Bijlage - Gedragscode privacy en publicatie persoonsgegevens van de gemeenteraad Eindhoven 2018

GEMEENTEBLAD

Nr. 50767 4 maart 2019

Officiële uitgave van de gemeente Eindhoven

Gedragscode privacy en publicatie persoonsgegevens van de gemeenteraad Eindhoven 2018 De raad van de gemeente Eindhoven; gezien de afstemming met de Functionaris gegevensbescherming; gelet op de behandeling in de meningsvormende vergadering van 22 januari 2019; gelet op: • de Europese Algemene verordening gegevensbescherming en de daarop gebaseerde wet en regelgeving waaronder de Uitvoeringswet Algemene verordening Gegevensbescherming, • de Wet openbaar van bestuur; • het privacybeleid van de gemeente Eindhoven 2018; besluit: de gedragscode privacy en publicatie persoonsgegevens van de gemeenteraad Eindhoven 2018 vast te stellen;

Artikel 1 Begripsomschrijvingen 1.

Onder ‘publicatie op de website’ wordt verstaan het plaatsen van informatie op de website van de gemeente Eindhoven.

2.

Onder “publicatie op het raadsinformatiesysteem” wordt verstaan het plaatsen van informatie op het openbare gedeelte van het raadsinformatiesysteem (RIS)van de gemeenteraad Eindhoven, bereikbaar via het webadres https://raadsinformatie.eindhoven.nl en via de gemeentelijke website. Het openbare gedeelte van het RIS is voor iedereen toegankelijk. Stukken blijven na plaatsing toegankelijk. De geplaatste stukken zijn terug te zoeken tot en met 29 maart 2018. Het archief is te raadplegen via het webadres van de voormalige leverancier van het RIS https://eindhoven.raadsinformatie.nl

3.

Onder het “besloten gedeelte van het raadsinformatiesysteem” wordt verstaan het niet openbare gedeelte van het RIS. Dit is alleen toegankelijk voor raads- en commissieleden, fractieondersteuners, (vice) voorzitter van de Rekenkamercommissie, de burgemeester en specifiek functioneel geautoriseerde personen zoals griffiemedewerkers.

4.

Met “raad” wordt de gemeenteraad Eindhoven bedoeld.

Artikel 2 Gedragscode ten aanzien van categorieën personen Voor de publicatie van persoonsgegevens gelden ten aanzien van de hierna genoemde categorieën van personen gelden de aldaar aangegeven gedragslijnen. Voor wat betreft de categorieën c tot en met g geldt dat betrokkenen worden geïnformeerd via de website en het raadsinformatiesysteem. a.

Persoonsgegevens van politieke ambtsdragers, zoals raads- en commissieleden en collegeleden Deze personen functioneren ten behoeve van het openbaar bestuur. Zij zijn als zodanig gekozen en/of benoemd. Zodoende geldt het uitgangspunt dat herkenbaar moet zijn wie de politieke ambtsdragers zijn, van welke partij zij deel uitmaken en hoe zij te bereiken zijn. Voor de politieke ambtsdragers geldt geen beperking, behoudens hetgeen de wet aangeeft, voor het bekendmaken van persoonsgegevens op de website van de gemeente Eindhoven en het RIS. Op het RIS worden van raads- en commissieleden in het beginsel de volgende persoonsgegevens gepubliceerd: voor- en achternaam, titel, partijnaam, foto, e-mailadres, telefoonnummer, raadsen nevenfuncties. Uitsluitend met toestemming van raads- en commissieleden vindt publicatie van het woonadres plaats. Raads- en commissieleden kunnen hun persoonsgegevens zelf wijzigen, aanvullen en verwijderen. Van de collegeleden worden op het RIS gepubliceerd: voor- en achternaam en foto. Voor meer informatie over de collegeleden wordt verwezen naar de website van de gemeente Eindhoven. Raadsbesluiten, moties en amendementen worden zonder handtekeningen gepubliceerd op het RIS. Dit geldt ook voor raadsstukken, afkomstig van het college.

1

Gemeenteblad 2019 nr. 50767

4 maart 2019

b.

Persoonsgegevens van ambtenaren Voor zover ambtenaren genoemd worden in relatie tot hun functie, is bekendmaking relevant en niet bovenmatig. Daarbij geldt dat van ambtenaren die een rol spelen in de werkzaamheden van de raad – ongeacht of zij voor de gemeente Eindhoven of een andere (overheids)organisatie werkzaam zijn – uitsluitend hun naam, voorletter en de afdeling en/of sector waar zij werkzaam zijn, openbaar worden gemaakt op het RIS. In het besloten gedeelte van het RIS is een “Smoelenboek” van de ambtelijke organisatie te vinden waarin de foto en contactgegevens (zakelijk telefoonnummer en emailadres) van directieraad, sector- en afdelingshoofden, programmaleiders, sectorsecretarissen, griffier en medewerkers van de griffie zijn opgenomen. Op de website van de gemeente worden, bij de contactgegevens van de raads- en commissieleden, ook de zakelijke contactgegevens vermeld van de gemeentesecretaris, griffier en medewerkers van de griffie. Namen en zakelijke contactgegevens van ambtenaren worden niet vermeld in raadsbesluiten en -voorstellen.

c.

Persoonsgegevens van personen en burgers die brieven of andere geschriften aan de raad richten Brieven aan de raad zijn onder andere afkomstig van burgers en instellingen. Ze bevatten vaak adresgegevens, het telefoonnummer en de handtekening van de afzender. Het komt ook voor dat er een petitie aan de raad wordt overhandigd, met handtekeningenlijsten die vaak (handgeschreven) naam- en adresgegevens en handtekeningen bevatten. Openbaarmaking van deze brieven of geschriften op het RIS zou betekenen dat persoonsgegevens door een ieder rechtstreeks zijn in te zien. Voor wat betreft de ingekomen brieven van burgers moet openbaarmaking van de persoonsgegevens als bovenmatig worden beschouwd. Het effect van de geschriften aan de raad kan doorgaans ook bereikt worden zonder openbaarmaking. De raad moet echter wel kennis kunnen nemen van deze brieven én hun afzender om zich een oordeel te kunnen vormen over hetgeen de brief van de raad vraagt. De ingekomen brieven van burgers worden, met vermelding van naam en contactgegevens, maar zonder handtekening in het besloten gedeelte van het RIS geplaatst. Indien een burger uitdrukkelijk aangeeft te wensen dat zijn brief openbaar wordt gepubliceerd, dan wordt deze geanonimiseerd op het RIS geplaatst.

De transparantie van het bestuur en de controleerbaarheid door de burger vereisen dat op het RIS terug te vinden is dat een brief van een burger bij de raad is binnengekomen. Hiertoe is het voldoende als op het RIS bij de raadsvergadering een totaal overzicht wordt gepubliceerd van de ingekomen brieven. Op dit overzicht worden de brieven vermeld die de raad van burgers heeft ontvangen, zonder vermelding van naam, met een korte aanduiding van het onderwerp. Brieven/geschriften van instellingen en organisaties zijn naar hun aard doorgaans minder persoonlijk en bevatten minder persoonsgegevens. Bestuurders, werknemers en leden van instellingen, verenigingen, bedrijven e.a. presenteren zich uit hoofde van hun functie in zekere mate in de openbaarheid. Om die reden wordt openbare publicatie niet als bovenmatig beschouwd en worden, met weglating van een eventuele handtekening, in zijn geheel gepubliceerd op het RIS. Voor petities geldt dat de petitie zelf, zijnde de boodschap die men door middel van de petitie wenst uit te dragen, op het RIS worden gepubliceerd. De lijst met ondertekenaars wordt niet op het RIS geplaatst.

d.

Personen die tijdens openbare vergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, namens zichzelf of andere (rechts)personen Personen die tijdens meningsvormende vergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, doen dit welbewust en in het openbaar. Wanneer een inspreker meldt gebruik te willen maken van zijn spreekrecht, wordt deze door de griffie er vooraf expliciet op gewezen dat de vergadering live wordt uitgezonden en achteraf is terug te kijken op het RIS. Door in het openbaar gebruik te maken van spreekrecht, geven insprekers expliciet aan geen bezwaar te hebben tegen publicatie van hun

2

Gemeenteblad 2019 nr. 50767

4 maart 2019

bijdrage op het RIS, zowel in de vorm van beeld- en geluidsmateriaal als gepubliceerde tekst. Daarbij wordt de naam van de inspreker vermeld. Het is niet mogelijk anoniem in te spreken. e.

Persoonsgegevens van personen die een rol spelen in het kader van besluitvorming en als zodanig voorkomen in de tekst van raadsvoorstellen en daaraan aanverwante documenten. De raad neemt in zijn kaderstellende en controlerende rol weinig besluiten ten aanzien van individuele burgers. Het komt dan ook niet vaak voor dat in raadsvoorstellen persoonsgegevens staan. Dit is soms wel het geval in bijlagen bij raadsvoorstellen, zoals bv. de zienswijzen op bestemmingsplannen. De individuele zienswijzen zijn alleen beschikbaar in het besloten gedeelte van het RIS. Openbaar zijn uitsluitend geanonimiseerde zienswijzenota’s te raadplegen. Een tweede categorie raadsstukken waarin persoonsgegevens kunnen voorkomen zijn documenten in het kader van bezwaarprocedures tegen raadsbesluiten. Het is onvermijdelijk dat de naam van de appellant wordt genoemd, omdat de transparantie van de procedure zwaarder weegt dan de bescherming van de privacy van degenen die bezwaar aantekenen. Andere persoonsgegevens worden niet gepubliceerd. Een derde categorie zijn burgerinitiatieven. Met een burgerinitiatief vragen burgers de gemeenteraad om een voorstel te bespreken en een standpunt in te nemen. Hiervoor moeten de indieners minimaal 250 handtekeningen verzamelen. Burgerinitiatieven worden op het RIS geplaatst met vermelding van de naam van de indieners.

De handtekeningenlijsten worden niet op het RIS geplaatst.

f.

Besluiten of zaken als benoemingen Bij benoemingen worden de persoonlijke gegevens van de te benoemen personen, afgezien van diens naam en eventuele titel, niet openbaar gemaakt.

g.

Persoonsgegevens in de beantwoording door het college van burgemeester en wethouders Brieven aan de raad worden vaak ter afdoening in handen gesteld van het college met het verzoek de raad een kopie van de antwoordbrief te sturen. Deze brieven bevatten de naam en adresgegevens van de briefschrijvers. In het geval van een reactie van het college op een brief van een burger, wordt deze uitsluitend op het besloten gedeelte van het RIS geplaatst.

h.

Uitnodigingen voor de raad Aan de raad gerichte uitnodigingen worden in de regel openbaar gemaakt op het RIS. In uitnodigingen kunnen persoonsgegevens voorkomen van betrokken personen. Dit zijn veelal personen die de activiteit organiseren en/of bij men zich kan aanmelden. Er worden geen andere gegevens op het RIS gepubliceerd dan die voor die activiteit noodzakelijk zijn.

Artikel 3 Anonimiseren van persoonsgegevens In die gevallen waarin anonimiseren nodig is volgens deze gedragscode, worden namen verwijderd. Voor zover het voor een goed begrip van de tekst nodig is, kunnen namen worden vervangen door neutrale termen zoals aanvrager, klager, (derde) belanghebbende, reclamant.

Artikel 4 Van overeenkomstige toepassing op stukken ingediend door raadsfracties Bepalingen in de gedragscode zijn van overeenkomstige toepassing op stukken die door raadsfracties worden ingediend.

Artikel 5 Uitzenden van openbare vergaderingen Conform artikel 23 van de Gemeentewet zijn de openbare vergaderingen van de raad in principe openbaar. Het maken van een beeld- en geluidsverslag van openbare vergaderingen, teneinde deze live uit te zenden via internet, kan als een gerechtvaardigd doel worden aangemerkt volgens de privacywetgeving. Het doel is een toegankelijke, laagdrempelige en transparante lokale politiek. De manier waarop de gegevens worden verwerkt, in principe zijn alleen sprekers in beeld, is niet onverenigbaar met dit gerechtvaardigd doel. Het wordt dan ook niet als noodzakelijk beschouwd om vooraf expliciet toestemming te vragen aan betrokkenen voor het live uitzenden en terugkijken van het beeld- en geluidsverslag. Betrokkenen worden hierover wel actief geïnformeerd bij de entree van de vergaderzaal en in de agenda op het RIS.

3

Gemeenteblad 2019 nr. 50767

4 maart 2019

Artikel 6 Mogelijkheid inroepen rechten betrokkenen Personen die het aangaat, kunnen op ieder moment bij de griffie verzoeken om inzage, beperking van de verwerking danwel wijziging of verwijdering van hun gepubliceerde persoonsgegevens op het openbare en/of besloten deel van het RIS. Daartoe dient een persoon aan te geven om welke gegevens het gaat en waar deze zijn gepubliceerd (indien mogelijk). Om een verzoek in behandeling te kunnen nemen, moet eerst de identiteit van de aanvrager vastgesteld worden.

Artikel 7 Inzage stukken met persoonsgegevens door derden Ingekomen brieven en zienswijzen van burgers, petities en burgerinitiatieven die aan de raad zijn toegezonden of overhandigd kunnen interessant zijn voor derden. Indien stukken met persoonsgegevens op grond van de AVG en deze gedragscode niet openbaar zijn gepubliceerd op het RIS, kunnen deze niet worden ingezien door derden. Een verzoek tot inzage door een derde wordt behandeld conform de Wet openbaarheid van bestuur.

Artikel 8 Inwerkingtreding Deze gedragscode treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 29 januari 2019. J. Verbruggen, griffier.

4

Gemeenteblad 2019 nr. 50767

4 maart 2019