-2025) en meer specifiek aan het thema toekomstbestendige organisatie van de Veiligheidsregio Brabant Zuidoost. Sector Bedrijfsvoering maximaal 15 procent van begroting Vanaf de vorming van de Veiligheidsregio in 2014 is er discussie over de omvang van de sector Bedrijfsvoering en de overhead. In het organisatieplan dat bij de vorming van de Veiligheidsregio in 2013 is vastgesteld, is daar het volgende over opgenomen: “De regionalisering heeft een behoorlijke impact op de sector Bedrijfsvoering als gevolg van het ondersteunen van meer mensen in het primaire proces, het aanpassen van de communicatielijnen daarop, het technisch ontsluiten van een groter aantal kazernes/gebouwen, de toename van de facturenstroom, et cetera. Uiteraard is ook deze sector zich bewust van het zo efficiënt mogelijk inrichten van haar taken. Als kader wordt daarom in dit organisatieplan gesteld dat de sector Bedrijfsvoering voor de uitvoering van haar (PIJOFACH-)taken maximaal 15% van de totale begroting van VRBZO zal beslaan.” De omvang van de sector bedrijfsvoering komt in 2021 uit op 14 procent van de begroting en blijft zodoende binnen het afgesproken kader.

Overhead en bedrijfsvoering zijn niet hetzelfde

Bedrijfsvoering

Management en ondersteuning

Overhead

Het Besluit Begroting en Verantwoording (het BBV), geeft regels over de manier waarop de overhead zichtbaar gemaakt moet worden in de begroting. Overhead is daarbij breder gedefinieerd dan de activiteiten van de sector Bedrijfsvoering. Het bevat ook de kosten van management en de managementondersteuning van de organisatie. Het BBV geeft geen norm voor de omvang van de overhead.

Inboeknummer 21bst01485 Omvang overhead binnen Veiligheidsregio stabiel De overhead van de Veiligheidsregio komt de afgelopen jaren steeds uit op 18 procent van de begroting. Ongeveer driekwart van de overhead betreft de kosten voor de sector Bedrijfsvoering, het overige deel vooral de kosten van management en -ondersteuning. De sector Bedrijfsvoering ondersteunt de Veiligheidsregio op de volgende gebieden: • HRM • Financiën, inkoop, kwaliteit en control • Informatisering, automatisering en documentaire informatievoorziening • Communicatie • Juridische advisering • Bestuurs- en directieondersteuning Meer dan gemiddeld bijgedragen aan bezuinigingen Sinds de vorming van de Veiligheidsregio in 2014 is er de meeste jaren sprake geweest van bezuinigingen. Vanuit de sector bedrijfsvoering is daar een meer dan gemiddelde bijdrage aan geleverd. In de periode 2014-2018 bevatte alle bezuinigingen op de Veiligheidsregio een aanvullende opslag van 15 procent voor bezuinigen binnen de sector Bedrijfsvoering. Daarnaast zijn aanvullende bezuinigingen doorgevoerd, onder meer op de kosten van software en de inhuur van inkoopondersteuning. Ook is een bezuiniging gerealiseerd door niet langer gebruik te maken van een receptie. Deze besparingen zijn niet ingezet ten behoeve van “oud beleid voor nieuw beleid”, maar hebben, los van de indexeringen, geleid tot een lagere gemeentelijke bijdrage.

Overhead realiseert toegenomen eisen en verwachtingen Aan de bedrijfsvoering van organisaties worden de afgelopen jaren steeds hogere eisen gesteld. Denk hierbij onder meer aan: • Hogere eisen met betrekking tot digitalisering en informatiebeveiliging; • De inrichting van de control functie wordt de invoering rechtmatigheidsverantwoording zwaarder ingevuld; • Aanbieden van volledige ICT-ondersteuning aan onze brandweervrijwilligers; • Uitvoeringskosten van specifieke regelingen voor Veiligheidsregio’s, zoals de prepensioenregeling regeling voor onze brandweermannen en -vrouwen. Deze toegenomen eisen zijn gelijktijdig met de bezuinigingen uitgevoerd en opgevangen door besparingen op andere onderdelen binnen de bedrijfsvoering. Overhead draagt bij aan invoering Visie 2025 Naast de veranderingen die voortkomen uit veranderde wetgeving, heeft de organisatie zelf ook ambities die er voor zorgen dat de veiligheidsregio ook in de toekomst relevant blijft. Voor de realisatie van de visie zijn tien speerpunten benoemd die jaarlijks verder worden geconcretiseerd via een uitvoeringsagenda. De tien speerpunten zijn geclusterd in drie thema’s, waarbij vanuit de overhead vooral aan het thema Toekomstbestendige organisatie een grote bijdrage wordt geleverd. Daar worden twee voorbeelden bij genoemd. Voorbeeld 1 - Informatie samenbrengen

2

Inboeknummer 21bst01485 Informatiemanagement wordt steeds belangrijker en wordt daarom versterkt. De Veiligheidsregio wil informatie goed kunnen ontsluiten, duiden en gebruiken. Intelligence en de informatie die daardoor ontstaat, gaat helpen om een anticiperende, dynamische organisatie te worden. Voorbeeld 2 - Een lerende organisatie Om een adaptieve, innovatieve en lerende organisatie te worden, moeten de medewerkers hun blik meer naar buiten richten. Alleen door van buiten naar binnen te werken, kan worden ingespeeld op wat de maatschappij vraagt en welke ontwikkelingen plaatsvinden. De buitenwereld naar binnen halen wordt onderdeel van het vakmanschap voor iedereen binnen de VRBZO. De Veiligheidsregio zet gerichte HR(D)-instrumenten in om dit vakmanschap te verbeteren. Conclusie Het is belangrijk dat de omvang van de sector bedrijfsvoering en de overhead goed passen bij de omvang van de organisatie. In 2013 is hiervoor een norm afgesproken. Doordat er de afgelopen jaar veel bezuinigingen zijn doorgevoerd binnen de overhead, voldoet de Veiligheidsregio nog steeds aan die norm. Het is daarnaast gelukt om te blijven verbeteren en te voldoen aan de hogere eisen die tegenwoordig worden gesteld aan organisaties. De komende jaren zal vanuit de overhead een bijdrage geleverd worden aan de Visie 2025.

Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Eindhoven, secretaris

3