Brief commissieadvies Jaarrekening 2021

Retouradres Postbus 90150, 5600 RB Eindhoven

Aan de leden van de gemeenteraad van Eindhoven

gemeente Eindhoven Griffie Gemeenteraad Behandeld door Jeroen Lebon Telefoon (040) Uw brief van Uw kenmerk Ons kenmerk 13 juni 2022

Betreft: Commissieadvies Auditcommissie

Geachte leden van de raad,

Beoordeling jaarstukken 2021 Op 2 juni jl. heeft wethouder Oosterveer de jaarstukken 2021 aan de raad aangeboden. In opdracht van de raad heeft Deloitte accountants de jaarstukken gecontroleerd. Deloitte heeft op basis van deze controle een goedkeurende verklaring afgegeven. Deze verklaring is opgenomen in hoofdstuk 5.1 van de jaarstukken 2021. In bijlage 2 van het raadsvoorstel “Raadsvoorstel Vaststellen jaarstukken 2021”, het accountantsverslag 2021, gaat de accountant nader in op zijn constateringen en bevindingen. Voor wat betreft de rechtmatigheid en getrouwheid van de stukken adviseert de auditcommissie, op basis van de bevindingen van de accountant, de jaarstukken 2021 goed te keuren. De auditcommissie adviseert om het debat met name te voeren over de programma’s in relatie tot de uitgevoerde werkzaamheden en de daaruit voortvloeiende effecten. Ook de auditcommissie complimenteert het college en de ambtelijke organisatie met het proces en het resultaat van de audit 2021. Zeker in de wetenschap dat er bij de audit 2018 diverse omissies waren in het proces, de aansluiting tussen sub-administratie en financiële administratie. Eindhoven wordt nu als voorbeeld wordt genoemd door Deloitte waar het gaat om het proces. De stukken over de audit en de (tussentijdse) afstemming verdienen tevens complimenten.

In het raadsvoorstel staat, onder het hoofdstuk financiële consequenties, vermeld dat er extra werkzaamheden zijn uitgevoerd voor het grote aantal gestegen Sisa regelingen en – verantwoordingen. De extra kosten voor de accountantscontrole bedragen € 25.000,-. Deze kosten zijn noodzakelijk en zijn door de auditcommissie voor akkoord bevonden. In de presentatie van 9 juni jl. heeft de accountant aan de hand van een 6-tal kernboodschappen de belangrijkste punten toegelicht. Voor de toekomst is kernboodschap 4 wel de belangrijkste voor de toekomst van de stad.

Bezoekadres Stadhuisplein 1 5611 EM Eindhoven www.eindhoven.nl

Postadres Postbus 90150 5600 RB Eindhoven gemeente@eindhoven.nl Telefoon 14 040

Ons kenmerk

Kernboodschap 4 Balans ambities en beschikbare capaciteit Eindhoven is op weg met de schaalsprong; de groei naar 300.000 inwoners. Hiervoor staan grote, complexe, risicovolle projecten op de rol. De organisatie staat onder grote druk en is niet in staat de grote ambities uit te voeren. De raad zal keuzes moeten maken hoe hier mee om te gaan. De auditcommissie wil niet in herhalingen vervallen, maar vraagt aandacht voor een aantal lopende onderwerpen.

Cybersecurity Dit onderwerp zal nu en de komende jaren aandacht vragen. Het is een ‘hygiëne factor‘ waar fors in zal moeten worden geïnvesteerd.

Geautomatiseerde gegevensverwerking Hoewel er al grote stappen zijn gezet, kon de accountant bij de audit 2021 nog niet steunen op de geautomatiseerde gegevensverwerking (en daaruit volgende dataanalyses) Daarom zijn ook dit jaar extra gegevensgerichte werkzaamheden uitgevoerd waaronder detailcontroles om te komen tot een oordeel.

Ondersteuning raad Met de groei van de stad en de complexiteit van de projecten en programma’s wordt de druk op de raad ook groter, de risico’s nemen toe maar de raad blijft bestaan uit 45 gekozen raadsleden. Om de raad te kunnen ondersteunen bij hun afweging is een griffie die inhoudelijk ondersteunt, een rekenkamer die onafhankelijke onderzoeken voor de raad kan uitvoert en een toereikende fractieondersteuning om de fractie-specifieke zaken te behartigen nodig. De werkgeverscommissie heeft hiervoor in de inventarisatiefase van de kadernota/het coalitieakkoord aan de raadsfracties een brief gestuurd met het voorstel om de ondersteuning door de griffie uit te bouwen. De Tweede Kamer heeft inmiddels de Wet versterking decentrale rekenkamers aangenomen. Hierdoor kunnen raadsleden straks geen deel meer uit maken van de lokale rekenkamer. De rekenkamer zal daardoor versterkt moeten worden met externe leden. Deze uitbreiding zal ook voor het einde van het jaar leiden tot een financiële claim. Een discussie over voldoende fractieondersteuning moet desgewenst door de raad, gesteund door de griffie, gevoerd worden. Deze onderwerpen over de eigen organisatie staan niet vaak op de agenda van de raad, maar zijn wel essentieel voor raadsleden om hun werk goed te kunnen doen.

De boekhouding Om als raad goed te kunnen sturen is ook een goed en transparant financieel huishoudboekje nodig. De huidige begrotingsmethodiek is gebaseerd op het vermelden van veranderingen ten opzichte van het voorgaande jaar. De accountant heeft in het auditplan 2021 als aandachtsgebied de voorspellende waarde van de begroting en tussenrapportage opgevoerd. Geadviseerd is de begroting eens van “nul af aan“ opnieuw op te bouwen. Dit zou gepaard kunnen gaan met het opnieuw inrichten van de begroting met een heldere toelichting, concrete doelen en een duiding of een kostenpost structureel of

2

Ons kenmerk

incidenteel is, en of deze anders inzetbaar is. Dit zal de transparantie van de boekhouding en de mogelijkheden in de wendbaarheid van financiën zeker ten goede komen. Gelijktijdig met het aanbieden van de jaarstukken 2021 is ook het raadsvoorstel “Analyse reserves en voorzieningen” aangeleverd. De raad is aan zet als het gaat om het instellen en opheffen van de reserves. In het dossier worden 21 reserves met bestedingsfunctie, 26 reserves met egalisatiefunctie en 2 reserves met functie van risicodekking met een totale waarde van ruim € 221 miljoen benoemd. De auditcommissie vraagt de raad haar, samen met de rekenkamer, accountant en ambtelijke organisatie, opdracht te geven een initiatiefvoorstel voor te bereiden waarin inhoudelijk wordt afgewogen welke bestemmingsreserves moeten blijven en welke kunnen vervallen. Deze middelen kunnen dan aan het algemene deel eigen vermogen worden toegevoegd.

De auditcommissie

3