Brief auditcommissie aan raad nav financiële verordening 2025

Raads- en Commissieleden gemeente Eindhoven

gemeente Eindhoven Griffie Gemeenteraad 7 mei 2025

Betreft: raadsvoorstel Verordening financieel beleid, beheer en organisatie 2025 gemeente Eindhoven

Beste raads- en commissieleden, Inleiding In de financiële verordening regelt de raad op hoofdlijnen de spelregels voor het financieel beleid, het financieel beheer en de financiële organisatie. Jaarlijks wordt de verordening financieel beleid, beheer en organisatie geactualiseerd. Het college heeft daartoe het Raadsvoorstel Verordening financieel beleid, beheer en organisatie 2025 gemeente Eindhoven Gemeente Eindhoven voorbereid voor de raadscyclus van 27 mei/3 juni en besluitvorming in de raad van 10 juni a.s. Wijzigingen financiële verordening Er worden tien wijzigingen voorgesteld. Twee wijzigingen zijn het gevolg van gewijzigde wet- en regelgeving. De overige punten zijn van praktische aard - en verminderen de administratieve lasten – en/of zijn tekstuele aanpassingen. In de Auditcommissie van 7 april jl. zijn de wijzigingen besproken (het concept verslag vindt u in de bijlage). De opmerkingen van de Auditcommissie en de accountant zijn verwerkt in het raadsvoorstel. Tussentijdse rapportage In verband met de implementatie van het nieuwe financiële systeem ontvangt de raad dit jaar niet twee, maar één tussentijdse rapportage eind oktober 2025. Voorgesteld wordt de tekst van de verordening aan te passen zodat met één rapportage voldaan kan worden. Hiermee is meermaals tussentijds rapporteren niet uitgesloten.

De Auditcommissie evalueert bij de bespreking van de P&C cyclus 2026 hoe het ontvangen van één tussentijdse rapportage is ervaren. Raads- en commissieleden worden uitgenodigd hun ervaringen met de Auditcommissie te delen via de secretaris van de Auditcommissie i.van.dijk@eindhoven.nl

Bezoekadres Stadhuisplein 1 5611 EM Eindhoven www.eindhoven.nl

Postadres Postbus 90150 5600 RB Eindhoven gemeente@eindhoven.nl Telefoon 14 040

Ons kenmerk

Tot slot De auditcommissie hoopt met deze brief bij te dragen aan de besluitvorming over de wijziging van de financiële verordening. Mocht u nog vragen of opmerkingen hebben, dan horen we die graag. Met vriendelijke groet, Volkan Memis Voorzitter auditcommissie

Bijlage: concept verslag Auditcommissie 7 april 2025, agendapunt 6

2

Ons kenmerk

Bijlage: Concept verslag Auditcommissie 7 april 2025 Agendapunt 5 Concept financiële verordening 2025 Ambtelijk worden de wijzigingen in de financiële verordening toegelicht aan de hand van een presentatie. Er zijn vragen over: - punt 3; het mandateren van bepaalde begrotingswijzigingen boven € 1 mln aan het college te mandateren. Gevraagd wordt naar het voordeel. Antwoord: administratieve afhandeling en doorlooptijd. Het gaat om 2 à 3 dossiers per jaar. - punt 4; ophoging formele ondergrens van begrotingswijzigingen op taakveldniveau. Dhr. Der Kinderen vraagt naar het argument voor ophoging. Mw. Meijboom geeft aan dat de ondergrens al 20 jaar op € 15.000,- ligt en dat het ophogen administratief verschil maakt. Er volgt een discussie over wat een redelijke grens is. Dhr. van Vugt geeft aam dat € 100.000,- beter past bij de omvang van de Eindhovense begroting. Dhr. Van Vugt merkt op dat het gaat om begrotingswijzigingen op taakveldniveau en dat deze dus geen beleidswijzigingen bevatten. Veel gemeenten hebben niet eens een afspraak op dit niveau. Het ophogen van deze ondergrens gaat veel administratieve last schelen en doorlooptijd schelen. Voor de raad zijn deze wijzigingen niet interessant, programmaoverschrijdende en beleidswijzigende begrotingswijzigingen zijn dat wel. De concerncontroller denkt aan een ondergrens van € 100.000,-. - punt 5; afsluiten investeringsbudgetten.

Ook hier ligt de grens op € 10.000,- De concerncontroller vraagt of deze grens misschien ook omhoog moet. Afdelingshoofd Concernfinanciën geeft aan het niet wenselijk te vinden dat bedragen van € 100.000,- naar een verzamelkrediet worden gestuurd. En voegt daaraan toe de beschreven werkwijze al vaak wordt toegepast. Dhr. van Vugt doet de suggestie om aan de harde ondergrens een percentage van 5% van het investeringskrediet toe te passen. Dhr. Verbakel wil de voorgestelde werkwijze een jaar aankijken en dan evt. aanpassen. - punt 9; tabel afschrijvingstermijnen. Hiermee wordt beter aangesloten op de boekhouding. - punt 7; begrotingscriterium. Aanpassing op verzoek van de accountant. Dhr. van Vugt merkt op dat een overschrijding in januari in de tussenrapportage gemeld zou moeten en niet bij de jaarrekening. Afdelingshoofd Concernfinanciën nodigt dhr. Van Vugt uit om een tekstsuggestie aan te reiken. - punt 8; tussentijdse rapportage. De wijziging moet worden gelezen als minimaal één tussentijdse rapportage. Dit jaar is er vanwege de implementatie van het nieuwe financiële systeem één tussentijdse rapportage. Afspraken: - punt 4: obv een benchmark wordt een ondergrens opgenomen in het raadsvoorstel; - punt 8: één tussentijdse rapportage wordt geëvalueerd bij de bespreking van de P&C cyclus 2026; 3

Ons kenmerk

- op basis van de definitieve financiële verordening brengt de Auditcommissie advies uit.

4