Bijlage 3 - Onderzoek subsidierelatie Bibliotheek

gemeente Eindhoven 9 januari 2024

Onderzoek subsidierelatie Bibliotheek Eindhoven Inleiding Met dit onderzoek wordt in beeld gebracht hoe de subsidierelatie met de Bibliotheek Eindhoven (BE) het beste vorm kan worden gegeven in de toekomst. Daarmee wordt invulling gegeven aan het onderzoek dat gevraagd is naar aanleiding van het raadvoorstel bij de Cultuurbrief 2025-2028. In de Cultuurbrief 2025-2028 heeft Stichting Cultuur Eindhoven (SCE) geadviseerd de subsidierelatie met de BE voortaan integraal via de gemeente te laten verlopen. Aanleiding is enerzijds de focus van de BE op in ieder geval laaggeletterdheid en eenzaamheid, en anderzijds het nauwe verband dat de BE heeft met onderwijs en gebiedsgericht werken.1 Echter, voordat dit besluit genomen kan worden is het verzoek vanuit het college om met verschillende betrokkenen binnen de gemeente een onderzoek te starten om een mogelijke beslissing goed te onderbouwen. Doelstelling is om de subsidierelatie van de gemeente met de BE zo te beheren dat een betere integrale aansturing op de prestaties en inhoudelijke ambities mogelijk wordt. In de huidige situatie zijn er verschillende prestatieafspraken vanuit verschillende subsidierelaties tussen de BE, gemeente en SCE.

Met dit onderzoek zal inzichtelijk worden gemaakt welke scenario’s mogelijk zijn voor de aanpassing van de subsidierelatie, hoe dit vorm kan worden gegeven en wat de verschillende voor- en nadelen zijn. Daarmee kan onderzocht worden of de gemeentelijke subsidierelatie met de BE efficiënter en transparanter georganiseerd kan worden. Opdracht: Onderzoek hoe de subsidierelatie met de Bibliotheek Eindhoven vorm kan worden gegeven en welke deadlines hierbij horen (belangrijke data en deadlines worden weergegeven in bijlage 1). Onderzoeksvragen:  Wat zijn op dit moment de doelstellingen die de gemeente heeft vastgelegd voor de BE op cultureel, sociaal maatschappelijk en educatief gebied? 1 Concept Cultuurbrief 2025-2028, p.29.





o En welke ontwikkelingen worden op dit moment gezien? Hoe is de huidige subsidierelatie, de sturing en aansturing vanuit de gemeente ingericht wat betreft het subsidiëren van activiteiten op cultureel, sociaal maatschappelijk en educatief gebied? o Wat gaat hierin goed? o Wat kan verbeterd worden? o Welke activiteiten worden gesubsidieerd? Welke scenario’s zijn er mogelijk voor het inrichten van de subsidierelatie met de BE passend bij de huidige doelstellingen en toekomstige ontwikkelingen? o Hoe zien deze scenario’s eruit? o Wat zijn de voor- en nadelen?

Huidige situatie In de cultuur subsidie (op basis van de subsidieverordening Cultuur Eindhoven 20212024) en de verschillende subsidies vanuit het Sociaal Maatschappelijk Beleid (op basis van de ASV Eindhoven) zijn resultaten vastgelegd die de BE moet realiseren met de betreffende gelden. Voor wat betreft culturele doelstellingen is er vastgesteld dat de BE een functie vervult in de Eindhovense Basis en daarmee een van de organisaties is die men noodzakelijk vindt in het culturele ecosysteem. Voor de invulling van deze functie is de definitie uit de Bibliotheekwet als het fundament genomen. Bibliotheek dient: kennis en informatie ter beschikking te stellen door een breed aanbod voor een breed publiek; mogelijkheden tot ontwikkeling en educatie te bieden, met name bij onderwijsinstellingen; lezen en kennismaken met literatuur te bevorderen en ontmoeting en debat te organiseren aansluitend op de kernfunctie. In de subsidiebeschikking wordt onderscheid gemaakt voor prestaties m.b.t. het aantal leden (onder 18 en boven 18) en aantal uitleningen, aantal en bereik van educatieve activiteiten in/voor het onderwijs en aantal overige activiteiten. Omdat deze doelstellingen ook al deels educatief dan wel sociaalmaatschappelijk ingegeven zijn, is het expliciet culturele deel niet eenvoudig te destilleren.

De resultaten binnen de verschillende subsidies vanuit Sociaal Maatschappelijk Beleid (SMB) zijn gebaseerd op verschillende educatieve en sociaal maatschappelijke doelstellingen voor de BE, hierbij een overzicht: Educatieve doelstellingen:  Terugdringen van laaggeletterdheid.  Vergroten van taalontwikkeling, leesplezier en mediawijsheid van kinderen, op school en thuis.  Bereiken van ouders die moeite hebben met taal en hen motiveren te werken aan taalontwikkeling en digitale geletterdheid.  Zorgen voor preventie van en vroeg interveniëren bij achterstanden in de spraaken taalontwikkeling.  Vergroten en versterken van zelfredzaamheid op het gebied van digitale vaardigheden bij inwoners/ouderen.

2

Sociaal maatschappelijke doelstellingen:  Inwoners helpen bij het meedoen in de digitale samenleving.  Verminderen van gevoelens van eenzaamheid en versterken van de sociale cohesie.  Ruimte bieden waar uiteenlopende doelgroepen inwoners elkaar ontmoeten, met elkaar in verbinding komen en zich (een leven lang) ontwikkelen op verschillende gebieden. Ontwikkelingen: De BE is sinds 2015 bij SCE ondergebracht. Destijds lag de focus op het uitlenen van boeken vanuit scholen/zorginstellingen en een omslag naar digitaal/online. Een jaar of twee daarvoor was er op de subsidie aan de BE fors bezuinigd en is de omvang van de centrale bibliotheek beperkt tot één verdieping in de Witte Dame en niet meer twee verdiepingen. Daarbij zijn ook alle stadsdeelbibliotheken opgeheven. Aanvullend zijn er middelen vanuit het Sociaal Domein voor voor- en vroegschoolse educatie (VVE) naar de BE gegaan voor een ‘Bieb op SPIL’. Dat is nu het structurele bedrag dat in tabel 1 terug te vinden is. En daarnaast is destijds een regeling voor bewonersbibliotheken tot stand gekomen. Vervolgens is de BE weer gegroeid qua doelstellingen en activiteiten met steeds grotere focus op maatschappelijke vraagstukken en doelen zoals laaggeletterdheid en eenzaamheid. Zodanig dat de BE uit 2015 niet meer de BE is van nu. Op dit moment zijn er dan ook veel ontwikkelingen gaande wat betreft de bibliotheek.

De gemeenteraad heeft in 2020 besloten onafhankelijk onderzoek te laten uitvoeren naar de (nabije) toekomst van de BE. Dit onderzoek is in maart 2021 opgeleverd, middels het rapport “Op weg naar een Eindhovense Bibliotheek van de toekomst”.2 Het geeft een analyse, toekomstscenario en enkele specifieke (uitvoerings)adviezen. Eén van de specifieke uitvoeringsadviezen betreft dat de gemeente en de BE samen moeten gaan werken aan een meerjarig programma om de gestelde doelen gezamenlijk te bereiken. Hierbij is de opdracht aan de gemeente om te zorgen voor een eenduidige aansturing van de subsidie/opdrachtgeversrelatie. Het voorstel van SCE in de Cultuurbief om de subsidierelatie volledig via de gemeente (SMB) te laten lopen kan als vervolg worden gezien op de uitvoeringsadviezen uit het rapport ‘Op weg naar een Eindhovense Bibliotheek van de toekomst’. In het bestuursakkoord 2022-20263 is opgenomen dat er voor gezorgd gaat worden dat ieder stadsdeel een bibliotheekvoorziening heeft in de nieuwe stijl stadsdeelbibliotheken. Daarnaast is aangegeven dat de bibliotheekfunctie doorontwikkeld wordt voor activiteiten gericht op eenzaamheid, laaggeletterdheid, taal, digivaardigheid, en mediawijsheid, voor alle inwoners in de wijk. In 2022 heeft de BE subsidie ontvangen voor het ontwikkelen van de eerste 2 locaties, Woensel-Noord en Gestel.

Een besluit over de subsidie voor 2 Brede welvaart? Brede bibliotheek! Op weg naar een Eindhovense Bibliotheek van de Toekomst,

maart 2021. 3 Bestuursakkoord 2022-2026: Samen morgen mooier maken | Gemeente Eindhoven

3

stadsdeelbibliotheek 3 Woensel-Zuid en 4 Tongelre wordt in Q1 van 2024 verwacht. Tevens zal in 2024 een start gemaakt worden met de voorbereidingen op de besluitvorming voor de laatste 2 stadsdelen, Stratum en Strijp. Ook vanuit het Rijk is er veel aandacht voor bibliotheken. In het coalitieakkoord wordt gesproken over ‘toekomstgerichte bibliotheekvoorzieningen’. Hier wordt het volgende onder verstaan: een goed bereikbare openbare bibliotheek die de hele breedte aan maatschappelijke bibliotheekfuncties aanbiedt en daarmee van belang is voor de lokale gemeenschap. Het is een fysieke plek met een relevante digitale aanwezigheid en een robuuste bestuurlijke en financiële verankering. Het kabinet wil dat elke gemeente een volwaardige bibliotheek heeft. Gemeenten krijgen daarvoor extra geld en vanaf 2025 ook een wettelijke taak (zorgplicht). Iedere inwoner moet volgens het kabinet binnen een redelijke afstand toegang hebben tot een volwaardige openbare bibliotheek. In 2023 konden gemeenten extra geld aanvragen voor een nieuwe of betere bibliotheek via de Regeling eenmalige specifieke uitkeringen lokale bibliotheekvoorzieningen. De gemeente Eindhoven heeft hier gebruik van gemaakt en alle vier de aanvragen die waren ingediend zijn toegekend.

Deze middelen zullen gebruikt worden voor het opzetten en het doorontwikkelen van stadsdeelbibliotheken en het verruimen van de openingstijden in de Witte Dame. Een andere ontwikkeling vanuit het Rijk is meer geld om het lezen op scholen te bevorderen. Om te zorgen dat meer leerlingen gaan lezen komt er extra geld voor de Bibliotheek op School. De Bibliotheek op School wil kinderen helpen om plezier te ontdekken in lezen, zowel op school als thuis. Maar ook om beter te lezen, nieuwe woorden te leren, en kritisch en bewust met media om te gaan.

Huidige subsidierelatie De huidige subsidierelatie is ingericht via meerdere subsidieverleningen vanuit Sociaal Maatschappelijk Beleid en een subsidieverlening via Stichting Cultuur Eindhoven. Subsidieverlening via Sociaal Maatschappelijk Beleid Vanuit SMB zijn in 2023 8 verschillende subsidies verleend aan de BE, zie tabel 1. Het gaat hierbij in 2023 om totaal € 1.983.334,- (met daarbij de kanttekening dat hierbij nog niet de extra middelen voor de stadsdeelbibliotheken Woensel-Zuid en Tongelre en de uitbreiding van de uren van de Witte Dame zijn meegenomen). De grondslag van deze subsidies is divers; ze zijn gebaseerd op collegebesluiten, een begrotingssubsidie, de subsidieregeling Versterken Sociale Basis (VSB) of de subsidieregeling Lokaal Educatieve Agenda (LEA). Deze middelen worden onder andere ingezet voor de “Bibliotheek op SPIL” waarbij scholen een eigen uitleenpunt en een mediacoach ter beschikking hebben, Boekstartcoaches op consultatiebureaus en de Informatiepunten Digitale Overheid. Voor 2024 zijn tot nu toe 10 aanvragen ingediend bij SMB. Deze worden op dit moment nog beoordeeld. Vanuit het contractmanagement van het subsidieteam vinden monitorgesprekken plaats zoals vastgesteld in de verleende beschikkingen.

Subsidieverlening via Stichting Cultuur Eindhoven SCE verleent conform de beleidskaders en subsidieverordening een vierjarige subsidie op basis van een activiteitenplan en meerjarenbegroting van de BE. Op basis van de

4

jaarverantwoording wordt voor ieder jaar gedurende de beleidsperiode 2021-2024 een deelvaststelling van de subsidie gemaakt en aan het einde van de periode een definitieve vaststelling van de subsidie voor de volledige periode van vier jaar. Tevens wordt er ieder jaar een monitorgesprek gevoerd en zo nodig zijn er extra overleggen. De aanvraag wordt beoordeeld door de Cultuurraad en het advies van de Cultuurraad is openbaar. Het advies vormt de basis/onderbouwing voor de subsidieverlening. Het totaalbedrag wat de bibliotheek voor de periode 2021-2024 ontvangt is €14.360.784,euro als basisfunctie bibliotheek voor vier jaar. Dit komt neer op € 3.393.000,- per jaar aan het begin van de periode (prijspeil 2021). Dit bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd en zal in 2024 €3.887.000,- bedragen. Ongeveer €1 mln. van dit bedrag wordt besteed aan de bibliotheek op SPIL, waar SMB nog ca. €1 mln. voor bibliotheek op SPIL uit de VVE middelen aan toevoegt (zie tabel 1). Daarnaast verwerkt SCE o.b.v. een “overeenkomst facilitering bewonersbibliotheken” en een collegebesluit van 5 januari 2015 een jaarlijkse declaratie van de BE. Hiermee declareert de BE kosten voor ten hoogste 12 bewonersbibliotheken in verschillende locaties door de stad. Dit bestaat uit enerzijds leestafelabonnementen en anderzijds collectie. In 2022 is er voor €18.950 gedeclareerd.

Declaratie voor 2023 wordt eind van het jaar ingediend. Per jaar is er maximaal €20.000,- voor beschikbaar. Als je kijkt naar de subsidies vanuit SMB zie je de ontwikkeling dat dit steeds meer wordt, zeker met de ontwikkelingen op de stadsdeelbibliotheken. Als je daarbij nagaat dat in het SCE budget ook nog een deel is bestemd voor bibliotheek op SPIL wordt duidelijk dat het culturele deel kleiner is dan het sociaal maatschappelijke en educatieve deel en relatief steeds kleiner wordt.

5

2022 Omschrijving

Grondslag

Boekstartcoach

Collegebesluit

Bieb in SPIL (VVE)

Begrotingssubs idie VSB

Div. activiteiten VSB Digimaatje Stadsdeelbibliotheek Vaartbroek/Bennekel Bieb in SPIL op drie locaties met internationale populatie en bij kov Parelbosch IDO Bibliotheek

Verleend via SMB € 18.487,-

2023

Verleend via SCE

€ 47.246,-

Aangevraagd via SMB € 144.320,-

€ 966.018,-

€ 1.017.252,-

€ 1.017.252,-

€ 45.482,-

€ 52.529,-

VSB

Verleend via SMB

2024 Verleend via SCE

€ 7.298,-

Collegebesluit

€650.000,-

€ 517.400,-

Collegebesluit

€ 0,-

€ 62.710,-

Collegebesluit

€ 0,-

€ 226.371,-

€ 226.371,-

Aanbod NT1

VSB

€0,-

€ 0,-

€ 45.295,-

Samen Thuis in Taal

VSB

€ 49.196,-

€ 52.528,-

€ 68.564,-

LEA/ Leesoffensief/What's Next Junior

LEA

€ 70.000,-

€ 0,-

€ 119.980,-

Magister (schooljaar 2022-2023)

Collegebesluit

€ 49.975,-

€ 0,-

Basisfunctie via SCE (waarvan € 1mln. voor bieb in SPIL (VVE)) Bewonersbibliotheken

Subsidieverord ening SCE Collegebesluit

Stadsdeelbibliotheek Tongelre

Collegebesluit in voorbereiding

Stadsdeelbibliotheek Woensel Zuid Uitbreiding uren hoofdvestiging Witte Dame Stadsdeelbibliotheek Vaartbroek en Bennekel (doorontwikkeling) Totaal per kolom

Begroot via SCE

€ 1.849.158,-

Totaal per jaar

€526.000,-

€3.509.312,-

€ 3.695.306,-

€ 3.887.000,-

€18.950,-

€ 20.000,-

€ 20.000,-

€ 3.528.262,-

€ 5.377.420,-

X

X

X

X

X

X

X

X

€ 1.983.334,-

€ 3.715.306,-

€ 5.698.640,-

€2.147.782,-

€3.907.000,-

€ 6.054.782,-

Tabel 1: Totaal overzicht gesubsidieerde activiteiten vanuit SCE en SMB in 2022, 2023 en aangevraagd voor 2024. Kanttekening: vanuit SMB gaat op dit moment het dossier in routing voor stadsdeelbibliotheken Woensel-Zuid en Tongelre hiervoor is €500.000,- structureel per jaar voor beschikbaar op de begroting. Dit komt bijvoorbeeld in 2023 dus nog bovenop de €1.983.334,- dat maakt het totaal verleend via SMB dan €2.483.334,-.

Huidige aansturing Op dit moment is de aansturing vanuit de gemeente richting de BE ingericht als separate subsidieverleningen door SCE en de gemeente (Sociaal Maatschappelijke Opgave/Sociaal Maatschappelijk Beleid) met goede onderlinge afstemming en uitwisseling van relevante informatie. Er wordt samen opgetrokken door de beleidsmedewerker SCE, directeur-bestuurder SCE, contractmanager subsidies en beleidsadviseur SMB. Wat gaat goed Inhoudelijk overleg en afstemming tussen gemeente en SCE gaat goed. Er is overleg over jaarverantwoording en vaststellingen subsidie, daarnaast voert men gezamenlijk het monitorgesprek met de BE. Er wordt voor gezorgd dat men goed van elkaar op de hoogte is en waar nodig wordt gezamenlijk ge(re)ageerd richting BE als subsidieontvanger. Wat kan beter Huidige situatie is financieel/administratief niet optimaal en niet transparant – het kost zowel de gemeente en SCE als BE veel tijd en er wordt zelden (of niet) gecommuniceerd over het totale financiële beeld. Hierdoor is dit niet goed zichtbaar voor het college en de raad in de begroting en verantwoording. Het financiële en inhoudelijke verhaal over BE is opgedeeld in stukjes waardoor onderlinge afstemming binnen de gemeente (SMB) en tussen gemeente en SCE extra tijd en afstemming kost.

Dit brengt voor de bestuurder van de bibliotheek onduidelijkheid met zich mee, ook ten aanzien met wie er geschakeld moet worden over de subsidieverlening en ontwikkelingen. Op dit moment is er geen sturing op het geheel aan subsidies, de verschillende subsidies worden los behandeld en er is weinig lange termijn sturing vanuit de gemeente.

Scenario’s Er zijn verschillende scenario’s denkbaar om de subsidierelatie met de BE vorm te geven. Het gaat hierbij om: A: Volledige subsidie vanuit SCE B: Volledige subsidie vanuit SMB C: Mix van subsidies vanuit SCE en SMB Scenario A: Volledige subsidie vanuit SCE Zoals hierboven aangegeven lopen er op dit moment 8 subsidies met een totaal bedrag van € 1.983.334,- vanuit SMB richting de BE en dit aantal en de bijbehorende bedragen stijgt. Omdat er bij de BE behoefte is aan eenduidige sturing zou gedacht kunnen worden aan sturing volledig vanuit SCE. De omschrijving van de functie bibliotheek in de subsidieverordening is op zich breed genoeg om dit mogelijk te maken, hoewel dit niet past binnen de doelstellingen van de Cultuurbrief. Er zijn twee manieren waarop dit ingericht kan worden: A1. Een constructie waarbij SCE het mandaat krijgt van het college om de andere subsidieregelingen van de gemeente uit te voeren. A2. Een constructie waarbij het college andere budgetten toevoegt aan het deelplafond voor de functie bibliotheek, m.a.w. dan zou je financiële middelen toevoegen voor de functie van de bibliotheek en laten vallen onder de werking van de Subsidieverordening Cultuur Eindhoven. Voordelen  Centrale aansturing op de vele doelstellingen die er zijn en waar de BE een actieve rol speelt.  Behoud beoordeling Cultuurraad voor het culturele subsidie deel.

 Borging onafhankelijke rol van SCE4  Goede aansluiting bij provincie en Rijk middels de contacten die SCE heeft ten aanzien van cultuurbeleid. Nadelen  Er worden oneigenlijke taken neergelegd bij SCE waarbij SCE als onafhankelijk adviseur advies moet gaan inwinnen bij de gemeente voor de educatieve en sociaal maatschappelijke doelstellingen.  SCE heeft geen reguliere contacten met en zicht op ontwikkelingen in het onderwijs en inspanningen vanuit SMB en kan dus niet actief sturen op samenhang van activiteiten.  Het levert een rolvervuiling op voor SCE. SCE zou budgetten gaan beheren die niet voor cultuur zijn bedoeld maar voor onderwijs en sociaal maatschappelijke doeleinden.  Past niet binnen de doelstellingen van de Cultuurbrief. Aansturing Binnen Stichting Cultuur Eindhoven zal een beleidsmedewerker primair verantwoordelijk zijn voor de subsidierelatie onder leiding van de directeur-bestuurder. 4 Betreft onafhankelijk beoordeling en advies inzake subsidie en onafhankelijke rol van SCE als uitvoerende

organisatie (dit borgt externe transparantie tussen SCE en gemeente waardoor politieke sturing alleen op vooraf bepaalde momenten plaatsvindt en niet op elk willekeurig moment).

8

De beleidsmedewerker zal proactief input en feedback moeten ophalen bij betrokken medewerkers en afdelingen bij de gemeente en eventueel andere stakeholders zoals onderwijsinstellingen en maatschappelijke organisaties. Daarbij wordt de Cultuurraad om advies gevraagd bij de beoordeling van de subsidieaanvraag. Personele consequenties  Beide manieren van het inrichten van dit scenario leveren een verzwaring op van het takenpakket van SCE waardoor er extra capaciteit nodig is bij SCE. Afhankelijk van de mate van de betrokkenheid vanuit Sociaal Maatschappelijk Opgave (SMO) kan het hierbij gaan om minimaal 65-100 uur per jaar.  Dit zou op termijn een lichte besparing kunnen opleveren bij SMO. De capaciteit zal moeten worden afgeschaald en moeten overgeheveld naar SCE. Er zal betrokkenheid nodig blijven voor de sociaal maatschappelijke en educatieve doelstellingen. Afhankelijk van de mate van betrokkenheid kan worden bepaald hoeveel uren er minder nodig zullen zijn per jaar. Te nemen stappen/weg er naar toe Om scenario A1 te realiseren moet mandaat gegeven worden aan SCE om de andere subsidieregelingen van de gemeente uit te voeren. Om scenario A2 te realiseren moet het subsidieplafond voor de functie bibliotheek uit de verordening Cultuur Eindhoven verhoogd worden.

Voor beide scenario’s is voor wijziging van de budgetten een besluit van de gemeenteraad nodig (zie bijlage 1 voor de daarbij behorende belangrijke data en deadlines). Scenario B: Volledige subsidie vanuit de sector Sociaal Maatschappelijk Beleid Het voorstel vanuit de Cultuurbrief 2025-2028 betrof één subsidierelatie van de gemeente Eindhoven met meervoudige doelstellingen met betrekking tot de taken/activiteiten van de BE, waarbij SCE (met de Cultuurraad) betrokken blijft als adviseur. Eenduidige sturing vanuit de gemeente past bij de steeds grotere focus van de BE op de maatschappelijke vraagstukken en doelen zoals laaggeletterdheid en eenzaamheid. Ook past dit bij het feit dat de BE hierbij samenwerkt en/of zich verhoudt tot het onderwijs, sociaal maatschappelijke opgave en wijkgericht werken. De inschatting is dat de gemeente het beste in staat is om aansluiting op en samenhang met verschillende beleidsterreinen te bewaken. Dit vanwege de actieve sturing op deze domeinen met andere doelstellingen en daaraan gerelateerde budgetten/subsidies, sterke netwerken en reguliere overleggen met deze domeinen. De betrokkenheid van SCE als adviseur is en blijft noodzakelijk omdat BE met activiteiten op het gebied van leesbevordering en literatuur ook een culturele functie invult voor inwoners en voor het onderwijs.

Deze thema's worden landelijk ook belegd bij het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Wanneer voor dit scenario gekozen wordt kan ook verkend worden om de subsidieverlening aan de bibliotheek op grond van verschillende losse subsidieregelingen vanuit SMB te integreren in één begrotingssubsidie. Er zijn verschillende subsidievormen mogelijk om dit scenario in te richten: B1. Begrotingssubsidie B2. Begrotingssubsidie met een uitvoeringsovereenkomst (vergelijkbaar met stichting WIJeindhoven) B3. Subsidie op grond van de Subsidieverordening Cultuur Eindhoven 2025-2028, maar geen mandaat aan SCE voor subsidie aan de BE.

9

o

o

Als de uitvoering van de subsidie geheel bij de gemeente (SMB) wordt belegd, dan kan bij scenario B3 het mandaat aan SCE voor het verstrekken van deze subsidie voor het culturele deel o.g.v. de verordening worden ingetrokken. Bij scenario B3 werk je verder met het bestaand instrumentarium. Qua planning moet je alleen naar het college voor het aanpassen van het mandaat.

Voordelen  Centrale regie op de vele doelstellingen die er zijn en waar de BE een actieve rol speelt. De gemeente (SMB) kan beter toezien op de samenhang (doen we dingen niet dubbel en waar zijn de kansen voor verbinding/samenwerking). Dus betere (interne) afstemming en meer synergie.  Deze aansturing past bij de toekomstige ontwikkelingen zoals de ontwikkelingen naar een toekomstbestendige/moderne bibliotheek en meer aandacht voor laaggeletterdheid, eenzaamheid en maatschappelijke vraagstukken. Daarbij sluit het ook aan op de aanbevelingen van het in opdracht van de raad opgestelde rapport ‘Op weg naar een Eindhovense Bibliotheek van de toekomst’. Hierin is het advies opgenomen om te zorgen voor een eenduidige aansturing van de subsidie/opdrachtgeverrelatie.  De BE heeft middels brieven aan raad en college op 26 september 2023 en 23 oktober 2023 aangegeven dit voorstel te steunen. Zij geven aan dat ze verwachten dat met deze aanpassing de diverse budgetten en verantwoordingen efficiënter worden georganiseerd en dat nieuwe ontwikkelingen beter door de BE in partnerschap met de gemeente worden vormgegeven.  Behoud advisering door Cultuurraad voor het culturele subsidie deel. Nadelen  De bibliotheek zal niet meer voor een deel onder de subsidieverlening via SCE vallen. Dit kan theoretisch een precedent werking scheppen voor andere instellingen.

 Beperktere onafhankelijke rol van SCE mbt het cultuur gedeelte, maar dit wordt voor een groot gedeelte ondervangen doordat de Cultuurraad betrokken blijft als onafhankelijke adviseur voor het cultuur deel.5 Aansturing Vanuit de gemeente zal een accountteam worden opgericht wat zich bezig zal houden met de aansturing van de subsidierelatie met de BE. Dit accountteam bestaat uit de volgende personen:  Sectorhoofd SMB  Afdelingshoofd  Beleidsmedewerker SMB  Senior contractmanager  Financieel adviseur  Beleidsmedewerker SCE

5 Betreft onafhankelijk beoordeling en advies inzake subsidie en onafhankelijke rol van SCE als uitvoerende

organisatie (dit borgt externe transparantie tussen SCE en gemeente waardoor politieke sturing alleen op vooraf bepaalde momenten plaatsvindt en niet op elk willekeurig moment).

10

Dit accountteam komt bijvoorbeeld 1 keer per maand bij elkaar en hierbij komt alles samen. Het accountteam vraagt advies aan de Cultuurraad voor de culturele doelstellingen. Daarbij is er structureel overleg met de BE om gezamenlijke afspraken te bespreken, de voortgang bij te houden en te werken aan doorontwikkeling/meerjarige programmering. Dit is een eerste opzet, wanneer gekozen wordt voor dit scenario zal dit verder worden uitgewerkt en worden vastgelegd. Personele consequenties  Centrale regie en het inrichten daarvan kost (tijdelijk) meer capaciteit bij Sociaal Maatschappelijk Opgave, maar was sowieso nodig vanwege het toenemende aantal subsidies vanuit SMO. De toename in uren ligt niet alleen bij contractmanagement maar ook bij beleid en bedrijfsvoering. Er zal een senior contractmanager worden toegevoegd aan het accountteam hiervoor zal minimaal 100 uur extra nodig zijn. Ook vanuit beleid zal tijdelijk extra inzet nodig zijn, hierbij zal het gaan om 350 uur. Beide zijn in te passen in de bestaande capaciteit. Daarbij zal gemonitord worden hoe het daadwerkelijk uitpakt.  Voor SCE is de verwachting dat het administratieve deel wegvalt maar vanwege de rol van de cultuurraad als adviseur en gewenste betrokkenheid vanuit het team vanwege expertise op cultuurbeleid/cultuur-inhoudelijke aspect blijft er inspanning nodig vanuit SCE.

Onder de streep zal het geen substantieel lagere inzet geven. Mogelijk geeft het wel iets verlichting bij SCE. Te nemen stappen/weg ernaar toe Om het scenario te realiseren waarin een begrotingssubsidie wordt verstrekt aan de bibliotheek moet de bibliotheek uit de Subsidieverordening Cultuur Eindhoven 20252028 gehaald worden. Daarvoor dienen de volgende stappen gezet te worden. Scenario B1 & B2: Begrotingssubsidie Om duidelijkheid te geven aan de BE bij scenario B1 en B2 is het efficiënter om de subsidieverordening Cultuur vóór de start van de aanvraagtermijn te realiseren. Mocht dit niet gehaald worden dan is het theoretisch wel nog mogelijk om op een later moment deze scenario’s te realiseren. Hieronder de verschillende stappen: a. Het wijzigen van de subsidieverordening Cultuur Eindhoven 2025-2028 vóór de start van de aanvraagtermijn van 1 april 2024, zodat de functie bibliotheek er niet meer in staat; o In het voorstel aan de raad tot wijziging van de subsidieverordening cultuur Eindhoven 2025-2028 het voorstel opnemen om er een begrotingssubsidie van te maken voor €3.907.000 (obv de eerder genoemde bedragen + verwachte indexatie), dat kan vervolgens in de bijlage (lijst begrotingssubsidies) bij de begroting worden opgenomen die in november aan de raad wordt voorgelegd; o Bibliotheek Eindhoven doet vervolgens voor 1 oktober (m.i.v.

1 oktober 2024) een aanvraag voor een jaarlijkse subsidie (vanaf 2025); o College verstrekt begrotingssubsidie b. Het wijzigen van de subsidieverordening Cultuur Eindhoven 2025-2028 nadat op grond van deze verordening een beschikking is afgegeven voor de bibliotheek, zodat de functie bibliotheek er niet meer in staat; o In het voorstel aan de raad tot wijziging van de subsidieverordening Cultuur Eindhoven 2025-2028 een voorstel opnemen om er een begrotingssubsidie

11

o

van te maken voor €3.907.000, dat kan vervolgens in de bijlage bij de begroting worden opgenomen die in november aan de raad wordt voorgelegd; College verstrekt begrotingssubsidie: de beschikking(en) wordt/worden gewijzigd/ingetrokken, als dat gelijktijdig kan komt er 1 nieuwe beschikking.

Scenario B3: geen mandaat SCE Het is juridisch ook mogelijk om de subsidie voor het culturele deel op grond van de Subsidieverordening Cultuur Eindhoven 2025-2028 te laten bestaan, maar geen mandaat aan SCE te verstrekken voor het verlenen van deze subsidie aan de BE. In dat geval is het college bevoegd om het mandaat in te trekken, waarbij de bevoegdheid kan worden gemandateerd aan sector- en afdelingshoofden binnen SMO. Scenario C: Mix van subsidies vanuit SCE en SMB Binnen dit scenario zijn er ook verschillende mogelijkheden denkbaar. Een optie is de situatie behouden zoals deze nu is. Een tweede is het VVE deel wat nu nog bij SCE ligt overhevelen naar de gemeente waardoor het deel wat nog bij SCE blijft zuiver cultuur betreft. Een derde is de subsidies binnen het SMB verder clusteren. C1: Huidige samenstelling De subsidierelatie blijft zoals deze op dit moment is ingeregeld met verschillende subsidies vanuit SMB en de subsidieverordening Cultuur Eindhoven. Dit is omschreven aan het begin van dit onderzoek onder huidige situatie. Voordelen  Er hoeft nu geen actie ondernomen te worden.  Behoud advisering door Cultuurraad voor het culturele subsidie deel.  Borging onafhankelijke rol van SCE6.  Goede aansluiting bij provincie en Rijk middels de contacten die SCE heeft ten aanzien van cultuurbeleid. Nadelen  Het totaalbeeld van subsidies aan de BE is vertroebeld c.q.

niet zichtbaar voor het college en de raad in de begroting en verantwoording.  Geen sturing op het geheel aan subsidies en geeft dus ook geen vervolg op het rapport Op weg naar een Eindhovense Bibliotheek van de toekomst.  Het problematische bij de mix is dat de grenzen qua inzet van personeel en budget tussen het sociaal maatschappelijke en het cultuur deel niet eenduidig zijn te trekken. Dat brengt zwaardere administratieve lasten voor alle partijen en bovendien is de gewenste transparantie moeilijk te realiseren.  Is niet wenselijk vanuit oogpunt van de BE vanwege de versplinterde aansturing en de verschillende verantwoordingen.

6 Betreft onafhankelijk beoordeling en advies inzake subsidie en onafhankelijke rol van SCE als uitvoerende

organisatie (dit borgt externe transparantie tussen SCE en gemeente waardoor politieke sturing alleen op vooraf bepaalde momenten plaatsvindt en niet op elk willekeurig moment).

12

Aansturing In deze situatie blijft de aansturing zoals deze op dit moment is ingeregeld. Dat wil zeggen separate subsidieverleningen door SCE en de gemeente met goede onderlinge afstemming en uitwisseling van relevante informatie. Er wordt samen opgetrokken door de beleidsmedewerker SCE, directeur-bestuurder SCE, contractmanager subsidies en beleidsadviseur SMB. Personele consequenties  Geen want het betreft hier de bestaande situatie. Te nemen stappen/weg ernaar toe Voor dit scenario hoeven geen andere stappen genomen te worden. Alles blijft zoals het nu geregeld is. Wel dient bestuurlijk uitgelegd te worden aan de gemeenteraad en aan de BE waarom de adviezen van SCE en de wens van de BE niet worden gevolgd. C2: VVE deel uit subsidieverordening SCE halen en onderbrengen bij SMB Op dit moment wordt er een deel (ongeveer 1 mln.) van de subsidie op grond van de Cultuurverordening ingezet voor VVE middelen voor de bibliotheek op SPIL. Vanuit SMB wordt ook nog een subsidie (ongeveer 1 mln.) verleend voor VVE voor de bibliotheek op SPIL. Het gaat hierbij om een educatieve doelstelling en het is daarom opvallend dat een deel vanuit het cultuurbudget wordt bekostigd.

Als men wel de mix wil blijven behouden van subsidies vanuit SMB en de subsidieverordening vanuit SCE dan kan eraan gedacht worden het deel bij SCE zuiver cultureel te houden en het VVE cultuurdeel samen te voegen met het SMB deel. Voordelen  Inzicht en transparantie over inzet van de gemeente voor Bibliotheek op School. Dan is dit zichtbaar als een separate functie van de Bibliotheek en kan je hierop apart sturen als geheel.  Behoud advisering door Cultuurraad voor het culturele subsidie deel.  Borging onafhankelijke rol van SCE7.  Goede aansluiting bij provincie en Rijk middels de contacten die SCE heeft ten aanzien van cultuurbeleid. Nadelen  Het totaalbeeld van subsidies aan de BE is vertroebeld c.q. niet zichtbaar voor het college en de raad in de begroting en verantwoording.  Geen sturing op het geheel aan subsidies en geeft dus ook geen vervolg op het rapport Op weg naar een Eindhovense Bibliotheek van de toekomst.  Is niet wenselijk vanuit oogpunt van de BE vanwege de versplinterde aansturing en de verschillende verantwoordingen.

7 Betreft onafhankelijk beoordeling en advies inzake subsidie en onafhankelijke rol van SCE als uitvoerende

organisatie (dit borgt externe transparantie tussen SCE en gemeente waardoor politieke sturing alleen op vooraf bepaalde momenten plaatsvindt en niet op elk willekeurig moment).

13

Aansturing In deze situatie blijft de aansturing zoals deze op dit moment is ingeregeld. Dat wil zeggen separate subsidieverleningen door SCE en de gemeente met goede onderlinge afstemming en uitwisseling van relevante informatie. Er wordt samen opgetrokken door de beleidsmedewerker SCE, directeur-bestuurder SCE, contractmanager subsidies en beleidsadviseur SMB. Personele consequenties  Marginale verandering. SCE hoeft niet meer te sturen op VVE maar nog wel op het overige deel van de subsidie. Voor SMB wordt voor het VVE deel het bedrag verdubbeld maar er vond al sturing plaats, dit zal mogelijk een paar uur meer zijn. Te nemen stappen/weg er naar toe Als er voor dit scenario wordt gekozen dan moeten de begrotingsposten en subsidieplafonds worden aangepast. Dat wil zeggen het budget voor de SCE subsidie naar beneden en de VVE subsidie bij SMB omhoog. Dit vergt een begrotingswijziging via de raad. C3: Mix van subsidies maar subsidies vanuit Sociaal Maatschappelijk Beleid meer geclusterd De mix van subsidierelatie blijft zoals deze op dit moment is ingeregeld met subsidies vanuit SMB en de subsidieverordening Cultuur Eindhoven. Echter zal onderzocht worden of de subsidies binnen SMB meer gebundeld kunnen worden. Voordelen  Minder versplintering van subsidies.  Behoud advisering Cultuurraad voor het culturele subsidie deel.  Borging onafhankelijke rol van SCE8.

 Goede aansluiting bij provincie en Rijk middels de contacten die SCE heeft ten aanzien van cultuurbeleid. Nadelen  De verschillende subsidies hebben op dit moment verschillende grondslagen en verschillende doorlooptijden. Het kost meerdere jaren om dit goed in te regelen.  Het totaalbeeld van subsidies aan de BE blijft verdeeld c.q. niet in een oogopslag zichtbaar voor het college en de raad in de begroting en verantwoording.  Geen sturing op het geheel aan subsidies en geeft dus ook geen vervolg op het rapport Op weg naar een Eindhovense Bibliotheek van de toekomst.  Het problematische bij de mix is dat de grenzen qua inzet van personeel en budget tussen het sociaal maatschappelijke en het cultuur deel niet eenduidig zijn te trekken. Dat brengt zwaardere administratieve lasten voor alle partijen en bovendien is de gewenste transparantie moeilijk te realiseren.  Is niet wenselijk vanuit oogpunt van de BE vanwege de versplinterde aansturing en de verschillende verantwoordingen. 8 Betreft onafhankelijk beoordeling en advies inzake subsidie en onafhankelijke rol van SCE als uitvoerende

organisatie (dit borgt externe transparantie tussen SCE en gemeente waardoor politieke sturing alleen op vooraf bepaalde momenten plaatsvindt en niet op elk willekeurig moment).

14

Aansturing In deze situatie blijft de aansturing zoals deze op dit moment is ingeregeld. Dat wil zeggen separate subsidieverleningen door SCE en de gemeente met goede onderlinge afstemming en uitwisseling van relevante informatie. Er wordt samen opgetrokken door de beleidsmedewerker SCE, directeur-bestuurder SCE, contractmanager subsidies en beleidsadviseur SMB. Personele consequenties  Voor de contractmanager subsidies betekent dit de aankomende jaren extra inzet om de verschillende subsidies samen te voegen. Dit komt bovenop de bestaande capaciteit. Op lange termijn bij bundeling van subsidies kan verwacht worden door efficiëntie dat dit een lichte besparing op kan leveren. Te nemen stappen/weg ernaar toe Als er voor dit scenario gekozen wordt dan dient onderzocht te worden hoe de subsidies binnen SMB het beste geclusterd kunnen gaan worden. Hier is nader onderzoek voor nodig. Ook dient bestuurlijk uitgelegd te worden aan de gemeenteraad en aan de BE waarom de adviezen van SCE en de wens van de BE niet worden gevolgd.

15

Analyse en conclusie De doelstelling is om de subsidierelatie van de gemeente met de BE zo te beheren dat een betere integrale aansturing op de prestaties en inhoudelijke ambities mogelijk wordt. Om de verschillende scenario’s in dit rapport te kunnen vergelijken met elkaar en te meten aan de doelstelling zijn verschillende criteria opgesteld. Het gaat hierbij om de volgende criteria: Transparantie Rol Cultuurraad voor het culturele deel Effect op administratieve lasten van de BE

Transparantie qua grenzen van inzet van personeel en budget tussen het sociaal maatschappelijke en het cultuur deel. De betrokkenheid van de Cultuurraad als adviseur voor activiteiten op het gebied van leesbevordering en literatuur als culturele functie voor inwoners en onderwijs. Administratieve lasten voor de BE door subsidieaanvragen, verantwoordingen en afstemming met subsidieverstrekkers.

Lasten voor SCE

Personele en administratieve lasten voor Stichting Cultuur Eindhoven.

Lasten voor SMO

Personele en administratieve lasten voor Sociaal Maatschappelijk Opgave Een duidelijk aanspreekpunt/coördinator die zorgt voor een duidelijke opdracht en aansturing richting de BE.

Duidelijke opdracht formulering en aansturing Aansturing passend bij toekomstige ontwikkelingen

Een centraal punt dat beleidsmatig sturing kan geven op toekomstige ontwikkelingen in goede samenhang met de verschillende onderwerpen/beleidsterreinen.

In tabel 2 worden alle scenario’s naast de criteria gelegd en wordt een duiding gegeven hoe deze scoren. Hierbij is groen positief/verbetering, oranje is niet zeer positief of negatief/niet optimaal en rood is negatief/verslechtering. De twee scenario’s die hierbij als beste naar voren komen zijn scenario A “Volledige subsidie vanuit SCE” en B “Volledige subsidie vanuit SMB”. Ze zorgen beide voor meer transparantie, hebben een positief effect op de administratieve lasten voor de BE en een duidelijke opdracht formulering en aansturing. Het verschil zit in de aansturing passend bij toekomstige ontwikkelingen en in goede samenhang met de verschillende onderwerpen/beleidsterreinen, hierbij scoort scenario B beter dan scenario A.

16

Tabel 2: Scores van de verschillende scenario’s op criteria Scenario’s\criteria

Transparantie

Rol Cultuurraad voor het cultuur deel

Effect op Administratieve lasten BE

Lasten SCE

Lasten SMO

Duidelijke opdracht formulering en aansturing

Aansturing passend bij toekomstige ontwikkelingen

A: Volledige subsidie vanuit SCE B: Volledige subsidie vanuit SMB

C1: Mix; Huidige samenstelling aanhouden C2: Mix; VVE deel uit subsidieverordening SCE halen en onderbrengen bij SMB C3: Mix; subsidies Sociaal Maatschappelijk Beleid clusteren

Advies Om een betere integrale aansturing op de prestaties en inhoudelijke ambities te realiseren is het wenselijk om te zorgen voor een duidelijk aanspreekpunt/coördinator die zorgt voor een duidelijke opdracht en sturing richting de BE. Dat kan het beste gerealiseerd worden met scenario A of B. Scenario A “Volledige subsidie vanuit SCE” is theoretisch uitvoerbaar. De omschrijving van de functie bibliotheek in de subsidieverordening is breed genoeg dus het zou kunnen. Echter zitten er verschillende nadelen aan die betrekking hebben op de passende aansturing bij de toekomstige ontwikkelingen. Ten eerste levert het een rolvervuiling op voor SCE. SCE zou budgetten gaan beheren die niet voor cultuur zijn bedoeld maar voor onderwijs en sociaal maatschappelijk doeleinden. Dit is niet wenselijk en past niet bij de doelstellingen in de Cultuurbrief. Ten tweede worden er oneigenlijke taken neergelegd bij SCE waarbij SCE als onafhankelijk adviseur advies moet gaan inwinnen bij de gemeente voor de educatieve en sociaal maatschappelijke doelstellingen. Ten derde heeft SCE geen reguliere contacten met en zicht op ontwikkelingen in het onderwijs en inspanningen vanuit SMB en kan dus niet actief sturen op samenhang van activiteiten. Deze punten bij elkaar maken dat een volledige subsidie vanuit SCE niet het voorkeursscenario is.

Scenario B “Volledige subsidie vanuit SMB” zorgt voor een integrale aansturing op de prestaties en inhoudelijke ambities. Daarbij is dit het enige scenario wat positief scoort op aansturing passend bij toekomstige ontwikkelingen. Deze ontwikkelingen passen met name bij SMB, zoals de ontwikkelingen naar een toekomstbestendige/moderne bibliotheek en meer aandacht voor laaggeletterdheid, eenzaamheid en maatschappelijke vraagstukken. De gemeente kan zorgen voor de centrale regie op de vele doelstellingen die er zijn en waar de BE een actieve rol speelt. Hierbij kan de gemeente beter toezien op de samenhang en dus zorgen voor betere afstemming en meer synergie. Voor het culturele deel blijft de Cultuurraad betrokken als adviseur.

17

Wanneer wordt gekozen voor dit scenario is het advies om de subsidierelatie in te richten middels een begrotingssubsidie met een uitvoeringsovereenkomst (vergelijkbaar met stichting WIJeindhoven). Door de begrotingssubsidie bij SMB onder te brengen geeft je transparantie en overzicht over het financiële beeld. Daarbij is het advies om hier een uitvoeringsovereenkomst aan toe te voegen waarin concrete afspraken worden vastgelegd. Dit draagt bij aan het structureel met elkaar bespreken van de opgaven, deze te evalueren en door te ontwikkelen. Dit alles bij elkaar maakt dat het scenario waarbij de volledige subsidie vanuit de gemeente Eindhoven (Sociaal Maatschappelijke Opgave/SMB) komt het voorkeursscenario is.

18

Bijlage 1: Overzicht belangrijke data en deadlines Tijdlijn als je voor start aanvraagtermijn duidelijkheid wilt verschaffen aan de bibliotheek en er een besluit van de raad nodig is: 2024 9 januari 16 januari Eind februari/begin maart 12 maart 1 april 1 april – 31 mei Oktober

Dossier inbrengen voor raadsvergadering (aanleveren BAN) Behandeling in college Bepalen subsidie plafond Subsidieverordening Cultuur Eindhoven 2025-2028 Raadsvergadering Deadline voor de bibliotheek om te weten wat voor subsidieaanvraag ze moeten doen en bij wie. Periode waarin BE subsidie aan zou kunnen vragen bij SCE Deadline voor beschikking vanuit SCE voor de periode vanaf 1 januari 2025, uitvoering van de subsidie (eerste voorschot) begint in januari 2025. 1 oktober is tevens de deadline waarvoor de subsidieaanvragen voor Sociaal Maatschappelijk Beleid ingediend moeten zijn.

19