Bijlage 2 - Samenvatting Rapportage dialooggesprekken participatie Eindhoven 2023

RAPPORT

Dialooggesprekken participatie In opdracht van Gemeente Eindhoven

Yasmine Sengonul, Pim Nijssen

30 mei 2023 | Versie 3.0

Voorwoord Participatie heeft een lange traditie in Eindhoven. Inwoners, ondernemers, kennisinstellingen en de overheid werken al jarenlang samen aan de ontwikkeling van de stad. Van lokale buurtinitiatieven tot het opstellen van beleid in het sociaal domein en grote ruimtelijke ontwikkelingen. Mede door die samenwerking, die we ook wel participatie noemen, groeit onze stad snel. Om in de groeiende stad goed samen te kunnen blijven werken, hebben we onze kaders voor participatie aangescherpt. Na het opstellen van Nota Inwoners- en overheidsparticipatie (2021) werkt de gemeente nu aan de nieuwe participatieverordening die de verordening Samenspraak en Inspraak (2008) gaat vervangen. Hoewel de verordening een juridisch document is, vindt de gemeente het waardevol om met stakeholders te praten over de brede impact van participatie en hoe de gemeente zich daarin nog beter kan positioneren.

Tijdens het opstellen van de nieuwe verordening is de gemeente daarom in gesprek gegaan met een brede vertegenwoordiging van partners uit de stad – uiteenlopend van bewonersorganisaties tot ontwikkelaars en van belangenvertegenwoordigers tot jongerenorganisaties - om ervaringen, verbetermogelijkheden en toekomstbeelden op te halen. De vraag die hierbij centraal stond luidde: “Hoe gaan we met elkaar om?”. Deze notitie is een weergave van de resultaten van deze gesprekken. Hierbij staat een vijftal dilemma’s centraal, die uit de gesprekken naar voren zijn gekomen en waarmee de gemeente en partners in de stad in aanraking komen als zij samenwerken aan de maatschappelijke opgaven in de stad.

2 / 20

Inhoudsopgave Voorwoord

2

Inhoudsopgave

3

1. Vooraf

5

1.1. Introductie 1.2. Participatie 1.3. Leeswijzer

2. Dialooggesprekken 2.1. Opzet van het onderzoek 2.2. Groepsbijeenkomst

3. Centrale thema’s

5 5 6

7 7 7

9

3.1. Vorm en organisatie 3.2. Kaders en verwachtingen 3.3. Vertrouwen 3.4. Motivatie 3.5. Diversiteit en representativiteit

9 9 10 10 11

4. Dilemma’s in participatie

12

5. De rode draad: Serieus genomen worden

16

6. Vervolg

17

3 / 20

4 / 20

1. Vooraf 1.1. Introductie Participatie heeft een lange traditie in Eindhoven. “Inwoners van Eindhoven zijn kritisch en trots op hun stad. Twee karaktertrekken die voortkomen uit een gemeend gevoel van verbondenheid met de omgeving waarin ze wonen, werken en leven”, zo stelt de gemeente al in de Nota Inwoners- en Overheidsparticipatie uit 2021. En natuurlijk het kan altijd beter. Participatieprocessen worden dan ook geëvalueerd en momenteel werkt de gemeente aan een nieuwe participatieverordening. In de Nota Inwoners- en Overheidsparticipatie schetst de gemeente al belangrijke uitgangspunten voor de manier waarop participatieprocessen kunnen worden vormgegeven. Deze rapportage wil dat niet over doen, maar is een vervolgstap. Want, hoewel de verordening een juridisch document is, vindt de gemeente het waardevol om blijvend met de stad in gesprek te zijn over de brede impact van participatie en hoe de gemeente zich daarin beter kan positioneren. Tegelijkertijd leren ook de gesprekspartners van de inzichten uit deze gesprekken.

In opmaat naar de implementatie van de verordening is de gemeente daarom in het voorjaar van 2023 in gesprek gegaan met een brede vertegenwoordiging van partners uit de stad - uiteenlopend van bewonersorganisaties tot ontwikkelaars en van belangenvertegenwoordigers tot jongerenorganisaties - om ervaringen, verbetermogelijkheden en toekomstbeelden op te halen. De vraag die hierbij centraal stond luidde: “Hoe gaan we met elkaar om?”. Deze rapportage is een weergave van de resultaten van deze gesprekken en kan worden gezien als een verdere professionalisering van participatie binnen de gemeente Eindhoven.

1.2. Participatie In de Nota inwoners- en Overheidsparticipatie zet de gemeente piketpalen hoe zij met de stem van haar inwoners wil omgaan. Er is een stip aan de horizon geschetst, maar al tijdens het schrijven van de Nota kwamen er weer nieuwe vragen op: want hoe doe je dat dan; goede participatie organiseren? Hoe kunnen wij de stem van toekomstige inwoners beter door laten klinken in de toekomstige woningbouw? Is een inwonersbegroting een passend instrument om de Eindhovenaren meer zeggenschap te geven? Moeten wij jongeren via een permanent adviesorgaan meer betrekken bij de ontwikkelingen van de stad? Daarnaast is de gemeente niet de enige partijen die aan participatie doet. Ontwikkelaars en woningbouwcorporaties doen dat ook en steeds vaker betrekken ook ondernemers en zelfs bewoners met bouwplannen hun omgeving bij hun plannen. Sterker nog: de nieuwe Omgevingswet, die per 1 januari 2024 van kracht wordt, stelt eisen aan de wijze waarop initiatiefnemers van nieuwe plannen belanghebbenden bij hun plannen betrekken. Alle vragen uit de eerste alinea van deze paragraaf kunnen we samen beantwoorden, maar vervolgens doemen er weer nieuwe vragen op, want participatie is een proces dat altijd doorgaat.

Vandaar ook dat de gemeente rondom de nieuwe verordening dit gesprek heeft vervolgd in de vorm van een achttal dialooggesprekken met in totaal zeventien partijen om nog meer antwoorden te kunnen geven op de “Hoe-vraag”.

5 / 20

Participatie is een breed begrip en kan op vele manieren. In de kern gaat het om het boven tafel krijgen van belangen en het bespreken en wegen ervan. Tijdens de dialooggesprekken en de afsluitende groepsbijeenkomst met meer dan vijftig deelnemers werd dit ook duidelijk: participatie gaat over het omgaan met verschillende belangen en de dilemma’s die daarbij horen. Het is immers onmogelijk om het iedereen naar de zin te maken. Participatie moet dan ook niet worden gezien als de oplossing voor ingewikkelde projecten met tegengestelde belangen, maar kan wel bijdragen een wederzijds begrip en daarmee acceptatie van uitkomsten van beleidsprocessen en projecten.

Participatie = Anderen in staat stellen voor hun belang op te komen Definitie van participatie (TwynstraGudde, 2022)

Samen in gesprek over wat belangrijk is Bij participatie gaat het erom met elkaar in gesprek te zijn over ‘wat belangrijk is’ of ‘wat er toe doet’. Het gaat dus over het verduidelijken van belangen. Vanuit bewoners, maatschappelijke organisaties en private partijen, maar even zozeer vanuit de gemeente. En die belangen zijn geregeld tegenstrijdig. De stad groeit, woningen zijn schaars en er is volop ruimte nodig voor meer bewoners. Daarbij willen we allemaal in een fijne, mooie en leefbare stad wonen, maar wat we verstaan onder “fijn, mooi en leefbaar” verschilt van mens tot mens en van organisatie tot organisatie. De ene organisatie vraagt meer aandacht voor cultuurhistorie en de stedelijke kwaliteiten uit de periode van de wederopbouw, een ander wil de stad meer hoog-stedelijke woonmilieus ‘smoel’ geven, een derde wil vooral ruimte voor groen en de fiets en weer een ander wil vooral aandacht voor sociale aspecten en gezondheid. Niet alles kan tegelijkertijd en overal, maar in een grote stad als Eindhoven met zijn veelheid aan belangen en wensen moet er wel ook ruimte zijn voor die diversiteit. Daarom is het belangrijk om met elkaar in gesprek te blijven. Dat maakt het samenwerken aan maatschappelijke opgaven belangrijk, maar soms ook ingewikkeld: het gaat immers over het omgaan met verschillende belangen.

1.3. Leeswijzer In het volgende hoofdstuk beschrijven we de organisatie van het onderzoek: op welke manieren vonden de gesprekken plaats en met wie hebben de gesprekken plaatsgevonden. In hoofdstuk 3 beschrijven we de vijf thema’s die centraal stonden tijdens de gesprekken, waarna we in hoofdstuk 4 de dilemma’s beschrijven die uit de dialooggesprekken voortkwamen. De belangrijkste les uit de gesprekken – serieus genomen worden - bepreken we in hoofdstuk vijf, waarna we afsluiten met een doorkijk voor het vervolg.

6 / 20

2. Dialooggesprekken 2.1. Opzet van het onderzoek Het doel van de dialooggesprekken was om met een brede vertegenwoordiging van partners uit de stad in gesprek te gaan over participatie en samenwerking. Daarbij was het streven om een brede afspiegeling van partijen te spreken, van bewonersorganisaties en belangenorganisaties tot ontwikkelaars en woningbouwcorporaties1. Partijen die regelmatig met de gemeente en met elkaar samenwerken bij ontwikkelingen en in de uitvoering van participatietrajecten. Met deze opzet was het de intentie om een breed beeld op te halen van de manier waarop deze partijen (stakeholders2) aankijken tegen participatie, wat volgens hen goed gaat en beter kan, welke waarden belangrijk zijn en hoe Eindhoven haar traditie van participatie naar de toekomst toe kan bestendigen. Ten behoeve van dit onderzoek hebben in totaal tweeëntwintig mensen van zeventien organisaties gesproken in acht dialoog gesprekken met elkaar van gedachte gewisseld. Daarmee vonden de gesprekken steeds plaats met vertegenwoordigers van twee of drie organisaties. Bij alle gesprekken waren ook vertegenwoordigers van de gemeente Eindhoven aanwezig om daarmee het onderlinge leren te versterken en de mogelijkheid te bieden om beide kanten van het “participatieperspectief” te kunnen inbrengen.

Tijdens het gesprek is een vijftal thema’s losjes als gespreksleidraad gebruikt, met daarnaast ruimte voor de in breng van eigen thema’s. 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Vorm & organisatie Kaders & verwachtingen Vertrouwen Motivatie Diversiteit & representativiteit Vrije keuze

In het volgende hoofdstuk (3) worden de thema’s nader toegelicht. De gesprekken waren kleinschalig van opzet om daarmee recht te doen aan de bijdragen van de gesprekspartners en de mogelijkheid te hebben de diepte in te gaan. TwynstraGudde modereerde het gesprek, vroeg door en zag erop toe dat de aanwezigen voldoende ruimte hadden hun verhaal te doen. De gesprekken vonden plaats in de periode maartmei 2023 in het Academisch Genootschap in Eindhoven.

2.2. Groepsbijeenkomst Tijdens het evenement ParticipEASY op 19 april is stilgestaan bij de uitkomsten van de gesprekken. ParticipEASY was een bredere door de gemeente georganiseerde bijeenkomst over goede participatievoorbeelden in de stad. Tijdens een aparte sessie over de dialooggesprekken is met een vijftigtal aanwezigen gesproken over de uitkomsten van de

1

Een overzicht van personen en organisaties waarmee de gesprekken zijn gevoerd is terug te vinden in de bijlage

2

In het vervolg van deze rapportage gebruiken we voor het gemak geregeld de wat afstandelijke term ‘stakeholders’ om- de verzameling partijen aan te

duiden, die we tijdens de interviews spraken

7 / 20

dialooggesprekken. Alle gesprekspartners waren voor deze bijeenkomst uitgenodigd, maar ook andere partijen waarmee wordt samengewerkt in de stad waren welkom. Centraal bij deze bijeenkomst stonden de dilemma’s die naar voren kwamen uit de gesprekken (zie hoofdstuk 4) met als doel de aanwezigen te vragen over deze dilemma’s in gesprek te gaan en waar nodig verder aan te scherpen en aan te vullen. Dit kon op vijf posters, waarop de dilemma’s stonden uitgewerkt en werden geïllustreerd met quotes uit de interviews. Deelnemers kregen de mogelijkheid bij een poster naar keuze te gaan staan en daar met andere aanwezigen en de gemeente in gesprek te gaan en de posters aan te vullen. De dilemma’s waren herkenbaar en inspireerden tot goede gesprekken en de aanwezigen stelden elkaar over en weer vragen. Ook deze gesprekken zijn een waardevolle toevoeging geweest aan dit rapport, waarmee deze rapportage is verrijkt.

8 / 20

3. Centrale thema’s Zoals hiervoor toegelicht bij de beschrijving van de onderzoeksopzet, zijn de dialooggesprekken gevoerd aan de hand van vijf thema’s die te maken hebben met participatie. De vijf thema’s vormden de globale kapstok voor de gesprekken, zonder dat de thema’s als keurslijf dienden. Uitgangspunt was immers het bieden van ruimte aan de gesprekspartners voor het geven van tips en feedback op de wijze waarop participatie in Eindhoven plaatsvindt en wat voor hun daarbij belangrijk is. Naast deze vijf thema’s was er ruimte voor de inbreng van eigen thema’s door de aanwezigen, dit kon elk ander onderwerp dat deelnemers relevant vinden zijn. In de gesprekken zijn de onderwerpen aan bod gekomen in willekeurige volgorde, soms door middel van het dobbelen, dus ook in dit rapport staan de thema’s beschreven in een willekeurige volgorde.

3.1. Vorm en organisatie Toelichting op het thema Hierbij gaat het over praktische zaken als de gevraagde tijdsinvestering, de momenten waarop sessies plaatsvinden, de vorm en de frequentie. Welke vernieuwing is mogelijk? Zijn er werkvormen die nog niet ingezet worden? Hoe zou de gemeente nog meer aan vernieuwing kunnen werken? Uitkomsten gesprekken In veel van de gesprekken werd gesproken over de vorm van participatie. Veel deelnemers waren het erover eens dat er variatie zou mogen zijn in de manier waarop participatie vormgegeven wordt. De vorm van participatiebijeenkomsten is volgens deelnemers belangrijk voor ervaring van mensen. Een grote zaal werkt niet altijd, dus soms moet er in kleinere groepen gewerkt worden. Er kwamen ook andere voorbeelden voorbij, zoals het gesprek aangaan in de lokale friettent, een ‘klaagmuur’ met geeltjes voor oud zeer of social designers inzetten om het proces in te richten. Dit laatste wordt ook gebruikt door sommige projectontwikkelaars, omdat een participatieproces inrichten soms nieuw en moeilijk is voor hen. De vorm van aanspreken en organisatie van participatie zijn per doelgroep, misschien zelfs per persoon, dus verschillend. Voor sommigen is een krantenartikel voldoende ter informatie, maar voor een andere doelgroep zou social media beter werken.

Ook zijn er verschillende wensen in praktische aspecten van participatie, zoals het tijdstip en de locatie, waarbij het moeilijk is om een moment te kiezen dat bij iedereen past.

3.2. Kaders en verwachtingen Toelichting op het thema Bij dit thema ging het over de vraag of het voor deelnemers voldoende duidelijk is wat het doel is van participatie? Wat hun rol en mate van invloed is? Hoe terugkoppeling plaatsvindt en hoe inbreng wordt meegenomen in besluitvorming? Uitkomsten gesprekken Veel deelnemers zijn het eens dat de gemeente duidelijker moet zijn in het stellen van inhoudelijke kaders en een toekomstvisie voor de stad, wijk of buurt. Daarnaast zijn verwachtingen, rollen en kaders bij participatieprocessen niet altijd duidelijk. Projecten verschillen en participatieprocessen evenzeer, maar voor stakeholders is niet altijd duidelijk waarom in het ene project meer ruimte is voor inbreng dan in het andere, danwel dat die rol gedurende een project verandert. Er is behoefte aan meer houvast of een soort van stappenplan over de manier waarop bewoners vroegtijdig worden betrokken om daarmee vooraf meer duidelijkheid te hebben over de wijze van betrokkenheid.

9 / 20

Terugkerend thema, dat hiermee samenhangt en we als apart onderwerp beschrijven in hoofdstuk 4 is ‘serieus genomen worden’. Hierbij speelt verwachtingsmanagement een rol, zoals helderheid over de te nemen stappen, de ruimte die er is om mee te praten (“wat staat al vast en wat nog niet”) en aandacht voor de afronding van bijeenkomsten en processen een belangrijke rol.

3.3. Vertrouwen Toelichting op het thema Bij vertrouwen gingen we op zoek naar de aanwezigheid of het ontbreken ervan en de manier waarop dit kan worden vergroot. Daarbij ging het zowel over de relatie tussen gemeente en participanten, maar ook aan de deelnemers onderling. Het gaat over thema’s als openheid van gesprek, nakomen van afspraken, duidelijkheid over spelregels, het kennen van elkaars belangen en respect voor tegengestelde belangen. Uitkomsten gesprekken Vertrouwen is een belangrijke basis voor participatie. Dat is niets nieuws. Een aantal deelnemers sprak expliciet uit beperkt vertrouwen te hebben in de gemeente als gevolg van minder positieve ervaringen. Andere geven juist aan wel waardering te hebben voor de inspanningen die de gemeente pleegt op het gebied van participatie en samenwerken en de spagaat te zien waarin de gemeente zich geregeld bevindt (tussen tempo maken ruimte geven aan participatie of tussen het eigen plan presenteren of ruimte bieden voor suggesties en verbeteringen). Vertrouwen houdt ook verband met eerder genoegd thema ‘kaders en verwachtingen’, waarbij de spelregels gedurende een proces – aldus de deelnemer – tussentijds worden gewijzigd of niet worden nagekomen. Of onduidelijk is wat er met input wordt gedacht (ontbreken van terugkoppeling).

Wat ook een rol speelt is de grootte van de gemeentelijke organisatie en de veelheid aan plekken waar van contact en participatie sprake is, zonder dat de gemeentelijke organisatieonderdelen daarvan zelf op de hoogte zijn. Inconsistentie in gedrag of uitspraken wekt dan verwarring en ondergraaft het vertrouwen. Daar komt bij dat ervaringen uit het verleden of in andere projecten huidige projecten beïnvloeden. Ook al realiseren stakeholders zich dat een individuele medewerker niet verantwoordelijk te houden is voor een ervaring van een ander, zij beïnvloedt het beeld en vertrouwen wel. De grootte van de organisatie maakt ook, dat individuele ambtenaren soms toezeggingen doen, die niet kunnen worden nagekomen omdat andere collega’s (van andere afdelingen) deze niet kunnen waarmaken of heel veel tijd kosten alvorens ze kunnen worden ingelost. Dit leidt tot scepsis of teleurstelling. Het is in voorkomende gevallen op zijn minst belangrijk dat deelnemers een terugkoppeling te krijgen over de voortgang of eventuele veranderende omstandigheden.

3.4. Motivatie Toelichting op het thema Waarom doen mensen mee aan participatietrajecten? Wat motiveert en waarop haken mensen af? Hoe wordt ervoor gezorgd dat ook de achterban betrokken blijft? Uitkomsten gesprekken Wat tijdens de gesprekken zonder uitzondering opviel, was de betrokkenheid bij de stad, waaruit een deel van de motivatie om betrokken te worden in participatieprocessen te verklaren is. Allemaal willen ze een betere en mooiere

10 / 20

stad. Tegelijkertijd zijn de inhoudelijke drijfveren verschillend. Voor een aantal deelnemers is het belangrijk om iets te kunnen bereiken voor de buurt en hebben een meer integrale blik. Voor anderen spelen meer thematische belangen een rol. En die kunnen tegengesteld zijn aan die van andere participanten. Zonder uitzondering doet de mate van invloed op de uitkomsten van een proces iets met de motivatie (zie ook eerdere punten).

3.5. Diversiteit en representativiteit Toelichting op het thema Wordt er bij participatieprocessen voldoende recht gedaan aan de grote mate van diversiteit waarvan sprake is in een stad als Eindhoven? Komen de verschillende inzichten en belangen die spelen rondom een vraagstuk voldoende voor het voetlicht? Is het erg als groepen ontbreken? En zo ja, hoe kunnen we bredere doelgroepen aanboren? Hoe toegankelijk zijn participatietrajecten? Uitkomsten gesprekken Veel deelnemers geven het belang van een brede representativiteit aan, maar schetsen tevens dat het een uitdaging is om een diverse groep te betrekken. Niet alleen door de gemeente, maar ook voor organisaties zelf, die eveneens aanlopen tegen de lastigheid om een diverse groep aan te spreken bij hun eigen activiteiten. Groepen die lastig zijn te vertegenwoordigen zijn onder meer toekomstige bewoner wanneer het over bouwprojecten gaan, jongeren en niet autochtone Nederlanders. Dat ligt volgens de gesprekspartners deels aan aspecten als tijd, interesse en taal, maar ook aan de moeite die de gemeente doet om deze partijen te bereiken. Oplossingen zijn bijvoorbeeld meer persoonlijke benadering en uitgenodigd, andersoortige gespreksvormen, een ‘beloning’ (in de vorm van een leuke activiteit of gadget) of door het organiseren van festivals voor specifiek jongeren.

Niet iedereen doet vrijwillig mee aan participatie, soms moet er iets tegenover staan. Ook een burgerberaad kan volgens een van de deelnemers bijdragen aan representativiteit.

11 / 20

4. Dilemma’s in participatie Gedurende de gesprekken kwamen langzaam maar zeker enkele dilemma’s aan het licht, die voor veel partijen voelbaar zijn bij participatietrajecten. Het zijn dilemma’s die niet zonder meer zijn op te lossen, omdat ze inherent zijn aan het samenwerken aan ingewikkelde maatschappelijke opgaven. Het zijn dus dilemma’s waarmee partijen dienen om te gaan en waarvan deelnemers zich rekenschap dienen te geven op het moment dat ze met elkaar samenwerken. Per geval bepalen op welke kant van het dilemma de nadruk ligt en dat goed uit leggen en samen bespreken, is een manier van omgaan. Hieronder lichten we de vijf geformuleerde dilemma’s toe, deze dilemma’s zijn geformuleerd aan de hand van gespreksuitkomsten door TwynstraGudde en we geven hier passend advies bij over ‘hoe ermee om te gaan’.

1)

Zo vroeg mogelijk betrokken worden om tijdig input te kunnen geven versus Betrokken worden zodra de opgave helder is

Het moment van betrokkenheid bij beleid of projecten bleek een veelvuldig terugkerend dilemma te zijn. Enerzijds willen stakeholders zo vroeg mogelijk in een traject betrokken worden, zodat zij weten wat er gaat gebeuren en zij hun belangen en wensen op tafel kunnen leggen en beleid kunnen beïnvloeden. Anderzijds is er behoefte aan helderheid en kaders vanuit de gemeente, zodat stakeholders weten waar ze aan toe zijn en tastbaar is wat er gaat gebeuren. Dit is een duivels en klassiek (participatie)dilemma. Vaak is de gemeente al langere tijd bezig met de ontwikkeling van plannen. Startend vanuit beleid (zoals een omgevingsvisie en programma’s) en vervolgens concreet in de vorm van projecten. Op het moment dat beleid wordt gemaakt, zijn onderwerpen nog abstract, plannen nog niet zeker en speelt de uitvoering pas op wat langere termijn. Niet zelden lopen stakeholders maar matig warm voor bijeenkomsten op dit abstractieniveau. Toch zijn dit in de besluitvorming voor de gemeente al belangrijke stappen. De belangrijkste lijnen worden vastgelegd, kaders worden gesteld en geld wordt gereserveerd. Op het moment dat projecten concreet worden en richting uitvoering gaan en stakeholders worden uitgenodigd voor participatiebijeenkomsten, ontstaat vervolgens het beeld “dat alles al vast ligt” en er dus nog maar over beperkte marges kan worden meegepraat. En vaak is dat ook zo.

Participatie over de uitgangspunten vond immers in een eerder stadium plaats en stakeholders “hadden toen hun inbreng kunnen leveren.” Misschien is dat ook wel gebeurd, maar dan door andere stakeholders. Niet door de degene die nu geraakt worden door een project. Hoe ermee omgaan? We gebruiken niet voor niets de term “klassiek (participatie)dilemma”, omdat dit natuurlijk niet nieuw is en niet typisch Eindhovens. Dit speelt overal. Als het makkelijk op te lossen was, had het zich niet zo veelvuldig voorgedaan. Er ligt hier ook een gezamenlijke verantwoordelijkheid: zowel aan de kant van de gemeente als aan de kant van stakeholders. Deels is dit dilemma echter wel te ondervangen, en dat doet de gemeente Eindhoven ook al: in de vorm van continu contact met de omgeving. Vaak wordt participatie vooral georganiseerd rondom concrete projecten, maar participatie is een continu proces van met elkaar in gesprek zijn over de toekomst van de stad. Niet enkel als er iets concreets gaat gebeuren. Door dat continue contact – zoals aanwezig zijn in buurten en wijken en in gesprek gaan met inwoners – worden wederzijdse verrassingen deels voorkomen. Het reguliere gesprek maakt enerzijds dat de gemeente beter weet wat er speelt en belangrijk is in de wijken en zorgt er anderzijds voor dat de bewoners van de stad beter op de hoogte zijn van waarmee de gemeente bezig is.

Dit gegeven maakt de rol en positie van professionals in de buurten en wijk ook zo waardevol. Daarbij dient te worden opgemerkt, dat het enkel creëren van deze functies natuurlijk nog niet afdoende is, maar dat het gaat om een organisatie-brede oriëntatie op de wijken, buurten en inwoners.

12 / 20

2) Starten vanuit inhoudelijke (ontwikkel)kaders en visie door gemeente versus Starten vanuit de behoefte en wensen van de stad/wijk Dit dilemma is een verdere concretisering van het vorige dilemma, waarbij het niet enkel gaat om het moment van participeren, maar vooral ook om de inhoudelijke ruimte die er is om over mee te praten. Heel concreet komt dit dilemma bijvoorbeeld tot uiting op het moment dat een ontwikkelende partij (bouwer, corporatie) een ruimtelijk plan heeft voor een inbreidingslocatie. De ontwikkelaar wil aan de ene kant de zekerheid vanuit de gemeente dat een plan op goedkeuring kan rekenen, hetgeen ertoe zou leiden dat het aan de wijk gepresenteerde plan al in belangrijke mate vast staat. Aan de andere kant, wil de ontwikkelaar weten welke wensen en bezwaren er in een wijk leven, om hierop met zijn plan te kunnen inspelen, opdat er een plan ontstaat met draagvlak. Maar ditzelfde dilemma speelt ook voor bewoners. De uitnodiging voor een open gesprek over de wijk of buurt zonder al te veel kaders, geeft ruimte voor goede gesprekken en een brede oogst aan wensen en zorgen. Het kan tegelijkertijd leiden tot teleurstellingen, omdat lang niet alle input ook daadwerkelijk een plek kan krijgen in de plannen van de gemeente (of een ontwikkelende partij).

Hoe ermee omgaan? Het risico dat aan dit dilemma kleeft is “dat je het nooit goed doet” en in de verdediging schiet. Dat is zonde van de energie en doet geen recht aan de vaak oprechte intenties van participatie. Wat wel belangrijk is, is om per project de kritische afweging te maken op welk moment participatie gewenst is én uit te leggen waarom deze keuze is gemaakt en welke ruimte er nog is voor input. Een gesprek voeren op het moment dat er geen ruimte meer is voor aanpassingen is geen participatief project, maar mensen informeren en dat leidt vaak tot weinig motivatie en enthousiasme om mee te doen. Tegelijkertijd snappen mensen ook, dat je nooit helemaal bij ‘nul’ begint en er altijd al een vertrekpunt (een opgave) is, met enige kaderstelling en omstandigheden om rekening mee te houden.

3) Inzetten op diversiteit is een verantwoordelijkheid van degene die de participatie organiseert versus Het is ieders eigen verantwoordelijkheid om te participeren - als mensen het belangrijk vinden komen ze wel De inwoners van de stad zijn divers, belangen en achtergronden zijn divers en dus ook meningen zijn divers. Allemaal verdienen zij het gehoord te worden. Maar hoe doe je dat? Participatie is daar een manier voor, maar ook in Eindhoven is de conclusie dat participatieprocessen niet als vanzelf een diverse doelgroep aanspreken en daarmee een afspiegeling vormen van de Eindhovense samenleving. De vraag die gedurende de gesprekken geregeld over tafel ging was of dat erg is? Een deel van de gesprekspartners was van mening dat het cruciaal is om je als gemeente in te spannen om alle stemmen te horen, omdat juist de mensen die belang hebben bij participatie - omdat hun stem beperkt wordt gehoord of omdat zij veel baat kunnen hebben bij een project - niet als vanzelf actief mee doen in participatieprocessen. Er was echter ook een tegengeluid van stakeholders, die van mening zijn, dat de verantwoordelijkheid ook bij bewoners en organisaties zelf ligt om mee te doen. “Als mensen het echt belangrijk vinden, komen zij wel”.

Hoe ermee omgaan? Beide is waar, al was er wel overeenstemming over het feit dat er aan de kant van de initiatiefnemer van een project (overheid, ontwikkelaar, corporatie, etc.) ook een verantwoordelijk ligt om creatievere participatievormen toe te passen om daarmee diversiteit aan te moedigen. De klassieke informatieavond leidt tot een klassieke opkomst. De gemeente

13 / 20

heeft de afgelopen jaren al veel geëxperimenteerd met andere vormen van participatie, bijvoorbeeld met gebruik van social design en gamification, dat navolging verdient. Diversiteit komt immers niet vanzelf. Een diverse opkomst vraagt een investering van beide kanten.

4) Succesvolle participatie is een gemeenschappelijke verantwoordelijkheid versus Succesvolle participatie is verantwoordelijkheid van de initiatiefnemer Wat is succesvolle participatie en hoe meet je het effect ervan? Daarover hebben we veel gesproken. Vaak wordt het succes van participatie door partijen afgemeten aan de mate waarin het eigen belang een plek heeft gekregen in een project. Als gemeente kan dat betekenen dat je het succes afmeet aan de mate waarin er gevolgen zijn voor de planning en kosten en de noodzakelijke aanpassingen van het plan. Voor stakeholders is de maatstaf dan de mate waarin rekening is gehouden met hun zorgen of wensen. De vraag is of dit inhoudelijke argument de enige maatstaf zou moeten zijn, omdat het zelden mogelijk is om het iedereen naar de zin te maken, omdat bij een gemiddeld stedelijk project zoveel belangen spelen. Tijdens de gesprekken werd duidelijk dat veel van de deelnemers inzien dat begrip voor elkaar en luisteren naar elkaars argumenten helpt bij het komen tot betere oplossingen. Tegelijkertijd wordt ook erkend dat het goed naar voren brengen van de eigen belangen – bijvoorbeeld omdat zij een organisatie vertegenwoordigen – de kern is van hun rol in een participatiebijeenkomst. En dat is ook begrijpelijk, zeker als er beperkte ruimte en tijd is om het eigen belang goed voor het voetlicht te brengen.

Hoe ermee omgaan? Wij (TwynstraGudde) definiëren participatie als “anderen in staat stellen voor hun belang op te komen”. In hoofdstuk 5 gaan we hier verder op in, maar een belangrijk aspect hiervan is het bieden van gelegenheid aan stakeholders om belangen naar voren te kunnen brengen. De vorm doet daar veel in en ook de tijd die wordt geboden. Dat is de verantwoordelijkheid van de initiatiefnemer van een project. Tegelijkertijd is het ook aan stakeholders om hun rol in een participatieproces goed in te vullen om een dergelijk proces succesvol te laten zijn. Hetgeen bijvoorbeeld betekent dat er met respect wordt gecommuniceerd.

5) Succesvolle participatie vraagt tijd, kennis en inzet van deelnemers versus Succesvolle participatie draait om betrokkenheid en beleving bij deelnemers Projecten in de stad zijn veelal ingewikkeld; inhoudelijk, juridisch, financieel, politiek. Om als stakeholder een gelijkwaardige partner te zijn bestaat er bij de deelnemers aan de gesprekken het gevoel dat er veel wordt gevraagd van hun kennis, tijd en inzet. Om stukken te lezen, om te snappen waarover het gaat, om ‘het spel’ slim mee te kunnen spelen, zodat belangen op een goede manier een plek krijgen in een plan en om afstemming te plegen met de achterban. Dat voelt soms als ongelijkwaardig, omdat lang niet alle stakeholders die tijd, kennis of zin hebben en het gevoel ontstaat dat deelnemers zich moeten verplaatsen in de wereld en taal van de gemeente. Tegelijkertijd werd tijdens de gesprekken gezegd, dat bewoners en organisaties iets anders inbrengen in participatieprocessen, namelijk lokale (ervarings)kennis, betrokkenheid en beleving, maar dat dat waarden zijn die niet altijd voldoende betekenis krijgen in participatieprocessen. Verschillende deelnemers zijn van mening dat er in participatieprocessen meer aandacht zou mogen zijn voor deze waarden. Hoe ermee omgaan?

14 / 20

In veel participatieprocessen staat het project en de inhoud – het plan van de gemeente of de ontwikkelende partij – centraal. Dat is ook logisch, want uiteindelijk gaat het ook om die inhoud. Maar dergelijke processen duren voor stakeholders geregeld (te) lang, vragen inhoudelijke kennis en tijd. Een deel van de stakeholders kan daarmee prima uit de voeten, maar niet iedereen kan of wil dat opbrengen. Om beide groepen aan te spreken en daarmee een bredere doelgroep te bereiken kan het helpen participatiebijeenkomsten ook op andere manieren vorm te geven. Bijvoorbeeld door bijeenkomsten meer te oriënteren op het perspectief van de stakeholder kan daarbij helpen. Dat wil niet zeggen dat het perspectief van de gemeente er niet toe doet, maar de belevening van de bewoner kan eraan worden toegevoegd door andere werkvormen (zoals design thinking, maar ook mooie voorbeelden die de gemeente momenteel ook al toepast bijvoorbeeld i.s.m. het Centrum voor de Kunsten Eindhoven of met Dynamo). Je draait de oriëntatie dan dus om: je vraagt stakeholders niet om zich tot jou te verhouden (zich in jouw denkwereld te verplaatsen), maar jij verplaatst je in die van de stakeholders (waarna je zelf de vertaling maakt naar de relevantie van de opbrengst voor jouw project of initiatief).

15 / 20

5. De rode draad: Serieus genomen worden Naast de dilemma’s uit voorgaand hoofdstuk, kwam er nog één belangrijke overkoepelende les uit de gesprekken naar voren, die is samen te vatten als “serieus genomen worden”. Deelnemers gaven hier op uiteenlopende manier uiting aan, zoals de uitgesproken behoefte om zich gehoord te voelen, de ruimte te voelen hun belang te mogen inbrengen of te weten wat er met input wordt gedaan. Terugblikkend op de gesprekken zijn er in hoofdlijnen vier elementen te onderscheiden, waaruit “serieus genomen worden” bestaat: tijdigheid, relevantie, informatie(evenwicht) en terugkoppeling. Hoewel die factoren samenhangen en wellicht niet allesomvattend zijn, vormen ze tezamen de kern van een serieus participatieproces. Als aan deze aandachtspunten wordt voldaan, is de kans op acceptatie van de uitkomst van een project, zeker niet gegarandeerd, maar wel groter. En als aan deze aandachtspunten wordt voldaan is de kans dat de discussie gaat over de procedure of het proces kleiner en ligt de focus van het gesprek op de inhoud – en dat is waar je wilt dat de discussie over gaat. Vier elementen van “Serieus genomen worden” Tijdigheid: Bij tijdigheid gaat het erom, dat stakeholders worden betrokken op het moment dat het hen aan gaat. Stakeholders geven aan te willen weten waar zij aan toe zijn. Dat is overigens iets anders dan overal over mogen mee praten.

Het heeft te maken met duidelijkheid over de rol en het moment van participeren in een proces en het hebben van zicht op het totale proces van planvorming. Relevantie: Onder relevantie verstaan we de ruimte die wordt geboden aan stakeholders om te bespreken wat hén raakt. Daarmee wordt bedoeld, dat het niet alleen moet gaan om het onderwerp dat de gemeente wil bepreken. In de dialooggesprekken werd duidelijk dat stakeholders het belangrijk vinden dat er ruimte wordt geboden om te bespreken wat er voor hen toe doet en er een laagdrempeligheid wordt ervaren in de gesprekken. Ook als het niet direct relevant is voor een project. Informatie-evenwicht: Om op een goede manier deel te nemen aan een participatieproces is het belangrijk dat stakeholders de beschikking hebben over informatie die voor hen van belang is. Informatie die nodig is om zich een oordeel te kunnen vormen en dat oordeel gefundeerd te kunnen inbrengen. Daar hoort ook bij dat er voldoende tijd is om zich in het project en zijn inhoud te verdiepen en waar nodig nog af te stemmen met hun achterban. Terugkoppeling: Tot slot geven stakeholders aan dat zij willen weten wat er met hun inbreng gebeurt. Ook als er niets mee wordt gedaan. In alle gevallen is er behoefte aan een toelichting op de wijze waarop inbreng (al dan niet) wordt meegenomen. Dit draagt bij aan begrip voor de uiteindelijke oplossing.

16 / 20

6. Vervolg Eindhovenaren mogen trots zijn op hun stad, op zichzelf en op de gemeente. Er is een enorme betrokkenheid en groot actief netwerk van organisaties die zich inzetten voor die mooie stad. En dat is al decennia zo. De participatietraditie van Eindhoven heeft zich bewezen, al kan het ook altijd nog beter. Dat laten ook de dialooggesprekken van voorjaar 2023 zien. Er zijn kritische kanttekeningen bij de manier waarop de gemeente met haar inwoners en de organisaties in de stad samenwerkt, maar er is ook begrip voor de dilemma’s die komen kijken bij participatie en er is een groot verantwoordelijkheidsgevoel, dat iedereen zelf ook een rol heeft in succesvol samenwerken. Want dat het samen moet, is iedereen duidelijk. En dat enkele dialooggesprekken niet de oplossing zijn voor alle dilemma’s die komen kijken bij participatie in een groeiende stad, snapt ook iedereen. Aanwezigen waren het er unaniem over eens, dat dergelijke gesprekken van grote waarde zijn. Om te leren, om elkaar beter te begrijpen en om beter te worden. De dialooggesprekken verdienen daarom een vervolg. Bijzonder aandacht vraagt ook de aanwezigheid van medewerkers van de gemeente. Hun aanwezigheid maakte het mogelijk om beide perspectieven in te brengen en vanuit daar ook de dilemma’s die horen bij participatieprocessen in beeld te krijgen.

De gesprekken leidden tot wederzijds begrip en vormen waardevolle input voor vervolgprocessen. Het is een manier om los van een concrete casus te reflecteren op de samenwerking en vraagt navolging. In gesprek blijven De lessen uit de dialooggesprekken landen nu bij de deelnemers, maar leiden nog niet als vanzelf tot een bredere verspreiding binnen de organisatie van de gemeente Eindhoven of bij andere stakeholders in de stad. En dat is wel nodig om organisatie-breed te leren. Het belangrijkste advies uit de dialooggesprekken is dan ook om met elkaar in gesprek te blijven, zowel tussen gemeente en stad als tussen de verschillende onderdelen van de gemeente over dit onderwerp. Om hieraan invulling te geven schetsen we hieronder enkele mogelijke vervolgacties: -

-

-

-

Meer dialooggesprekken: De allereerste vervolgactie is het periodiek herhalen van deze dialooggesprekken. Soortgelijke gesprekken – in aanwezigheid van zowel stakeholders als medewerkers van de gemeente –zijn dusdanig waardevol, dat ze vaker kunnen worden gevoerd met dezelfde maar ook andere stakeholders. Dat kan een terugkerende reflectie op de samenwerking in het algemeen, maar ook als evaluatie van beleidsprocessen; Dilemmagesprekken: een variant hierop is om tijdens deze gesprekken één van de dilemma’s centraal te zetten en meer in te zoomen op dit specifieke dilemma en de manier waarop ermee vruchtbaar kan worden omgegaan; Driehoeksgesprekken: een andere variant zijn driehoeksgesprekken tussen meerdere verschillende stakeholders, die elkaar vaker tegenkomen in projecten (zoals een ontwikkelaar, een bewonersorganisatie en de gemeente) en het gesprek te voeren over de wederzijdse verwachtingen, de rolverdeling en de beste manier om participatie te organiseren in het algemeen alsook in een concreet project, waarbij deze partijen betrokken zijn; Versterk de positie van professionals in de buurten en wijk: In een aantal gesprekken is de waardevolle en soms ook lastige rol van de vaste aanspreekpunten bij de gemeente in wijk en buurten besproken.

Het gaat hierbij om diverse rollen en functies op het gebied van zowel beleid, uitvoering (projecten) en handhaving als schakel tussen de systeemwereld van de gemeentelijke organisatie en de leefwereld van de stad. Deze functies zijn van grote meerwaarde voor de staf en, mits goed ondersteund, goud voor de organisatie.

17 / 20

-

-

-

3

Interne dialooggesprekken: Parallel aan de externe dialooggesprekken, zouden er ook interne dialooggesprekken kunnen worden gevoerd tussen uiteenlopende functionarissen binnen de gemeente. Hier kunnen de dilemma’s uit de gevoerde dialooggesprekken worden gesproken, maar kunnen ook thema’s aan de orde komen als wat vraagt onze omgeving van ons? Waarom vind ik participatie leuk of lastig? Wat vraagt mijn opdrachtgever van me? Een gezamenlijk startpunt: Participatie doe je er niet bij. Het is ‘serious business’, ingewikkeld, maar ook heel waardevol. Een goede start helpt daarbij. Hiervoor zijn uiteenlopende instrumenten voor handen, zoals de gemeente Eindhoven ook al gebruikt, maar bijvoorbeeld ook het Participatiecanvas©3. Neem de dilemma’s in acht bij nieuwe participatieplannen: De dilemma’s die naar voren kwamen tijdens de dialooggesprekken en die zijn beschreven in deze rapportage, spelen bij tal van participatieprocessen. Het is belangrijk deze in acht te nemen bij het opstellen van participatieplannen. Het is tenslotte wel het speelveld waar de gemeente in moet bewegen. Het format voor participatieplan van de gemeente kan geactualiseerd worden door bijvoorbeeld een stap toe te voegen waarbij initiatiefnemer dilemma's tot zich neemt (of aandacht geven in het Eindhovense participatiecanvas)?

TwynstraGudde heeft het Participatiecanvas ontwikkeld: een instrument om als (project)team in te vullen bij de start van een (participatie)proces om

daarmee samen het doel en de organisatie van het participatieproces vast te stellen.

18 / 20

Bijlagen Bijlage 1: Dialooggesprekspartners en data Organisatie*

Datum gesprek

Adviesraad WIJpanel

23 februari 2023

Henri van Abbe Stichting

23 februari 2023

Kragt i.s.m. NBarchitecten

23 februari 2023

Stichting Bescherming Wederopbouwerfgoed Eindhoven

23 februari 2023

Buurtvereniging Wij Vredeoord

20 maart 2023

Jong040

20 maart 2023

Stichting Beter Eindhoven

20 maart 2023

Woonstichting ‘thuis

20 maart 2023

Bewonersorganisatie Irisbuurt

30 maart 2023

Bewonersplatform Woensel-Noord

30 maart 2023

BPD | Bouwfonds Gebiedsontwikkeling

30 maart 2023

EHV XL

30 maart 2023

Fietsersbond

30 maart 2023

Schepers Vastgoed

30 maart 2023

Trudo

30 maart 2023

Cliëntenraad Sociaal Domein

16 mei 2023

Dynamo

16 mei 2023

*Helaas was Trefpunt Groen door drukte niet in de gelegenheid op de uitnodiging in te gaan.

Na de dialooggesprekken heeft een ook groepsbijeenkomst plaatsgevonden op 19 april, waarbij 2 workshops in dit kader georganiseerd zijn. Hierbij was in totaal circa veertig deelnemers aanwezig.

19 / 20

TwynstraGudde adviseert overheid en bedrijfsleven op veel van de grote en urgente thema’s van deze tijd. Denk aan veiligheid, diversiteit, digitalisering, mobiliteit, duurzaamheid, energie, financiën en gezondheid. We bieden onze opdrachtgevers unieke, werkbare oplossingen en brengen complexe projecten en programma’s tot een goed einde. Iets creëren van blijvende waarde, daar gaan we voor. Daardoor hebben we een directe impact op (toekomstige) maatschappelijke en economische ontwikkelingen. En dus een grote impact op morgen.

20 / 20