Brief auditcommissie aan raad over raadsvoorstel Jaarstukken 2023

Raads- en Commissieleden gemeente Eindhoven

gemeente Eindhoven Griffie Gemeenteraad 11 juni 2024

Betreft: raadsvoorstel Jaarstukken 2023

Beste raads- en commissieleden, Inleiding Op 30 mei jl. heeft wethouder van Lanschot de jaarstukken 2023 aan de raad aangeboden. In opdracht van de raad heeft Deloitte accountants de jaarstukken gecontroleerd. Deloitte heeft op basis van deze controle een goedkeurende verklaring afgegeven. Deze verklaring is opgenomen in hoofdstuk 5.1 van de jaarstukken 2023. In bijlage 2 van het raadsvoorstel “Raadsvoorstel Jaarstukken 2023”, het accountantsverslag 2023, gaat de accountant nader in op zijn constateringen en bevindingen. De accountant heeft het accountantsverslag tijdens een presentatie op 4 juni toegelicht. Voor wat betreft de rechtmatigheid en getrouwheid van de stukken adviseert de auditcommissie, op basis van de bevindingen van de accountant, de jaarstukken 2023 goed te keuren. De auditcommissie adviseert om het debat met name te voeren over de programma’s in relatie tot de uitgevoerde werkzaamheden en de daaruit voortvloeiende effecten. Controleproces De auditcommissie heeft van de ambtelijke organisatie en de accountant vernomen dat het controleproces goed is verlopen. De auditcommissie is structureel op de hoogte gehouden van de audit en constateert een niet noemenswaardig meerwerk door enkele extra SiSa-regelingen. De auditcommissie complimenteert het college en de ambtelijke organisatie met het proces en het resultaat van de audit 2023.

Rechtmatigheidsverantwoording Vanaf boekjaar 2023 is het college wettelijk verplicht zelf verantwoording af te leggen over het rechtmatig handelen middels een rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. Deze is te vinden in hoofdstuk 4.5 van de jaarstukken. Op basis van het door de raad vastgestelde normenkader legt het college verantwoording af over de

Bezoekadres Stadhuisplein 1 5611 EM Eindhoven www.eindhoven.nl

Postadres Postbus 90150 5600 RB Eindhoven gemeente@eindhoven.nl Telefoon 14 040

Ons kenmerk

begrotingsrechtmatigheid. De accountant geeft aan of de rechtmatigheidsverantwoording waarheidsgetrouw is. Dit betekent dat de accountant in zijn verklaring géén uitspraak meer doet over het financieel rechtmatig handelen van het college. Daarover kan de raad het debat voeren met het college bij de behandeling van de jaarstukken. Vooruitlopend op de wettelijke verplichting van het college tot een rechtmatigheidsverantwoording met ingang van boekjaar 2023, is de organisatie sinds 2019 bezig met de voorbereiding. Voor de boekjaren 2020, 2021 en 2022 is een proefverantwoording opgesteld. Adviezen accountant Deloitte heeft een uitgebreid accountantsverslag met verschillende adviezen aangeboden aan het college en de raad. In het Raadsvoorstel Jaarstukken 2023 reflecteert het college op het accountantsverslag (argument 2.1). De auditcommissie is van mening dat deze reflectie summier en weinig concreet is. We adviseren de raad om het college uit te dagen om concreter te reageren. De auditcommissie bespreekt graag een uitgebreidere reactie van het college. Jaarstukken vóór de kadernota Bij de slotboeking van het jaar 2022 bedroeg het verschil ten opzichte van het jaarrekeningresultaat in de concept programmaverantwoording € 6,7 miljoen negatief. Voor het jaar 2023 is dat verschil € 3,4 miljoen negatief.

Dit komt nog steeds vooral door het verschil tussen de voorlopige en definitieve verantwoording door de zorgaanbieders. De accountant signaleert een verbetering in de prognosemodellen. De afspraak om zo spoedig mogelijk de jaarrekening voor de kadernota te kunnen behandelen staat nog steeds. We adviseren de raad om het college op te roepen scenario’s uit te werken die inzicht geven in de voordelen, risico’s en consequenties van het wijzigen van de volgorde en deze te bespreken met de auditcommissie in het najaar van 2024. Dit stelt de auditcommissie in staat af te wegen of het mogelijk en wenselijk is om de volgorde van behandeling van de kadernota en jaarstukken om te draaien. Realisatiekracht Net als eerdere jaren zien we in de Jaarstukken 2023 een groot verschil tussen begrote en gerealiseerde lasten. De accountant wijst daar ook niet voor het eerst op in zijn verslag. We hebben wel de middelen, maar de capaciteit van de organisatie en de stad laten het niet toe om de middelen weg te zetten. Voor 2023 was een tekort van € 24,3 miljoen begroot en bedraagt het rekeningresultaat voor mutaties € 27,3 miljoen euro positief. Dit is een verschil van ruim € 50 miljoen euro. Naast een toename van de overgehevelde budgetten (via het reserveringendossier, zien we ook dat de restant kredieten weer zijn toegenomen, naar een bedrag van ruim € 600 miljoen.

We adviseren de raad om kritisch te zijn bij nieuwe plannen en bij grote investeringen het college te vragen deze te voorzien van een uitvoeringstoets. Daarnaast adviseren we de raad het college te vragen om inzichtelijk te maken hoeveel van de openstaande kredieten vertraagde projecten betreft en hoeveel kredieten volgens planning verlopen.

2

Ons kenmerk

Kwaliteit verslaglegging De jaarstukken zijn een belangrijk document voor de raad om haar controlerende taak uit te voeren. Het boekwerk is de afgelopen jaren aanzienlijk dunner geworden. Dat is prettig, maar we missen wel inhoudelijke oorzaakanalyses bij de afwijkingen tussen begroting en realisatie. De auditcommissie steunt het advies van de accountant om een inhoudelijke oorzaakanalyse op te nemen bij afwijkingen boven € 1 miljoen ten opzichte van de initiële begroting, zodat inzichtelijk wordt waardoor de afwijking is ontstaan en waarom de afwijking al dan niet eerder was te voorzien. Wij adviseren de raad om in het debat het college hierop te bevragen en het college de opdracht te geven om deze inhoudelijke oorzaakanalyses toe te voegen aan de jaarstukken. Deze analyses zullen naar verwachting waardevolle inzichten opleveren die bijdragen aan het verder ontwikkelen van de kwaliteit en transparantie van de jaarstukken, maar ook aan het verbeteren van de voorspellende waarde van de begroting en tussentijdse informatievoorziening. Tot slot Zoals in de inleiding van deze brief aangegeven gaat de accountant in het accountantsverslag 2023 nader in op zijn constateringen en bevindingen. Hier zijn ook specifieke zaken te lezen over Jeugd, Wmo en de IT van de eigen organisatie. Wij adviseren daarom de raad dit accountantsverslag zorgvuldig te lezen.

De auditcommissie wenst u tot slot veel succes bij het voorbereiden van de behandeling van de jaarstukken. Mocht u behoefte hebben aan ondersteuning van de auditcommissie en/of de accountant, dan kunt u dat bij ons aangeven. Met vriendelijke groet, Bart Habraken Voorzitter auditcommissie

3