Bijlage - Auditplan gemeente Eindhoven 2022
Tekst van het document
Auditplan 2022 Gemeente Eindhoven | 13 september 2022
Aanbiedingsbrief auditplan 2022 Aan de gemeenteraad van de gemeente Eindhoven Postbus 90150 5600 RB EINDHOVEN Datum
13 september 2022 Onderwerp
Auditplan 2022 Ons kenmerk
2209484E8A.01/YW
Deloitte Accountants B.V. Flight Forum 1 5657 DA Eindhoven Postbus 376 5600 AJ Eindhoven Nederland Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9839 www.deloitte.nl
Geachte leden van de raad, Wij hebben het genoegen u hierbij ons auditplan aan te bieden voor de controle van de gemeente Eindhoven voor het boekjaar eindigend op 31 december 2022. Het doel van dit document is u een samenvatting te geven van de wijze waarop wij de controle van de jaarrekening over 2022 verrichten. Dit is het eerste auditplan van de nieuwe gemeenteraad. Als kennismaking met u, en om u te informeren over wie uw accountant is, wat onze rol is en hoe de samenwerking met de gemeenteraad plaatsvindt, hebben wij u eerder het document ‘Kennismaking met uw accountant’ toegestuurd. Daarnaast brengen wij graag nogmaals onder uw aandacht dat wij samen met de Vereniging voor Raadsleden een boekwerk hebben uitgebracht voor nieuwe raadsleden: Goede raad voor een sterke gemeenteraad | Deloitte Nederland. Dit raadsledenboek bevat een meer uitgebreide en algemene beschrijving van de onderwerpen uit dit document. Ons auditplan is mede gebaseerd op onze kennis en ervaring vanuit voorgaande jaren, en onze offerte voor de accountantscontrole van de boekjaren 2022-2029. Het auditplan hebben wij op 12 september besproken met de auditcommissie. De input uit deze bespreking is verwerkt in de voorliggende definitieve versie.
Het auditplan is een dynamisch document dat wij zonodig in overleg met u tussentijds bijwerken als actuele ontwikkelingen bij/voor de gemeente Eindhoven hiertoe aanleiding geven. Wij houden hierover nauw contact met zowel de gemeenteraad c.q. auditcommissie, uw college als de ambtelijke organisatie. Communicatie neemt zoals u van ons gewend bent sowieso een prominente plaats in binnen ons auditplan 2022. Dat stelt ons immers in staat continu op de hoogte te zijn én te blijven van de voor u relevante ontwikkelingen. Zo vullen wij onze certificerende rol én natuurlijke adviesfunctie voor uw gemeente optimaal in. Wij zijn indien gewenst uiteraard graag bereid aan u een nadere toelichting te geven. Hoogachtend,
Aanbiedingsbrief auditplan 2022 Uw controleteam De planning-encontrolcyclus Relevante aspecten bij de accountantscontrole Doelstelling van de accountantscontrole Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2022 Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2022 Tijdspad jaarrekeningcontrole 2022
Deloitte Accountants B.V.
drs. J.J. Zuidema RA Op alle opdrachten verricht door Deloitte, behoudens M&A Diensten, zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing.
© 2022 Deloitte The Netherlands
Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is a Netherlands affiliate of Deloitte NSE LLP, a member firm of Deloitte Touche Tohmatsu Limited.
2209484E8A.01/YW Blz. 2 2
Uw controleteam
Aanbiedingsbrief auditplan 2022
De accountantscontrole van het boekjaar 2022 voeren wij uit onder leiding van Jaapjan Zuidema. Zoals u van ons gewend bent, zetten wij een voor en met uw gemeente bekend, ervaren en gedreven controleteam in (waar nodig aangevuld met specialisten, zoals IT-auditors). De sleutelposities in het controleteam zijn ongewijzigd ten opzichte van voorgaande jaren, zodat behoud van kennis en consistentie in onze aanpak en werkwijze zijn geborgd.
Uw controleteam De planning-encontrolcyclus Relevante aspecten bij de accountantscontrole Doelstelling van de accountantscontrole
drs. Rein-Aart van Vugt RA
drs. Jaapjan Zuidema RA
Bart Blomjous MSc RA
Advisory Partner
Audit Partner
Audit Director
06 110 023 52
06 5261 5738
06 835 554 40
RvanVugt@deloitte.nl
JZuidema@deloitte.nl
BBlomjous@deloitte.nl
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2022 Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2022 Tijdspad jaarrekeningcontrole 2022
Dennis Leus RA
Maniek van de Pol-Hooymans MSc RA
Kim Kerkhof MSc RA
Audit Senior Manager
Audit Manager
Audit Junior Manager
06 526 150 83
06 535 986 20
06 100 291 67
DLeus@deloitte.nl
MHooymans@deloitte.nl
KKerkhof@deloitte.nl 2209484E8A.01/YW
© 2022 Deloitte The Netherlands
Blz. 3 3
De planning-en-controlcyclus
Aanbiedingsbrief auditplan 2022 Uw controleteam
Kadernota, begroting en jaarrekening horen bij elkaar De gemeenteraad legt in de kadernota de beleidsdoelstellingen vast, wat vervolgens uitwerking krijgt in de begroting. De begroting bevat de financiële kaders waarmee het college aan de slag gaat. Hiermee geeft u invulling aan uw kaderstellende rol. Het is van belang vast te stellen of de realisatie van de afgesproken doelstellingen plaatsvindt binnen de in de begroting opgenomen financiële afspraken. Het college legt hierover verantwoording af aan de hand van tussentijdse rapportages en na afloop van het jaar in de jaarstukken (het jaarverslag en de jaarrekening). Deze (tussentijdse) verantwoordingsstukken zijn van belang voor uw controlerende taak. De jaarstukken volgen daarin de begroting.
De planning-encontrolcyclus Relevante aspecten bij de accountantscontrole Doelstelling van de accountantscontrole Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2022
Tussentijdse rapportage 1
Kadernota
Begroting
Tussentijdse rapportage 2
Begrotingswijzigingen gedurende het jaar
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2022
Jaarstukken
Tijdspad jaarrekeningcontrole 2022
2209484E8A.01/YW © 2022 Deloitte The Netherlands
Blz. 4 4
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Aanbiedingsbrief auditplan 2022 Uw controleteam
Relevante aspecten bij onze accountantscontrole zijn onder andere: • De gemeenteraad is opdrachtgever van de accountant. • Accountant controleert jaarrekening en verstrekt de volgende rapportages: – Auditplan; – Managementletter (tussentijdse controle); – Verslag van bevindingen; – Controleverklaring. • Controleverklaring spreekt zich uit over het getrouwe beeld en de rechtmatigheid.
De planning-encontrolcyclus Relevante aspecten bij de accountantscontrole Doelstelling van de accountantscontrole
• Nieuw met ingang van het boekjaar 2022 is dat wij – mede ingegeven door de maatschappelijke aandacht voor en impact van fraude – in de controleverklaring in een aparte sectie ‘Controleaanpak frauderisico’s’ aangeven op welke wijze wij bij de controle hebben ingespeeld op frauderisico’s die kunnen leiden tot een afwijking van materieel belang. In deze beschrijving kan het gaan om: de frauderisico’s die aandacht vereisten bij de controle, een verwijzing naar eventuele toelichtingen in de jaarstukken, een kort overzicht van de uitgevoerde werkzaamheden; een indicatie van de uitkomst van onze werkzaamheden, belangrijke waarnemingen met betrekking tot fraude aangelegenheid of een combinatie van deze elementen.
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2022
• Uitgangspunten accountantscontrole zijn het Besluit begroting en verantwoording (Bbv) en Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado).
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2022
• Controle is op grond van de Wet toezicht accountantscontrole (Wta) een wettelijke controle. Dit betekent een stevig toezicht regime van de Autoriteit Financiële markten (AFM) op de naleving van de voor accountants geldende Controle en overige standaarden (COS). • Verbinding tussen gemeenteraad, auditcommissie en accountant: – Auditcommissie is ‘linking pin’ tussen gemeenteraad als opdrachtgever en accountant als opdrachtnemer; – Overleggen in ieder geval over inrichting van de controle, uitkomsten interim- en jaarrekeningcontrole alsook actuele ontwikkelingen.
Tijdspad jaarrekeningcontrole 2022
2209484E8A.01/YW © 2022 Deloitte The Netherlands
Blz. 5 5
Doelstelling van de accountantscontrole
Aanbiedingsbrief auditplan 2022 Uw controleteam
Doelstelling De primaire doelstelling van de accountantscontrole is een onafhankelijke controleverklaring te verstrekken over de getrouwheid van de jaarrekening over het boekjaar eindigend op 31 december 2022 en de naleving van de wet- en regelgeving op het gebied van de financiële rechtmatigheid. Daarbij rapporteren wij aan het college en de gemeenteraad over onze controlebevindingen. Het college is primair verantwoordelijk voor het (bij)houden van een goede financiële administratie en voor betrouwbare en tijdige (tussentijdse) financiële rapportages aan de gemeenteraad. De verantwoordelijkheid voor het toezicht op de bedrijfsvoering en de handelingen van de gemeente ligt bij de gemeenteraad. De rol en de verantwoordelijkheden van het college en de gemeenteraad zijn van groot belang. Onze controlewerkzaamheden geven een onafhankelijke kijk op de financiële verslagleggingsrisico’s en -processen, en andere gebieden en ontwikkelingen die voor hen relevant zijn. Overige rapportagedoelstellingen Onze rapportagedoelstellingen zijn de volgende:
De planning-encontrolcyclus Relevante aspecten bij de accountantscontrole Doelstelling van de accountantscontrole Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2022
• Het college en de gemeenteraad informeren over significante aangelegenheden. Dit is gericht op bijvoorbeeld belangrijke schattingen, grondslagen voor financiële verslaggeving, nieuwe rapportagevereisten en significante tekortkomingen in de interne beheersing.
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2022
• Het tijdig verstrekken van een constructieve managementletter aan het college en de gemeenteraad. Hierin nemen wij onze belangrijkste aanbevelingen op voor mogelijke en/of noodzakelijke verbeteringen in de bedrijfsprocessen, en indien van toepassing geconstateerde significante tekortkomingen in de interne beheersing die wij tijdens de controle hebben geïdentificeerd.
Tijdspad jaarrekeningcontrole 2022
Aansluiting met uw ontwikkelingen Onze controleaanpak voor uw gemeente is gebaseerd op ons inzicht in de strategische prioriteiten van uw gemeente. Hiertoe verkrijgen wij inzicht in de (significante) ontwikkelingen voor zover deze relevant zijn voor de controleaanpak van de jaarrekening. Ook leggen wij, vanuit onze natuurlijke adviesfunctie, focus op actuele ontwikkelingen voor en bij de gemeente die zich vertalen in onze risicoanalyse en in specifieke aandachtsgebieden bij onze werkzaamheden en in onze rapportages.
2209484E8A.01/YW © 2022 Deloitte The Netherlands
Blz. 6 6
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2022
Aanbiedingsbrief auditplan 2022
Wij brengen bij de start van de controle een auditplan uit met de belangrijkste onderwerpen voor de accountantscontrole. Hierbij onderkennen wij voor de controle van boekjaar 2022 de volgende aandachtsgebieden bij onze controle voor uw gemeente: •
Interne beheersing | Governance, financiering, beheersing en verantwoording KnoopXL (tevens speerpunt auditcommissie).
•
Interne beheersing | Betrouwbaarheid en continuïteit geautomatiseerde gegevensverwerking (IT-omgeving, Decade, Suites, ProActis en cybersecurity).
•
Interne beheersing | Realiteitsgehalte begroting en informatiewaarde tussenrapportage.
•
Interne beheersing | Aanbesteding, conversie en implementatie nieuwe applicatie voor financiële administratie.
•
Interne beheersing | Meerjarige financiering onderhoudsuitgaven en actualisering meerjarenonderhoudsplannen (wegen, vastgoed, civiele kunstwerken).
•
Interne beheersing | Verlofsparen (wel of geen voorziening te vormen).
•
Interne beheersing | Ontwikkeling financiële beheersing sociaal domein (samenwerking WIJ Eindhoven, contractmanagement en informatievoorziening).
•
Interne beheersing | Opvolging (overige) aanbevelingen managementletter en accountantsverslag 2021.
•
Speerpunt auditcommissie | Inzicht in de financiële positie inclusief benchmark 100.000+ gemeenten.
•
Speerpunt auditcommissie | Nadere analyse reserves en voorzieningen (collegenotitie aan gemeenteraad d.d. 9 juni 2022).
•
Speerpunt auditcommissie | Begroting lezen.
Uw controleteam De planning-encontrolcyclus Relevante aspecten bij de accountantscontrole Doelstelling van de accountantscontrole Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2022 Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2022 Tijdspad jaarrekeningcontrole 2022
Speerpunten auditcommissie De auditcommissie heeft – als vertegenwoordiging van de gemeenteraad – ter ondersteuning van de controlerende rol specifiek aandacht gevraagd voor bepaalde posten van de programma’s, gemeentelijke producten, specifieke projecten en/of organisatieonderdelen. © 2022 Deloitte The Netherlands
2209484E8A.01/YW Blz. 7 7
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2022
Aanbiedingsbrief auditplan 2022
Bij de risicoanalyse en als uitvloeisel hiervan het bepalen van de benodigde aard, omvang en diepgang van onze controlewerkzaamheden hanteren wij een materialiteit (‘foutmarge’). De materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2022 bepalen wij in overeenstemming met het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) op basis van 1% van de lasten inclusief toevoegingen aan reserves. Voor de jaarrekeningcontrole 2022 gaan wij vooralsnog uit van de begroting 2022 en komen wij tot de volgende (afgeronde) bedragen:
De planning-encontrolcyclus Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Goedkeuringstoleranties Fouten
1% van het totaal van de lasten ad € 1.005.170.000 =
€ 10.050.000
Onzekerheden
3% van het totaal van de lasten ad € 1.005.170.000 =
€ 30.150.000
Rapporteringstolerantie Fouten en onzekerheden
Uw controleteam
€ 500.000
Doelstelling van de accountantscontrole Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2022 Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2022 Tijdspad jaarrekeningcontrole 2022
2209484E8A.01/YW © 2022 Deloitte The Netherlands
Blz. 8 8
Tijdspad jaarrekeningcontrole 2022
Aanbiedingsbrief auditplan 2022
Voor de jaarrekeningcontrole 2022 hanteren wij een vooraf met uw gemeente afgestemde planning, die naadloos aansluit op de agenda van de auditcommissie/gemeenteraad en de planning-en-controlcyclus van de gemeente Eindhoven.
JULI – SEPTEMBER 2022
MAART – MEI 2023
MEI – JUNI 2023
Evaluatie 2021 Auditplan 2022
Jaarrekeningcontrole
Accountantsverslag en controleverklaring 2022
Terugkoppeling 1e beeld
Besprekingen bevindingen en aanbevelingen
OKTOBER 2022 Interim-controle 2022 Begroting lezen Analyse financiële positie
JANUARI – FEBRUARI 2023 Controle (concept) MPG 2023 Voortgang jaarrekening(controle)
Uw controleteam De planning-encontrolcyclus Relevante aspecten bij de accountantscontrole Doelstelling van de accountantscontrole Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2022 Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2022 Tijdspad jaarrekeningcontrole 2022
NOVEMBER 2022
DECEMBER 2022
Interim-controle 2022
Managementletter 2022
Analyse reserves en voorzieningen
KnoopXL
2209484E8A.01/YW © 2022 Deloitte The Netherlands
Blz. 9 9
Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited ("DTTL"), its global network of member firms, and their related entities. DTTL (also referred to as "Deloitte Global") and each of its member firms are legally separate and independent entities. DTTL does not provide services to clients. Please see www.deloitte.nl/about to learn more. Deloitte is a leading global provider of audit and assurance, consulting, financial advisory, risk advisory, tax and related services. Our network of member firms in more than 150 countries serves four out of five Fortune Global 500® companies. Learn how Deloitte’s approximately 264,000 people make an impact that matters at www.deloitte.nl. This communication contains general information only, and none of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, its member firms, or their related entities (collectively, the “Deloitte network”) is, by means of this communication, rendering professional advice or services. Before making any decision or taking any action that may affect your finances or your business, you should consult a qualified professional adviser. No entity in the Deloitte network shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication. © 2022 Deloitte The Netherlands