Bijlage 1 - Startnotitie Burgerberaad in Eindhoven

burgerberaad in Eindhoven Gemeente Eindhoven, februari 2025

Inhoud Voorwoord 

3

1

Inleiding 

4

2

Theorie: Wat is een burgerberaad? 

5

3

Theorie: Wat zijn de voorwaarden voor een burgerberaad?6

4

Onderwerp van het Eindhovens burgerberaad 

7

5

Welk mandaat krijgt het Eindhovens burgerberaad? 

8

6

Hoe zorgen we via loting voor een representatieve groep deelnemers? 

10

7

Publiekscampagne en communicatie 

12

8

Planning en organisatie 

13

9

Kosten 

15

10 Evaluatie 

16

B1 Broninformatie 

17

2 | Burgerberaad in Eindhoven

voorwoord De komende jaren staat Eindhoven voor een grote groeiopgave. In de snel veranderende samenleving wordt de noodzaak alleen maar groter om inwoners toekomstbestendig mee te nemen in de beslissingen die we nemen voor de hele stad.

Een burgerberaad is een logische volgende stap. Daarmee benutten we de kennis van de stad en krijgen we een beter beeld van wat er leeft als het gaat over zeggenschap. Dat maakt de besluitvorming beter, want we weten beter wat de wensen van onze inwoners zijn.

Maar op welke manieren willen onze inwoners het liefst betrokken worden, en hoe betrekken we ook de inwoners die we wat moeilijker bereiken? Wat hebben Eindhovenaren nodig om mee te kunnen beslissen? Hoe kunnen we besluiten nemen die gezamenlijk gedragen zijn en boven het ophalen van individuele meningen gaan? Willen de Eindhovenaren wel een referendum of een burgerberaad, of laten zij het nemen van besluiten liever over aan de democratisch gekozen gemeenteraad? We gaan het ze zelf vragen. Ik ben daar blij mee, want hoe mooi is het om van onze inwoners te horen wat zij zelf willen.

Omdat we het burgerberaad én onze inwoners serieus nemen, is er nu deze startnotitie waarin we de kaders vastleggen. Daar hoort wat ons betreft ook bij dat we voldoende budget reserveren om de adviezen van dit burgerberaad daadwerkelijk op te volgen. We doen u daarover dan ook een concreet voorstel.

We doen al veel aan participatie, en dat doen we goed. In ons bestuurs­ akkoord staat dat we een stem willen geven aan het ‘stille midden’, de mensen die zich niet vanzelf laten horen. laten horen. De afgelopen jaren hebben we daar al volop aan gewerkt, met allerlei vormen van participatie. Nu gaan we nog wat verder: we dagen mensen uit om werkelijk invloed uit te oefenen op ons beleid.

Ik hoop dat u net zo enthousiast bent als ik.

Ik ben er trots op dat we daar in Eindhoven met elkaar over in gesprek gaan. Met Eindhovenaren die praktisch en theoretisch zijn opgeleid, met of zonder diploma’s, Nederlandstalig of met een andere taal als moedertaal, jong en oud. Uit alle wijken, stemmers en niet-stemmers en zowel betrokken als compleet onbekend met de gemeentelijke organisatie en wat die allemaal doet.

3 | Burgerberaad in Eindhoven

Ik heb er zin in en kijk er naar uit. Op een nieuwe manier in gesprek met onze inwoners, en samen werken aan onze mooie stad, waarbij altijd het algemeen belang leidend is.

Eindhoven, 25 februari 2025 Janneke van Kessel Stadsgezant

1

Inleiding

In het bestuursakkoord ‘Samen morgen mooier maken’ 2022-2026 is opgenomen dat het college werkt aan het verbeteren van beleidsvorming, onder meer door via inwonersparticipatie Eindhovenaren meer invloed te geven op beleid dat hen direct aangaat. Om inwoners ook directe invloed te geven, willen we deze bestuursperiode minimaal één keer een burgerberaad organiseren. Om zo te kunnen leren van dit nieuwe instrument en om de stem van het stille midden beter te horen. Steeds meer Nederlandse gemeenten doen ervaring op met burgerberaden. De VNG heeft in 2023 en 2024 acht van deze gemeenten gevolgd bij hun eerste beraad en daar een handreiking over gemaakt. Ook in Eindhoven zijn eerdere relevante ervaringen, zoals met de G1000 (2016), ‘Blik op Eindhoven’ (2022) en de brede raadpleging ‘Samenleven vanaf dag 1’ (2023). Voor deze startnotitie voor het burgerberaad in Eindhoven gebruikten we de ervaringen van andere gemeenten en provincies, de adviezen van de VNG en onze eigen ervaringen in Eindhoven. In hoofdstuk 2 en 3 vindt u een beschrijving van het burgerberaad vanuit de theorie. In hoofdstuk 4 gaan we in op het onderwerp van het Eindhovens burgerberaad. En in de hoofdstukken 5 tot en met 10 beschrijven we de belangrijkste elementen voor de voorbereiding en uitvoering in Eindhoven.

4 | Burgerberaad in Eindhoven

2

Dat betekent dat de deelnemers een advies schrijven waar de meeste deelnemers (bv. 75%) het mee eens zijn. Een burgerberaad is spannend voor de overheid. De ervaringen met burgerberaden elders leren echter dat er tot nu toe nog nooit iets geks uit is gekomen.

Theorie: Wat is een burgerberaad?

Tijdens een burgerberaad komt een gelote groep inwoners gedurende een aantal bijeenkomsten bij elkaar. Het gemeentebestuur vraagt hen advies te geven over een onderwerp dat sterk leeft in de samenleving. Het zijn vraagstukken waarbij het schuurt en waar meningen of belangen botsen. College en raad geven van tevoren aan dat zij de adviezen als zwaarwegend beschouwen en in principe overnemen, als zij aan de randvoorwaarden voldoen. De deelnemers aan het burgerberaad moeten een goede afspiegeling van de samenleving zijn. Daarom worden ze geloot. Alle inwoners krijgen evenveel kans om mee te doen. Een burgerberaad gaat om het gesprek met elkaar. Discussies en tegenstellingen mogen er zijn, en tijdens een burgerberaad gaat de groep met elkaar, onder begeleiding van specialisten, op zoek naar overeenkomsten en gedragen oplossingen. Het is een aanvulling op de demo­ cratie, naast stemmen op een politieke partij en meedenken/meewerken met plannen van de gemeente. Een burgerberaad gaat ook over het samen geven van onafhankelijke adviezen. De deelnemers bepalen zelf welke informatie, tussenstappen en regels nodig zijn om te komen tot hun adviezen. Het is niet nodig dat iedere deelnemer 100% vóór is, maar wel dat elke deelnemer voldóende vóór is.

5 | Burgerberaad in Eindhoven

“Een burgerberaad gaat niet over steun krijgen voor plannen die er al zijn. Bij een burgerberaad maken bewoners helemaal zelf de plannen om tot beter beleid te komen. Als er geen politieke wil is om bestaand beleid aan te passen, heeft het ook geen zin om daarover een burgerberaad te organiseren. Burgerberaden zijn niet bedoeld om ‘draagvlak te scheppen’ over beslist beleid. Het is precies andersom: laten zien wat er leeft in de samenleving en voor welke ambitieuze ideeën van bewoners politieke daadkracht nodig is.” Uit het boek: ‘Nu is het aan ons’ van Eva Rovers (2022). In de bijeenkomsten van een burgerberaad is een aantal stappen te herkennen. In de eerste bijeenkomsten gaat het over kennismaken, de vraag begrijpen en onderzoeken welke waardes er spelen (leren). Daaruit komen problemen/ dilemma’s naar voren die opgelost moeten worden (delibereren). Die prioriteert het beraad en daarvoor maakt het adviezen (stemmen).

BURGERBERAAD

1

2

3

4

5

Starten en vragen

Waarden

Problemen

Prioriteren

Adviezen

LEREN

DELIBEREREN

STEMMEN

3

Theorie: Wat zijn de voorwaarden voor een burgerberaad?

Uit (internationaal) onderzoek bij andere burgerberaden komen voorwaarden voor de inrichting en uitvoering van een burgerberaad (commissie Brenninkmeijer, 2021) (OECD, 2020) (VNG 2024):

a. Onderwerp en vraagstelling: het onderwerp en de vraagstelling zijn maatschappelijk en politiek relevant. Het is een onderwerp waar een ander participatie-instrument onvoldoende oplevert, waar de politiek nog geen besluit over heeft genomen en dat leeft bij het bestuur. De vraag valt binnen de gemeentelijke verantwoordelijkheden. Het onderwerp is niet zeer technisch en heeft een dilemma in zich waar de ervaring van inwoners van belang is. En de vraagstelling is open, met een duidelijke urgentie en in begrijpelijke taal voor iedereen. b. Mandaat: bij de opdracht van de gemeenteraad aan het burgerberaad is vastgelegd wat met de uitkomsten van een burgerberaad gebeurt. De adviezen zijn zwaarwegend. Ze worden in principe overgenomen als ze aan de randvoorwaarden voldoen, met inachtneming van het stemrecht van het individuele raadslid en de eigen verantwoordelijkheden van college en burgemeester als bestuursorganen. Belangrijke randvoorwaarden zijn dat de adviezen voldoen aan de regelgeving, financieel haalbaar zijn en juridisch en praktisch uitvoerbaar zijn.

6 | Burgerberaad in Eindhoven

c. Onafhankelijke procesbegeleiding: de gemeente selecteert een onafhan­ kelijke partij die vanaf het begin zorgt voor het goede open gesprek, verslag­ legging en veiligheid binnen de groep. Het beraad kan samen met onafhan­ kelijke procesbegeleiding aan (ervarings)deskundigen vragen om hun kennis te delen. Als deelnemers ongewenst gedrag ervaren tijdens bijeenkomsten, is een vertrouwenspersoon beschikbaar om hierover in gesprek te gaan. d. Representativiteit: de samenstelling van het burgerberaad is een goede afspiegeling van de inwoners, door middel van loting. Daarbij wordt rekening gehouden met minimaal de volgende criteria: leeftijd, gender, stadsdeel, opleiding. e. Toegankelijkheid: meedoen moet voor alle inwoners zo makkelijk mogelijk zijn. Belemmeringen worden zo veel als mogelijk weggenomen. Er is daarom hulp bij taalproblemen, fysieke beperkingen en eventueel kinderopvang. Deelnemers ontvangen een vergoeding voor hun deelname. f. Tijd en budget: er moet voldoende tijd en budget zijn om het overleg te voeren dat nodig is. De ambtelijke afdeling waar het onderwerp onder valt, moet voldoende tijd aan het burgerberaad kunnen besteden. En er moet voldoende tijd zijn om adviezen van het beraad om te zetten naar politieke voorstellen en om een uitvoeringstoets te doen.

Er moet voldoende budget zijn om het proces te kunnen doorlopen én om adviezen die daaruit voortkomen op te volgen. g. Evaluatie: Het burgerberaad wordt geëvalueerd om te leren van de ervarin­ gen van deelnemers, ambtenaren en bestuur. We leren hiervan voor de toekomst.

4

Onderwerp van het Eindhovens burgerberaad

Met het burgerberaad wil gemeente Eindhoven onderzoeken of en hoe inwoners zelf betrokken willen worden bij besluitvorming en hoe wij de betrokkenheid van inwoners kunnen vergroten. Dit doen we al met verschillende vormen van inwonerparticipatie, waarmee Eindhoven een lange traditie en veel ervaring heeft.

Op diverse thema’s, beleidsterreinen en ontwikkelingen werken we met inwoners, partners, ondernemers en andere overheden samen. De afgelopen jaren hebben we ons participatie-beleid gemoderniseerd en aangevuld. We hebben inmiddels een heel arsenaal aan instrumenten en innovatieve methoden tot onze beschikking. Daardoor zijn er steeds meer Eindhovenaren die met ons meedenken en meewerken aan de vraagstukken en opgaves uit de stad. De komende jaren staat Eindhoven voor een grote groeiopgave. In de snel veranderende samenleving wordt de noodzaak alleen maar groter om toekomstbestendig inwoners mee te nemen in de beslissingen die je neemt voor de hele stad. Tijdens de vele participatietrajecten merken we vaker dan voorheen dat belangen verder uit elkaar lopen. Steeds vaker schuurt het in de belangenafweging, als we op basis van individuele belangen als overheid keuzes moeten maken. Als bestuur wil je de stad goed meenemen.

7 | Burgerberaad in Eindhoven

Vanuit de raad, de gemeente en (landelijke) overheid komt steeds meer vraag naar manieren om de kloof tussen inwoners en overheid kleiner te maken. Of het nu gaat om een gezellige ‘frietpraat’ in de buurt, een referendum, of een burgerberaad. Maar op welke manieren willen onze inwoners het liefst betrokken worden? En wat hebben zij nodig om mee te kunnen beslissen? Hoe kunnen we besluiten nemen die gezamenlijk gedragen zijn en boven het ophalen van individuele meningen gaan? En hoe zorgen we dat het algemeen belang leidend blijft in de groeiende stad? Deze vragen moeten nu beantwoord worden, als we de transitie goed willen faciliteren. Daarom vragen we aan een groep van inwoners die een afspiegeling van de stad vormen om door middel van een burgerberaad met adviezen te komen over hoe we dit in Eindhoven met elkaar toekomstbestendig doen. Hieruit volgt de volgende vraag: Hoe wil Eindhoven beslissingen nemen die gezamenlijk gedragen zijn? Sub-vraag 1: Willen we participatiemethoden die gaan over meebeslissen, zoals referenda of burgerberaden, hiervoor inzetten? En zo ja, hoe? Sub-vraag 2: Hoe bewaken we dat hierbij het algemeen belang leidend blijft?

5

Welk mandaat krijgt het Eindhovens burgerberaad?

Omdat een burgerberaad een participatiemiddel is waar zeggenschap verleend wordt, is het belangrijk een sterk en duidelijk mandaat te kaderen en verwachtingen van start tot opvolging goed te managen en na te komen. Het mandaat betekent dat de gemeenteraad de adviezen van het burger­ beraad behandelt als een zwaarwegend advies, zolang ze binnen de vijf randvoorwaarden vallen. De gemeente houdt wel zijn beslisrecht. Als er adviezen zijn die door zwaarwegende omstandigheden geen akkoord kunnen krijgen van de gemeenteraad, dan behoudt de gemeenteraad de bevoegdheid om af te wijken van de uitgesproken intentie om alle adviezen over te nemen. Het mandaat dat een burgerberaad krijgt, maakt het verschil met andere participatievormen met minder vergaande zeggenschap. De politiek verleent dit mandaat aan het beraad onder vooraf bepaalde randvoorwaarden. De randvoorwaarden zorgen ervoor dat het burgerberaad passende adviezen kan maken.

8 | Burgerberaad in Eindhoven

Er zijn vijf randvoorwaarden waaraan de adviezen van het burgerberaad in Eindhoven moeten voldoen: Randvoorwaarde 1 De adviezen vallen onder het wettelijk takenpakket van de gemeente en kunnen door de gemeente worden uitgevoerd. Randvoorwaarde 2 De adviezen zijn niet in strijd met: ▪ wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld uit de Omgevingswet en de Gemeentewet); ▪ het vastgestelde participatiebeleid, zoals Nota Inwoners- en overheidsparticipatie (2021), verordening Inwonersparticipatie en de Nota participatiebeleid Omgevingswet.

We moedigen het beraad aan om ook buiten de randvoorwaarden te denken. Om misschien wel met adviezen te komen waar tot nu toe niemand aan gedacht heeft. Of er adviezen komen die buiten de randvoorwaarden liggen, bepaalt het beraad zelf. Vooraf infomeren we het beraad dat er met deze adviezen mogelijk niets gedaan wordt. Hoe gaat het mandaat in zijn werk tijdens het verloop van het beraad? Het burgerberaad is óók een instrument om het vertrouwen van inwoners in de overheid te versterken. Daarom draagt de verantwoordelijke bestuurder bij de start van het beraad het mandaat symbolisch over.

Randvoorwaarde 3 De adviezen zijn juridisch en praktisch uitvoerbaar. Dit wordt door de gemeente en deskundigen getoetst.

Het college en de raadsleden geven het beraad alle ruimte om onafhankelijk hun proces te doorlopen. Dit betekent dat ze zelf niet aanwezig zijn bij de bijeenkomsten, tenzij ze door het beraad worden uitgenodigd. En dat ze op geen enkele manier het beraad proberen te beïnvloeden.

Randvoorwaarde 4 Financieel passen de adviezen binnen de budgettaire ruimte van maximaal € 1,2 miljoen voor een raadsperiode van vier jaar. Dit bedrag is richtinggevend en hoeft niet volledig uitgegeven te worden.

Als er conceptadviezen zijn, worden ze door de gemeente en de deskundigen op de vooraf vastgestelde randvoorwaarden en op uitvoerbaarheid getoetst. Het burgerberaad kan er op basis daarvan voor kiezen om de adviezen aan te passen.

Randvoorwaarde 5 De adviezen worden door minimaal 75% van de deelnemers van het burgerberaad gesteund. Dit voorkomt dat specifieke belangen in de adviezen terechtkomen. En het zorgt ervoor dat breed draagvlak binnen de groep bestaat voor de adviezen.

Aan het einde van de laatste bijeenkomst draagt het beraad de adviezen over aan de verantwoordelijke bestuurder die het mandaat heeft verstrekt.

9 | Burgerberaad in Eindhoven

Het college maakt een voorstel over de uitvoering dat samen met de adviezen aan de raad wordt aangeboden. De gemeenteraad neemt er dan een besluit over.

6

Hoe zorgen we via loting voor een representatieve groep deelnemers?

De 80 deelnemers aan het burgerberaad moeten samen Eindhoven in het klein zijn. De inwoners die deelnemen aan het burgerberaad spreken immers namens heel Eindhoven. Om tot een goede samenstelling van het beraad te komen werken we met een loting in twee fases. Eerste fase Er worden 15.000 Eindhovenaren van 16 jaar en ouder uit de basisregistratie geloot. Zij ontvangen een persoonlijke uitnodiging in de brievenbus om zich aan te melden voor het burgerberaad. Om te zorgen dat deze groep een afspiegeling van de Eindhovense bevolking is, trekken we een gestratifi­ ceerde steekproef. Dat wil zeggen dat we inwoners van verschillende leeftijdscategorieën en stadsdelen zo vaak uitnodigen dat de verdeling overeenkomt met de populatie van Eindhoven. Van inwoners tot 29 jaar en tussen 30-44 jaar, en van inwoners van de stads­ delen Woensel Zuid en Woensel Noord verwachten we op basis van eerdere ervaringen (zoals bij het project ‘Blik op Eindhoven’ en brede raadpleging ‘Samenleven vanaf dag 1’) iets lagere respons. Om te voorkomen dat er in de tweede fase te weinig aanmeldingen zijn uit deze groepen sturen we naar deze groepen relatief wat meer brieven (zogenaamde ‘oversampling’).

10 | Burgerberaad in Eindhoven

Tweede fase Alleen inwoners die een uitnodiging ontvangen, kunnen zich aanmelden. Uit de groep van inwoners die zich aanmelden om mee te doen, wordt een tweede loting gehouden. Hierin houden we weer rekening met een aantal criteria om te zorgen dat het beraad een afspiegeling is van Eindhoven: ▪ geslacht (referentie basisregistratie) ▪ afkomstig uit alle stadsdelen van Eindhoven (referentie basisregistratie) ▪ verdeling over de verschillende leeftijden (referentie basisregistratie) ▪ diverse opleidingsniveaus (referentie CBS) ▪ of iemand in 2022 bij de gemeenteraadsverkiezingen heeft gestemd De uitgangspunten voor de loting en selectieprocedure zijn op de landelijke en Eindhovense praktijk gebaseerd ▪ er doet maximaal 1 deelnemer mee per huishouden ▪ alleen inwoners van de gemeente Eindhoven kunnen ingeloot worden ▪ raadsleden, commissieleden, collegeleden en ambtenaren van de gemeente Eindhoven, betaalde medewerkers van politieke partijen en gekozen politici van Provinciale Staten, Eerste en Tweede Kamer en het Europees Parlement kunnen niet meedoen.

Hoe zorgen we ervoor dat uitgenodigde Eindhovenaren mee doen aan het burgerberaad? Er kunnen veel redenen zijn voor uitgenodigde inwoners om niet mee te doen: geen tijd, de Nederlandse taal niet goed kunnen lezen en schrijven, geen kinderopvang hebben of twijfel of ze wel serieus genomen worden. Wij willen zoveel mogelijk van deze belemmeringen wegnemen en het burgerberaad inclusief maken voor alle inwoners. Zodat ook de inwoners voor wie partici­ patie niet altijd vanzelfsprekend is mee kunnen doen. Het Eindhovense burgerberaad wordt voor iedere Eindhovenaar toegankelijk. De communicatie die de uitnodiging voor het beraad aankondigt is cruciaal. We gebruiken eenvoudige taal in combinatie met beelden en de verspreiding gaat via verschillende kanalen. Dit vergroot de aandacht van onze inwoners en de kans dat de uitnodiging bekeken wordt als die in de bus valt. In de uitnodiging staat duidelijk het onderwerp waar de gemeente advies over vraagt. Daarnaast is er aandacht voor redenen om mee te doen, vergoeding en hoe we belemmeringen wegnemen. De uitnodiging doet een persoonlijk beroep op de inwoners: we hebben u nodig en u hoeft geen speciale kennis te hebben. Naast de uitnodiging en de communicatie-activiteiten kunnen we onder meer vertrouwde sleutelpersonen in bepaalde wijken vragen om moeilijker bereikbare groepen te benaderen om te stimuleren dat zij zich aanmelden.

Na de tweede loting benaderen we de ingelote deelnemers om kennis te maken en te vragen of zij bij alle bijeenkomsten kunnen zijn. Dan bespreken we ook eventuele belemmeringen waar hulp bij nodig is. Voor het Eindhovense burgerberaad geven we een financiële vergoeding aan de deelnemers. Uit ervaring blijkt dat dit bij kan dragen aan een grotere opkomst en dus een betere representativiteit. In de VNG Handreiking staat

11 | Burgerberaad in Eindhoven

dat de vergoeding gaat om het wegnemen van belemmeringen voor deelname, een bedankje is voor de tijd die deelnemers investeren en is bedoeld om eventuele onkosten te dekken die zij maken. Als de deelnemers eenmaal meedoen aan het beraad willen we dat ze mee blijven doen. De onafhankelijke procesbegeleider zorgt daarom voor afwisse­ ling in de manieren van samenwerken en leren. Zodat mensen met verschil­ lende leerstijlen en opleidingssoorten op eigen wijze inbreng kunnen leveren en zich op hun gemak voelen, en de bijeenkomsten van het burgerberaad voor alle deelnemers een leuke ervaring zijn. Hiervoor gebruiken we social design en creatieve methodieken.

7

Publiekscampagne en communicatie

Voor, tijdens en na het burgerberaad moet de stad geïnformeerd worden over de komst van het beraad, het verloop van het beraad en natuurlijk over de uitkomsten. De opbrengsten van een burgerberaad raken immers niet alleen de deelnemers, maar alle Eindhovenaren. Daarom gaan we vooraf in gesprek met de pers om te bespreken hoe zij hierbij betrokken kunnen en willen worden. VOORAF: We informeren alle Eindhovenaren over het burgerberaad en het onderwerp, zodat ze weten wat het is en kunnen afwegen of ze mee willen doen als ze een uitnodiging in de brievenbus krijgen. We zetten hiervoor een mix aan communicatiemiddelen in, zoals (social) media, eigen kanalen en mediapartners van de gemeente. Ook gebruiken we creatieve social design interventies in de openbare ruimte om het burgerberaad te promoten bij een breed publiek (zoals bij het traject ‘Blik op Eindhoven’). Op de gemeentelijke website komt aanvullende informatie te staan over wat het burgerberaad is, hoe de aanpak werkt en wat we willen onderzoeken en leren. Voor algemene vragen kunnen inwoners terecht bij het klantcontact­ centrum van de gemeente.

12 | Burgerberaad in Eindhoven

TIJDENS: Om de onafhankelijkheid van de deliberatie-fase te borgen, worden de bijeenkomsten waar het burgerberaad de adviezen formuleert altijd achter gesloten deuren gehouden. Inwoners die niet meedoen, kunnen op de hoogte blijven door het beraad te volgen, bijvoorbeeld via korte (video) verslagen van de voorzitter over deze bijeenkomsten. Het stellen van vragen door alle inwoners kan gefaciliteerd worden door hen toegang te geven tot een speciaal platform. Om het burgerberaad en het thema breder gedragen te krijgen, stimuleren we een bredere dialoog in de stad. Via social media of een flitspanel kan het beraad eventueel vragen stellen aan de andere inwoners. ACHTERAF: Een schrijfgroep uit het beraad maakt van de adviezen een rapport. De externe procesbegeleider helpt hierbij. Het rapport wordt feestelijk overgedragen aan de gemeenteraad en is vanaf dat moment openbaar. De overdracht van het complete rapport is een mooi communicatiemoment om te delen met de stad. Ook na afloop van het beraad worden de resultaten en de opvolging met alle inwoners gedeeld. Hiervoor worden publieke terug­ koppelingsmomenten vanaf het begin meegenomen in de planning. Er wordt een communicatieplan gemaakt met specifieke acties tijdens elke fase van het beraad.

8

september

Bij het inplannen van de bijeenkomsten van het beraad kiezen we voor regel­ matige bijeenkomsten (een hele dag in het weekend of doordeweekse avon­ den) en voldoende tussentijd waarin het beraad zich kan voorbereiden op de volgende bijeenkomst. Er zijn geen bijeenkomsten op religieuze feestdagen.

Adviezen in ontvangst nemen Raadsvoorstel in november het college januari Besluitvorming 2026 raadsvoorstel Terugkoppeling deelnemers en stad

Planning en organisatie

Wij gaan voor het burgerberaad uit van vijf bijeenkomsten, verdeeld tussen juni en oktober 2025 (met onderbreking door de zomerperiode). Tijdens het zomerreces organiseren we aanvullende activiteiten zodat de energie van het beraad niet wegloopt.

Overzicht planning Raad en college februari

Besluitvorming college

april

Raadsbesluit startdocument

juli/aug

Na vaststelling > gewogen loting Communicatiecampagne + uitnodigingen

mei juni

Organisatie Opstellen startnotitie Start projectleider/projectteam Voorbereidingen

Mandaat overhandigen aan burgerberaad Zomerreces

13 | Burgerberaad in Eindhoven

Bijeenkomsten burgerberaad Evt. aanvullende activiteiten

Raad en college

oktober

Organisatie Bijeenkomsten burgerberaad Toetsen adviezen Uitwerken raadsvoorstel

Uitvoering en evaluatie (2026-2029)

Organisatie en rollen Het burgerberaad is van de ingelote inwoners. Om hun overleggen goed te organiseren is een ambtelijke projectteam beschikbaar en onafhankelijke procesbegeleiding van buiten de gemeente. Bovendien kunnen vanuit de gemeente en van buiten (externe) deskundigen worden aangehaakt op relevante onderwerpen. Het ambtelijk projectteam zorgt voor inbedding in de ambtelijke organisatie. De verantwoordelijkheid richt zich met name op de voorbereiding (besluit om te komen tot een burgerberaad), randvoorwaarden voor de uitvoering (budget, bemensing) en nazorg (om te komen tot besluitvorming en uitvoering van het

resultaat van het burgerberaad). Het team is een vast aanspreekpunt voor de externe procesbegeleiding. Bijvoorbeeld om mee te denken over de inzet van expertise en kennis, breed in de gemeentelijke organisatie of daarbui­ ten. Bij de bijeenkomsten legt het team daar waar nodig een praktische link naar de gemeentelijke organisatie. De externe onafhankelijke procesbegeleiding is verantwoordelijk voor de organisatie van het burgerberaad. Van de organisatie van bijeenkomsten, het briefen van deskundigen tot het ondersteunen bij het schrijven van de adviezen. Diverse deskundigen op het gebied van zeggenschap komen tijdens het burgerberaad langs om hun kennis en ervaring te delen. Het beraad kan zelf wetenschappers, burgerdeskundigen of ambtenaren met inhoudelijke kennis uitnodigen om iets uit te komen leggen over zeggenschap of de participatiemiddelen zoals referendum, burgerberaad of uitdaagrecht. Tenslotte: vanuit het burgerberaad wordt vaak een zogenaamde monitor­ groep gevormd van enkele deelnemers. Zij gaan na afloop van het beraad volgen hoe de adviezen worden opgevolgd. Dat kunnen ze gevraagd en ongevraagd een jaar lang doen. Een ambtenaar of onafhankelijk proces­ begeleider kan hen ondersteunen in deze rol.

14 | Burgerberaad in Eindhoven

9

Kosten

De kosteninschatting geeft voorlopig zicht in de verdeling van de kosten­ posten, gebaseerd op landelijke richtlijnen (VNG, 2024) en ervaringen met soortgelijke projecten in Eindhoven. Deze kosten voor het organiseren en uitvoeren van het burgerberaad passen binnen de daarvoor beschikbare budgetten, onderdeel ‘reserve SMMM’.

15 | Burgerberaad in Eindhoven

Soort kosten Omschrijving ▪ Kosten van de projectleider en Bekostiging ambtelijke capaciteit projectteam ▪ Ontwerp van programma en Onafhankelijke procesbegeleiding eventmanagement ▪ Hoofdmoderatie, voorzitter en (opleiden van) gespreksbegeleiders ▪ Informatiemanagement (bijv. online platform) ▪ ‘Specials’ (bv. tekenaar, social designers, acteurs) ▪ Kennisverwerving en experts Vergoedingen en ▪ Extra ondersteuning (kinderopvang, tolken of taalbuddies, vervoer etc.) ondersteuning ▪ Vergoeding voor deelname deelnemers ▪ 15.000 uitnodigingen + porto Communicatie ▪ Publiekscampagne, website en sociale media ▪ Organisatiekosten (zaalhuur, Facilitaire catering, techniek) voorzieningen Evaluatie en ▪ Bv. een monitoringgroep van het ondersteuning burgerberaad voor het vervolg van vervolg Totaal

Organisatie € 150K € 120K

€ 15K € 24K € 25K € 50k € 50K € 20K € 454K

10

Evaluatie

Het uitvoeren van een burgerberaad is nieuw voor de gemeente Eindhoven. Uit de ervaringen in andere gemeenten blijkt dit instrument veel lessen op te leveren over deze vergaande vorm van zeggenschap van inwoners. Het burgerberaad gaan we daarom goed evalueren. De deelnemers vragen we per sessie naar hun ervaringen. De externe procesbegeleider kan die feedback meenemen bij de invulling van de vol­ gende bijeenkomst(en). Ook vragen we alle deelnemers om aan het begin en aan het eind een korte vragenlijst in te vullen (zogenaamde 0-meting en 1-meting). Hiervoor sluiten we aan bij de standaarden van BZK en VNG. Enkele interviews een gezamenlijke evaluatiesessie met betrokkenen (vertegenwoordigers van de deelnemers, politiek, ambtelijk projectteam en externe procesbegeleider) is onderdeel van ons leerproces. Deze informatie is de basis voor de evaluatie van het Eindhovense burgerberaad.

16 | Burgerberaad in Eindhoven

B1

Broninformatie

In deze bijlage leest u over documenten en websites die we via kennisnetwerken (inwoners, deskundigen en andere overheden) en specifieke contacten met andere steden verzamelden. Deze zijn als achtergrondinformatie gebruikt voor het opstellen van dit startdocument.

▪ Gemeente Eindhoven - Bestuursakkoord 2022-2026 Samen Morgen Mooier Maken ▪ Gemeente Eindhoven - Nota Inwoners- en Overheidsparticipatie (2021) ▪ Gemeente Eindhoven - Nota Participatiebeleid Omgevingswet (2022) ▪ Gemeente Eindhoven - Verordening Inwonersparticipatie (2023) ▪ Gemeente Eindhoven – Reflectie Blik op Eindhoven (2023) ▪ Bureau Burgerberaad - bureauBurgerberaad.nl ▪ Eva Rovers - Nu is het aan ons het is tijd voor echte democratie (2022) ▪ Landelijk netwerk Burgerberaad - Burgerberaad.nu ▪ OECD - Innovatieve burgerparticipatie en nieuwe democratische instellingen (2020) ▪ Rijksbeleid - Kabinetsbrief Burgerfora bij klimaats- en energiebeleid (2023)

17 | Burgerberaad in Eindhoven

▪ Utrecht - Startdocument Utrechts Burgerberaad (2023) ▪ VNG/BZK - Handreiking Burgerberaden, pilot Burgerfora (2024) ▪ De commissie Brenninkmeijer (rijks-adviescommissie Burgerbetrokkenheid bij klimaatbeleid)(2021) ▪ Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling (bevindingen motie 95)