Brief van de auditcommissie inzake managementletter inclusief Knoop XL

Retouradres Postbus 90150, 5600 RB Eindhoven

Raads- en Commissieleden gemeente Eindhoven

gemeente Eindhoven Griffie Gemeenteraad Behandeld door Ingrid van Dijk 21 december 2022

Betreft: managementletter 2022 inclusief KnoopXL

Beste raads- en commissieleden, Inleiding In de managementletter geeft de accountant een beeld van de mate waarin de gemeente haar (financiële) processen onder controle heeft, wat de aandachtspunten zijn en in hoeverre eerdere aanbevelingen zijn opgevolgd. De managementletter is opgesteld door de accountant. In de raadsinformatiebrief leest u de reactie van het college. De auditcommissie heeft maandag 12 december van de accountant (Deloitte) een aanvullende toelichting ontvangen op de managementletter. Het bericht van de accountant dat de interne beheersing en financiën van de gemeente overall op orde zijn, vinden wij uiteraard prettig. De accountant signaleert ook verbeterpunten. Vanuit de auditcommissie willen we een aantal daarvan onder uw aandacht brengen, zodat u deze mee kan wegen in uw eigen beoordeling. Omdat de governance, financiering, beheersing en verantwoording KnoopXL onderdeel uitmaakt van het auditplan 2022 en tevens speerpunt is van de auditcommissie, geeft de auditcommissie graag ook een aantal aandachts- en discussiepunten mee voor de behandeling van het Raadsvoorstel Uitvoering gebiedsontwikkeling Fellenoord (Hoe) Gemeente Eindhoven Algemeen De auditcommissie adviseert de fracties om de reactie van het college op de managementletter kritisch door te nemen en te bepalen of deze voor u voldoende houvast geeft.

Interne beheersing en financiën Het is voor de raad van belang om de uitwerkingen van het bestuursakkoord goed te kunnen volgen. Het uitvoeringsprogramma bestuursakkoord is in het 1 e kwartaal 2023 beschikbaar: o vanuit de auditcommissie zien we graag dat de doelen uit het bestuursakkoord terugkomen in de reguliere P&C documenten. Het

Bezoekadres Stadhuisplein 1 5611 EM Eindhoven www.eindhoven.nl

Postadres Postbus 90150 5600 RB Eindhoven gemeente@eindhoven.nl Telefoon 14 040

Ons kenmerk

-

zou goed zijn als de doelen in KPI’s opgenomen worden in de begroting. o we zijn benieuwd naar het collectief arrangement tussen bestuur en organisatie dat de richtlijn wordt voor de focus van de organisatie en waar mensen en middelen op worden ingezet. We hopen dat daarmee de ambities in overeenstemming komen met de benodigde en beschikbare (personele) capaciteit en benodigde investeringen in IT. Omdat het egaliseren van groot onderhoud via een reserve geen structureel karakter mag hebben, moet afgewogen worden of voor de meerjarige financiering van onderhoudsplannen een onderhoudsegalisatievoorziening wordt ingesteld of dat de verwachte onderhoudsuitgaven in de begroting worden opgenomen. Een vervolgonderzoek naar de bestemmingsreserves (inclusief onderhoudsreserves) wordt uitgevoerd. Naar verwachting wordt tegelijkertijd met de jaarrekening 2022 een raadsvoorstel aangeboden inzake richtlijnen en kaders voor het instellen van reserves en de doorlichting van de reserves.

Sociaal Domein Er wordt gewerkt aan verbetering van contractmanagement. Op basis van risico-inschatting wordt meer of minder aandacht besteed aan een zorgaanbieder. Gezien de politiek-bestuurlijke keuze om een groot aantal zorgaanbieders zorg te laten aanbieden, acht de accountant deze beheersmaatregel in opzet voldoende. In de praktijk moet blijken of dit toereikend is en/of bijstelling/aanscherping nodig is. Daarbij vraagt de accountant specifiek aandacht voor de kwaliteit en betrouwbaarheid van de sturingsinformatie. Aanvullend op het voorgaande punt wijst de auditcommissie de raad er op dat door het grote aantal zorgaanbieders het naar voren halen van de behandeling van de jaarrekening, zodat de besluitvorming over het rekeningresultaat plaatsvindt voor de behandeling van de kadernota, niet mogelijk is. IT Maturity Met betrekking tot IT wordt vermeld dat er stappen in de juiste richting worden gezet. De volgorde en het tempo waarin maatregelen worden genomen, laten een voldoende mate van beheersing van het verbeterproces zien. De auditcommissie wijst er op dat het nemen van de juiste stappen op zichzelf nog niet betekent dat de IT-omgeving daadwerkelijk op orde is. Het valt op dat bij de aanbestedingsprocedure ‘Vernieuwing financieel systeem’ in eerste instantie de sector control en de interne IT auditor niet betrokken waren.

Hoewel ze inmiddels wel zijn aangesloten, vinden we dit met name in combinatie met de opmerkingen ten aanzien van IT leveranciersmanagement, een punt van zorg. KnoopXL In het gesprek tussen accountant en auditcommissie zijn vooral de onderwerpen risicobeheersing en governance aan de orde geweest.

2

Ons kenmerk

Behandeladvies Aandachts- en discussiepunten voor de behandeling van het raadsvoorstel Uitvoering gebiedsontwikkeling Fellenoord (Hoe): Algemeen de eerdere adviezen van de auditcommissie ten aanzien van o.a. de rol van de raad in relatie tot een BV zijn nog steeds relevant (zie bijlage); het tijdsbestek voor de raad om te komen tot besluitvorming over een dergelijk belangrijk en complex dossier; besteed extra aandacht aan de aandachtspunten van de accountant zoals ook toegelicht aan de raadscommissie KnoopXL op 19 december jl; Risicobeheersing de budgettering en de daarbij gehanteerde risicomarges in de businesscase. De accountant wijst er op dat in de businesscase voor de risico’s de bovenkant van de bandbreedte is opgezocht. Dat is ook gesignaleerd bij de second opinion. De ervaring leert dat het budget voor plan- en apparaatskosten altijd uitgegeven wordt; de uitwerking van de (financiële) risico’s en kansen.

Governance (BV) de ontwikkeling middels een BV op afstand van de gemeente, waarin de gemeente en de provincie een gelijk aandeel van 50% hebben; de maatschappelijke belangen die de gemeente wil dienen versus de voorwaarden van de BV; de rol van de gemeente als opdrachtgever en aandeelhouder; de toewijzing van deze rollen aan de portefeuillehouders; de betrokkenheid van de raad bij het bepalen van het aantal en het benoemen van de bestuurders (Raad van Commissarissen); de rol van de raad de komende 20 jaar bij bv. de statutenwijziging en informatievoorziening, maar ook bij veranderende omstandigheden: raadswisselingen, veranderende omstandigheden, scopewijzigingen (wijziging kpi’s); de uitwerking van de exit strategie (ontbinding BV) in de samenwerkingsovereenkomst met de provincie en de statuten van de BV. Projectorganisatie de auditcommissie deelt de zorg van de accountant of er voldoende ambtelijke capaciteit beschikbaar is. De auditcommissie hoopt u hiermee extra handvatten te hebben gegeven bij het doornemen van de managementletter, de reactie van het college hierop en de behandeling van het raadsvoorstel Uitvoering gebiedsontwikkeling Fellenoord (Hoe).

Met vriendelijke groet, Bart Habraken Voorzitter auditcommissie Bijlage: brief auditcommissie d.d. 4 april 2022

3