Bijlage 12 - Totaalverzicht voorgestelde wijzigingen m.b.t. archief gemeenschappelijke regelingen

Bijlage 13. Totaal overzicht voorgestelde wijzigingen m.b.t. archief gemeenschappelijke regelingen MRE -

Zorg voor archiefbescheiden: Voorgesteld wordt om in de ontwerpwijziging het woord ‘zorg’ te verwijderen in de artikelen die gaan over het overdragen van ‘de zorg voor en het beheer van archiefbescheiden’ van gemeenten aan de MRE (artikel 4.3.b., 5.3.a., 17.1.j. en 43.1). Het overdragen van de zorg voor archiefbescheiden achten wij onwenselijk. Het college van burgemeester en wethouders is onder de archiefwet (artikel 30, eerste lid) aangewezen als bestuurlijk eindverantwoordelijke voor het beheer van archiefbescheiden, wat betekent dat het college zorgdrager is en ook moet blijven na overbrengen van archiefbescheiden naar een archiefbewaarplaats. Het Regionaal Historisch Centrum eindhoven (RHCe) moet belast zijn met het beheer van archiefbescheiden, niet met de zorg voor de archiefbescheiden van de gemeente. Daarom verzoeken wij u de genoemde artikelen aan te passen en te veranderen in enkel ‘het beheer voor archiefbescheiden’.

-

Er ontbreken artikelen over verantwoording en terbeschikkingstelling. Er wordt aangeraden om hiervoor aan te sluiten bij de bepalingen zoals genoemd in de handreiking inrichting informatie en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden, opgesteld door de werkgroep van het LOPAI, de Koninklijke Vereniging Archiefsector Nederland (KVAN) en het Kennisnetwerk Informatie en Archief (KIA). Het gaat om het toevoegen van de volgende bepalingen zoals in deze handleiding: Artikel 5: Verantwoording 1. De archivaris van de MRE brengt jaarlijks aan het dagelijks bestuur verslag uit over het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de organen van het openbaar lichaam, die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. 2. Het dagelijks bestuur brengt jaarlijks verslag uit aan het algemeen bestuur over de uitoefening van de aan hen opgedragen zorg voor de archiefbescheiden en de uitvoering van het archiefbeheer van de organen van het openbaar lichaam. Artikel 6: Terbeschikkingstelling 1. De deelnemers aan de regeling stellen tijdig aan het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam de archiefbescheiden beschikbaar, die nodig zijn voor de uitvoering van de overgedragen taken. 2. In een verklaring van terbeschikkingstelling worden de periode van terbeschikkingstelling en het toezicht op het beheer van de ter beschikking gestelde archiefbescheiden vastgelegd.

3. In de verklaring kunnen nadere voorwaarden worden gesteld aan de terbeschikkingstelling. GGD -

Er ontbreekt een artikel over verantwoording. Er wordt voorgesteld om hiervoor aan te sluiten bij de bepalingen zoals genoemd in de handreiking inrichting informatie en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden, opgesteld door de werkgroep van het LOPAI, de Koninklijke Vereniging Archiefsector Nederland (KVAN) en het Kennisnetwerk Informatie en Archief (KIA). Het gaat om het toevoegen van de volgende bepaling zoals in deze handleiding: Artikel 5: Verantwoording 1. De archivaris van de GGD Brabant-Zuidoost brengt jaarlijks aan het dagelijks bestuur verslag uit over het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de organen van het openbaar lichaam, die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. 2. Het dagelijks bestuur brengt jaarlijks verslag uit aan het algemeen bestuur over de uitoefening van de aan hen opgedragen zorg voor de archiefbescheiden en de uitvoering van het archiefbeheer van de organen van het openbaar lichaam.

-

In het concept GR GGD Brabant-Zuidoost 2023 is in Artikel 44 een bepalingen opgenomen die in strijd is met bestaande wetgeving (AVG en Archiefwet), waardoor wij verzoeken deze te verwijderen. Het gaat om de volgende bepalingen: Artikel 44 3. Terbeschikkingstelling geschiedt voor 5 jaar en kan, met telkens een aaneengesloten periode van maximaal 5 jaar, worden verlengd tot ten hoogste 20 jaar. Voorgesteld wordt dit te vervangen worden door: “In een verklaring van terbeschikkingstelling worden de periode van terbeschikkingstelling en het toezicht op het beheer van de ter beschikking gestelde archiefbescheiden vastgelegd.” Dit heeft de voorkeur. Een andere mogelijkheid is: “Terbeschikkingstelling geschiedt voor maximaal 5 jaar en kan, met telkens een aaneengesloten periode van maximaal 5 jaar, worden verlengd”. Deze periode kan namelijk worden beperkt door het al dan niet aanwezig zijn van persoonsgegevens in de archiefbescheiden en de wettelijke vernietigingstermijn.

ODZOB -

M.b.t. het archiefbepalingen in de gemeenschappelijke regeling ODZOB worden de volgende opmerkingen voorgesteld, aansluitend bij de bepalingen

zoals genoemd in de handreiking inrichting informatie en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden, opgesteld door de werkgroep van het LOPAI, de Koninklijke Vereniging Archiefsector Nederland (KVAN) en het Kennisnetwerk Informatie en Archief (KIA). Artikel 8.4 Verantwoording In dit artikel wordt enkel gesproken over de zorg voor de archiefbescheiden. We verzoeken om in dit artikel ook de verantwoording over het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de organen van het openbaar lichaam, die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, op te nemen. Er wordt aangeraden om hiervoor aan te sluiten bij de bepalingen zoals genoemd in de handreiking inrichting informatie en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden, opgesteld door de werkgroep van het LOPAI, de Koninklijke Vereniging Archiefsector Nederland (KVAN) en het Kennisnetwerk Informatie en Archief (KIA). Artikel 9.4 Opheffing Dit artikel bevat geen bepalen waarin is opgenomen wat er gedaan wordt met het archief van de gemeenschappelijke regeling na opheffing. Wie wordt in dit geval de rechtsopvolger? VRBZO -

Er ontbreken artikelen over archiefbeheer, verantwoording en terbeschikkingstelling. De artikelen over de archiefbewaarplaats en toezicht zijn niet concreet genoeg. Er wordt voorgesteld om hiervoor aan te sluiten bij de bepalingen zoals genoemd in de handreiking inrichting informatie en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden, opgesteld door de werkgroep van het LOPAI, de Koninklijke Vereniging Archiefsector Nederland (KVAN) en het Kennisnetwerk Informatie en Archief (KIA). Het gaat specifiek om het toevoegen van de volgende bepalingen zoals in deze handleiding: Artikel 2: Archiefbeheer 2. Het dagelijks bestuur stelt voorschriften vast voor het beheer van de archiefbescheiden van de organen van het openbaar lichaam, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht. Artikel 3: Archiefbewaarplaats Voor de bewaring van de over te brengen archiefbescheiden van de organen van het openbaar lichaam wordt aangewezen de archiefbewaarplaats van de gemeente + naam/ het regionaal historisch centrum + naam/ orgaan + naam. Artikel 4: Toezicht Met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de organen van het openbaar lichaam, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, is belast de archivaris van …../ ……

Artikel 5: Verantwoording 1. De archivaris van ….. / …… brengt jaarlijks aan het dagelijks bestuur verslag uit over het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de organen van het openbaar lichaam, die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. 2. Het dagelijks bestuur brengt jaarlijks verslag uit aan het algemeen bestuur over de uitoefening van de aan hen opgedragen zorg voor de archiefbescheiden en de uitvoering van het archiefbeheer van de organen van het openbaar lichaam. Artikel 6: Terbeschikkingstelling 1. De deelnemers aan de regeling stellen tijdig aan het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam de archiefbescheiden beschikbaar, die nodig zijn voor de uitvoering van de overgedragen taken. 2. In een verklaring van terbeschikkingstelling worden de periode van terbeschikkingstelling en het toezicht op het beheer van de ter beschikking gestelde archiefbescheiden vastgelegd. 3. In de verklaring kunnen nadere voorwaarden worden gesteld aan de terbeschikkingstelling. Artikel 36 In Artikel 36 van het concept gemeenschappelijke regeling VRBZO is geen bepaling opgenomen over wat er gedaan wordt met het archief van de gemeenschappelijke regeling na opheffing. In dit artikel opnemen wie in dat geval de rechtsopvolger wordt.

ERGON -

Er ontbreken artikelen over archiefbeheer, de archiefbewaarplaats, toezicht, verantwoording en terbeschikkingstelling. Er wordt aangeraden om hiervoor aan te sluiten bij de bepalingen zoals genoemd in de handreiking inrichting informatie en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden, opgesteld door de werkgroep van het LOPAI, de Koninklijke Vereniging Archiefsector Nederland (KVAN) en het Kennisnetwerk Informatie en Archief (KIA). Het gaat dan om het toevoegen van de volgende bepalingen zoals in deze handleiding:

Artikel 2: Archiefbeheer 1. De directeur/ secretaris is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de organen van het openbaar lichaam, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. 2. Het dagelijks bestuur stelt voorschriften vast voor het beheer van de archiefbescheiden van de organen van het openbaar lichaam, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.

Artikel 3: Archiefbewaarplaats Voor de bewaring van de over te brengen archiefbescheiden van de organen van het openbaar lichaam wordt aangewezen de archiefbewaarplaats van de gemeente + naam/ het regionaal historisch centrum + naam/ orgaan + naam. Artikel 4: Toezicht Met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de organen van het openbaar lichaam, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, is belast de archivaris van …../ …… Artikel 5: Verantwoording 1. De archivaris van ….. / …… brengt [twee]jaarlijks aan het dagelijks bestuur verslag uit over het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de organen van het openbaar lichaam, die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. 2. Het dagelijks bestuur brengt [twee]jaarlijks verslag uit aan het algemeen bestuur over de uitoefening van de aan hen opgedragen zorg voor de archiefbescheiden en de uitvoering van het archiefbeheer van de organen van het openbaar lichaam. Artikel 6: Terbeschikkingstelling 1. De deelnemers aan de regeling stellen tijdig aan het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam de archiefbescheiden beschikbaar, die nodig zijn voor de uitvoering van de overgedragen taken. 2. In een verklaring van terbeschikkingstelling worden de periode van terbeschikkingstelling en het toezicht op het beheer van de ter beschikking gestelde archiefbescheiden vastgelegd.

3. In de verklaring kunnen nadere voorwaarden worden gesteld aan de terbeschikkingstelling. Artikel 27, lid 3 In de concept GR in artikel 27, lid 3 wordt gesteld dat de archiefbescheiden bij opheffing van de regeling worden geplaatst in een door het Dagelijks Bestuur aan te wijzen archiefplaats. Hieruit wordt niet duidelijk wie de verantwoordelijkheid krijgt over het archiefbeheer krijgt. Wie voert beheer uit? Wie is zorgdrager/bestuurlijk verantwoordelijke? Wie zorgt voor tijdige vernietiging? Alleen plaatsing is niet voldoende. De zorg voor en het beheer van de archiefbescheiden moet in dit artikel ook geregeld worden, waarbij de archiefbescheiden moeten worden overgedragen.