Bijlage - Beantwoording technische vragen (GL) - Communicatieplan fase 2

VDMA DEVELOPMENT

INFO@VDMA-EINDHOVEN.COM WWW.VDMA-EINDHOVEN.COM

COMMUNICATIEPLAN OMGEVINGSMANAGEMENT ONTWERPFASE FASE 2 Datum: Status: Project: 1.

17 september 2024, Eindhoven Concept VDMA

INLEIDING

Eind 2019 werd bekend gemaakt dat Being Development BV (hierna: ‘Being’ of ‘de ontwikkelaar’) het VDMA-terrein mocht ontwikkelen met het plan ‘JOIN THE STAGE'. Na een zorgvuldige selectieprocedure heeft de gemeente Eindhoven Being gekozen om deze herontwikkeling ter hand te nemen. Er zijn verschillende redenen die maken dat VDMA vanuit omgevingsperspectief als een gevoelig project te beschouwen is. In zijn algemeenheid is binnenstedelijke gebiedsontwikkeling onderwerp van gesprek in nationale discussies over de krapte op de woningmarkt. Daarnaast, zo leert ook de ervaring met de plannen van Stationsgebied-Zuid, wordt de transformatie van het centrum van Eindhoven door veel mensen ervaren als een (tijdelijke) inbreuk op hun leefomgeving en bedrijfsactiviteiten. Het initiatief van VDMA heeft veel impact op de omgeving, dit vraagt om intensieve participatie en zorgvuldige (en tijdige) communicatie. In deze bijlage leest u hoe dit voor het VDMA-terrein op touw is gezet. Na de tender heeft VDMA een uitgebreid participatietraject doorlopen voor de wijziging van het bestemmingsplan. Door veranderende economische omstandigheden is samen met de gemeente een planaanpassing en fasering besproken om het plan weer haalbaar te maken. Fase 1 kan binnen het huidige omgevingsplan worden gerealiseerd, voor fase 2 moet een wijziging van het omgevingsplan plaatsvinden.

Voor fase 2 gaat daarom ook opnieuw participatie plaatsvinden. Dit Omgevingsmanagement- en Communicatieplan is opgesteld door VDMA Development in samenwerking met de Gemeente Eindhoven. Missie en ambities Het beoogd resultaat van het Omgevingsmanagement is het zodanig organiseren van het ontwerp- en uitvoeringsproces, dat het project draagvlak krijgt bij stakeholders en dat de wettelijke procedures (bestemmingsplan, omgevingsvergunning) succesvol en tijdig worden afgerond. Het managen van belangentegenstellingen, de stroomlijning van de communicatie en het zoeken naar werkbare oplossingen rondom het project zijn daarbij van groot belang.

VDMA DEVELOPMENT

INFO@VDMA-EINDHOVEN.COM WWW.VDMA-EINDHOVEN.COM

De gemeente en de ontwikkelaar hechten grote waarde aan een goede en zorgvuldige communicatie met zowel belanghebbenden in de directe omgeving van het plangebied als met potentiële eigenaren en gebruikers. Onder het omgevingsmanagement vallen de volgende algemene kaders: 1. Voorkomen van klachten 2. Afhandeling van eventuele klachten 3. Projectcommunicatie, participatie en inspraak (participatie- en inspraakplan) 4. Op de hoogte brengen en houden van omwonenden ten aanzien van project Organisatie Het VDMA-omgevingsmanagementteam bestaat uit: - Ontwikkelaar(s) - Omgevingsmanager - PR & Communicatiemanager De ontwikkelaar van Being is namens de projectorganisatie het eerste aanspreekpunt voor direct betrokkenen omtrent projectissues. Daarbij acteert de omgevingsmanager in samenwerking met de ontwikkelaar op de door hen uit te voeren activiteiten en verantwoordelijkheden zoals onderstaand beschreven. -

Voorkomen van klachten/ Afhandeling van eventuele klachten

-

Contact tussen omwonenden/belanghebbenden en een interne of externe verantwoordelijke voor het omgevingsmanagement.

-

Duidelijk kenbaar maken wie het aanspreekpunt is voor belanghebbenden; tot wie kunnen bewoners zich richten met vragen/opmerkingen.

De PR & Communicatiemanager van Being is aanvullend verantwoordelijk voor. -

Gerichte en frequente terugkoppeling van vragen en/of opmerkingen geplaatst op website of via brief/mail en naar aanleiding van relevante ontwikkelingen rondom het project.

De omgevingsmanager zoekt binnen de herontwikkeling van het VDMA-terrein afstemming met de PR & Communicatiemanager van Being en houdt ruggenspraak met de ontwikkelaar(s) van Being die eindverantwoordelijk is voor VDMA. In het geval dat de vraag of omgevingssituatie veranderd of dit de rol van omgevingsmanager op het gebied van activiteiten en/of verantwoordelijkheden overstijgt, dan zal de ontwikkelaar de overstijgende zaken overnemen of zich meer sturend opstellen. Leeswijzer Hoofdstuk 2 bevat een omgevingsscan. In hoofdstuk 3 zijn de stakeholders van het gebied in kaart gebracht. Deze hoofdstukken vormen de basis voor het omgevingsmanagementplan, dat in hoofdstuk 4 aan de orde komt. Hierin wordt uitgebreid omschreven wie wanneer wordt betrokken en op welke manier.

VDMA DEVELOPMENT

2.

INFO@VDMA-EINDHOVEN.COM WWW.VDMA-EINDHOVEN.COM

OMGEVINGSSCAN

Het Van der Meulen-Ansems (VDMA)-terrein ligt tussen het station en de winkelstraten in het centrum van Eindhoven. Op het grotendeels ongebruikte terrein staat een voormalige luciferfabriek, garage, zusterflat, kantoren, woningen, een binnenplein en een groot parkeerterrein. In totaal heeft het terrein een oppervlakte van 2 hectare. De voormalige zusterflat wordt tijdelijk bewoond door studenten. Het perceel wordt aan alle zijden omgeven door woon- en werkgebied. Aan de west- en zuidzijde is de Vestdijk beeldbepalend met een verzameling hoogbouw, waaronder Hotel Pulman, winkelcentrum de Heuvelgalerie en grootschalige woningbouw. Ten zuiden van het gebied zijn het rijksmonument klooster Mariënhage en de Augustijnenkerk gesitueerd. Op de hoek van Vestdijk/ Rafeissenstaat schuin tegenover de Pathé Bioscoop en ABN Amro Bank bevinden zich kantoorvilla’s uit de jaren 1930, waarvan een aantal een gemeentelijk monument is. Op de hoek van Tramstraat/ Dommelstraat, schuin tegenover de Effenaar, bevindt zich een appartementencomplex (Residence du Centre). Ten noorden van het gebied vormen de Dommelstraat, Stationsstraat en Stationsplein het horecacentrum van de stad. Aan de oostzijde van VDMA wordt de Tramstraat gekenmerkt door laagbouw, met gezinswoningen en kleine ondernemingen. Ook VVE de tram is hier onderdeel van.

Fig. 1: de planlocatie

VDMA DEVELOPMENT

Fig. 2: inventarisatie functieverdeling in het gebied

INFO@VDMA-EINDHOVEN.COM WWW.VDMA-EINDHOVEN.COM

VDMA DEVELOPMENT

3.

INFO@VDMA-EINDHOVEN.COM WWW.VDMA-EINDHOVEN.COM

STAKEHOLDERS

Tijdens de reeds gedane participatie zijn er meer dan 150 stakeholders gesignaleerd rondom het VDMA-terrein. De gegevens, kenmerken en afspraken met deze partijen zijn verzameld in een stakeholderlijst (zie: bijlage 1). Zo zijn er o.a. belangenverenigingen, natuur- en milieuorganisaties, bewonersorganisaties, ondernemersverenigingen en omwonenden. In de bijlage is per doelgroep is aangegeven wat de verwachte frequentie van contactmomenten gaat zijn. Met name op de klankbordgroep van omwonende is feedback binnengekomen omdat niet iedereen zich vertegenwoordigd voelt. Om deze reden willen we deze klankbordgroep voor fase 2 een bredere vertegenwoordiging geven. Naast de vertegenwoordiging vanuit de Tramstraat is het belangrijk dat hier ook afvaardiging vanuit VVE de Tram, VVE Residance du Centre/ De Remise en vanuit de bewoners van het Woonbedrijf komen. De ambitie is om vanuit de verschillende groepen elk 1 à 2 afgevaardigde te selecteren. Om te zorgen dat we met elkaar in gesprek blijven willen we het eerste overleg met de vernieuwde samenstelling in november 2024 laten plaatsvinden. In het volgende hoofdstuk brengen we in kaart hoe we deze partijen betrekken.

VDMA DEVELOPMENT

4.

INFO@VDMA-EINDHOVEN.COM WWW.VDMA-EINDHOVEN.COM

DOELGROEPEN

De stakeholders zijn onder te verdelen in verschillende doelgroepen. Afhankelijk van de doelgroep en doelstelling, wordt voor elke belanghebbende de mate- en manier van betrokkenheid bepaald. Bij elk onderdeel past immers een andere benaderingsstrategie. Matrix A brengt dit globaal in kaart. In het vervolg van deze paragraaf wordt de inhoud van de matrix nader toegelicht. In de uitvoeringsparagraaf worden de momenten concreet uitgewerkt naar datum, opzet en doelgroep. Onderstaande matrix geldt hierbij als richtsnoer. Matrix A: schematisch overzicht doelgroepen en benaderingsstrategie Omgevingsmanagement

Doelgroep 1. Brede publiek, incl. pers en media

2. Geïnteresseerden, incl. toekomstige bewoners

Particiaptieniveau Informeren (bij updates)

Benaderingstrategie De doelgroep brede publiek omvat alle inwoners van Eindhoven. VDMA is herkenbaar voor menig inwoner van Eindhoven, maar natuurlijk zal slechts een beperkt deel van deze inwoners zich interesseren voor VDMA. De geïnteresseerden vormen doelgroep 2. Het is van belang dat iedere Eindhovenaar op een willekeurig moment, zich kan ‘opgeven’ voor deze groep. Hiervoor is continue informatievoorziening via de gangbare media (internet, pers) noodzakelijk. Stakeholdergroep 1 blijft dus gewoon continu bestaan.

Informeren (bij updates)

Een specifieke groep, die overigens onderdeel uitmaakt van voor genoemde doelgroep, vormen de geïnteresseerden. Dit zijn mensen die ofwel heel direct met de gevolgen van de herontwikkeling van de VDMA te maken krijgen, ofwel op andere wijze geïnteresseerd zijn in VDMA. Deze groep kan op aparte wijze worden geïnformeerd. Informeren is een eenzijdige activiteit waarbij de ontwikkelaar belanghebbenden en geïnteresseerden op de hoogte brengt van inhoud en voortgang van het proces. Deze informatie vindt plaats via verschillende kanalen, zoals Internet, pers, nieuwsbrieven en informatiebijeenkomsten (nadere toelichting hierop volgt verderop in het

VDMA DEVELOPMENT

3. Direct betrokkenen, incl. omwonenden, lokale ondernemers, en actie- en belangengroepen

Meedenken (per kwartaal)

INFO@VDMA-EINDHOVEN.COM WWW.VDMA-EINDHOVEN.COM

plan). Belangrijk aspect van informatie is de al genoemde continuïteit ervan. In het verleden heeft er met verschillende stakeholdergroepen afstemming plaatsgevonden. Deze groepen zullen voor het traject van fase 2 geëvalueerd worden zodat vastgesteld kan worden of ze nog steeds een volledige vertegenwoordiging presenteren. Deze stakeholdergroep zien hun directe omgeving ingrijpend veranderen door zeer grote bouwwerken. De visuele impact, mogelijke geluid- en schaduwhinder, mobiliteit en wind zijn de belangrijkste onderwerpen. Transparantie is essentieel evenals het luisteren naar de vragen van de stakeholdergroep. Geslotenheid en het slecht informeren zonder te luisteren zullen leiden tot weerstand en onzekerheid. De stemming en houding bij de direct betrokkenen heeft grote invloed op het gemeentebestuur en de leden van de gemeenteraad en bepaalt voor een belangrijk deel de slaagkans van VDMA.

4. Gemeente

Meewerken (continu)

Bij meedenken gaat de ontwikkelaar te rade bij omwonenden en lokale ondernemers om inzicht te krijgen in wensen en belangen aangaande het project. Deze consultatie vindt meestal plaats in de vorm van een gesprek of overleg. Gemeente wordt gevraagd middels een samenwerkingsovereenkomst actief mee te doen in het project en een verbindende schakel te vormen binnen de inwoners van de gemeente.

Een tijdige en zorgvuldige communicatie moet leiden tot draagvlak onder stakeholders en een soepele voorbereiding en uitvoering van het project binnen de randvoorwaarden van tijd en geld én met een tevreden omgeving. Belangrijk is te zorgen voor een continue stroom van informatie. Dat houdt in dat de informatie op regelmatige momenten wordt verstrekt. Dus geen lange radiostiltes en ook geen plotse overdaad aan informatie. De genoemde

VDMA DEVELOPMENT

INFO@VDMA-EINDHOVEN.COM WWW.VDMA-EINDHOVEN.COM

“regelmatige informatievoorziening” zal in belangrijke mate gekoppeld zijn aan de verschillende besluitvormingsmomenten in het proces. 4.2

Communicatiemiddelen

Om de hiervoor genoemde benaderingsstrategieën in praktijk te brengen, beschikt de projectorganisatie over meerdere communicatiemiddelen. In de matrix wordt een uiteenlopend aantal communicatiemiddelen genoemd, dat hieronder nader wordt toegelicht. Online Denk aan digitale informatiebijeenkomsten, interviews en filmpjes op lokale en regionale Radio- en Televisie, filmpje op de website, filmpjes op het VDMAterrein, social media, of aan twitterende ontwikkelaars. Webportal Vanaf de start van het project is het webportal www.join-the-stage.nl online gezet. Via dit medium is continue informatievoorziening mogelijk. Wel is het belangrijk om via een ander medium (bijvoorbeeld informatiebijeenkomsten en nieuwsbrieven) het bestaan van de website aan te kondigen. Een website kan snel aangepast worden en is een plek om alle relevante documenten, verslagen en rapporten te presenteren. Naast informatie over de inhoud van de planvorming en de planning, worden er aankondigingen gedaan van de momenten waarop informatiebijeenkomsten worden georganiseerd en zijn de daaruit voortkomende notulen te downloaden. Nieuwsbrief Gedurende het ontwikkeltraject zal er een aantal maal gewerkt worden met nieuwsbrieven. Voor het grote communicatiepunten zoals inloopavonden zal er een gedrukte nieuwsbrief uitkomen die in de directe omgeving van VDMA verspreid wordt (500 exemplaren).

Daarnaast zullen er digitale nieuwsbrieven uitkomen welke verspreid wordt onder de, dan in beeld zijnde, geïnteresseerden en direct betrokkenen. Deze keuze heeft een praktische maar ook financiële grondslag.

Fig. 3: spreidingsgebied fysieke poststukken VDMA Persberichten Informatie over de inhoud van het project VDMA en bijeenkomsten zal ook via deze weg verspreid worden, dit gebeurt middels het uitbrengen van persberichten. Deze persberichten zullen bijgevolg vaak uitkomen na besluitvormingsmomenten en belangrijke stappen in het planvormingsproces. Persberichten worden doorgaans gepubliceerd in het Eindhovens Dagblad en andere regionale pers (los van vakpers).

VDMA DEVELOPMENT

INFO@VDMA-EINDHOVEN.COM WWW.VDMA-EINDHOVEN.COM

Informatiebijeenkomsten De genoemde informatiebijeenkomsten zijn bedoeld om de groep direct betrokkenen op een rechtstreekse wijze te informeren over de concrete ontwikkelplannen en hen te consulteren omtrent bepaalde onderdelen van het plan. Zoals de naam van de doelgroep reeds aangeeft, gaat het hier om een groep mensen die direct getroffen wordt door de realisatie van het nieuwe VDMA, bijvoorbeeld doordat zij plaats zullen moeten maken voor de stedelijke hub of omdat de ontwikkeling in hun ‘achtertuin’ plaatsvinden. Het is cruciaal dat deze doelgroep direct en goed geïnformeerd wordt over de plannen en daarmee is het de plicht van de projectorganisatie hiervoor zorg te dragen. Naast het informeren, zal deze groep ook geconsulteerd worden op dergelijke informatiebijeenkomsten. Het is niet de bedoeling de mensen te laten meebeslissen. Mensen wordt naar hun mening en ideeën gevraagd zodat de projectorganisatie hier in haar besluitvorming rekening mee kan houden. Feedback wordt verwerkt in een verslag en terugkoppeling vindt plaats via persoonlijke contact tussen de ontwikkelaar en de feedbackgever of algemeen via de website. Discussie- inloop- of inspraakbijeenkomsten Discussiebijeenkomsten zijn anders dan informatiebijeenkomsten. Het accent ligt het in beeld brengen van standpunten en standpunten. Discussies over hoogbouw en verstedelijking kunnen geëmotioneerd verlopen.

Zorg voor een geoefende en onafhankelijke moderator of voorzitter en bereid zaken goed voor. Veel vragen zijn voorspelbaar en de antwoorden kunnen dus voorbereid worden. Het ligt voor de hand dat een discussiebijeenkomst voorafgegaan wordt door een informatiebijeenkomst of een andere vorm van informatieoverdracht. Zorg voor een goede balans in de groep van discussiedeelnemers: zowel professionals als leken, voor- en tegenstanders, direct omwonenden en overige inwoners, politici en het brede publiek et cetera. Rondleidingen Rondleidingen zijn zeer geschikt om het project tastbaar te maken. Verschillende experts kunnen bezoekers meenemen en een inkijkje geven in de verschillende aspecten van het plan, zoals de boswachter over het stadsbos of OMA over de architectuur. Het is tevens een kans om wat dieper op de materie in te gaan. Directe betrokkenen, maar ook bestuurders en pers zijn de meest voor de hand liggende doelgroepen. Een rondleiding moet goed voorbereid worden. Deelnemers moeten tijdens de rondleiding vragen kunnen stellen, waarop direct antwoord wordt gegeven. Een rondleiding geeft veel informatie, maar kost de organisatoren vrij veel tijd en inspanning.