Bijlage bij Vrije motie VM3 - Memo Ombudscommissie 210527 (1)

Memo Ombudscommissie (OCE) Aanleiding Eindhoven heeft een tweedelijns Ombudscommissie die jaarlijks rapporteert over de behandelde zaken. Bij de bespreking van het jaarverslag van de Ombudscommissie 2020 ontstaan vragen over de taken en de ondersteuning, capaciteit. Tevens is o.a. gesproken over de verbindingen met WIJeindhoven en Stichting Cultuur Eindhoven, de relatie met het college, het onderzoeksrecht van de ombudscommissie, de verbinding met de nationale ombudsman. Voor 3 leden van de ombudscommissie loopt in juli 2022 de benoemingstermijn af, waarbij condities voor een eventuele herbenoeming door de ombudscommissie genoemd zijn. De ombudscommissie vindt het belangrijk dat de raad richting geeft aan de opdracht voor de ombudscommissie. Tevens wenst de OCE een formatieve uitbreiding van de secretarisfunctie vanwege een uitbreiding van taken (WIJeindhoven/SCE/ICT/AVG), zonder uitbreiding van uren en onderbouwt dit in een memo. Afgesproken op 18-5-2021 is dat: 1. de memo met onderbouwing secretariële ondersteuning naar het college wordt gestuurd met verzoek hierover de raad te adviseren; 2. door de raad een inhoudelijke discussie gevoerd dient te worden over de opdracht voor de ombudscommissie en daaruit volgend de ondersteuning die daarbij hoort; 3.

om deze discussie goed te kunnen voeren, er meer informatie nodig is; de griffie maakt dit onderhavige A4-tje en legt dit terug bij de raadsleden aan dit gesprek: wat hebben we aan informatie nodig om deze discussie goed te kunnen voeren? Het punt van ondersteuning lijkt bij elk jaarverslag1 aan de orde te komen, vanaf 2015. Ook in de collegebrief (mei 2021) reageert het college op dit verzoek en vraagt de raad: “ons als college de opdracht te geven om -over de werkwijze van de Ombudscommissie en secretaris het gesprek aan te gaan en -u raad hierover aanbevelingen te doen” Van de raad worden richtinggevende uitspraken gevraagd over de rol, taken en middelen van de Ombudscommissie om het college op te dragen hier uitvoering aan te geven. Voor deze richtinggevende uitspraken van de raad is inzicht in de volgende 4 punten nodig: Openstaande punten 1. Inzicht in aantal klachten over respectievelijk gemeente, SCE en WIJeindhoven 2. Taakopvatting van OCE in relatie tot wettelijk kader 3. Wat zijn voor-/nadelen lokale 2e lijnsklachtenvoorziening, wat zijn alternatieven (bijv aansluiting bij Nationale Ombudsman)? 4. Hoe hebben andere gemeenten de ombudsfunctie ingericht? Wat zijn benchmarkgegevens van gemeentelijke ombudsfuncties?

1 De bijlage geeft o.a. een historisch overzicht, de eerdere benchmark.

BIJLAGE Hieronder volgt een historisch overzicht van de afgelopen jaren, de highlights van de externe evaluatie (2016), het doel, de opgave van de kosten van de diversen ombudsvoorzieningen per inwoner en het aantal zaken volgens de Ombudscommissie.

2013 2014

2016

1. Historie De gemeenteraad besluit tot instelling van een Ombudscommissie en een evaluatie in 2015. De gemeente kiest voor een lokale invulling van de ombudsfunctie. Leden worden benoemd (januari) De toenmalige WMOraad adviseert de raad in de decentralisatie in het sociaal domein: “Deelnemen aan de samenleving en eigen verantwoordelijkheid nemen als burger, zijn peilers van het nieuwe sociale beleid. Inwoners moeten participeren, hun eigen kracht benutten en zijn als eerste aan zet. Dat vraagt van de lokale overheid een krachtig voorzieningenpakket op het gebied van toegankelijke informatie, inspraak en klachten- en beroepsprocedures. Advies: Hanteer een eenduidige, heldere informatievoorziening inclusief klachten- en beroepsprocedures.” Bespreking van een externe evaluatie van de Ombudscommissie die o.a. constateert dat de keuze voor een lokale invulling in beginsel juist blijkt en dat de uren en capaciteit toereikend zijn. De Ombudscommissie vindt de uren voor ondersteuning te weinig. Interne (ambtelijke) klachtenbehandeling is volgens voorzitter OCE professioneel. Er is een impasse tussen het college en de Ombudscommissie, maar er is onvoldoende steun voor het instellen van een raadswerkgroep om middels overleg met de Ombudscommissie uit de impasse te komen (ciebespreking 19 april 2016). Drie leden van de Ombudscommissie treden af, een lid blijft.

In de raadsvergadering van 19 juli 2016 worden voor 6 jaar benoemd een nieuwe voorzitter, een plaatsvervangend-voorzitter tevens lid en een nieuw lid.

2016 2017

Cliëntenparticipatie Het rekenkamerrapport Evaluatie WIJeindhoven, wat WIJzer?(nov.) adviseert ‘ Waar, hoe en waarover inwoners met mogelijke bezwaren of klachten dienen te zijn behoeft -ook in relatie tot de Ombudscommissie verbetering en vereenvoudiging. Raadsvoorstel Verordening ombudscommissie en raadgever en second opinion sociaal domein Het resterend lid uit 2016 van de Ombudscie wordt vervangen door een nieuw lid. Raadgever Sociaal Domein wordt benoemd.(april) In het najaar van 2016 besluit de raad tot een pilot Raadgever Sociaal Domein gedurende 1 jaar. De raadgever is een onafhankelijke gezaghebbende persoon, bij wie inwoners en professionals melding kunnen maken van ongewenste effecten van wet- en regelgeving. De raadgever pakt de signalen op, onderzoekt, analyseert en geeft een zwaarwegend advies aan het college over het geheel, dus niet op cliëntniveau. Hij beoordeelt of sprake is van weeffouten in ons systeem. De adviezen van de raadgever zijn er op gericht de positie van cliënten te optimaliseren en een werkwijze te ontwikkelen die maximaal tegemoet komt aan het belang van de inwoner.

2018

Verordening Ombudscommissie wordt aangepast met wijziging van vergoeding2. Pilot Raadgever Sociaal Domein wordt niet verlengd (april). De wethouder zegt toe:

2 De vergoeding van de voorzitter en de leden van de Ombudscommissie Eindhoven zijn

onder de huidige Verordening Ombudscommissie Eindhoven gebaseerd op het Besluit rechtspositie rechterlijke ambtenaren 2006. In november 2016 is dit besluit gewijzigd en zijn de bedragen voor de vergoedingen aangepast. In het oude besluit ontving een lid een vergoeding van € 235 euro per bijeenkomst. In het nieuwe besluit ontvangt een lid een vergoeding van € 294 euro per bijeenkomst. De voorzitter ontvangt deze vergoeding, vermeerderd met 20%.

2/4

2020 Mei 2021

-Het college onderzoekt de mogelijkheden om de ombudsfunctie door te ontwikkelen. -De suggestie uit de meningsvorming om te kijken hoe zulke functies elders ingevuld worden, wordt hierin meegenomen. -Zodra de Cliëntenraad Sociaal domein weer in functie is, wordt deze bij de nadere uitwerking hiervan betrokken. -Op korte termijn wordt de raad geïnformeerd over het tijdspad waarop dit gerealiseerd wordt Ook 2e lijnsklachtenvoorziening voor SCE en WIJeindhoven komt in pakket OCE Bespreking jaarverslag 2020

2. Evaluatie rapportage BMC (maart 2016): Eindhoven heeft gekozen voor het instellen van een lokale commissie, omdat deze het meest voordelig werd aangemerkt, zowel kwalitatief (fysieke afstand, expertise en organisatie) als kostentechnisch. In het Jaarverslag 2014 van de Ombudscommissie worden deze overwegingen van de raad als volgt geformuleerd: ‘De commissie is lokaal met oog voor de lokale problematiek, er vinden hoorzittingen plaats (in tegenstelling tot de werkwijze van de Nationale Ombudsman) en de kosten zijn beduidend lager dan bij de Nationale Ombudsman’ De Ombudscommissie Eindhoven bestaat uit een voorzitter en drie leden. De commissie wordt ondersteund door een secretaris. In de voorgaande hoofdstukken is de werkwijze van de commissie uitgebreid beschreven. In 2015 had de gemeente Eindhoven 223.220 inwoners. Met een budget van € 28.000 komen de kosten per inwoner daarmee uit op afgerond € 0,13. Eindconclusie en aanbeveling Er zijn bij de Ombudscommissie problemen ontstaan die hun oorsprong vinden in de onvrede die de Ombudscommissie en de secretaris hebben over het aantal uren ondersteuning dat door de gemeente beschikbaar is gesteld. Hierdoor is de samenwerkingsrelatie verhard en ernstig bekoeld. Zowel de Ombudscommissie als de secretaris gaan overleg uit de weg zolang de gemeente geen extra uren aan ondersteuning beschikbaar stelt.

Nu onderhavige evaluatie niet tot de conclusie leidt dat er meer uren beschikbaar moeten worden gesteld, belanden partijen in een impasse. Er is immers sprake van een fundamenteel verschil van mening over de beschikbare uren voor ondersteuning, waardoor de samenwerking tussen de Ombudscommissie en de gemeente zodanig is verstoord dat nieuw overleg niet mogelijk is. Door deze situatie en de houding van de Ombudscommissie en de secretaris daarin is een gezamenlijke verkenning van oplossingsrichtingen om de samenwerking en de kwaliteit van de werkzaamheden van de commissie te verbeteren feitelijk onmogelijk geworden. Onderzoekers kunnen dan ook niet anders dan aanbevelen het instrument van een lokale Ombudscommissie te handhaven, maar tegelijkertijd in te grijpen in de samenstelling van de huidige Ombudscommissie.

3/4

3. • • • • • • •

Doel volgens Ombudscommissie: (presentatie 18-5-2021) onderzoeken waar zaken mis lopen tussen burger en overheid Verwijzen naar het juiste loket Advies geven Bemiddelen / interveniëren Hoorzittingen Oog voor belangen van burgers Verbetering dienstverlening gemeente3

4. Kosten van de diverse Ombudsvoorzieningen per inwoner (opgave OCE): Amsterdam € 2,45, Den Haag € 1,00, Rotterdam € 1,00, Eindhoven € 0,12 5. Aantal zaken (opgave OCE) In 2018 zijn 70 zaken ingediend waarvan 7 daadwerkelijk zijn behandeld. De OCE stelt dat de klachtbehandeling binnen de gemeente in zijn algemeenheid goed is geregeld. Maar spreekt in het jaarverslag opnieuw haar zorgen uit over de problemen en onduidelijkheden die burgers ondervinden bij klachten over het sociaal domein. In 2019 zijn 81 zaken binnengekomen en 5 formeel behandeld. De commissie stelt dat voor 2020 een goede inregeling van de tweedelijnsklachtenbehandeling voor WIJeindhoven en een goede ICT-omgeving de nodige aandacht zal vragen. In 2020 zijn 74 meldingen binnengekomen en 3 formeel behandeld: • 42 doorgestuurd naar interne klachtenbehandeling gemeente/ Wijeindhoven • 29 vragen beantwoord, advies gegeven, doorverwezen • 3 inhoudelijk behandeld waarvan 1 kennelijk ongegrond op stukken (zonder eindoordeel) en 2 die worden afgerond in 2021.

4/4