Bijlage - Brief aan de raad over Fellenoord 4 april 2022

Retouradres Postbus 90150, 5600 RB Eindhoven

Leden van de raad

gemeente Eindhoven Griffie Gemeenteraad Behandeld door Rita Huskens - van der Heijden Telefoon (040) 238 25 43 Uw brief van Uw kenmerk Ons kenmerk GG 4 april 2022

Betreft: Raadsvoorstel Fellenoord.

Geachte leden van de raad,

1 Inleiding De auditcommissie uit de raadsperiode 2018 – 2022 heeft in januari en in maart jl. gesproken over het raadsvoorstel “Op weg naar een Gebiedsentiteit Fellenoord” en - vanuit haar taak de Raad gevraagd en ongevraagd te adviseren - besloten de Raad door middel van deze brief een aantal overwegingen bij dit raadsvoorstel mee te geven. In het raadsvoorstel stelt het college voor de uitvoering van het project Fellenoord buiten de eigen organisatie te plaatsen in een samen met provincie Noord-Brabant op te richten Besloten Vennootschap. Het College vraagt de Raad aandachtspunten te benoemen waarmee rekening moet worden gehouden bij het opstellen van de samenwerkingsovereenkomst.

2 Inhoud Fellenoord is een groot, complex project met de nodige onzekerheden, een doorlooptijd van geschat 20 jaar en een investering in de openbare ruimte van begroot € 137 miljoen. Provincie en Gemeente willen dit project samen uitvoeren om de risico’s te spreiden en om richting Rijk en Europa steviger aanspraak te maken op subsidiestromen. Met de keuze voor een uitvoeringsentiteit buiten de organisatie in een BV komt de uitvoering echter op afstand te staan van College en Raad.

Bezoekadres Stadhuisplein 1 5611 EM Eindhoven www.eindhoven.nl

Postadres Postbus 90150 5600 RB Eindhoven gemeente@eindhoven.nl Telefoon 14 040

Ons kenmerk GG

3 Proces •

•

•

•

In 2021 heeft de Raad de Ontwikkelvisie Fellenoord vastgesteld en opdracht gegeven om de samenwerking met de Provincie verder uit te werken. Er is een second opinion uitgevoerd door het adviesbureau Deloitte Real Estate op het proces om te komen tot de voorgestelde uitvoeringsentiteit, te weten: een BV. Uitkomst van onderzoek is dat het proces zorgvuldig is verlopen en er geen bezwaren zijn om een BV voor de uitvoering gebiedsvisie Fellenoord op te richten. Wel wordt meegegeven dat bij het op afstand plaatsen van de uitvoering van de ontwikkelvisie Fellenoord er heldere, eenduidige afspraken gemaakt moeten worden over de rol van de raad en de verantwoording aan de raad. In het voorliggend raadsvoorstel schetst het College het voorkeursscenario en vraagt de Raad om aandachtspunten voor de samenwerkingsovereenkomst. De Raad kan dit voorstel amenderen en moties indienen op het voorstel. In het najaar 2022 wordt de samenwerkingsovereenkomst, die als basis dient voor de op te richten uitvoeringsentiteit, met een raadsvoorhangprocedure aan de Raad aangeboden. Bij de raadsvoorhangprocedure kan de Raad enkel wensen en bedenkingen uiten en is het aan het College om te besluiten.

4 Overwegingen auditcommissie Met het op afstand plaatsen van de uitvoeringsentiteit worden ook de opdracht en randvoorwaarden aan de voorkant vastgesteld, zodat de uitvoeringsentiteit slagvaardig kan opereren binnen die kaders. Nu, anno 2022, wordt de Raad gevraagd een kaderstelling te doen voor een traject dat 20 jaar gaat lopen. Dit vraagt om zorgvuldige afspraken tussen de op te richten uitvoeringsentiteit – college - raad. Aandachtspunt is de mogelijkheid van de Raad om afspraken open te breken bij veranderende maatschappelijke en overige externe ontwikkelingen.

5 Rol van de raad De Raad heeft een kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol. De Raad zal helder vanuit de kaderstellende rol moeten aangeven op welke momenten en in welke situaties hij, naast haar publiekrechtelijke besluitvorming, invloed wil en gaat uitoefenen.

2

Ons kenmerk GG

6 Vooraf Op dit moment is nog onduidelijk wat de opdracht is die het College aan de uitvoeringsentiteit wil geven. Dat geldt voor de concrete invulling van de ontwikkelvisie Fellenoord, maar ook zeker voor de aanpalende projecten. Een ‘plankaart’ van alle projecten in grofweg het gebied tussen stadion – Berenkuil voor de komende jaren kan inzicht geven. Met daarbij helder beschreven wat wél en wat niet thematisch en / of geografisch onder de entiteit valt. Enkele aandachtspunten hierbij zijn: • We weten nog niet wat de gemeente gaat inbrengen in de entiteit. Worden bijvoorbeeld gronden overgedragen of tijdelijk in gebruik gegeven aan de entiteit. Als gronden worden overgedragen tegen welke prijs, is er recht van terugkoop etc. • Voor de financiering van de ontwikkelvisie Fellenoord wordt veelvuldig gekeken naar bijdragen van rijk en provincie. Wie voert hierover de gesprekken en wie neemt hierover besluit? Waar rust de coördinatie en belangenbehartiging? • Nog onduidelijk is de zeggenschapsverhouding tussen gemeente en provincie in de voorgestelde entiteit, en wat dit doet met de besluitvorming bij verschil van inzicht. • Wat is het belang van de provincie om in deze entiteit te stappen? Het is voor de Raad goed om dit vooraf te weten om dit bij de keuze te betrekken.

• De Raad wil een helder en transparant afwegingskader waarop een keuze voor de organisatiestructuur gemaakt kan worden voor de ontwikkelvisie Fellenoord. Met alternatieven, pluspunten en minpunten per gezichtspunt. • Een exit strategie voor het geval het project niet van de grond komt of tussentijds gestaakt wordt.

7 Organisatie Met de voorgestelde uitvoeringsentiteit komt de Raad verder op afstand te staan. Daarbij speelt dat het project naar verwachting 20 jaar zal duren en daarmee minstens 5 raadsperioden omvat, waarin de verantwoordelijkheid van de Raad geborgd moet zijn. De accountant laat op basis van ervaring weten dat - bij het op afstand plaatsen van een dergelijk project - het essentieel is om aan de voorkant heldere afspraken te maken over verantwoordelijkheden, sturing, verantwoording, informatieverplichting etc. Er zijn veel voorbeelden waarbij het fout is gegaan, omdat de afspraken vooraf niet helder genoeg zijn gemaakt en in de tijd niet bijgesteld konden worden. Daar waar het goed gaat / ging

3

Ons kenmerk GG

waren de afspraken vooraf goed afgekaart, waarbij onder meer aandacht besteed is aan de volgende aspecten. Om de continuïteit over de verschillende raadsperioden te borgen is het advies van de auditcommissie om een speciale raadscommissie ex. artikel 82 van de Gemeentewet in te stellen. Deze evenwichtig samengestelde commissies kan besluitvorming van de Raad voorbereiden en met het College overleggen. Daarmee is deze commissie een vooruitgeschoven post van de Raad met meer mogelijkheden tot het diepgaan voorbereiden van de meningsvorming, zonder dat zij de zeggenschap van de individuele raadsleden beperkt. De raadscommissie wordt ondersteund vanuit de griffie en accountant. De raadscommissie dient over voldoende (onderzoeks-)budget te beschikken voor inhuur van expertise om haar rol optimaal in te kunnen vullen. •

•

•

• •

De wereld verandert in 20 jaar, zo ook de behoeften van de inwoners van de stad. Hoe is de participatie van de inwoners van de stad geborgd gedurende de looptijd van het project. In de ontwikkelvisie Fellenoord wordt gesproken over 6.000 – 7.000 woningen verdeeld over 11 clusters. Hoe wordt per cluster de verdeling van de woningen voor wat betreft huur – koop en goedkoop – duur geborgd, net als de mogelijkheden voor de Raad om daarin bij te sturen. Onduidelijk is nog hoe de Raad kan sturen op de grondexploitatie (grex) per cluster. De Raad verwacht bij de start en jaarlijks (voor het vaststellen van de jaarrekening) een verantwoording van de grex. Heldere inrichting van de governance (besturen, beheersen, verantwoorden en toezichthouden) op het project. Heldere rolverdeling en scheiding tussen eigenaar, toezichthouder, opdrachtgever en opdrachtnemer. Zo ook tussen ambtenaren - College – Raad.

8 De uitvoering Ongeacht de plaats van de uitvoeringsentiteit zal dit binnen de regels en kaders van de gemeente Eindhoven moeten vallen. Dat geldt voor: • • • • •

verantwoording binnen de P&C cyclus van de gemeente financieel en inhoudelijk; periodieke toelichting voortgang deelprojecten en afwijkingen en risico’s; inhoudelijke rapportages over doelstellingen en realisatie; verantwoording naar externe financiers als rijk en provincie; bijsturings-, exit momenten voor de Raad.

4

Ons kenmerk GG

9 Afsluitend Kortom, de auditcommissie wil de Raad meegeven dat bij een dergelijk majeur, complex project met financiële risico’s de afspraken vooraf helder en goed vastgelegd worden. De Raad moet vooraf niet alleen voor nu, maar voor de hele looptijd van het project de kaders stellen en ruimte voor zichzelf creëren om bij te kunnen sturen en via een raadscommissie de controle op het proces kunnen volgen en bewaken. In het raadsvoorstel worden diverse van de hierboven vermelde onderwerpen wel benoemd, maar niet ingevuld. Dit zal naar verwachting later in het proces concreet worden. Het is aan de Raad om af te wegen of zij vóór de voorziene raadsvoorhangprocedure de invulling terug wil zien.

Met vriendelijke groet, namens de auditcommissie,

Lex Janssen, voorzitter.

5