Brief aan de leden van de raad over Passende communicatie

Retouradres Postbus 90150, 5600 RB Eindhoven

Leden van de gemeenteraad

gemeente Eindhoven Inboeknummer 21bst00695 Dossiernummer 21.17.103_3.6.1. B&W beslisdatum 28 april 2021

Betreft: toezegging n.a.v. ingetrokken vrij motie ‘Passende communicatie’

Geachte heer, mevrouw, Naar aanleiding van de ingetrokken vrije motie “Passende communicatie” (VM2) in uw raad van 6 april, informeren wij u zoals toegezegd. Met de raadswerkgroep ‘in contact met de stad’ is donderdag 22 april een start gemaakt met het verkennen van de mogelijkheden voor een alternatief voor het plakken van verkiezingsposters voor de gemeenteraadsverkiezingen in 2022. Deze brief geeft meer informatie over de wijze waarop een keuze van een communicatiemiddel tot stand komt. U pleit voor ‘Passende communicatie’ waarbij u aangeeft dat het lastig is om Eindhovenaren te bereiken. De digitalisering én het verdwijnen van papieren folders en kranten geeft u daarvoor als belangrijkste redenen aan. Daarom pleit u met name voor het inzetten van innovatieve communicatiemiddelen in de openbare ruimte. In deze brief informeren wij u over de afweging ten aanzien van de inzet van communicatiemiddelen in het algemeen en die van de inzet van middelen in de openbare ruimte in het bijzonder. De keuze van een communicatiemiddel is afhankelijk van: • het communicatiedoel • de doelgroep • de boodschap • het beschikbare budget. Om de inwoners te bereiken met onze boodschappen wordt bijna altijd een mix van (verschillende) communicatiemiddelen ingezet.

Denk aan persoonlijke communicatie (face-to-face, telefoon of groepsverband), communicatie in print/papier, website , sociale media, de pers, radio, tv en ook communicatiemiddelen in de openbare ruimte. Denk bij deze laatste categorie aan bijvoorbeeld bouwborden, city-hosts, abri’s, mobiele ledschermen, busreclame, matrixborden én citybeacons. In de bijlage treft u een overzicht aan van in te zetten communicatiemiddelen.

Bezoekadres Nachtegaallaan 15 5613 CM Eindhoven www.eindhoven.nl

Postadres Postbus 90150 5600 RB Eindhoven gemeente@eindhoven.nl Telefoon 14 040

Inboeknummer 21bst00695

Meerdere communicatiemiddelen nodig Het wordt inderdaad steeds lastiger om ‘iedereen’ en/of specifieke doelgroepen te bereiken. Er komen steeds meer communicatiekanalen. Er is een enorme hoeveelheid aan informatie, infotainment en entertainment. De keuze voor elke Eindhovenaar is enorm én de gemeente strijdt net zoals vele andere organisaties ook om de aandacht van haar inwoners. Een afgestemde en gerichte mix van communicatiemiddelen is de enige manier om een zo groot mogelijk deel van de doelgroep te bereiken. Daarbij geldt daarnaast hoe meer communicatiemiddelen er in gezet worden en hoe vaker er ‘gezonden’ wordt, hoe hoger het bereik van de doelgroep, maar ook hoe hoger de kosten. Daarbij moet ook rekening gehouden worden met het feit dat een ‘overload’ aan zelfde boodschappen door ontvangers meestal niet wordt gewaardeerd. Bij elk communicatievraagstuk wordt dan ook een afzonderlijke afweging gemaakt welke communicatiemiddelen worden ingezet om de communicatiedoelstellingen te bereiken.. In deze afweging wordt dus ook communicatie in de openbare ruimte meegenomen. Communiceren in de openbare ruimte De openbare ruimte is vooral geschikt om ‘commerciële, wervende, eenvoudige boodschappen te communiceren. In #040communiceert past dit type communicatie bij de kerntaken: ‘informatie geven’ én ‘het verhaal vertellen’.

Uitingen in de openbare ruimte zijn dan met name geschikt om Eindhovenaren ergens op te attenderen en door te verwijzen naar online voor meer informatie. Als gemeente hebben we weinig commerciële of simpele boodschappen. De ‘verkiezingen’ zijn een uitzondering daarop, net zoals directieve communicatieboodschappen om de verspreiding van het coronavirus tegen te gaan. Daarvoor zijn bijvoorbeeld mobile led schermen voor in de parken of de matrixborden in de stad ingezet, met als tekst: ’Blijf thuis’ of ‘Vermijd drukte’ of ‘Loop rechts’. Aan de inzet van dit type middelen hangt een fors kostenplaatje. Als de kosten de baten/het doel rechtvaardigen dan maken we ook gebruik van communicatie in de openbare ruimte. Dus: -

We hebben afwegingskader om doelgroepen gericht te bereiken Communiceren in openbare ruimte is geschikt voor eenvoudige , directieve boodschappen en is kostbaar Daarmee is communiceren in de openbare ruimte niet dé oplossing ten aanzien van het bereiken van specifieke doelgroepen en is de inzet ervan geen dwingend uitgangpunt wanneer een keuze uit communicatiemiddelen wordt gemaakt. Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Eindhoven,

secretaris

2

Inboeknummer 21bst00695

Bijlage Overzicht communicatiemiddelen

3