Bijlage - Rekenkamerleidraad KnoopXL

De te kiezen organisatievorm mag geen afbreuk te doen aan de wettelijke en politiek gewenste taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de gemeente. Dit is met name van belang indien de keuze ertoe leidt dat uitvoering van activiteiten buiten de gemeentelijke organisatie worden geplaatst, zoals bij een overheid22 Per 1 januari 2023 zal de WVG worden vervangen door de aanvullingswet grondeigendom om zo te worden geïntegreerd

in de nieuwe omgevingswet.

15

NV of -BV. Bij de keuze voor een organisatiestructuur moet ten slotte rekening worden gehouden met aanbestedingsrichtlijnen, het risico op ongeoorloofde staatsteun en de fiscale voor- en nadelen van een organisatiestructuur. In de keuze voor een organisatievorm zijn de volgende vragen leidend: i. Situeert de rolneming zich noodzakelijkerwijs op een commerciële markt en is de continuïteit daarbij afhankelijk van inkomsten uit overeenkomsten met private bedrijven? Hier wordt gevraagd of de activiteit op een bedrijfsmatige manier uitgevoerd kan worden en of de continuïteit van de activiteiten afhankelijk is van overeenkomsten uit de markt. Het gaat erom of de activiteiten op een commerciële manier worden bedreven. Als dit niet het geval is, zijn er geen bedrijfsmatige risico’s die zouden moeten worden gemitigeerd en hoeft er geen overheids-NV of -BV te worden gevormd. ii. Vergt de rolneming een organisatie met eigen bedrijfscultuur en managementprincipes rond strategievorming, beheer en exploitatie die gangbaar zijn in de private sector en duidelijk verschillen van de ambtelijke organisatie en cultuur? Wanneer de activiteiten die op bedrijfsmatige manier worden uitgevoerd ook een eigen bedrijfscultuur en managementprincipes vereisen die verschillen van de ambtelijke context, kan dat leiden tot een voorkeur voor een overheids-NV of -BV wordt opgericht. iii.

Vergt de rolneming een organisatievorm die gewenste of noodzakelijke samenwerking met andere partijen mogelijk maakt? Bij het vaststellen van de organisatievorm moet rekening worden gehouden met andere partijen die participeren. 3.8.7. Welke indicatoren worden verbonden aan de acties van de gemeente? Aan de maatschappelijke effecten en de activiteiten worden kwantitatieve en kwalitatieve prestatie-indicatoren (Key Performance Indicators – KPI’s) gekoppeld. Dit maakt zichtbaar hoe het publiek belang wordt behartigd. Daarmee wordt uitgewerkt op welke wijze de planning, uitvoering, voortgangscontrole en evaluatie inzake het publieke belang kan worden aangestuurd, bijgestuurd en beoordeeld. De uitgewerkte KPI’s dienen houvast te geven voor zowel de activiteiten van de gemeente, zoals hiervoor vastgesteld bij deelvraag 3.8.1, als voor de gewenste effecten en resultaten zoals vastgesteld bij bovenstaande 3.4 (Vaststellen van het maatschappelijk belang) en 3.5 (Vaststellen van uit te voeren activiteiten). Zo kan de realisatie van de beoogde resultaten worden beoordeeld en waar nodig bijgestuurd. Dit laat tevens toe de beoogde resultaten onderling te wegen en op elkaar af te stemmen.

3.9.

Werk de organisatie van de gemeentelijke activiteiten uit

In deze stap heeft het college het initiatief. De raad bewaakt de uitvoering. In deze stap wordt uitgewerkt welke organisatie binnen de gemeente noodzakelijk is om de acties die de gemeente in 3.8 op zich neemt naar behoren uit te kunnen voeren. Deze stap richt zich op de organisatie van de uitvoering binnen het college en de ambtelijke organisatie. Hierbij gaat het om de toedeling van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden binnen het college. Tevens gaat het om de relatie tussen de verantwoordelijke wethouder(s) en de relatie tussen wethouder(s) en de uitvoerende ambtelijke organisatie. Indien gekozen wordt voor een specifieke organisatie – bijvoorbeeld in de vorm van een projectorganisatie – dient duidelijk te worden hoe de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van deze organisatie zich verhouden tot de reguliere, bestaande organisatie binnen de gemeente. Indien bijvoorbeeld de te kiezen projectorganisatie een eigen projectcontroller krijgt, dient duidelijk te zijn hoe die zich verhoudt tot de gemeentelijke financiële dienst. In deze uitwerking van de organisatie dient tevens te worden aangegeven hoe de gemeente samenwerkt met organisaties buiten de gemeente, zowel publieke als private

16

partijen. De gemeente zal in Knoop XL naar verwachting in wisselende samenstellingen rollen hebben als beleidmaker, kadersteller (bijvoorbeeld voor vergunningen), financier, toezichthouder, opdrachtgever, klant, controleur of uitvoerder. Bij de opzet van de gemeentelijke organisatie dient duidelijk te zijn hoe de gemeente de verschillende rollen intern structureert. Daarbij dient de samenhang en aansluiting tussen deze gemeentelijke rollen helder te zijn, zodat er sprake is van een heldere integrale sturing en verantwoording. Binnen deze stap dienen tevens duidelijke afspraken te worden gemaakt hoe de raad wordt geïnformeerd over de uitvoering van de activiteiten en over te nemen besluiten over Knoop XL. In dat kader past het om ook heldere afspraken te maken of en hoe informatie-uitwisseling plaatsvindt tussen de raad en projectuitvoerders.

3.10. Organiseer de rolneming van de raad In deze stap heeft de raadsgriffie het initiatief. De raad bewaakt de uitvoering, participeert via open debatten en besluit over het eindresultaat. In de voorgaande stappen is bepaald welke publieke belangen aan de orde zijn met betrekking tot het project Knoop XL, welke activiteiten door de gemeente zouden moeten worden uitgevoerd voor de behartiging van deze publieke belangen, welke resultaten en prestatie-indicatoren daarbij relevant zijn en hoe de uitvoerende organisatie van de gemeente wordt ingericht. Bij dat laatste aspect is tevens van belang hoe de raad bij de uitvoering van Knoop XL wordt betrokken. Een goede rolneming staat of valt bij een gedegen organisatie van de raad. Daarbij richt de term “organisatie” zich op zowel de structuur als op de werkwijze. De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de raad zijn verankerd in de gemeentewet en zijn onvervreemdbaar. Ofwel, de raad kan zijn wettelijk vastgestelde rol als vertegenwoordiging van de kiezers in de gemeente niet overdragen aan een ander orgaan.

Het belang hiervan is dat – ongeacht de keuzes die worden gemaakt over publieke belangen van Knoop XL, over de bestuurlijke structuur voor Knoop XL en de activiteiten in het kader van Knoop XL die de gemeente blijft uitvoeren – de raad ten aanzien van Knoop XL zijn taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden te allen tijde behoudt ten aanzien van het stellen van kaders, het controleren van de uitvoering van het bestuur en het toekennen van budgetten. Bij eerdere onderzoeken naar problemen bij grote gemeentelijke projecten komt naar voren dat het ontbreken van een krachtige rolneming door de raad mede een van de faaloorzaken is. Bevindingen uit deze onderzoeken laten zien waardoor de rolneming door de raad in de onderzochte projecten onvoldoende tot zijn recht is gekomen: -

De raad is qua kennis en capaciteit ondergeschikt aan college. De raad bestaat uit een wisselende samenstelling van lekenbestuurders met beperkte ondersteuning, waarbij door een diversiteit aan politieke achtergronden geen vanzelfsprekende cohesie aanwezig is in de rolneming. Daarentegen werkt het college vanuit een collegiale verantwoordelijkheid en steunt het op een uitgebreide en bestendige ambtelijke organisatie. Dat kan de raad in een te afhankelijke positie van het college brengen.

-

De raad kan informatie onvoldoende verwerken. Informatie van het college aan de raad is, zeker met betrekking tot grote projecten, veelal omvangrijk en inhoudelijk (technisch) complex. Daardoor kan deze voor de raad moeilijk te doorgronden zijn.

-

De raad gebruikt onvoldoende zijn bevoegdheden. Uit eerdere onderzoeken blijkt dat de gemeenteraden slechts in beperkte mate hun bevoegdheid gebruiken om voorstellen terug te sturen naar het college, of om meer tijd te eisen voor het besluitvormingsproces. Zo blijkt dat gemeenteraden soms onder tijdsdruk beslissingen nemen, zonder de ruimte te verlangen en te nemen om alternatieven, implicaties of risico’s goed te kunnen afwegen. De raad wordt onvoldoende ondersteund. Gemeenteraden blijken in te beperkte mate externe expertise in te schakelen als ondersteuning bij de besluitvorming rond grote projecten. Indien er

-

17

bijvoorbeeld bij commercieel gevoelige onderwerpen tevens sprake is van vertrouwelijke informatie en een door het college opgelegde geheimhouding, blijken gemeenteraden extra terughoudend te zijn in het inschakelen van externe expertise. -

De raad organiseert zijn ondersteuning onvoldoende. Wanneer gemeenteraden gebruik maken van externe expertise, blijkt dit veelal op ad hoc-basis te gebeuren, met inzet van verschillende adviesbureaus. Dat beperkt de mogelijkheid om bij langdurige en complexe projecten een duurzame relatie tussen gemeenteraad en een vaste consultant op te bouwen. Tevens leidt een ad hoc-inzet inzet van wisselende expertbureaus onvoldoende tot inhoudelijke betrokkenheid en gevoel van medeverantwoordelijkheid bij externe adviseurs.

Om een goede rolneming van de raad met betrekking tot het project Knoop XL te bevorderen, is het van belang om een krachtige ondersteuning aan de raad in te richten. Binnen de bestaande organisatie heeft de raad reeds ondersteunende capaciteit tot zijn beschikking. Het is daarbij van belang dat voor een robuuste ondersteuning aan de raad deze capaciteit voldoende wordt versterkt. De raad heeft de positie om te besluiten over een versterking. Hieronder wordt de belangrijkste interne gemeentelijke ondersteuning aan de raad beschreven. a. Griffie. De Griffie is een essentieel orgaan dat de raad zowel inhoudelijk als procesmatig ondersteunt. Zo is dit ook in zijn instructie omschreven: “De griffier draagt er zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd bijstand krijgen bij het formuleren van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen, interpellaties, het stellen van (schriftelijke) vragen en dergelijke.” 23 Vanwege het grootschalige, complexe en langdurige karakter van het project Knoop XL is te overwegen om binnen de Griffie specifieke capaciteit in te richten om de raad met betrekking tot dit project te ondersteunen. Een belangrijk aspect is een goede archivering van de documentatie die voortvloeit uit het project Knoop XL. Eerdere onderzoeken over grote projecten bij gemeenten laten zien dat archivering vaak een zwakke schakel is, waardoor overzicht en inzicht verloren gaat.

Dat is een belangrijke risico voor de gezagspositie van niet alleen de raad, maar voor de gemeente als geheel. b. Rekenkamercommissie. Volgens de gemeentewet (art. 182) onderzoekt de rekenkamer de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur. Daarbij gaat het in eerste aanleg om onderzoek naar gevoerd bestuur achteraf, ofwel “ex post onderzoek”. Bij een ondersteuning van de raad bij de planning en uitvoering van het project Knoop XL verschuift de aandacht meer naar een onderzoek voorafgaand of tijdens het uitvoeren van het gemeentebestuur, ofwel “ex ante onderzoek”. Het staat de rekenkamercommissie en de raad vrij om “ex ante onderzoek” door de rekenkamercommissie te laten uitvoeren. Het betekent wel dat de rekenkamercommissie zich daarbij inhoudelijk en procesmatig uitspreekt en adviseert over het nog te voeren bestuur. Daarmee heeft de rekenkamercommissie in mindere mate een onafhankelijke positie om in een later stadium een eventueel “ex post onderzoek” uit te voeren naar het project Knoop XL. c.

Auditcommissie. De auditcommissie bevordert de afstemming tussen rekenkamercommissie en de Raadswerkgroep Analyse Begroting en Verantwoording (Verordening op de auditcommissie gemeente Eindhoven art. 1.2). Verder is de auditcommissie verantwoordelijk voor de opdrachtformulering en de evaluatie van de controle op de jaarrekening door de accountant. Ook adviseert zij de raad aangaande financieel beleid van de gemeente. De auditcommissie kan een belangrijke rol vervullen bij de financiële afwegingen die rond project Knoop XL aan de orde komen. De hierboven gemaakte opmerkingen ten aanzien van inzet van de rekenkamercommissie voor “ex ante onderzoek” gelden ook voor de

23 Instructie voor de griffier gemeente Eindhoven 2019 - art 2. Te raadplegen: https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-

2019-320129.html

18

auditcommissie. Ofwel, de onafhankelijkheid voor het controleren achteraf wordt beperkt door het inzetten van de auditcommissie voorafgaand aan en tijdens de uitvoering van het project Knoop XL. d. Raadscommissie. De raad kan commissies instellen, zoals aangegeven in de gemeentewet (art. 82 & art. 84) met onderscheiden taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Met een raadscommissie die een goede afspiegeling is van de raad, kan de raad worden ontlast door diepgaander inhoudelijke debatten in de raadscommissie te voeren. Vergaderingen en debatten van een raadscommissie hebben een formele status en zijn een voorbereiding voor debat en besluitvorming in de raad. Gelet op het omvangrijke, complexe en langlopende karakter van Knoop XL is het aanstellen van een separate raadscommissie voor dit project een goede optie om de raad te ondersteunen in zijn rolneming.

Bij de organisatie van de ondersteuning aan de raad zijn onderstaande drie karakteristieken van het project Knoop XL van bijzonder belang: -

-

-

Het project is complex vanwege de vele uiteenlopende belangen die aan de orde komen, waaronder wonen, leefklimaat, milieu, mobiliteit, vestigingsklimaat, financiën. Dat betekent dat op elk van deze onderwerpen, maar ook in de onderlinge samenhang tussen de onderwerpen, de raad zijn standpunten zal moeten bepalen en besluiten zal moeten nemen. Het project kent veel stakeholders. Achter elk belang dat in Knoop XL aan de orde is, zal sprake zijn van een of meer belanghebbende partijen. Het is aan de raad om bij zijn rolneming mede rekening te houden met deze stakeholders. Daarnaast is te verwachten dat stakeholders contacten gaan leggen met de raad om hun posities kracht bij te zetten. Het project is langdurig en zal naar verwachting zeker 20 jaar duren. Daarbij dient mede te worden afgewogen hoe nieuwe maatschappelijke en politieke ontwikkelingen tijdens de uitvoering van Knoop XL worden meegenomen. Anderzijds is de voortgang van Knoop XL gebaat bij een consistente rolneming van de gemeenteraad. Dat betekent dat de ondersteuning aan de raad een in de tijd gezien duurzaam karakter moet hebben met oog voor een consistente rolneming van de raad.

Gelet op deze karakteristieken van Knoop XL zal de organisatie van de rolneming van de raad zich nadrukkelijk moeten richten op een langdurige en bovenal integrale ondersteuning. Het integrale karakter van de ondersteuning is van belang voor de raad over een periode van circa 20 jaar een goed zicht te kunnen blijven geven op het gebied van alle inhoudelijke aspecten die spelen in Knoop XL alsmede op gebied van de diverse processen van overleg en besluitvorming die rond Knoop XL aan de orde zijn. Inhoudelijk is met name van belang voor de raad dat inzicht in publieke belangen en relevante kansen of risico’s duidelijk gepresenteerd worden. Het procesmatige karakter van de ondersteuning richt zich vooral op de vele stappen die tijdens de realisatie van Knoop XL moeten worden gezet. De raad zal zich bij elk van die stappen goed dienen voor te bereiden en te positioneren. De ondersteuning die de raad ontvangt, dient te bestaan uit zowel gevraagd als ongevraagd advies. Een raad is een lekenbestuur waarvan de leden het raadswerk in deeltijd verrichten naast andere werkzaamheden. Knoop XL is een complex en langlopend project met grote belangen voor de gemeente Eindhoven. Dat betekent dat ondersteuning van de raad bij zijn rolneming met betrekking tot Knoop XL niet enkel afhankelijk mag zijn van vragen die raadsleden stellen.

De ondersteuning dient zijn expertise ook ongevraagd aan de raad aan te bieden, zodat raadsleden mede op basis van ongevraagd advies hun inzichten kunnen verrijken en hun standpunten kunnen bepalen. De organisatie van de rolneming van de raad rond Knoop XL vergt een grondige afweging hoe de bestaande ondersteunende instrumenten van de raad in te zetten. Een belangrijke overweging is om voor de duur van het project een raadscommissie formeel te installeren, die een status heeft als “voorportaal” voor de raad en beschikt over duidelijk omschreven taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden namens de raad. Deze commissie kan in samenspraak met de griffie de kern vormen van de ondersteuning aan de raad voor Knoop XL.

19

Gelet op de genoemde karakteristieken van Knoop XL en op basis van bevindingen uit eerdere onderzoeken naar grote gemeentelijke projecten, is aannemelijk dat de raad behoefte zal hebben aan externe expertise op de verscheidene belangengebieden die tijdens Knoop XL aan de orde komen. Externe experts kunnen de raad bijstaan in verschillende opzichten: -

Het assisteren bij het analyseren en vastleggen van de publieke belangen voor de gemeente, ook in relatie tot de publieke belangen voor de provincie; Het functioneren als onafhankelijke beoordelaar van informatie waarbij het vastgestelde publieke belang als uitgangspunt functioneert; Het “vertalen” van rapportages van experts voor de raad; Het inventariseren en positioneren van de belangen van de verschillende stakeholders; Het inbrengen van bevindingen uit eerdere onderzoeken naar grote overheidsprojecten; Het ondersteunen van tegenspraaksessies, waarin alternatieve oplossingsrichtingen worden besproken; Het toepassen van de Duisenberg-methode, in het bijzonder voor financieel management24; Het assisteren bij tussentijdse evaluaties van het project Knoop XL.

Zoals hierboven aangegeven, leren eerdere onderzoeken naar grote projecten voor gemeenten dat de inzet van externe expertise op zichzelf ook een goede organisatie vergt. Door een vaste adviseur aan te stellen, wordt een duurzame relatie bevorderd met de raad en met de bestaande interne ondersteuning (i.c. raadscommissie, griffie, rekenkamercommissie, auditcommissie). De adviseur kan daarbij optreden als het koppelvlak met de voor specifieke vraagstukken in te schakelen experts. Daarbij waarborgt de adviseur dat informatie en adviezen van experts worden vertaald en ingepast in het geheel aan informatie waarover de raad beschikt om tot goede debatten en besluitvorming te komen. Om een goede samenwerking te creëren tussen de partijen die de raad ondersteunen, is van belang dat de ondersteuning van de raad goed wordt gestructureerd en tegelijk eenvoudig en overzichtelijk is. Een compacte organisatiebeschrijving zal moeten worden gemaakt.

3.11. Organiseer periodieke evaluaties van de Leidraad Knoop XL In deze stap heeft de raadsgriffie het initiatief. De raad bewaakt de uitvoering, participeert via open debatten en besluit over het eindresultaat. Gezien de lange duur van het project Knoop XL en de grote impact op de belangen van de gemeente Eindhoven, is het raadzaam om deze Leidraad Knoop XL en de praktische toepassing ervan tussentijds te evalueren. Deze evaluatie is te zien als een specifiek onderdeel van de ondersteuning aan de raad en geeft aan wat goed is en wat beter kan. Het is daarbij raadzaam om feitelijk twee momenten van evaluatie te gebruiken. Als standaardmoment kan worden gekozen om te evalueren aan het einde van elke raadsperiode, waarbij de dan nog zittende raad een oordeel velt over de wijze waarop de leidraad en de geboden ondersteuning hebben gefunctioneerd. Deze evaluatie kan dat door de nieuw geïnstalleerde raad worden meegenomen om eventuele aanpassingen door te voeren in de leidraad of in de wijze waarop de leidraad in de praktijk wordt gebracht. Daarnaast kunnen tussentijdse evaluaties worden ingepast om naar behoefte de leidraad of de toepassing ervan te beoordelen en waar nodig bij te stellen.

24 Dit in het verlengde van de in Eindhoven reeds geïnstalleerde Raadswerkgroep Analyse Begroting en Verantwoording.

De methode-Duisenberg, vernoemd naar het voormalige Tweede Kamerlid Pieter Duisenberg, houdt in dat een of meer rapporteurs worden aangewezen in een vakcommissie of uit de volksvertegenwoordiging om bijvoorbeeld de begroting of een bepaald thema voor te bereiden en vragen te inventariseren die namens de gehele commissie of volksvertegenwoordiging worden gesteld aan de verantwoordelijke bestuurder. In plaats van controleren op basis van incidenten wordt door de inzet van de rapporteur de controlerende rol versterkt door naar het hele beleid te kijken.

20

4. Doorlopende aandachtspunten Hieronder zijn punten aangegeven die in meerdere stappen van deze leidraad terugkomen en een continue aandacht vergen bij het praktisch toepassen van de leidraad. Het in de praktijk brengen van deze aandachtspunten is een vast onderdeel van de ondersteuning van de raad. De raad zal actief moeten toezien op de uitvoering ervan.

4.1.

Gebruik geleerde lessen

Er zijn in Nederland diverse grote en complexe projecten ondernomen met een reikwijdte die vergelijkbaar is met Knoop XL. Te denken valt aan projecten m.b.t. gebiedsontwikkeling en grote projecten in Tilburg, Breda, ’sHertogenbosch, Amsterdam en Rotterdam. Het is raadzaam de lering die daaruit is getrokken mee te nemen in de verdere ontwikkeling en uitvoering van Knoop XL. De lering die getrokken kan worden richt zich zowel op de projectmatige uitvoering als op de wijze waarop de raad zijn rol neemt ten aanzien van het project. Een separate studie over geleerde lessen kan enerzijds nuttige informatie opleveren, maar heeft als risico dat het eindrapport als eenmalige theoretische waarheid in een archief wordt bijgeplaatst. Belangrijker is dat het inzicht in de geleerde lessen een directe praktische toepassing krijgt in de ondersteuning aan de raad. De ter ondersteuning aan de raad aan te stellen adviseurs zouden die praktische vertaling van geleerde lessen als een continue opdracht moeten oppakken.

4.2.

Organiseer tegenspraak in een veilige omgeving

Onderzoeken naar gemaakte fouten in grote projecten laten zien dat groepsdenken en het afwijzen van andersdenkenden een belangrijke oorzaak is van tegenvallers 25. In de fase waarin het project Knoop XL zich bevindt is er nog ruimte om geleerde lessen van andere grote projecten mee te nemen in de projectontwikkeling en de besluitvorming. Dat bleek nadrukkelijk uit de Amsterdamse raadsenquête naar de Noord/Zuidlijn. De gemeente Amsterdam heeft naar aanleiding van deze raadsenquête een aantal lessen geformuleerd onder de titel LetOp/10 Lessen. LetOp is de afkorting van “Leren En Tegenspraak Organiseren in Projecten”, waarbij het doel is om een zorgvuldig besluitvormingsproces te bevorderen. De centrale vraag is: “Wat kunnen we leren van gedane zaken?”. Als het erom gaat of en hoe projecteigenaren open en kritisch aan willen/moeten kijken tegen hun eigen opdracht en dan is het van belang het altijd expliciet te hebben over het begrip ‘veiligheid’. Durf je te kijken naar zaken die het project/proces wellicht verstoren of ingrijpend zouden kunnen veranderen? Dan is het van belang een veilige omgeving te creëren. Maar hoe verhoudt dit zich tot de ook zo nodige transparantie? Want openheid (dat is het open laten zien van risico’s en tegengeluiden) moet een fundamentele waarde zijn van ons handelen.

Dat is misschien wel de belangrijkste uitkomst van de evaluatie van de NZL [Noord-Zuidlijn].26 Tegenspraak organiseren en mogelijk maken blijkt in de praktijk vaak op complicaties te stuiten. Het vergt veel van betrokken partijen om zich open uit te spreken, juist als die uitspraken ingaan tegen de standpunten of inzichten van leidinggevenden, assertieve collega’s of opinieleiders. Hierbij kunnen de ter ondersteuning aan de raad aan te stellen adviseurs een belangrijke rol vervullen door de veiligheid te creëren waarin tegenspraak de ruimte krijgt.

25

Groepsdenken is een denkwijze bij mensen die nauw samenwerken met een gezamenlijk doel voor ogen. Tijdens die samenwerking ontstaat een hechte groep met een sterke, unanieme groepsmening. Die groepsmening wordt van zodanig groot belang geacht dat kritische tegengeluiden niet door de groep worden opgenomen. Het risico van groepsdenken is dat de kwaliteit van de besluitvorming vermindert. 26 Programma LetOp/10 lessen. Gemeente Amsterdam, 2 mei 2012.

21

4.3.

Onderhoud en bewaak een inzichtelijke inventarisatie van onzekerheden en risico’s

Elk project kent risico’s en plannen om die risico’s te voorkomen of de effecten ervan te verminderen. Risico’s kunnen zich voordoen in de factoren Product, Tijd en Geld. Bij Product gaat het om het risico dat niet datgene wordt opgeleverd wat in de planning is vastgelegd. Bij de factor Tijd gaat het om het risico van vertraging in de oplevering. Bij de factor Geld gaat het om het risico dat kosten hoger uitvallen dan gepland. Bij deze kosten dient breder te worden gekeken dan enkel de investeringskosten, en dienen risico’s met betrekking tot de toekomstige exploitatie en een verwijdering na einde levensduur van het projectresultaat eveneens te worden mee beschouwd. De raad dient in de fase van planning en uitvoering van Knoop XL te kunnen beschikken over een actuele en inzichtelijke risico-inventarisatie, waarbij tevens duidelijk is hoe wordt voorgesteld de risico’s af te dekken of te verminderen.

4.4.

Maak werk van goede informatievoorziening

Met betrekking tot de informatieverstrekking dient het college de raad te voorzien van goede informatie. Dat betekent dat de informatie volledig, juist, inzichtelijk en tijdig dient te zijn. Met betrekking tot de kwaliteit van de informatieverstrekking hebben zowel college als gemeenteraad een rol. Het college is gehouden om de raad gevraagd en ongevraagd adequaat te informeren. Het is daarnaast aan de raad om – waar hij dat relevant acht – specifieke eisen te stellen aan de informatieverstrekking door het college. Dat betekent ook dat de raad aangeeft of hij tevreden is met de ontvangen informatie met het oog op de criteria volledigheid, juistheid, inzichtelijkheid en tijdigheid. Er kan niet genoeg worden benadrukt dat het de verantwoordelijkheid en bevoegdheid van de raad is om duidelijk aan te geven als de kwaliteit van de informatie niet volstaat en er dus andere of aanvullende informatie moet worden aangeleverd voordat tot een debat en besluitvorming kan worden overgegaan. De raad heeft het hierin voor het zeggen.

22

5. Conclusie Het project Knoop XL heeft een grote impact op de gemeente Eindhoven. Het is een omvangrijk en complex project waarvan de realisatie minimaal 20 jaar zal duren. Als gevolg van Knoop XL zal de binnenstad van Eindhoven ingrijpend worden aangepast. Bij dit project zijn veel stakeholders betrokken, waarvan de medewerking en ondersteuning aan het project onmisbaar zijn voor het kunnen welslagen van Knoop XL. Eerdere onderzoeken naar ingrijpende gemeentelijke projecten, in het bijzonder raadsenquêtes, laten zien dat de wijze waarop gemeenteraden hun rol uitvoerden een belangrijke invloed had op het falen van een project. Daaruit bleek dat de gemeenteraad ondersteuning behoeft om zijn rol volwaarding te kunnen uitvoeren ten aanzien van een ingrijpend project zoals Knoop XL. Deze op initiatief van de rekenkamercommissie van de gemeente Eindhoven opgestelde leidraad voor de gemeenteraad is gebaseerd op de geleerde lessen en aanbevelingen uit die eerdere onderzoeken en raadsenquêtes. Daarmee ontvangt de gemeenteraad een duidelijk en op de praktijk gericht handvat. Tegelijk biedt deze leidraad de gemeente als geheel een mogelijkheid om goede grip te krijgen en te houden op de planning en realisatie van het project Knoop XL. Voor de gemeenteraad is essentieel dat zijn ondersteuning goed wordt georganiseerd.

Een eerste basis voor die ondersteuning ligt bij de reeds binnen de gemeentelijke organisatie beschikbare ondersteunende organisatieonderdelen, met het advies om een raadscommissie in te stellen met aanvullende ondersteuning. Van belang is dat de ondersteuning aan de raad duidelijk wordt gestructureerd en ertoe leidt dat er een consistente en duurzame relatie ontstaat tussen de raad en zijn ondersteunende team. De uiteindelijke doelstelling is dat het project Knoop XL naar wens wordt gerealiseerd en dat onvermijdelijke tegenslagen in goede samenwerking tussen alle belanghebbenden kunnen worden verwerkt.

23