Brief auditcommissie aan de raad over kadernota 2025 inzake indiactoren

Retouradres Postbus 90150, 5600 RB Eindhoven

gemeente Eindhoven Griffie 12 april 2024

Raads- en commissieleden

Betreft: Kadernota 2025 inzake prestatie- en effectindicatoren Beste raads- en commissieleden, Inleiding Op 9 april jl. heeft wethouder Van Lanschot de Kadernota 2025 aangeboden aan de raad. Daarin wordt bij beslispunt 4 voorgesteld om in de Begroting 2025 alleen effectindicatoren op te nemen. Dit is het gevolg van gesprekken die de auditcommissie heeft gevoerd over verbeteringen van de indicatoren. De auditcommissie deelt graag achtergrondinformatie en overwegingen, zodat u een zorgvuldig besluit kunt nemen. Vrije motie laat ons horen over de indicatoren Naar aanleiding van de bespreking van het agenderingsverzoek effect- en prestatieindicatoren in de meningsvorming van 28 maart 2023 hebben de indieners een motie ingediend.

De vrije motie laat ons horen over de indicatoren roept het college op om een verbetervoorstel rondom indicatoren voor te leggen aan de auditcommissie en daarbij in te gaan op de volgende punten: a) het toevoegen van indicatoren aan beleidsnota’s; b) het (strategisch) abstractieniveau van de indicatoren vanaf begroting 2024 en de verschillen tussen het niveau voor raad, college en ambtelijke organisatie qua indicatoren; c) de verbetering van de relatie tussen prestatie- en effectindicatoren; d) of en hoe het college het aantal indicatoren SMART wil aanscherpen en gaat beperken tot enkele indicatoren per programma in de begroting om de doeltreffendheid van beleid beter te kunnen monitoren; e) of en hoe het college een grafische weergave van deze indicatoren aan de begroting wil toevoegen, zodat de trend over de afgelopen jaren beter inzichtelijk wordt. Deze motie is omarmd door de wethouder.

Bezoekadres Postadres

Stadhuisplein 1 5611 EM Eindhoven

eindhoven.nl gemeente@eindhoven.nl Telefoon 14 040

Ons kenmerk

Overwegingen auditcommissie De auditcommissie heeft op 13 november 2023 en 4 maart 2024 gesproken over de verbetering van indicatoren en twee opties vergeleken; verbetering via de beleidscyclus en verbetering per programma buiten de beleidscyclus om.

Optie 1: verbetering via de beleidscyclus Bij de actualisering van beleidsnota’s worden de prestatie- en effectindicatoren herijkt. Alleen effect-indicatoren worden opgenomen in de begroting. Prestatie-indicatoren worden opgenomen in uitvoeringsprogramma’s en beleidsevaluaties. Voordelen: - geleidelijke kwaliteitsverbetering; - indicatoren worden integraal onderdeel van de behandeling van beleidsnota’s (logisch moment) en worden daarmee aan de voorkant meegenomen; - dan kan ook de keuze worden gemaakt welk indicatoren in de begroting (en jaarrekening) moeten worden opgenomen; - koppeling tussen beleidsnota’s en P&C documenten; - minder indicatoren in de begroting, omdat alleen de effectindicatoren in de begroting worden opgenomen. Nadeel: - het duurt 4-6 jaar voordat alle beleidsnota’s herijkt zijn.

Optie 2: verbetering per programma De indicatoren worden buiten de beleidscyclus om (achteraf) per programma verbeterd. Voordelen: - kan, afhankelijk van ambtelijke capaciteit, sneller uitgevoerd worden dan optie 1. Nadelen: - het gesprek over beleid en indicatoren wordt losgekoppeld; - met als mogelijk risico op verzanding van de discussie doordat bv. de focus te veel ligt op de hoeveelheid indicatoren of de waan van de dag; - het aantal indicatoren in de begroting wordt niet verminderd; - het gesprek over indicatoren en prestaties verzandt in het geheel van de begroting.

Advies auditcommissie: Mede gezien het positief advies van de adviserend accountant kan de auditcommissie zich vinden in de lijn om de indicatoren te verbeteren via de beleidscyclus (optie 1). Het voorstel van het college om de prestatie-indicatoren niet meer op te nemen in de begroting ligt in het verlengde hiervan. Om onduidelijkheid te voorkomen, kan de auditcommissie - op één lid na - zich vinden in het voorstel van het college om de prestatie-indicatoren niet meer op te nemen in de begroting.

2

Ons kenmerk

De auditcommissie heeft hierbij de volgende aandachtspunten: - eenduidig en consequent gebruik van beleidsdocumenten met herkenbare type indicatoren (zie bijlage 1); - de auditcommissie realiseert zich dat dit om commitment van de organisatie (o.a. centrale sturing) en een keuze van de raad vraagt. De raad kan voor het hanteren van herkenbare beleidsdocumenten een amendement indienen (beslispunt 4); - om de controlerende rol van de raad voldoende te kunnen uitvoeren, pleit de auditcommissie voor een dashboard voor het volgen van prestatie-indicatoren. Hiervoor kan een amendement ingediend worden (beslispunt 4); Tot slot De auditcommissie wenst u veel succes bij het voorbereiden van de behandeling van de kadernota. Mocht u vragen of opmerkingen hebben over deze brief, dan ontvangen we die graag via griffie@eindhoven.nl

Met vriendelijke groet,

Bart Habraken, voorzitter auditcommissie

3

Ons kenmerk

Bijlage 1 Mogelijk overzicht types beleidsdocumenten in relatie tot bevoegdheid en indicatoren Soort beleidsdocument Visie

Beslissingsbevoegdheid raad

Indicatoren geen/weinig effectindicatoren

raad

keuze prestatie- en effectindicatoren

college

prestatie-indicatoren

raad

geen

Kenmerken: •

lange termijn (10-20 jaar)

•

dromen/ambities

Beleidsnota’s: Kenmerken: •

middellange termijn (4-10 jaar)

•

doelstellingen/kaders,

•

middelen

Uitvoeringsprogramma’s Kenmerken: •

korte termijn (jaarlijks)

Verordeningen: Kenmerken: •

spelregels voor de uitvoering

4